Hóa đơn điện tử

Shop bán trên nhiều sàn không nên chỉ giữ một file doanh thu tổng hoặc báo cáo số tiền thực nhận từ sàn. Để phục vụ việc lập, kiểm tra và đối soát hóa đơn điện tử, cách thực tế hơn là tổ chức dữ liệu sao cho có thể lần ngược từ đơn hàng → trạng thái giao dịch → hóa đơn → kỳ đối soát. Về pháp lý, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán thuộc phạm vi áp dụng phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, đồng thời vẫn cần lưu ý các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đối với giao dịch qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số, pháp luật cũng quy định về việc cung cấp các thông tin liên quan để người bán có dữ liệu phục vụ lập hóa đơn. Từ góc độ vận hành, shop đa sàn nên xây dựng tối thiểu 6 nhóm báo cáo hoặc tập dữ liệu dưới đây để dễ truy xuất và đối chiếu.

Đối soát đơn hàng sàn TMĐT trước khi xuất hóa đơn điện tử nên tập trung vào ba việc: xác định đúng giao dịch cần xử lý, kiểm tra đúng dữ liệu và không để quy trình đối soát nội bộ làm chậm thời điểm lập hóa đơn áp dụng cho giao dịch thực tế. Với giao dịch bán hàng hóa, điểm quan trọng cần chốt ngay là: theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Vì vậy, shop không nên mặc định lấy ngày sàn chuyển tiền hoặc ngày hoàn tất đối soát COD làm mốc lập hóa đơn. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Với đơn COD bán hàng hóa trên sàn thương mại điện tử, không lấy ngày sàn đối soát hoặc chuyển tiền COD cho người bán làm mốc lập hóa đơn chỉ vì đó là ngày người bán thực nhận tiền. Theo nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, mốc cần xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là shop cần phân biệt rõ giữa thời điểm hàng hóa được chuyển giao cho khách và thời điểm tiền COD được sàn hoặc đơn vị vận chuyển chuyển về. Hai mốc này có thể không trùng nhau.

Nếu “hóa đơn phí sàn” là hóa đơn phản ánh khoản dịch vụ hoặc khoản phí mà sàn cung cấp và thu từ shop, thì hóa đơn này không mặc nhiên thay thế hóa đơn của giao dịch shop bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán thuộc phạm vi áp dụng phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7. Đồng thời, pháp luật cũng cho phép người bán ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử theo quy định. Vì vậy, cần phân biệt rõ hóa đơn phí do sàn lập cho dịch vụ của sàn với hóa đơn được lập cho chính giao dịch bán hàng của shop, kể cả trường hợp hóa đơn bán hàng được một bên thứ ba lập theo ủy nhiệm.

Theo quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử và điều khoản dành cho người bán của TikTok Shop Việt Nam, TikTok Shop không mặc định hoặc tự động lập hóa đơn bán hàng thay người bán. Người bán cần phân biệt rõ ba vấn đề: trách nhiệm lập hóa đơn cho giao dịch với khách hàng, việc nền tảng thực hiện nghiệp vụ liên quan đến thuế trong trường hợp áp dụng và hóa đơn phát sinh từ các khoản phí, dịch vụ trên nền tảng.

Bán hàng trên Shopee không tự tạo ra một ngoại lệ chung về hóa đơn điện tử. Theo nguyên tắc tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán thuộc phạm vi áp dụng phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Riêng với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, Nghị định 68/2026/NĐ-CP sau khi được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP có các quy định cụ thể liên quan đến ngưỡng doanh thu và trường hợp sử dụng HĐĐT. Do đó, mốc doanh thu 01 tỷ đồng là yếu tố quan trọng với HKD/CNKD, nhưng không phải là căn cứ duy nhất để quyết định nghĩa vụ hóa đơn của mọi người bán trên Shopee.

Hộ kinh doanh bán hàng trên sàn không mặc nhiên được miễn việc sử dụng hóa đơn điện tử chỉ vì bán hàng qua sàn thương mại điện tử. Tuy nhiên, cũng không nên hiểu rằng cứ mở gian hàng trên sàn là mọi hộ kinh doanh đều phải áp dụng hóa đơn điện tử theo cùng một cách. Bài viết dưới đây giúp hộ kinh doanh đang bán hàng trên sàn xác định trường hợp của mình, hiểu rõ vai trò của sàn và những vấn đề cần kiểm tra trong quy trình đơn hàng - hóa đơn.

Bán hàng trên Shopee, Lazada, TikTok Shop giúp shop có thêm nhiều đơn, nhưng cũng làm việc xuất hóa đơn điện tử phức tạp hơn. Khi đơn hàng tăng lên hàng chục, hàng trăm đơn mỗi ngày, người bán không chỉ cần tạo hóa đơn, mà còn phải kiểm tra trạng thái giao hàng, đơn COD, đơn hoàn, voucher, phí sàn, tiền thực nhận và dữ liệu đối soát.