Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh CHUẨN Thông tư 91/2026

Hóa đơn điều chỉnh là nghiệp vụ kế toán thường gặp khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót hoặc phát sinh thay đổi về giá trị hàng hóa, dịch vụ. Việc xác định đúng trường hợp và thực hiện đúng cách lập hóa đơn điều chỉnh giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi kê khai thuế, đảm bảo hồ sơ hóa đơn, chứng từ được đầy đủ và thống nhất.

1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Khi hóa đơn điện tử có sai sót, hóa đơn điều chỉnh là một trong những cách xử lý được áp dụng. Vậy hóa đơn điều chỉnh dùng để làm gì, có thay thế hóa đơn gốc và khác gì với hóa đơn thay thế?

1.1. Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để làm gì?

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ ngày 01/07/2026, việc điều chỉnh và thay thế hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

“b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.”

=> Như vậy, hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để xử lý các sai sót trên hóa đơn đã phát hành, như sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách hoặc chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế và các nội dung bắt buộc khác. Quy định này không áp dụng đối với trường hợp được nêu tại (điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

1.2. Hóa đơn điều chỉnh có thay thế hóa đơn gốc không?

Không.

Hóa đơn điều chỉnh không thay thế hóa đơn gốc. Hóa đơn ban đầu vẫn được lưu trữ và sử dụng cùng hóa đơn điều chỉnh để phản ánh đầy đủ giao dịch.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán phải ghi rõ thông tin của hóa đơn cần điều chỉnh theo quy định. Đối với hóa đơn điều chỉnh do sai sót, dòng thông tin thể hiện theo hướng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số..., ký hiệu..., số..., ngày... tháng... năm...”. Vì vậy, hóa đơn gốc vẫn cần được lưu trữ đầy đủ trong hệ thống chứng từ.

1.3. Hóa đơn điều chỉnh khác hóa đơn thay thế thế nào?

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

....

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

.....

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

......”

Như vậy, hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế có những điểm khác nhau như sau:

Việc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế phụ thuộc vào bản chất sai sót và cách xử lý theo quy định.

• Doanh nghiệp cần kiểm tra:
• Hóa đơn gốc đang sai nội dung nào
• Sai sót có làm thay đổi giá trị hóa đơn không
• Cần điều chỉnh tăng, giảm hay thay thế toàn bộ thông tin

👉 Phần mềm xuất hóa đơn điện tử Nhanh.vn sẽ hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý lịch sử hóa đơn, đối chiếu hóa đơn gốc và kiểm soát quy trình xử lý hóa đơn sai sót.

2. Quy định về hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc áp dụng hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

(1) Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế để xử lý theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã sử dụng ở lần xử lý đầu tiên.

(2) Với trường hợp hóa đơn điện tử theo quy định không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn nhưng phát hiện có sai sót, người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh để xử lý.

(3) Đối với các nội dung liên quan đến giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, phần điều chỉnh tăng phải ghi số dương, còn phần điều chỉnh giảm phải ghi số âm, bảo đảm phản ánh đúng giá trị thực tế cần điều chỉnh.

(4) Đối với hóa đơn điều chỉnh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán thực hiện kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh; người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Ngoài những trường hợp có quy định riêng, đối với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định. Vì vậy, cần xác định đúng nguyên nhân và trường hợp sai sót trước khi thực hiện để tránh xử lý không đúng quy định.

3. Khi nào nên lập hóa đơn điều chỉnh thay vì hóa đơn thay thế?

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, một số trường hợp đặc thù sử dụng hóa đơn điều chỉnh hóa đơn thay thế như sau:

• Trường hợp điều chỉnh hóa đơn

• Trường hợp lập hóa đơn thay thế

=> Như vậy, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh với đa số các trường hợp hóa đơn điện tử phát sinh sai sót.

Trường hợp tiếp tục phát hiện sai sót, cần thực hiện thống nhất theo hình thức đã lựa chọn ngay từ đầu (nếu đã lập hóa đơn điều chỉnh thì các lần sau tiếp tục điều chỉnh; nếu đã lập hóa đơn thay thế thì tiếp tục thay thế).

Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt được quy định phải lập hóa đơn điều chỉnh (như trả lại hàng hóa, hoàn phí bảo hiểm, hoàn phí ngân hàng, viễn thông...) hoặc bắt buộc lập hóa đơn thay thế (đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản thuộc trường hợp phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng).

Lưu ý: Với một số khoản chênh lệch phát sinh trong quá trình quyết toán hoặc thanh toán, người bán không xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế mà phải lập hóa đơn điện tử mới.

4. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026

Căn cứ theo khoản 13 Điều 1 [Nghị định 70/2025/NĐ-CP], quy định sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót sau:

Bước 1: Kiểm tra và xác định sai sót trên hóa đơn điện tử

• Xác định nội dung bị sai: mã số thuế, số tiền, thuế suất, thông tin hàng hóa, dịch vụ…
• Kiểm tra mức độ ảnh hưởng của sai sót đến giá trị thanh toán và nghĩa vụ thuế.
• Xác định nguyên nhân phát sinh sai lệch để có cơ sở lập biên bản điều chỉnh.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan

• Hóa đơn gốc: kiểm tra và xác định chính xác mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.
• Biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản: ghi rõ nguyên nhân điều chỉnh, số tiền cần điều chỉnh (chưa bao gồm VAT), số thuế GTGT trên hóa đơn gốc và các thông tin có liên quan.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định

• Nội dung hóa đơn điều chỉnh:
  • Ghi đầy đủ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
  • Thể hiện chính xác các chỉ tiêu cần điều chỉnh như số tiền, thuế suất, thuế GTGT, thông tin người mua (nếu có sai sót).
  • Hóa đơn điều chỉnh phải được lập đúng định dạng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.

• Trường hợp đặc thù cần lưu ý:
  • Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu/quyền sử dụng (ô tô, bất động sản…) khi người mua trả lại hàng, người mua phải lập hóa đơn điện tử trả lại hàng hóa và gửi cho người bán.
  • Trường hợp hóa đơn được tích hợp với biên lai thu thuế, phí, hóa đơn điều chỉnh phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo yêu cầu đối với cả hóa đơn điện tử và biên lai điện tử.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh

Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điều chỉnh.

• Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: gửi trực tiếp hóa đơn cho người mua.
• Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế: gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi chuyển cho người mua.

5. Giải đáp thắc mắc khi lập hóa đơn điều chỉnh

Trong quá trình xuất hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp gặp một số tình huống như hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót, cần điều chỉnh nhiều hóa đơn hoặc chưa xác định được kỳ kê khai thuế phù hợp. Dưới đây là giải đáp một số thắc mắc thường gặp khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

5.1. Hóa đơn điều chỉnh bị sai lần nữa xử lý thế nào?

Căn cứ điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử như sau:

“6.  Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;”

Như vậy, khi xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2, doanh nghiệp thực hiện như sau:

• Tiếp tục áp dụng hình thức điều chỉnh, tương tự như lần xử lý đầu tiên.
• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh mới, ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”, trong đó tham chiếu đến hóa đơn đã được điều chỉnh lần 1.
• Giá trị điều chỉnh:
  • Điều chỉnh tăng → ghi số dương (+).
  • Điều chỉnh giảm → ghi số âm (–).

• Thực hiện ký số và gửi cho người mua nếu là hóa đơn không có mã; trường hợp hóa đơn có mã thì gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi chuyển cho người mua.

5.2. Có được lập 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai không?

Tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập như sau:

“…

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư này.

…”

Như vậy, người bán chỉ được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử của cùng một người mua có sai sót trong cùng tháng, không được lập chung một hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử bị sai trong cùng quý.

5.3. Hóa đơn điều chỉnh kê khai thuế vào kỳ nào?

Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:

“Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

...

6. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

...

d) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.”

Như vậy, hóa đơn điều chỉnh được kê khai vào kỳ hiện tại (kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh) đối với các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, gồm: xử lý hóa đơn điện tử đã lập có thay đổi về giá trị, khối lượng (trường hợp này người bán lập hóa đơn điện tử mới đối với phần chênh lệch sau quyết toán); chiết khấu thương mại; trả lại hàng hóa, dịch vụ; tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ nhưng sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí; khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động; bán khí thiên nhiên tại thị trường Việt Nam.

Đối với các trường hợp khác, việc kê khai vẫn thực hiện theo quy định tại Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2025.

Hóa đơn điều chỉnh cần được lập đúng trường hợp và nội dung theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp nên xác định rõ nguyên nhân sai sót, giá trị cần điều chỉnh và kỳ kê khai thuế để tránh phát sinh sai lệch. Việc lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và chứng từ liên quan sẽ giúp hồ sơ kế toán, thuế rõ ràng và dễ đối chiếu.