Hóa đơn điện tử

Bán hàng qua Lazada không có nghĩa người bán mặc nhiên được bỏ qua việc lập hóa đơn điện tử hoặc chờ đến khi sàn đối soát, chuyển tiền mới xem xét lập hóa đơn. Với người bán thuộc phạm vi áp dụng, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa cần được xác định theo quy định về hóa đơn điện tử và tình hình giao dịch thực tế. Bài viết này tập trung hướng dẫn cách xử lý đơn Lazada đối với người bán thuộc trường hợp phải sử dụng hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc một hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp cụ thể thuộc diện áp dụng nào và sử dụng loại hóa đơn điện tử nào cần được xác định theo quy định áp dụng cho chính chủ thể đó.

Đơn hàng hoàn sau khi đã xuất hóa đơn điện tử không có nghĩa người bán được hủy hóa đơn. Cách xử lý sẽ phụ thuộc vào tình trạng giao dịch và lý do hoàn hàng theo quy định về hóa đơn điện tử. Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa sau khi hóa đơn đã được lập, người bán cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định, đồng thời cập nhật doanh thu và nghĩa vụ thuế tương ứng. Trường hợp phát sinh trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hoặc các sàn TMĐT khác, người bán cũng cần đối chiếu với dữ liệu hoàn đơn từ sàn trước khi xử lý hóa đơn để bảo đảm số liệu chính xác và tránh sai sót khi kê khai thuế.

Xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng TikTok Shop là một trong những nội dung mà người bán cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện nghĩa vụ thuế. Hiểu rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn, đối tượng áp dụng và quy trình thực hiện sẽ giúp người bán tuân thủ đúng pháp luật và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Người bán trên Shopee có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, cách thực hiện sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc shop sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nào và đơn hàng có yêu cầu xuất hóa đơn hay không. Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp người bán xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng Shopee đúng quy định và hạn chế sai sót trong quá trình đối soát.

Nhiều hộ kinh doanh bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada… cho rằng chỉ cần xuất hóa đơn khi khách yêu cầu. Vậy nếu khách không lấy hóa đơn thì người bán trên sàn TMĐT có bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử hay không? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ theo quy định hiện hành.

Shop bán trên nhiều sàn không nên chỉ giữ một file doanh thu tổng hoặc báo cáo số tiền thực nhận từ sàn. Để phục vụ việc lập, kiểm tra và đối soát hóa đơn điện tử, cách thực tế hơn là tổ chức dữ liệu sao cho có thể lần ngược từ đơn hàng → trạng thái giao dịch → hóa đơn → kỳ đối soát. Về pháp lý, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán thuộc phạm vi áp dụng phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, đồng thời vẫn cần lưu ý các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đối với giao dịch qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số, pháp luật cũng quy định về việc cung cấp các thông tin liên quan để người bán có dữ liệu phục vụ lập hóa đơn. Từ góc độ vận hành, shop đa sàn nên xây dựng tối thiểu 6 nhóm báo cáo hoặc tập dữ liệu dưới đây để dễ truy xuất và đối chiếu.

Đối soát đơn hàng sàn TMĐT trước khi xuất hóa đơn điện tử nên tập trung vào ba việc: xác định đúng giao dịch cần xử lý, kiểm tra đúng dữ liệu và không để quy trình đối soát nội bộ làm chậm thời điểm lập hóa đơn áp dụng cho giao dịch thực tế. Với giao dịch bán hàng hóa, điểm quan trọng cần chốt ngay là: theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Vì vậy, shop không nên mặc định lấy ngày sàn chuyển tiền hoặc ngày hoàn tất đối soát COD làm mốc lập hóa đơn. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Với đơn COD bán hàng hóa trên sàn thương mại điện tử, không lấy ngày sàn đối soát hoặc chuyển tiền COD cho người bán làm mốc lập hóa đơn chỉ vì đó là ngày người bán thực nhận tiền. Theo nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, mốc cần xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là shop cần phân biệt rõ giữa thời điểm hàng hóa được chuyển giao cho khách và thời điểm tiền COD được sàn hoặc đơn vị vận chuyển chuyển về. Hai mốc này có thể không trùng nhau.