Hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh tăng giảm CHUẨN quy định

Kê khai hóa đơn điều chỉnh tăng giảm cần thực hiện đúng kỳ và đúng quy định pháp luật. Tùy nguyên nhân điều chỉnh như hóa đơn sai sót, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại hay giảm giá, cách kê khai sẽ có sự khác nhau. Vậy hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm kê khai vào kỳ nào? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài chia sẻ dưới đây của Nhanh.vn.

1. Quy định liên quan đến hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh mới nhất

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, quy định về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, kê khai hóa đơn điều chỉnh là nội dung cần lưu ý, nhất là với trường hợp hóa đơn điều chỉnh được lập khác kỳ với hóa đơn gốc.

Căn cứ Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế như sau:

“Điều 12. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế, khoản thu khác

1. Người nộp thuế thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế, khoản thu khác theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế và quy định tại Điều này. Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế bảo đảm xác định đầy đủ, chính xác nghĩa vụ thuế nhưng không làm thay đổi hiệu lực của các kết luận, quyết định xử lý qua thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền.”

Theo khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, việc khai bổ sung khấu trừ thuế GTGT đầu vào được quy định như sau:

“6. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai, sót thì được khai thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế như sau:

a) Người nộp thuế thực hiện khai bổ sung vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót nếu việc khai thuế vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn của tháng, quý đó; người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc bị thu hồi số tiền thuế đã được hoàn tương ứng và nộp tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có).

b) Người nộp thuế thực hiện khai vào tháng, quý phát hiện sai, sót nếu việc khai thuế được thực hiện vào tháng, quý phát sinh thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển sang tháng, quý sau.”

Đồng thời, căn cứ khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử được hướng dẫn như sau:

“6. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;

b) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;

c) Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì bắt buộc điều chỉnh tăng (ghi số dương), điều chỉnh giảm (ghi số âm) đúng với thực tế điều chỉnh;

d) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.”

Theo đó, người bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh đối với các trường hợp sau:

• Điều chỉnh giá trị quyết toán dự án: Phát sinh thay đổi về đơn giá, khối lượng hoặc giá bán theo quy định của pháp luật chuyên ngành sau khi dự án đã được quyết toán.
• Chiết khấu thương mại: Áp dụng khi khoản chiết khấu được xác định theo số lượng, doanh số và phải lập hóa đơn điều chỉnh, chẳng hạn số tiền chiết khấu lớn hơn giá trị của hóa đơn cuối cùng hoặc phát sinh sau khi chương trình kết thúc.
• Trả lại hàng hóa, dịch vụ: Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc người mua lập hóa đơn trả lại theo thỏa thuận.
• Hoàn phí, giảm phí bảo hiểm: Áp dụng với trường hợp hoàn phí, giảm phí hoặc giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.
• Điều chỉnh chênh lệch giá khí: Áp dụng khi giá trị bán khí thiên nhiên tại thị trường Việt Nam thay đổi do chênh lệch tỷ giá quy đổi tại thời điểm thanh toán thực tế.
• Ngân hàng hoàn phí dịch vụ: Trường hợp tổ chức tín dụng lập hóa đơn điều chỉnh để hoàn lại phí dịch vụ cho khách hàng.

Với các trường hợp khác, việc kê khai và xử lý hóa đơn vẫn thực hiện theo quy định tại Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2025.

2. Hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm kê khai vào kỳ nào?

Kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ căn cứ vào nguyên nhân điều chỉnh và quy định về khai bổ sung hồ sơ thuế. Khi hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm được lập sau kỳ kê khai của hóa đơn gốc, kế toán cần xác định trường hợp cụ thể để biết phải khai bổ sung hay kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Theo khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025, nếu người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế hoặc các khoản thu khác đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì được thực hiện khai bổ sung đối với hồ sơ đã nộp theo quy định.

Bên cạnh đó, khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn khai bổ sung đối với kỳ tính thuế phát sinh sai sót. Trường hợp khai bổ sung làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau thì số thuế chênh lệch tăng, giảm được khai vào kỳ phát hiện sai sót.

Ngoài ra, điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng quy định:

“6. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

…..

d) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.”

Như vậy, theo quy định nêu trên, người bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh áp dụng đối với các trường hợp theo quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Việc xác định đúng kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dữ liệu hóa đơn và hồ sơ thuế được thống nhất.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hóa đơn gốc phát sinh thời điểm nào
• Nội dung điều chỉnh tăng hay giảm
• Ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế ra sao
• Hồ sơ kê khai cần cập nhật như thế nào

👉 Giải pháp xuất hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi dữ liệu hóa đơn, quản lý hóa đơn điều chỉnh và thuận tiện tra cứu khi cần đối chiếu.

3. Hướng dẫn kê khai điều chỉnh tăng giảm từ ngày 1/7/2026

Từ ngày 01/07/2026, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh cần được thực hiện căn cứ vào nguyên nhân điều chỉnh và thời điểm phát sinh. Dưới đây là hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh cho từng trường hợp cụ thể sau:

3.1. Cách kê khai điều chỉnh cho hóa đơn sai sót đối với bên bán

Khi phát hiện hóa đơn bán ra có sai sót, bên bán cần kiểm tra lại nội dung hóa đơn và xác định sai sót có làm thay đổi số thuế đã kê khai hay không. Có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nội dung sai sót

Kiểm tra hóa đơn gốc để xác định nội dung cần điều chỉnh như giá trị hàng hóa, thuế suất, tiền thuế hoặc các thông tin khác. Đồng thời, xác định hóa đơn thuộc trường hợp được lập hóa đơn điều chỉnh hay phải xử lý theo hình thức khác theo quy định.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

Sau khi xác định sai sót, bên bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định về xử lý hóa đơn điện tử. Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện rõ phần thông tin được điều chỉnh so với hóa đơn đã lập.

Bước 3: Xác định kỳ kê khai

Nếu sai sót trên hóa đơn làm ảnh hưởng đến hồ sơ khai thuế đã nộp, bên bán thực hiện khai bổ sung đối với kỳ tính thuế phát sinh sai sót theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Bước 4: Xác định số thuế chênh lệch

Trường hợp điều chỉnh làm tăng số thuế GTGT phải nộp, doanh nghiệp xác định số thuế tăng thêm và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế phát sinh. Nếu điều chỉnh làm giảm số thuế phải nộp thì xử lý số chênh lệch theo quy định về khai bổ sung.

Như vậy, với hóa đơn bán ra có sai sót, cách kê khai hóa đơn điều chỉnh không chỉ căn cứ vào thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh mà còn phải xem xét kỳ tính thuế phát sinh sai sót và ảnh hưởng của sai sót đến nghĩa vụ thuế.

3.2. Cách kê khai điều chỉnh cho hóa đơn sai sót đối với bên mua

Đối với bên mua, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh chủ yếu liên quan đến số thuế GTGT đầu vào đã kê khai và khấu trừ. Kế toán có thể thực hiện theo cách kê khai hóa đơn điều chỉnh theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh

Đối chiếu hóa đơn gốc với hóa đơn điều chỉnh để xác định nội dung thay đổi, số tiền hàng và số thuế GTGT đầu vào bị ảnh hưởng.

Bước 2: Xác định ảnh hưởng đến số thuế GTGT

Cần xác định việc điều chỉnh làm tăng, giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế được hoàn hay số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau.

Bước 3: Xác định kỳ kê khai

Nếu sai sót thuộc trường hợp phải khai bổ sung, bên mua thực hiện khai bổ sung hồ sơ của kỳ phát sinh sai sót. Trường hợp khai bổ sung làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau thì phần chênh lệch được xử lý tại kỳ phát hiện sai sót theo quy định.

Bước 4: Điều chỉnh số thuế đầu vào

Sau khi xác định đúng kỳ kê khai, kế toán điều chỉnh số thuế GTGT đầu vào theo nội dung trên hóa đơn điều chỉnh và số chênh lệch thực tế.

Do đó, khi thực hiện cách kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ, bên mua cần lưu ý không mặc định kê khai theo kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh. Trước tiên phải xác định bản chất sai sót và tác động đến số thuế GTGT đầu vào.

3.3. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh do thực hiện chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, điều chỉnh giảm giá theo quyết toán

Đối với các trường hợp phát sinh do nghiệp vụ thực tế như chiết khấu thương mại, trả lại hàng hoặc điều chỉnh giá trị quyết toán, cách xử lý khác với hóa đơn sai sót.

Theo khoản 5 và điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC với các trường hợp thuộc diện áp dụng hóa đơn điều chỉnh, người bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Xác định nguyên nhân điều chỉnh

Kế toán kiểm tra hồ sơ giao dịch để xác định khoản điều chỉnh phát sinh do chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, điều chỉnh giá trị quyết toán hoặc trường hợp khác theo quy định.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

Căn cứ nghiệp vụ thực tế và hồ sơ liên quan, bên bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Riêng trường hợp trả lại hàng hóa, việc lập hóa đơn được thực hiện theo quy định và thỏa thuận giữa các bên trong trường hợp pháp luật cho phép.

Bước 3: Xác định kỳ kê khai của từng bên

Đối với các trường hợp thuộc khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

• Bên bán: Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Bên mua: Kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Bước 4: Điều chỉnh số liệu thuế

Căn cứ hóa đơn điều chỉnh, các bên thực hiện điều chỉnh doanh thu, giá trị hàng hóa, dịch vụ và số thuế GTGT liên quan theo đúng nội dung phát sinh.

Như vậy, cách kê khai hóa đơn điều chỉnh từ ngày 01/07/2026 cần xác định theo từng trường hợp cụ thể. Đối với hóa đơn sai sót, cần xem xét kỳ phát sinh sai sót và ảnh hưởng đến hồ sơ thuế; trong khi một số trường hợp điều chỉnh do nghiệp vụ thực tế được kê khai theo kỳ phát sinh hoặc kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.

4. Lưu ý quan trọng khi kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế

Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025:

“5. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế, khoản thu khác đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế, khoản thu khác trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác của kỳ tính thuế có sai, sót đối với các trường hợp sau:

a) Trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra;

b) Hồ sơ không thuộc phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra thuế, khoản thu khác nêu tại quyết định thanh tra, kiểm tra;

….”

Theo đó, thời hạn khai bổ sung là 5 năm, tính từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác của kỳ tính thuế phát sinh sai sót đối với các trường hợp thuộc khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025.

Trường hợp cơ quan thuế đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra hoặc ban hành kết luận, quyết định xử lý, việc khai bổ sung hồ sơ thuế được thực hiện theo quy định riêng.

Căn cứ điểm d, đ, e khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025, một số trường hợp được quy định như sau:

• Người nộp thuế phát hiện hồ sơ đã nộp có sai sót liên quan đến kỳ hoặc phạm vi đã được thanh tra, kiểm tra, dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được miễn, giảm, hoàn, khấu trừ hay số thuế đã nộp thừa thì được gửi hồ sơ giải trình bổ sung đến cơ quan thuế.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra, rà soát nội dung giải trình. Nếu chấp thuận, cơ quan thuế thông báo để người nộp thuế thực hiện điều chỉnh hồ sơ khai thuế. Tuy nhiên, người nộp thuế vẫn phải chịu xử lý theo quy định tương tự trường hợp sai sót được phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

• Trường hợp khai bổ sung để thực hiện kết luận hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về nghĩa vụ thuế, nếu việc điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hưởng ưu đãi thì người nộp thuế được xử lý theo quy định tương ứng.
• Đối với trường hợp khai bổ sung theo yêu cầu của cơ quan điều tra, Chính phủ quy định cụ thể những trường hợp không được thực hiện khai bổ sung để phục vụ việc giải quyết vụ án, trách nhiệm thông báo sau khi kết thúc yêu cầu điều tra và các trường hợp được khai bổ sung theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Kê khai hóa đơn điều chỉnh cần căn cứ vào nguyên nhân, thời điểm phát sinh và ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Việc xác định đúng kỳ kê khai giúp doanh nghiệp xử lý sai sót chính xác, hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định.