Ship COD là gì? Quy trình ship cho chủ shop nhất định phải biết

4. Hướng dẫn gửi hàng ship COD cho người mới

Hướng dẫn gửi hàng ship COD cho người mới

Bạn đang có dự định kinh doanh online? Bạn chưa có kinh nghiệm trong việc vận chuyển và hình thức gửi hàng ship COD. Dưới đây sẽ là cách gửi ship COD cho người mới bắt đầu gồm các bước như sau:

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng

Ở bước này, người bán sẽ nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng tại các kênh online tương ứng của shop mình như: Facebook, Instagram, TikTok, Website hay trên các sàn TMĐT hoặc đặt tại cửa hàng và có nhu cầu gửi ship.

Bước 2: Chốt đơn và xác nhận giao hàng

Sau khi nhận được đơn hàng, chủ shop có thể chủ động gọi lại xác nhận với khách hàng thông tin hoặc không. Rồi sau đó tạo đơn hàng với các trường thông tin cơ bản mà khách đã cung cấp để tiến hành gửi đơn như: tên khách hàng, địa chỉ nhận hàng chi tiết, số điện thoại, tên sản phẩm khách đặt mua, giá bán.

Đến đây, sẽ có nhiều hình thức và đơn vị vận chuyển khác nhau cho chủ shop lựa chọn.

Một là mỗi khi có đơn thì các bạn sẽ chủ động tìm shipper trên các hội nhóm vận chuyển, ship hàng trên mạng xã hội, phổ biến nhất là trên Facebook. Tuy nhiên, hình thức này chỉ phù hợp và dễ dàng đối với các đơn hàng nội thành và không cách quá xa shop của bạn.

Thứ hai, các bạn có thể tìm một bên vận chuyển uy tín, hỗ trợ trong việc ship COD toàn quốc. Điều này sẽ mang lại sự thuận tiện và đảm bảo quá trình giao hàng tới khách mua được nhanh chóng và diễn ra suôn sẻ.

Ở bước chọn bên vận chuyển thì các bạn cũng có 2 hình thức để quản lý đơn hàng. Một là sử dụng các phần mềm bán hàng, việc tạo đơn được thực hiện trên ứng dụng giao hàng có thể trở nên đơn giản hơn, rất chuyên nghiệp và minh bạch, dễ dàng cho việc quản lý sau này. Hoặc không thì cũng hoàn toàn có thể sử dụng excel, thậm chí là sổ sách. Tuy nhiên, Nhanh.vn không khuyến khích bạn làm theo cách này, nếu số lượng đơn hàng ít thì việc quản lý sẽ không phát sinh khó khăn. Còn đối với shop lớn, nhiều đơn thì quản lý sẽ vất vả và rất dễ gây nhầm lẫn.

Bước 3: Giao hàng cho shipper/đơn vị vận chuyển

Đối với những đơn mà bạn gọi ship trên các hội nhóm thì họ sẽ tới shop lấy và ứng trước giá trị đơn hàng. Còn đối với các đơn ship COD toàn quốc, nếu cần gửi gấp và không cồng kềnh nhiều đơn thì bạn hoàn toàn có thể mang hàng hóa ra trực tiếp các điểm gửi hàng. Hoặc người phụ trách lấy hàng của bên vận chuyển đó sẽ đến cửa hàng để lấy hàng (lưu ý: một số đơn vị vận chuyển sẽ yêu cầu bạn sẽ phải mất thêm chi phí khi sử dụng dịch vụ shipper đến lấy hàng tận nơi).

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn, khi tạo đơn hàng thì sẽ được tự động tính phí ship và thời gian vận chuyển của nhiều đối tác vận chuyển khác nhau như: GHTK, GHN, J&T, VN Post, Best Express, Ahamove,... Điều này, tạo ra sự thuận tiện và giúp chủ shop có thể so sánh phí ship cũng như thời gian vận chuyển để chọn bên rẻ nhất hoặc thời gian giao hàng hợp. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ in đơn hàng, hóa đơn và đối soát COD tự động hoàn toàn vô cùng tiện lợi. Đồng thời, bạn cũng không phải mang hàng đi gửi tới các đơn vị vận chuyển mà sẽ có người trực tiếp qua lấy.

Bước 4: Tiến hành giao hàng

Sau khi nhận hàng từ chủ shop, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành phân loại hàng hóa và giao đến tay người mua. Thời gian vận chuyển có thể là trong ngày hoặc 2 - 4 ngày, 1 số địa chỉ có thể lâu hơn, điều này sẽ phụ thuộc vào địa chỉ giao hàng xa hay gần so với chủ shop online.

Bước 5: Người mua nhận hàng và thanh toán

Shipper sẽ gọi điện cho người mua, tiến hành giao hàng và thu tiền. Trường hợp người mua không muốn nhận hàng thì shipper sẽ hoàn trả hàng lại cho người bán.

Bước 6: Đối soát

Tại quy trình đối soát, đơn vị vận chuyển sẽ thanh toán phí thu hộ cho bạn. Bạn lưu ý chỉ nhận tiền thu hộ trong giờ hành chính và nhớ đối soát phí COD để khiếu nại nếu có sai sót.

5. Các câu hỏi về Ship COD

Các câu hỏi về Ship COD

5.1 Thời gian nhận tiền thu hộ COD trong bao lâu?

Thời gian nhận tiền thu COD phụ thuộc vào từng bên vận chuyển và lịch nhận đăng ký đối soát của shop. Đồng thời, tùy thuộc vào ngân hàng mà shop đăng ký nhận tiền.

Khi đến ngày chuyển tiền cho shop, đơn vị vận chuyển sẽ gửi email thông báo bao gồm:

• Thông tin của các đơn hàng sẽ chuyển COD.
• Tổng tiền sẽ chuyển trong phiên.
• Thông tin tài khoản ngân hàng của shop để shop đối chiếu sau khi nhận tiền.

5.2 Cước phí dịch vụ thu hộ COD là bao nhiêu?

Hầu hết, dịch vụ thu hộ COD tại các đơn vị vận chuyển đều hoàn toàn miễn phí, thu hộ tiền cho shop mà không tính thêm bất kỳ phụ phí nào. Nếu có thì bên vận chuyển sẽ thông báo để shop chủ động và tính toán lên kế hoạch.

5.3 Chủ shop thể nhận được tiền thu hộ bằng cách nào?

Hầu hết, các đơn vị vận chuyển sẽ chuyển khoản tiền thu hộ giao hàng COD cho người bán thông qua tài khoản ngân hàng. Lưu ý, sẽ phát sinh mức phí bị trừ là phí chuyển tiền do ngân hàng thu và quy định.

5.4 Khi sử dụng dịch vụ ship COD, chủ shop cần lưu ý những điều gì?

Một số điều người bán cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ vận chuyển COD:

• Chuẩn bị tốt sản phẩm/dịch vụ của mình trước khi gửi hàng: Đầu tiên, shop nên tư vấn khách hàng 1 cách chi tiết để họ nắm rõ và hiểu rõ các sản phẩm/dịch vụ mà mình cung cấp. Đồng thời, cần đảm bảo chất lượng của sản phẩm phù hợp với mức giá bán chứ không nên “treo đầu dê, bán thịt chó”. Điều này rất dễ dẫn tới tình trạng “bom hàng”.
• Kiểm tra chính xác thông tin: Kiểm tra lại thông tin của khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ), thông tin đơn hàng trước khi ship COD (cân nặng, tiền thu hộ).
• Theo dõi đơn hàng: Các bạn nên thường xuyên kiểm tra tình trạng vận chuyển đơn hàng và phản hồi cho bên vận chuyển kịp thời nếu cần thiết.
• Quản lý chặt chẽ số lượng, mẫu mã đơn hàng không thành công​: Nếu đơn hàng chưa giao thành công, chủ shop cần tìm ra nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời để tối ưu tỷ lệ hoàn.

5.5 Vì sao chủ shop không nhận được tiền thanh toán COD

Trong một số trường hợp chủ shop có thể không nhận được tiền thanh toán COD vì nhiều nguyên nhân khác nhau như sai số tài khoản, sai tên chủ tài khoản, sai tỉnh/thành phố hay sai tên ngân hàng. Chủ shop hãy kiểm tra lại và tìm xem nguyên nhân do đâu, rồi sau đó hãy liên hệ với đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng.

6. Hướng dẫn gửi ship trên Nhanh.vn dễ dàng và tiết kiệm chi phí

6.1 Cách tra cước từ các hãng vận chuyển lớn

Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, được sử dụng phổ biến, có đầy đủ tính năng bạn cần để quản lý công việc bán hàng, từ khi bạn mới bắt đầu kinh doanh cho tới khi bạn có chuỗi nhiều cửa hàng. Đặc biệt, phần mềm còn kết nối vận chuyển với nhiều đơn vị lớn trên thị trường như Giao hàng nhanh, J&T, Viettel post, VN post,...

Để có thể tra cước phí vận chuyển từ các hãng lớn trên phần mềm Nhanh.vn, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây như sau:

Bước 1: Các bạn truy cập vào đường link: https://nhanh.vn/tra-cuoc-van-chuyen

Bước 2: Lúc này màn hình sẽ hiện ra các trường thông tin sơ bộ của 1 đơn hàng: người gửi, người nhận (tỉnh/thành phố, quận/huyện), khối lượng đơn hàng và tiền thu hộ (nếu có)

Bước 3: Sau khi đã điền đầy đủ các trường ở trên, các bạn bấm vào nút “tra cước”. Bên dưới sẽ hiện cước phí vận chuyển của từng đơn vị vận chuyển, tương ứng với mỗi dịch vụ mà họ cung cấp.

Cách tra cước từ các hãng vận chuyển lớn trên phần mềm Nhanh.vn

Như vậy, chỉ với 3 bước đơn giản là các bạn đã có thể biết được cước phí vận chuyển của từng hãng. Từ đó, so sánh để lựa chọn bên vận chuyển phù hợp nhất.

6.2 Cách gửi hàng trên cổng vận chuyển Nhanh.Ship

Hiện tại, tính năng tạo đơn ngừng hỗ trợ cho khách lẻ, xin vui lòng mua các gói dịch vụ để tiếp tục sử dụng.

Khách hàng hoàn toàn có thể đăng ký sử dụng phần mềm Nhanh.vn để sử dụng dịch vụ này với nhiều ưu đãi.

Đầu tiên, các bạn truy cập vào https://nhanh.vn/. Tại giao diện trang chủ bấm chọn nút “DÙNG THỬ MIỄN PHÍ”.

Lúc này màn hình sẽ hiện ra các trường thông tin: email, số điện thoại, mật khẩu, tên cửa hàng,… Sau khi đã điều đầy đủ, các bạn nhấn nút “đăng ký”. Như vậy là các bạn đã hoàn tất đăng ký dùng thử phần mềm.

Tại giao diện trang quản trị, các bạn chọn mục “đơn hàng” và điền các thông tin cần thiết như người nhận gồm số điện thoại, địa chỉ, sản phẩm, tiền thu hộ,…

Khi đã tạo đơn xong, các bạn chọn “thao tác” => Gửi đơn sang hãng vận chuyển là xong.

Cách gửi hàng trên cổng vận chuyển Nhanh.Ship

Đến đây chắc hẳn bạn đọc đã hiểu rõ hơn về Ship COD là gì? Cách ship hàng COD và thu tiền như thế nào? Nhìn chung, ship COD mang đến nhiều lợi ích cho cả người bán và người mua. Đồng thời, người bán hoàn toàn có thể linh hoạt trong quản lý chi phí đơn hàng và tối ưu kinh doanh. Chúc các bạn thành công!