Cách tra cứu hóa đơn đầu vào đơn giản, nhanh chóng, chính xác

Tra cứu hóa đơn đầu vào sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ, hạn chế rủi ro khi kê khai thuế và hạch toán chi phí. Vậy cách tra cứu hóa đơn đầu vào trên Cổng thông tin của cơ quan thuế được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây tôi sẽ hướng dẫn từng bước tra cứu nhanh chóng, chính xác và giải đáp những thắc mắc thường gặp. Hãy cùng theo dõi bài viết sau.

1. Hóa đơn đầu vào là gì? Tại sao cần tra cứu?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ ghi nhận việc mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Khi tra cứu hóa đơn đầu vào sẽ giúp bạn kiểm tra thông tin người bán, giá trị giao dịch và tính hợp lệ của hóa đơn, từ đó hạn chế rủi ro khi kê khai thuế, khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí. 

1.1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin giao dịch. Hóa đơn được thể hiện dưới hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. 

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhận được khi mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ từ tổ chức hoặc cá nhân khác, là chứng từ quan trọng để ghi nhận giao dịch mua hàng, làm căn cứ hạch toán chi phí, kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định và chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

1.2. Khi nào doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần tra cứu hóa đơn đầu vào?

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chủ động tra cứu hóa đơn đầu vào để kiểm tra thông tin giao dịch, hạn chế sai sót trong kê khai thuế và bảo đảm tính chính xác của chứng từ kế toán. Đặc biệt, việc tra cứu nên được thực hiện tại các thời điểm sau:

• Ngay khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp: Sau khi nhận được hóa đơn điện tử hoặc dữ liệu hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra thông tin người bán, người mua, mã số thuế, giá trị hàng hóa, dịch vụ và tình trạng hóa đơn. 
• Trước khi kê khai thuế theo tháng hoặc quý: Trước mỗi kỳ kê khai, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên tra cứu, đối chiếu hóa đơn đầu vào với chứng từ mua hàng và dữ liệu kế toán. 
• Khi quyết toán thuế hoặc chuẩn bị thanh tra, kiểm tra thuế: Đây là thời điểm cần rà soát kỹ hệ thống hóa đơn đầu vào để đối chiếu với sổ sách kế toán, hợp đồng, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán. 
• Khi đối chiếu công nợ và chứng từ thanh toán: Bạn cần kiểm tra thông tin trên hóa đơn với hợp đồng, biên bản giao nhận, công nợ phải trả và chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán khác. Qua đó, kế toán có thể phát hiện chênh lệch về giá trị, thời điểm giao dịch hoặc số tiền đã thanh toán để kịp thời điều chỉnh.
• Khi có yêu cầu rà soát từ cơ quan thuế: Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc đối chiếu dữ liệu, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần kiểm tra lại hóa đơn đầu vào liên quan, bảo đảm thông tin phù hợp với hồ sơ mua hàng, chứng từ kế toán và tình hình kinh doanh thực tế. Đối với hộ kinh doanh kê khai thuế, việc lưu trữ và đối chiếu chứng từ đầy đủ còn giúp giải trình rõ nguồn hàng, chi phí và các giao dịch phát sinh khi cần thiết.

2. Cách tra cứu trên Cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể thực hiện cách tra cứu hóa đơn đầu vào trực tiếp trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế mà không cần đăng nhập tài khoản. Các bước tra cứu trên Cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế không cần đăng nhập như sau

Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử

Truy cập website chính thức của cơ quan thuế tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Chọn chức năng tra cứu hóa đơn điện tử

Tại giao diện hệ thống, chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” để mở chức năng tìm kiếm thông tin hóa đơn.

Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Điền các thông tin theo yêu cầu của hệ thống, sau đó nhấn “Tìm kiếm”. Những trường có dấu (*) là thông tin bắt buộc phải nhập.

• Loại hóa đơn: Chọn đúng loại hóa đơn điện tử cần kiểm tra.
• Ký hiệu hóa đơn: Nhập ký hiệu tương ứng theo hóa đơn, chẳng hạn C (hóa đơn có mã của cơ quan thuế) hoặc K (hóa đơn không có mã của cơ quan thuế), theo hướng dẫn của hệ thống.
• Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu, tối đa 8 chữ số theo hướng dẫn đã nêu.
• Tổng tiền thanh toán: Nhập chính xác tổng số tiền thanh toán ghi trên hóa đơn bằng chữ số.

Để kết quả tra cứu chính xác, bạn cần đối chiếu kỹ các thông tin đã nhập với hóa đơn do nhà cung cấp gửi, đặc biệt là ký hiệu, số hóa đơn và tổng tiền thanh toán.

Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu

Sau khi tìm kiếm, hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với thông tin đã nhập:

• Thông báo “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”: Hệ thống tìm thấy hóa đơn có thông tin phù hợp với dữ liệu tra cứu.
• Thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”: Hệ thống không tìm thấy hóa đơn khớp với thông tin đã nhập. Khi gặp trường hợp này, kế toán nên kiểm tra lại dữ liệu và liên hệ nhà cung cấp nếu cần thiết.

Bước 6: Hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn đáp ứng điều kiện tra cứu.

• Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử
• Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền

Bước 7: Chọn hóa đơn từ danh sách kết quả >> Nhấn vào biểu tượng xem để xem thông tin chi tiết của hóa đơn

• Hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn chi tiết

Lưu ý: Tại hệ thống hóa đơn điện tử bạn có thể thực hiện các chức năng như Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML 

Lưu ý: Khi áp dụng cách tra cứu hóa đơn đầu vào trực tiếp mà không đăng nhập tài khoản, người dùng cần lưu ý một số điểm sau:

• Phạm vi kiểm tra: Phương thức này chủ yếu giúp đối chiếu sự tồn tại của hóa đơn theo thông tin tìm kiếm, không cung cấp đầy đủ nội dung chi tiết về hàng hóa, số lượng, đơn giá và thuế trên hóa đơn.
• Thời gian tra cứu: Theo hướng dẫn được cung cấp, thời gian tra cứu tối đa là 31 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành. Người dùng nên kiểm tra giới hạn thực tế trên hệ thống tại thời điểm tra cứu.
• Đánh giá tính hợp lệ: Kết quả tìm thấy hóa đơn không đồng nghĩa hóa đơn chắc chắn đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý để kê khai thuế hoặc khấu trừ thuế GTGT. Kế toán vẫn cần kiểm tra nội dung, thông tin người bán, người mua và các điều kiện liên quan theo quy định hiện hành.

Như vậy, cách tra cứu hóa đơn đầu vào thông qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế sẽ phù hợp khi cần kiểm tra nhanh thông tin hóa đơn. Tuy nhiên, nếu bạn cần xác minh chi tiết chứng từ phục vụ hạch toán, kê khai thuế hoặc kiểm soát rủi ro hóa đơn, nên thực hiện thêm các bước đối chiếu cần thiết trước khi sử dụng hóa đơn trong hồ sơ kế toán.

Xem thêm: [Cập Nhật Mới] Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

3. Cách tra cứu hóa đơn mua vào trên hoadondientu.gdt.gov.vn

Khi kinh doanh bạn cần kiểm tra đầy đủ thông tin hóa đơn mua vào, phương pháp tra cứu trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế sau khi đăng nhập sẽ giúp việc đối chiếu chứng từ thuận tiện hơn. Cách này hỗ trợ người dùng xem thông tin chi tiết hóa đơn, đồng thời có thể in hoặc tải dữ liệu để phục vụ công tác kế toán và lưu trữ hồ sơ.

Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử

Truy cập website chính thức của cơ quan thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Tại giao diện trang chủ, chọn mục “Đăng nhập” và nhập các thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp, bao gồm:

• Tên đăng nhập,
• Mật khẩu,
• Mã CAPTCHA hiển thị trên hệ thống.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn “Đăng nhập” để truy cập hệ thống.

Bước 3: Truy cập chức năng tra cứu hóa đơn

Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Tra cứu”, sau đó chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn” để tiếp tục.

Bước 4: Thiết lập điều kiện tra cứu hóa đơn

Chọn mục “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào”. Tại đây, người dùng cần nhập hoặc lựa chọn các thông tin theo yêu cầu của hệ thống, bao gồm:

• Trạng thái hóa đơn: Lựa chọn trạng thái phù hợp với nhu cầu kiểm tra.
• Ngày lập hóa đơn: Xác định khoảng thời gian cần tra cứu.
• Kết quả kiểm tra: Lựa chọn loại dữ liệu tương ứng, gồm hóa đơn đã được cấp mã, hóa đơn không có mã mà Tổng cục Thuế đã nhận hoặc hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền mà cơ quan thuế đã nhận.

Việc thiết lập đúng điều kiện tìm kiếm giúp kế toán lọc hóa đơn theo thời gian và trạng thái, thuận tiện hơn khi kiểm tra số lượng lớn hóa đơn đầu vào phát sinh trong kỳ.

Bước 5: Nhấn “Tìm kiếm”

Sau khi hoàn tất các thông tin cần thiết, nhấn “Tìm kiếm” để hệ thống xử lý yêu cầu và trả về danh sách hóa đơn đáp ứng điều kiện đã chọn.

Bước 6: Kiểm tra danh sách hóa đơn

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách kết quả tra cứu, có thể bao gồm bảng tổng hợp hóa đơn điện tử và danh sách hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền, tùy thuộc vào điều kiện tìm kiếm.

Tại bước này, kế toán nên đối chiếu thông tin hóa đơn với chứng từ mua hàng, dữ liệu thanh toán và hồ sơ giao dịch thực tế để kịp thời phát hiện sai lệch.

Bước 7: Xem chi tiết hóa đơn

Chọn hóa đơn cần kiểm tra trong danh sách kết quả, sau đó nhấn vào biểu tượng xem để mở thông tin chi tiết.

Sau khi mở hóa đơn, người dùng có thể kiểm tra các thông tin được hệ thống cung cấp, phục vụ việc đối chiếu chứng từ và rà soát dữ liệu kế toán.

Sau khi tìm thấy hóa đơn trên hệ thống, người dùng có thể sử dụng các chức năng tương ứng được hỗ trợ, bao gồm:

• Xem hóa đơn: Kiểm tra thông tin chi tiết của hóa đơn điện tử.
• In hóa đơn: In thông tin hóa đơn phục vụ nhu cầu đối chiếu hoặc lưu hồ sơ.
• Xuất Excel: Tải dữ liệu dạng bảng để tổng hợp và kiểm tra hóa đơn.
• Xuất XML: Tải dữ liệu hóa đơn điện tử phục vụ việc lưu trữ hoặc xử lý bằng phần mềm tương thích.

Lưu ý: Khi tra cứu hóa đơn đầu vào, việc tìm thấy hóa đơn trên hệ thống là một bước kiểm tra quan trọng nhưng chưa đủ để kết luận hóa đơn đáp ứng toàn bộ điều kiện kê khai thuế hoặc khấu trừ thuế GTGT. Doanh nghiệp cần tiếp tục đối chiếu thông tin người bán, nội dung hàng hóa, dịch vụ, giá trị giao dịch và các điều kiện pháp luật có liên quan trước khi hạch toán, kê khai thuế.

Xem thêm: Cách tải hóa đơn điện tử đơn giản: Hướng dẫn chi tiết từng bước

4. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Nếu bạn chỉ cần kiểm tra thông tin phát hành và trạng thái sử dụng hóa đơn, website tra cứu thông tin hóa đơn là một lựa chọn thuận tiện. Cách này sẽ giúp bạn đối chiếu thông tin hóa đơn đầu vào với chứng từ nhận được từ nhà cung cấp, qua đó phát hiện sớm những sai lệch cần xác minh. Bạn có thể thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Truy cập website tra cứu thông tin hóa đơn.

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn cần kiểm tra, bao gồm:

• Mã số thuế người bán hàng hóa, dịch vụ. Nếu chưa biết chính xác mã số thuế, bạn cần tra cứu thông tin doanh nghiệp để xác định.
• Mẫu số hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Mã xác thực theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 3: Chọn “Tìm kiếm” để xem kết quả.

Sau khi hệ thống xử lý thông tin, bạn có thể gặp một trong hai trường hợp:

• Hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn: Thông tin người bán và thông tin hóa đơn được hiển thị để bạn đối chiếu với hóa đơn đã nhận. Nếu các thông tin trùng khớp, bạn có cơ sở để tiếp tục kiểm tra và hạch toán hóa đơn đầu vào theo quy định.
• Hệ thống không hiển thị thông tin hóa đơn: Bạn cần kiểm tra lại dữ liệu đã nhập, đặc biệt là mã số thuế, ký hiệu và số hóa đơn. Nếu thông tin đã chính xác nhưng vẫn không có kết quả, hãy liên hệ nhà cung cấp để xác minh tình trạng phát hành hóa đơn.

Lưu ý: Khi tra cứu có kết quả và thông tin trùng khớp chưa đủ để khẳng định hóa đơn đầu vào đáp ứng toàn bộ điều kiện kê khai thuế, khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Doanh nghiệp cần kiểm tra thêm tính hợp pháp của hóa đơn, nội dung giao dịch, chứng từ liên quan và các điều kiện áp dụng theo quy định pháp luật hiện hành.

Tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin của cơ quan thuế là bước quan trọng để kiểm tra thông tin hóa đơn. Tuy nhiên, với doanh nghiệp phát sinh nhiều giao dịch, việc quản lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn thường xuyên cũng rất cần thiết.

Phần mềm hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ:

• Quản lý thông tin hóa đơn điện tử tập trung.
• Thuận tiện tra cứu dữ liệu hóa đơn khi cần.
• Hạn chế tình trạng lưu trữ hóa đơn phân tán.
• Hỗ trợ theo dõi và đối chiếu thông tin hóa đơn.
• Chủ động hơn trong việc quản lý chứng từ phục vụ kế toán.

Liên hệ Nhanh.vn để được tư vấn giải pháp quản lý hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp về tra cứu hóa đơn đầu vào

Trong quá trình tra cứu hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường gặp vướng mắc về cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, xử lý khi không tìm thấy dữ liệu và xác minh thông tin hóa đơn phục vụ kê khai thuế. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và chủ động kiểm tra hóa đơn chính xác, hạn chế rủi ro trong công tác kế toán. 

5.1. Không tra cứu thấy hóa đơn đầu vào phải làm sao?

Khi phát sinh hoạt động bán hàng nhưng không có hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xác định rõ nguyên nhân, rà soát chứng từ mua hàng và thực hiện xử lý theo đúng quy định pháp luật. Hiểu rõ hóa đơn đầu vào là gì, khi nào cần có hóa đơn và những chứng từ nào được chấp nhận thay thế trong từng trường hợp sẽ giúp người kinh doanh hạn chế rủi ro về chi phí không được trừ, truy thu thuế và xử phạt vi phạm thuế. 

5.2. Có thể tra cứu hóa đơn đầu vào bằng mã số thuế không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể tra cứu hóa đơn đầu vào bằng mã số thuế (MST) trên hệ thống của Tổng cục Thuế 

5.3. Tra cứu hóa đơn đầu vào của nhiều tháng cùng lúc được không?

Trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn), không thể tra cứu hóa đơn đầu vào của nhiều tháng cùng một lúc trực tiếp trên web. 

5.4. Có cần lưu file XML của hóa đơn đầu vào không?

Có. Hộ kinh doanh cần lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử đầu vào theo quy định về lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử. Đây là tệp dữ liệu chứa nội dung hóa đơn ở định dạng điện tử, phục vụ việc tra cứu, đối chiếu và chứng minh thông tin khi cơ quan thuế kiểm tra. Vì vậy, khi quản lý hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh, bạn nên lưu đầy đủ file XML gốc và bản thể hiện hóa đơn (nếu có), bảo đảm dữ liệu được bảo quản an toàn, toàn vẹn và có thể truy xuất khi cần thiết. 

Tra cứu hóa đơn đầu vào là bước quan trọng sẽ giúp bạn kiểm tra thông tin hóa đơn, hạn chế sai sót trong hạch toán và kê khai thuế. Qua bài viết này bạn đã nắm được khái niệm, lý do cần tra cứu, các cách kiểm tra hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử và website tra cứu của cơ quan thuế, cùng những lưu ý thực tế thường gặp. Để bảo đảm hóa đơn được sử dụng đúng quy định, hãy chủ động đối chiếu dữ liệu và lưu trữ chứng từ đầy đủ. Nếu cần tư vấn về hóa đơn điện tử, kê khai thuế hoặc xử lý vướng mắc pháp lý liên quan, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ cụ thể theo từng trường hợp. 

Tham khảo thêm: 10+ Phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí được tin dùng hiện nay