Cách lập hóa đơn thay thế CHUẨN theo Thông tư 91/2026

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp để xử lý, tránh rủi ro khi kê khai thuế. Bài viết này tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, từ khái niệm, điều kiện áp dụng đến quy trình thực hiện, mẫu hóa đơn và giải đáp các vướng mắc thường gặp, giúp bạn xuất hóa đơn thay thế đúng quy định, hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện. Hãy cùng theo dõi bài viết sau.

1. Hóa đơn thay thế là gì? 

1.1. Hiểu đúng về hóa đơn điện tử thay thế

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử được lập mới để thay thế toàn bộ hóa đơn đã phát hành có sai sót. Theo đó, khi thực hiện xuất hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần lập hóa đơn mới với thông tin chính xác, đầy đủ, thay cho các thông tin trên hóa đơn cũ, đồng thời thực hiện đúng quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.

Trên hóa đơn thay thế, người lập phải ghi rõ nội dung: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để xác định hóa đơn được thay thế, bảo đảm việc đối chiếu và quản lý hóa đơn được rõ ràng.

Xem thêm: Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Khác nhau ở điểm nào?

1.2. Hóa đơn thay thế khác hóa đơn điều chỉnh thế nào?

Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh đều được sử dụng để xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, nhưng khác nhau về cách thức xử lý và phạm vi thay đổi thông tin. Vậy sự khác nhau giữ hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh được quy định như sau:

2. Khi nào được lập hóa đơn thay thế theo Thông tư 91/2026?

Đối với hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán thường được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào người bán cũng được tự do lựa chọn. Một số tình huống pháp luật quy định cụ thể phải lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp áp dụng để xử lý hóa đơn sai sót và kê khai thuế chính xác. Bạn phải lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn sai sót là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản. (trừ trường hợp hàng hóa bị trả lại là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu đã được đăng ký theo tên người mua và người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán)

3. Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế theo Thông tư 91/2026

Từ ngày 01/07/2026, cách lập hóa đơn thay thế được thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử. Theo đó, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán cần thực hiện thủ tục thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua tùy theo từng trường hợp cụ thể như sau: 

• Trước ngày 01/07/2026: Việc lập hóa đơn thay thế được thực hiện theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Chi tiết, bạn có thể tham khảo bài viết: Cách lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70.
• Từ ngày 01/07/2026 trở đi: Cách lập hóa đơn thay thế được thực hiện theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trong đó, người bán cần xác định đúng đối tượng mua hàng để thực hiện thủ tục thông báo hoặc lập văn bản thỏa thuận trước khi thay thế hóa đơn có sai sót.

Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử

Kế toán cần kiểm tra hóa đơn để xác định chính xác nội dung bị sai và xem trường hợp đó có cần lập hóa đơn thay thế hay không. Các thông tin nên đối chiếu kỹ gồm: mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tên hàng hóa/dịch vụ, số tiền và thuế suất.

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán phải thực hiện thủ tục với người mua theo quy định sau:

Trường hợp 1: Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai sót trên hóa đơn. Văn bản này là căn cứ để các bên thống nhất thông tin cần điều chỉnh hoặc thay thế, hạn chế phát sinh tranh chấp trong quá trình xử lý hóa đơn.

Trường hợp 2: Người mua là cá nhân

Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về sai sót trên hóa đơn. Trường hợp có website, người bán có thể thực hiện thông báo trên website của mình theo quy định.

Lưu ý: Người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Tuy nhiên, không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong một số trường hợp theo quy định, chẳng hạn hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.

Như vậy, khi thực hiện cách lập hóa đơn thay thế từ ngày 01/07/2026, người bán cần xác định đúng đối tượng mua hàng, thực hiện thủ tục thông báo hoặc thỏa thuận phù hợp và lưu trữ hồ sơ đầy đủ trước khi chuyển sang bước lập hóa đơn thay thế.

Bước 3: Bên bán lập hóa đơn thay thế

Sau khi hoàn tất thủ tục thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua, bên bán tiến hành xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Khi thực hiện, cần lưu ý các nội dung sau:

• Ngày lập hóa đơn thay thế: Người bán ghi ngày lập hóa đơn theo thời điểm thực tế lập hóa đơn thay thế, bảo đảm tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn hiện hành. Không nên mặc định ngày lập hóa đơn thay thế phải trùng với ngày lập biên bản thỏa thuận, vì hai thời điểm này có thể khác nhau.

• Nội dung trên hóa đơn thay thế: Hóa đơn thay thế là hóa đơn mới được lập để thay thế hóa đơn cũ có sai sót. Vì vậy, khi xuất hóa đơn thay thế, người bán cần ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định và bảo đảm thông tin thể hiện trên hóa đơn phù hợp với nội dung đã được các bên thống nhất. Cụ thể:

• Ghi thông tin nhận diện hóa đơn bị thay thế: Trên hóa đơn thay thế, người bán phải ghi dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.

Các thông tin cần điền là thông tin của hóa đơn điện tử đã lập có sai sót mà người bán thực hiện thay thế. Việc ghi đầy đủ thông tin này giúp xác định chính xác hóa đơn gốc, thuận tiện cho việc đối chiếu, kê khai thuế và lưu trữ chứng từ.

Lưu ý: Khi xuất hóa đơn thay thế, người bán cần kiểm tra kỹ cả nội dung đã đúng và nội dung cần sửa trước khi phát hành. Điều này giúp hạn chế tình trạng hóa đơn thay thế tiếp tục có sai sót, dẫn đến phải thực hiện thủ tục xử lý thêm lần nữa.

Bước 4: Bên bán ký số và gửi hóa đơn thay thế cho người mua

Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn thay thế, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn cho người mua theo quy trình tương ứng với từng loại hóa đơn điện tử như sau:

Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Người bán ký số trên hóa đơn thay thế, sau đó gửi hóa đơn điện tử đã lập cho người mua theo phương thức phù hợp.

Trường hợp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Người bán ký số trên hóa đơn thay thế và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã. Sau khi hóa đơn được cấp mã theo quy định, người bán gửi hóa đơn điện tử đã có mã cho người mua.

Lưu ý: Sau khi gửi hóa đơn thay thế, người bán nên kiểm tra trạng thái phát hành và bảo đảm người mua đã nhận được hóa đơn để thuận tiện cho việc đối chiếu, kê khai thuế và lưu trữ chứng từ.

Khi phát sinh hóa đơn sai sót, doanh nghiệp cần xử lý đúng quy trình, kiểm tra thông tin trước khi phát hành và lưu trữ đầy đủ dữ liệu liên quan.

Phần mềm hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ doanh nghiệp:

• Lập và phát hành hóa đơn điện tử.
• Quản lý thông tin hóa đơn tập trung.
• Thuận tiện tra cứu hóa đơn đã phát hành.
• Hỗ trợ kiểm soát dữ liệu hóa đơn trong quá trình sử dụng.
• Giảm thao tác thủ công khi quản lý hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp đang tìm giải pháp quản lý và phát hành hóa đơn điện tử thuận tiện hơn, hãy liên hệ Nhanh.vn để được tư vấn.

4. Mẫu hóa đơn thay thế

Khi lập hóa đơn thay thế, bên bán cần kiểm tra kỹ các thông tin để bảo đảm hóa đơn mới chính xác và đáp ứng yêu cầu theo quy định hiện hành. Cụ thể:

• Ngày lập hóa đơn: Ghi ngày lập hóa đơn thay thế theo thời điểm thực tế và quy định về thời điểm lập hóa đơn. Không mặc định ngày này phải trùng với ngày hai bên phát hiện sai sót hoặc ngày lập biên bản thỏa thuận.
• Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc, giữ nguyên những thông tin đã chính xác và sửa lại các chỉ tiêu bị sai theo nội dung đúng.
• Thông tin hóa đơn bị thay thế: Trên hóa đơn thay thế phải ghi dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Các thông tin này phải tương ứng với hóa đơn điện tử có sai sót được thay thế.

Sau khi hóa đơn thay thế được lập, hóa đơn cũ được xác định là hóa đơn bị thay thế và không còn giá trị sử dụng theo quy định. Khi kê khai thuế, người bán và người mua cần căn cứ vào hóa đơn thay thế hợp lệ cùng các quy định thuế có liên quan để xác định doanh thu, thuế phải kê khai, tránh sử dụng đồng thời hóa đơn cũ và hóa đơn thay thế cho cùng một giao dịch.

Dưới đây là mẫu hóa đơn thay thế để bạn tham khảo khi thực hiện lập hóa đơn điện tử có sai sót.

Xem thêm: Kê khai hóa đơn thay thế: Cách xử lý đúng từng trường hợp

5. Giải đáp thắc mắc liên quan đến lập hóa đơn thay thế

Trong quá trình lập hóa đơn thay thế, người bán thường gặp vướng mắc về thời điểm lập hóa đơn, cách xử lý sai sót và trách nhiệm kê khai thuế sau khi thay thế. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ quy định và hạn chế sai sót khi thực hiện. 

5.1. Có được lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai không?

Có, bạn được phép lập một hóa đơn thay thế (hoặc hóa đơn điều chỉnh) cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

5.2. Hóa đơn thay thế rồi vẫn sai thì xử lý thế nào?

Căn cứ Điểm a, Khoản 6, Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, quy định:

“6. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu,”

Như vậy theo quy định trên, hóa đơn đã thay thế thì:

• Không được xuất Hóa đơn thay thế

• Thực hiện lập Hóa đơn điều chỉnh tiếp cho hóa đơn gốc sao cho thông tin hóa đơn ở hóa đơn điều chỉnh mới là đúng và thông tin tiền thuế, tiền hàng,… của các hóa đơn cộng lại ra giá trị đúng.

5.3. Hóa đơn thay thế kê khai thuế vào kỳ nào?

Việc kê khai hóa đơn thay thế phụ thuộc vào việc hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế phát sinh cùng kỳ hay khác kỳ kê khai thuế.

5.4. Hóa đơn thay thế có hủy được không?

Không. Sau khi đã lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, người bán không được tùy ý hủy hóa đơn thay thế. Nếu hóa đơn thay thế tiếp tục có sai sót, người bán cần căn cứ vào quy định hiện hành để thực hiện điều chỉnh hoặc xử lý phù hợp, thay vì hủy hóa đơn đã lập. 

5.5. Lập hóa đơn thay thế có cần hủy hóa đơn cũ không?

Không. Khi lập hóa đơn thay thế, người bán không cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn cũ. Hóa đơn cũ được xác định là hóa đơn bị thay thế và không còn giá trị sử dụng, người bán sử dụng hóa đơn thay thế để ghi nhận thông tin chính xác theo quy định.

Qua những nội dung trên, bạn sẽ nắm được cách lập hóa đơn thay thế chuẩn theo Thông tư 91/2026, từ khái niệm, trường hợp áp dụng, các bước thực hiện đến mẫu hóa đơn và giải đáp những vướng mắc thường gặp. Để xuất hóa đơn thay thế đúng quy định, bạn cần xác định đúng trường hợp sai sót, lập hóa đơn chính xác và lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan. Nếu cần hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử có sai sót hoặc tư vấn các vấn đề thuế liên quan, hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn cụ thể, hạn chế rủi ro khi kê khai thuế.