Quy định hóa đơn điện tử: Thời điểm lập và nội dung bắt buộc

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong hoạt động cung cấp dịch vụ, hàng hóa và kê khai thuế của doanh nghiệp. Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử và đầy đủ các nội dung bắt buộc giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tránh các rủi ro về thuế và tuân thủ quy định pháp luật. Vậy hóa đơn điện tử phải được lập vào thời điểm nào? Những thông tin nào bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý.

1. Văn bản pháp luật quy định hóa đơn điện tử

Quy định về hóa đơn điện tử được thể hiện qua Luật, Nghị định và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính. Luật đưa ra các nguyên tắc chung, còn Nghị định và Thông tư hướng dẫn chi tiết cách doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện trong thực tế.

Luật, Nghị định

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15: Đưa ra quy định chung về quản lý thuế, có nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.
• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hướng dẫn các nội dung liên quan theo Luật Quản lý thuế. Nghị định 254 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, là căn cứ thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo quy định mới.

Khi tìm kiếm các quy định hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xem xét văn bản và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Không nên chỉ dựa vào một văn bản riêng lẻ, bởi các quy định có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm theo từng giai đoạn.

Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính

Nếu Luật và Nghị định đưa ra khung quy định chung thì các Thông tư của Bộ Tài chính sẽ giúp làm rõ cách thực hiện trong thực tế. Nội dung thường tập trung vào định dạng dữ liệu, đăng ký sử dụng, lập và xử lý hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn, truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử.

Thông tư 91/2026/TT-BTC ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026: Hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử và các quy định liên quan đến đăng ký sử dụng, định dạng dữ liệu và xử lý sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP: quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
• Thông tư 91/2026/TT-BTC: hướng dẫn đăng ký, sử dụng, xử lý sai sót, chuyển đổi mã/không mã, ủy nhiệm lập hóa đơn, tra cứu và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử. 

Do quy định về hóa đơn điện tử có thể được cập nhật theo từng giai đoạn, doanh nghiệp nên kiểm tra hiệu lực của văn bản trước khi áp dụng cho phù hợp với quy định hiện hành.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Thời điểm lập hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng trùng với thời điểm khách hàng thanh toán. Tùy theo loại giao dịch, pháp luật quy định thời điểm lập hóa đơn dựa trên thời điểm chuyển giao hàng hóa, hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc các mốc thời gian cụ thể khác.

Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn nhằm ghi nhận doanh thu, kê khai thuế và quản lý hóa đơn chính xác. 

2.1. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa

Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa. Theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn phản ánh chính xác giao dịch và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, quản lý thuế.

Ví dụ, doanh nghiệp giao hàng và hoàn tất việc chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho khách hàng vào ngày 14/09/2026 thì về nguyên tắc, hóa đơn được lập vào ngày 14/09/2026. Trường hợp khách hàng thanh toán sau cũng không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn. Nếu khách hàng thanh toán vào ngày 15/09 thì việc thanh toán sau không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình liên kết giữa bán hàng, giao hàng và lập hóa đơn để tránh tình trạng hàng đã giao nhưng hóa đơn lập muộn hơn thời điểm quy định.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Các đơn vị kinh doanh dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo từng giai đoạn hoặc có thu tiền trước, thời điểm lập hóa đơn có thể được xác định theo quy định riêng đối với từng trường hợp. Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất hợp đồng và thời điểm phát sinh nghĩa vụ cung cấp dịch vụ thay vì mặc định chỉ lập hóa đơn khi khách hàng thanh toán.

Ví dụ, doanh nghiệp hoàn thành dịch vụ cho khách hàng vào ngày 20/9 thì cần xác định nghĩa vụ lập hóa đơn theo thời điểm hoàn thành dịch vụ. Nếu hợp đồng có nhiều giai đoạn nghiệm thu, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định áp dụng cho từng lần nghiệm thu hoặc thu tiền. 

2.3. Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu

Đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn được xác định khác với hoạt động bán hàng hóa trong nước.

Theo quy định hiện hành, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng thời điểm này không được chậm quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan. Loại hóa đơn có thể là hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo trường hợp áp dụng.

Ví dụ, lô hàng xuất khẩu được thông quan vào thứ Hai ngày 14/09/2026 thì doanh nghiệp có thể xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định, nhưng không được chậm quá ngày làm việc tiếp theo. Khi thực hiện, kế toán cần đối chiếu thời điểm thông quan trên hồ sơ hải quan để đảm bảo lập hóa đơn đúng hạn.

Trong thực tế, hàng xuất khẩu thường liên quan đồng thời đến chứng từ xuất khẩu, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán. Các doanh nghiệp phải đối chiếu các mốc thời gian này với quy định hiện hành để lập hóa đơn chính xác, tránh nhầm lẫn giữa thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan và thời điểm lập hóa đơn.

Với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh đơn hàng xuất khẩu, việc xây dựng quy trình kiểm soát riêng cho từng đơn hàng sẽ giúp theo dõi đầy đủ các mốc từ bán hàng, xuất kho đến thông quan và lập hóa đơn. Khi dữ liệu được đồng bộ giữa các khâu, kế toán có thể nhanh chóng đối chiếu chứng từ, xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và hạn chế sai sót khi kê khai thuế.

3. Hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải có những nội dung gì?

Quy định hóa đơn điện tử hợp lệ yêu cầu được lập đúng thời điểm, đúng quy định và thể hiện các thông tin cần thiết về giao dịch. Tùy từng loại hóa đơn, một số nội dung có thể được miễn hoặc áp dụng cách thể hiện riêng.

Thông thường, hóa đơn điện tử cần thể hiện các nội dung:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn và thời điểm lập.
• Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người: tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán nếu thuộc trường hợp áp dụng.
• Chữ ký số của người bán: Bắt buộc phải có chữ ký số điện tử hợp lệ
• Thời điểm lập hóa đơn: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn
• Đồng tiền thể hiện: Đồng Việt Nam (ký hiệu “đ”), trừ trường hợp được phép ghi ngoại tệ theo quy định quản lý ngoại hối.

Không phải hóa đơn nào cũng bắt buộc có đầy đủ tất cả các thông tin trên. Một số giao dịch bán lẻ, hóa đơn cho người tiêu dùng hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể áp dụng quy định riêng về thông tin người mua, chữ ký và một số nội dung khác.

Vì vậy, khi kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần căn cứ vào loại hóa đơn và tính chất giao dịch cụ thể thay vì chỉ dựa vào các nội dung cố định.

4. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập hợp lệ, hợp pháp

Sau khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung và trạng thái hóa đơn để đảm bảo thông tin chính xác, đúng quy định:

• Kiểm tra thông tin hóa đơn: Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thuế, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.
• Kiểm tra ngày lập hóa đơn: Hóa đơn được lập đúng thời điểm theo quy định đối với từng loại giao dịch.
• Xác nhận chữ ký số hợp lệ và thông tin trên hóa đơn không bị thay đổi sau khi ký.
• Tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế để xác định hóa đơn đã được CQT tiếp nhận, cấp mã hoặc phát hành theo trường hợp áp dụng.
• Đối chiếu với giao dịch thực tế: Thông tin trên hóa đơn khớp với đơn hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan.

Nếu bạn phát hiện sai thông tin thì cần kiểm tra lại xem đã phát hành hóa đơn chưa, nội dung nào sai để thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định, không tự ý sửa trực tiếp nội dung hóa đơn đã phát hành.

Kiểm tra hóa đơn sau khi lập là cần thiết, nhưng với doanh nghiệp có nhiều giao dịch, việc kiểm soát thủ công từng hóa đơn sẽ mất nhiều thời gian.

Doanh nghiệp nên có một quy trình xuyên suốt:

Đơn hàng → Thông tin khách hàng → Lập hóa đơn → Kiểm tra → Lưu trữ → Xử lý khi có sai sót

👉 Giải pháp phần mềm xuất hóa đơn điện tử tự động Nhanh.vn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử tập trung, thuận tiện tra cứu và xử lý các nghiệp vụ hóa đơn phát sinh trong quá trình bán hàng.

5. Nguyên tắc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Tất cả người bán hàng lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định về thuế, kế toán và giao dịch điện tử. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có 7 nguyên tắc cơ bản doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử:

• Lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Người bán phải lập và giao hóa đơn điện tử cho người mua theo đúng thời điểm, định dạng và nội dung quy định. Hóa đơn phải phản ánh đầy đủ, trung thực giao dịch và người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn.
• Lập hóa đơn, chứng từ điện tử đúng quy định: Hóa đơn phải sử dụng đúng định dạng chuẩn dữ liệu, đầy đủ nội dung bắt buộc và tuân thủ quy định của pháp luật về thuế, kế toán.
• Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện đăng ký theo quy định trước khi sử dụng.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, thống nhất và sử dụng làm cơ sở phục vụ quản lý thuế, đồng thời cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định.
• Người bán được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định.
• Bảo đảm tuân thủ pháp luật trong toàn bộ quá trình sử dụng: Đăng ký, lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải đồng thời đáp ứng quy định về giao dịch điện tử, thuế, kế toán và quản lý thuế.
• Có thể tích hợp hóa đơn và biên lai điện tử trong một số trường hợp: Khi đáp ứng điều kiện theo quy định, hóa đơn và biên lai thu thuế, phí, lệ phí có thể được tích hợp trên cùng một định dạng điện tử để giao cho người mua.

Doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ quy trình từ đăng ký, lập, ký, gửi, lưu trữ đến xử lý hóa đơn điện tử. Việc sử dụng phần mềm có tính năng tự động kiểm tra dữ liệu và đồng bộ với hệ thống thuế sẽ giúp hạn chế sai sót trong quá trình lập và quản lý hóa đơn.

Phần mềm kế toán thuế Nhanh.vn giúp doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu bán hàng, hóa đơn và các nghiệp vụ kế toán trên một hệ thống. Dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt giúp kế toán thuận tiện theo dõi hóa đơn, kiểm soát doanh thu và chủ động xử lý các nghiệp vụ phát sinh.

Thay vì quản lý hóa đơn bằng nhiều công cụ riêng lẻ, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử để đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán. 

Nắm rõ quy định hóa đơn điện tử về thời điểm lập và nội dung bắt buộc giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, thuận tiện kê khai và quản lý hóa đơn. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định hóa đơn điện tử và chủ động thực hiện đúng trong quá trình kinh doanh. Cảm ơn các bạn đã đọc!