Nhanh.vn blog

Muốn xác định tồn kho tối thiểu và tối đa, shop cần dựa trên bốn dữ liệu: tốc độ bán trung bình, thời gian chờ nhập hàng, chu kỳ rà soát đặt hàng và lượng tồn an toàn. Hạn mức nên được tính theo từng SKU size - màu tại từng kho, thay vì nhìn vào tổng số lượng còn lại của cả mẫu.

Buổi sáng, cửa hàng nhận nước ngọt từ nhà phân phối A và thanh toán trước một phần. Buổi chiều, đại lý bánh kẹo B giao thiếu hai thùng nhưng vẫn ghi đủ trên phiếu. Cuối ngày, nhân viên nhận thêm hàng hóa mỹ phẩm từ nhà cung cấp C, trong đó có vài sản phẩm cận hạn cần đổi lại. Từng giao dịch riêng lẻ có vẻ dễ kiểm soát. Nhưng đến cuối tháng, chủ cửa hàng có thể gặp tình trạng số tiền ghi trong sổ khác với số nhà cung cấp thông báo. Khi đó, việc tìm khoản lệch thuộc đơn hàng nào thường mất nhiều thời gian hơn cả việc cộng lại tổng công nợ. Muốn quản lý công nợ nhà cung cấp hiệu quả, cửa hàng cần theo dõi theo từng đối tượng, từng phiếu nhập và từng lần thanh toán. Chỉ ghi một con số tổng “còn nợ bao nhiêu” chưa đủ để truy vết khi xảy ra sai sót.

Cửa hàng mẹ và bé thường có nhiều mã hàng, size, dung tích, thương hiệu, lô nhập và hạn sử dụng. Nếu chỉ ghi chép bằng sổ hoặc lưu dữ liệu ở nhiều file rời, chủ shop rất dễ gặp tình trạng tồn kho trên giấy khác với hàng thực tế, nhập trùng sản phẩm, bỏ sót hàng sắp hết hạn hoặc khó xác định doanh thu cuối ngày. Chính vì vậy, cửa hàng mẹ và bé cần có một file excel để việc quản lý bán hàng trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. 

Thất thoát hàng hóa là tình huống khá phổ biến tại các cửa hàng thời trang. Thất thoát có thể xuất phát từ việc xuất nhầm size, xử lý đổi trả chưa đầy đủ, điều chỉnh tồn kho sai hoặc thao tác ngoài quy trình. Khi mọi hoạt động đều được thực hiện trên một tài khoản chung, việc truy vết nguyên nhân và xác định trách nhiệm gần như rất khó khăn. Vì vậy, phân quyền nhân viên không đơn giản chỉ là tính năng quản lý nhân sự mà còn là công cụ giúp kiểm soát hàng hóa, doanh thu và dữ liệu kinh doanh hiệu quả hơn. Mỗi vị trí cần được quy định rõ quyền hạn, phạm vi dữ liệu được truy cập và những nghiệp vụ nào cần sự phê duyệt của quản lý. Điều này giúp cửa hàng vận hành linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro thất thoát.

Cùng một gói mì nhưng trong danh sách lại xuất hiện dưới nhiều tên khác nhau. Khi bán hàng hoặc kiểm kho, nhân viên phải dò từng dòng và dễ chọn nhầm sản phẩm.Chuẩn hóa danh mục sản phẩm và mã hàng giúp cửa hàng thống nhất cách phân nhóm, đặt tên, đặt mã, khai báo đơn vị tính và trạng thái hàng hóa. Nhờ đó, dữ liệu dễ tìm, dễ kiểm soát và thuận tiện hơn khi nhập hàng, bán hàng, kiểm kê.

Cách quản lý khách mua sữa, bỉm hiệu quả là lưu lịch sử mua của từng khách, ước tính khoảng thời gian mua lại, chia khách theo trạng thái và giao nhân viên chăm sóc theo lịch cụ thể. Sau mỗi lần khách phản hồi hoặc phát sinh giao dịch mới, cửa hàng cần cập nhật lại dữ liệu thay vì giữ nguyên lịch nhắc cũ.Tại nhiều cửa hàng mẹ và bé, nhân viên nhớ mặt khách quen nhưng không nhớ lần gần nhất khách mua loại sữa nào, bao nhiêu hộp hoặc đang dùng bỉm size gì. Đến khi cửa hàng liên hệ lại, khách đã mua ở nơi khác hoặc đã chuyển sang sản phẩm mới.Vấn đề nằm ở cách quản lý dữ liệu. Một số điện thoại đứng riêng lẻ chưa đủ để tạo ra lần mua tiếp theo. Cửa hàng cần biết khách đã mua gì, mua khi nào, thường quay lại sau bao lâu và lần chăm sóc gần nhất có kết quả ra sao.