Đơn hàng hoàn sau khi xuất hóa đơn xử lý như thế nào?

Đơn hàng hoàn sau khi đã xuất hóa đơn điện tử không có nghĩa người bán được hủy hóa đơn. Cách xử lý sẽ phụ thuộc vào tình trạng giao dịch và lý do hoàn hàng theo quy định về hóa đơn điện tử.

Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa sau khi hóa đơn đã được lập, người bán cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định, đồng thời cập nhật doanh thu và nghĩa vụ thuế tương ứng. Trường hợp phát sinh trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hoặc các sàn TMĐT khác, người bán cũng cần đối chiếu với dữ liệu hoàn đơn từ sàn trước khi xử lý hóa đơn để bảo đảm số liệu chính xác và tránh sai sót khi kê khai thuế.

1. Đơn hoàn sau khi xuất hóa đơn xử lý thế nào?

Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa sau khi hóa đơn đã được lập, hướng xử lý chính theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC là người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Quy định này bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua.

Ngoại lệ, nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Người bán và người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

Có thể xác định nhanh theo bảng sau:

Vì vậy, với câu hỏi đơn hàng sau khi xuất hóa đơn xử lý như thế nào, shop nên bắt đầu từ việc xác định đây có thực sự là nghiệp vụ trả lại hàng sau giao dịch hay không, sau đó mới xác định chủ thể và cách lập hóa đơn phù hợp.

Xem thêm: [Giải đáp] Có phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa bị hoàn trả trên sàn TMĐT?

2. Trước khi xử lý hóa đơn, cần xác định đơn hoàn thuộc trường hợp nào?

Trong vận hành bán lẻ và thương mại điện tử, “đơn hoàn” có thể được dùng cho nhiều trạng thái khác nhau. Có đơn khách đã nhận rồi trả lại, có đơn chỉ giao thất bại và hàng quay về kho, cũng có trường hợp khách trả một phần sản phẩm trong đơn.

Vì vậy, shop không nên chỉ dựa vào tên trạng thái đơn trên hệ thống để quyết định cách xử lý hóa đơn.

2.1. Khách đã mua hàng, hóa đơn đã lập và sau đó trả lại toàn bộ

Đây là trường hợp điển hình thuộc quy định về người mua trả lại toàn bộ hàng hóa.

Shop cần đối chiếu hóa đơn của giao dịch ban đầu với hàng hóa thực tế được khách trả lại. Về nguyên tắc, người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn điện tử khi trả hàng.

2.2. Khách chỉ trả lại một phần đơn hàng

Nếu khách mua nhiều sản phẩm nhưng chỉ trả lại một hoặc một số sản phẩm, đây vẫn là trường hợp trả lại hàng hóa nhưng shop cần xử lý theo đúng phần giao dịch thực tế phát sinh.

Trước khi lập hóa đơn, nên đối chiếu:

• hóa đơn đã lập;
• mặt hàng được trả;
• số lượng thực tế được trả;
• giá trị tương ứng với phần hàng được trả.

Không nên coi toàn bộ đơn hàng là đã hoàn nếu khách chỉ trả lại một phần.

2.3. Khách đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua

Điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua.

Ví dụ, khách đổi sản phẩm A sang sản phẩm B có giá trị khác. Khi đó, shop cần căn cứ giao dịch đổi hàng thực tế và hóa đơn đã lập để xác định phần giá trị cần xử lý, thay vì chỉ thay đổi thông tin sản phẩm trên hệ thống quản lý đơn hàng.

2.4. Đơn giao thất bại hoặc bị hủy có phải lúc nào cũng là trả lại hàng?

Không.

Một đơn được hệ thống ghi trạng thái “hoàn” chưa đủ để kết luận đây là trường hợp “người mua trả lại hàng hóa” theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10.

Ví dụ, hàng chưa giao thành công và được đơn vị vận chuyển chuyển ngược về kho có thể khác về bản chất với trường hợp khách đã mua, giao dịch đã phát sinh rồi mới trả lại hàng.

Do đó, shop cần kiểm tra ít nhất hai yếu tố:

1. Giao dịch thực tế đã phát sinh đến giai đoạn nào?
2. Hóa đơn đã được lập trong hoàn cảnh nào?

Sau khi xác định đúng bản chất nghiệp vụ mới áp dụng quy định xử lý hóa đơn tương ứng.

Không phải mọi đơn có trạng thái "hoàn" trên hệ thống đều có thể xử lý hóa đơn theo cùng một cách.

Shop cần xác định rõ:

• Khách trả lại toàn bộ hay một phần hàng
• Có phát sinh đổi sang sản phẩm khác hay không
• Hàng đã thực sự được giao và sau đó trả lại hay giao dịch chưa hoàn tất
• Hóa đơn gốc đã được lập và phát hành hay chưa

👉 Nếu chưa chắc trường hợp của mình cần xử lý hóa đơn như thế nào, shop có thể trao đổi với đội ngũ EcomTax để được tư vấn dựa trên giao dịch thực tế.

3. Ai lập hóa đơn khi khách trả lại hàng?

3.1. Trường hợp thông thường: người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Với trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc tại điểm c.1 khoản 5 Điều 10 là người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Shop có thể xử lý theo trình tự:

1. Xác định hàng hóa thực tế được trả lại.
2. Tìm và đối chiếu hóa đơn của giao dịch ban đầu.
3. Xác định phần giao dịch cần xử lý.
4. Lập hóa đơn điều chỉnh theo trường hợp thực tế.
5. Lưu hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả hàng.

Không nên tự động chuyển sang nghiệp vụ “hóa đơn sai” chỉ vì sau thời điểm lập hóa đơn khách phát sinh yêu cầu trả hàng.

3.2. Trường hợp các bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn

Điểm c.1 khoản 5 Điều 10 có một ngoại lệ: các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa.

Khi thuộc trường hợp này, người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.

Điều kiện “các bên có thỏa thuận” cần được giữ nguyên khi áp dụng. Không nên diễn giải thành mọi trường hợp trả hàng đều do người mua lập hóa đơn hoặc mọi người mua đều mặc nhiên có nghĩa vụ lập hóa đơn trả hàng.

3.3. Trường hợp hàng trả lại là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu

Điểm c.2 khoản 5 Điều 10 quy định riêng đối với hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua.

Khi việc trả lại tài sản phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

Đây là trường hợp đặc thù. Shop bán lẻ hàng hóa thông thường không nên áp dụng máy móc quy tắc này cho mọi đơn hoàn.

4. Đơn hoàn có phải hủy hóa đơn đã xuất không?

Không nên mặc định “khách trả hàng = hủy hóa đơn đã lập”.

Cần phân biệt ít nhất ba tình huống:

Với trường hợp trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa thuộc điểm c.1 khoản 5 Điều 10, hướng xử lý chính là người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ ngoại lệ có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả hàng.

Việc tách rõ các tình huống này giúp shop tránh cách xử lý máy móc: cứ thấy đơn chuyển trạng thái “hoàn” là hủy hóa đơn hoặc coi hóa đơn ban đầu là hóa đơn lập sai.

5. Shop cần làm gì khi phát sinh đơn hoàn sau khi đã lập hóa đơn?

Dưới đây là checklist shop có thể dùng để rà soát từng trường hợp.

Bước 1: Xác định bản chất của đơn hoàn

Kiểm tra khách:

• đã nhận hàng rồi trả lại toàn bộ;
• chỉ trả lại một phần;
• đổi sang hàng khác làm thay đổi giá trị;
• hay đơn chỉ giao thất bại hoặc chưa hoàn tất giao dịch.

Đây là bước quan trọng để xác định đúng quy định áp dụng.

Bước 2: Đối chiếu hóa đơn đã lập

Tìm đúng hóa đơn liên quan đến giao dịch và kiểm tra:

• hàng hóa trên hóa đơn;
• số lượng;
• phần hàng thực tế được trả;
• giá trị giao dịch liên quan.

Bước 3: Xác định chủ thể lập hóa đơn

Với trường hợp trả lại hàng thông thường, người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Nếu các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì áp dụng ngoại lệ tương ứng.

Nếu hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và đã đứng tên người mua, cần kiểm tra điều kiện riêng tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10.

Bước 4: Lập hóa đơn theo đúng giao dịch thực tế

Hóa đơn xử lý cần bám đúng hàng hóa và giao dịch trả lại thực tế.

Nếu khách chỉ trả một phần đơn hàng, shop không nên xử lý như trường hợp toàn bộ hàng hóa đều được trả lại.

Bước 5: Lưu hồ sơ, chứng từ liên quan

Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, c.2 và c.3 khoản 5 Điều 10, người bán và người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và xuất trình khi được yêu cầu.

Loại hồ sơ, chứng từ cụ thể cần căn cứ vào giao dịch thực tế phát sinh. Không nên tự tạo một bộ hồ sơ cố định cho mọi trường hợp nếu pháp luật hoặc nghiệp vụ thực tế không yêu cầu giống nhau.

Bước 6: Đối chiếu dữ liệu đơn hàng - hàng trả - hóa đơn

Đây là khuyến nghị vận hành, không phải một nghĩa vụ pháp lý độc lập.

Với shop có nhiều đơn hoặc bán trên nhiều kênh, nên có quy trình đối chiếu giữa:

• trạng thái đơn hàng;
• hàng thực tế được nhập lại;
• hóa đơn liên quan.

Cách đối chiếu này giúp hạn chế tình trạng đơn đã ghi nhận hoàn nhưng bộ phận phụ trách hóa đơn chưa nhận được thông tin, hoặc khách chỉ trả một phần nhưng dữ liệu nội bộ lại ghi nhận hoàn toàn bộ.

Với nhu cầu quản lý nhiều đơn, nhiều kênh hoặc giảm thao tác nhập liệu lặp, shop có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử để lựa chọn quy trình quản lý phù hợp với mô hình vận hành thực tế.

6. Ví dụ minh họa: 3 tình huống đơn hoàn sau khi xuất hóa đơn

6.1. Ví dụ minh họa: khách trả lại toàn bộ đơn hàng

Shop bán cho khách 2 sản phẩm và đã lập hóa đơn. Sau khi giao dịch phát sinh, khách trả lại cả 2 sản phẩm.

Shop xác định đây là trường hợp người mua trả lại toàn bộ hàng hóa. Theo nguyên tắc tại điểm c.1 khoản 5 Điều 10, người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng.

Đồng thời, các bên lưu hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả hàng theo giao dịch thực tế.

6.2. Ví dụ minh họa: khách chỉ trả một sản phẩm trong đơn

Khách mua 3 sản phẩm nhưng sau đó chỉ trả lại 1 sản phẩm.

Đây là trường hợp trả lại một phần hàng hóa. Shop cần đối chiếu đúng sản phẩm, số lượng và giá trị của phần hàng được trả thay vì ghi nhận toàn bộ đơn hàng là đã hoàn.

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo trường hợp áp dụng, trừ khi các bên thuộc ngoại lệ đã có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả hàng.

6.3. Ví dụ minh họa: khách đổi sang sản phẩm có giá trị khác

Khách mua sản phẩm A, sau đó đổi sang sản phẩm B và việc đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua.

Trường hợp này thuộc phạm vi được điểm c.1 khoản 5 Điều 10 đề cập. Shop cần căn cứ giao dịch thực tế và hóa đơn ban đầu để xác định phần cần xử lý.

Các ví dụ trên chỉ nhằm minh họa cách phân loại tình huống, không thay thế việc kiểm tra hồ sơ và giao dịch thực tế của từng đơn hàng.

7. Câu hỏi thường gặp về đơn hoàn và hóa đơn

7.1. Khách trả hàng sau khi xuất hóa đơn có phải hủy hóa đơn cũ không?

Không nên mặc định hủy hóa đơn.

Nếu thuộc trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa tại điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nguyên tắc là người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng.

7.2. Khách chỉ trả một phần đơn hàng thì xử lý thế nào?

Trả lại một phần hàng hóa vẫn thuộc phạm vi điểm c.1 khoản 5 Điều 10. Shop cần đối chiếu và xử lý theo đúng phần hàng thực tế được trả, không coi toàn bộ giao dịch là đã hoàn.

7.3. Khách đổi sang sản phẩm khác giá có thuộc trường hợp trả hàng không?

Có, nếu việc đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua. Nội dung này được nêu trong phạm vi trường hợp trả lại hàng hóa tại điểm c.1 khoản 5 Điều 10.

7.4. Người mua có phải lúc nào cũng lập hóa đơn trả hàng không?

Không.

Nguyên tắc chung đối với trường hợp trả lại hàng tại điểm c.1 là người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán khi các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng.

Riêng hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và đã đăng ký tên người mua có quy định riêng tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10.

7.5. Trạng thái “hoàn” trên phần mềm có đủ để áp dụng quy định trả lại hàng không?

Không nên chỉ dựa vào trạng thái trên hệ thống.

Shop cần xác định giao dịch thực tế, tình trạng giao hàng và hóa đơn đã được lập trước khi quyết định quy định nào áp dụng. “Đơn hoàn” trong ngôn ngữ vận hành không phải lúc nào cũng đồng nhất với trường hợp pháp lý “người mua trả lại hàng hóa”.

Tóm lại, khi hóa đơn đã được lập và sau đó người mua thực sự trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, shop cần xác định đúng giao dịch trước khi xử lý. Với trường hợp trả hàng thông thường theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng xử lý chính là người bán lập hóa đơn điều chỉnh; ngoại lệ là trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn điện tử khi trả lại hàng. Shop cũng cần lưu hồ sơ, chứng từ liên quan và tránh áp dụng máy móc cùng một cách xử lý cho mọi đơn có trạng thái “hoàn”.

Nguồn tham khảo

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
• Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, trọng tâm điểm c khoản 5 Điều 10 về xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ; có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Lưu ý: Nội dung trên chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể và giải đáp chính xác theo từng trường hợp, bạn có thể liên hệ đội ngũ chuyên môn tại EcomTax để được hỗ trợ.