Quy trình quản lý nhập - xuất - tồn kho chuẩn chỉnh cho cho shop

Để duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh, việc kiểm soát quản lý nhập - xuất - tồn kho là rất quan trọng. Quy trình này giúp bạn tối ưu hóa lượng hàng hóa, mà còn đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng đúng thời điểm. Các bước cơ bản để triển khai quy trình quản lý kho hiệu quả cho shop của bạn.

1. Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO gồm những bước nào?

Tiêu chuẩn ISO là gì? 

ISO là viết tắt của International Organization for Standardization, nghĩa là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. ISO có nhiệm vụ xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn quốc tế nhằm đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO gồm những bước nào? 

Bước 1: Kiểm tra thông tin hàng hóa

Mỗi cửa hàng sẽ cần phải có cơ sở dữ liệu về hàng hóa riêng trước khi thực hiện công tác quản lý kho. Đây sẽ là những thông tin cần thiết để bạn theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa sau những giao dịch mua hàng, xuất nhập hay lưu kho.

Bước 2: Lên kế hoạch mua hàng 

Trong bước mua hàng, chủ cửa hàng sẽ phải quyết định số lượng hàng hóa cần mua dựa trên tình hình tồn kho hiện thời. Sau đó người chủ sẽ lên kế hoạch mua hàng với số lượng phù hợp.

Bước 3: Nhập kho hàng

Nhân viên phụ trách nhập kho sẽ phải thực hiện các công việc sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ nhập kho theo quy định.
• Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cho cửa hàng.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho, lập phiếu kiểm tra.
• Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập.

Bước 4: Quy trình lưu kho 

Nhân viên phụ trách lưu kho cần đảm nhiệm những công việc sau:

• Hoàn thành đầy đủ các giấy tờ cần thiết: danh mục kho vật tư, biên bản lưu kho.
• Sắp xếp hàng hóa trong kho cẩn thận và ngăn nắp.
• Lập sơ đồ kho theo vị trí các kệ hàng hóa.
• Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy và quy định an toàn khi lưu kho.

Bước 5: Quy trình xuất kho

Trong quy trình quản lý kho, nhân viên phụ trách xuất kho cần thực hiện các công việc sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định.
• Ghi phiếu xuất kho cho đối tác.
• Sắp xếp lại không gian kho hàng sau khi xuất kho.
• Ghi chép số lượng hàng hóa sau khi xuất kho.

Bước 6: Quy trình kiểm kê, báo cáo và thống kê 

• Kiểm kho theo định kỳ nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với sổ sách.
• Lập biên bản kiểm kho sau khi hoàn thành.
• Thống kê hàng hóa và báo cáo với chủ cửa hàng, bao gồm báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa dự trữ và báo cáo tổng hợp tồn kho.

Để báo cáo xuất nhập tồn kho chính xác, bạn cần thực hiện kiểm kho định kỳ và cập nhật các thông tin về tồn kho vào hệ thống.

Quản lý kho là một quy trình rất quan trọng trong quy trình bán hàng của bạn. Tham khảo bài viết Quản lý kho là gì? Có vai trò gì trong kinh doanh đa kênh? để hiểu rõ tầm quan trọng của quản lý kho trong doanh nghiệp. 

2. Tại sao quy trình quản lý kho chuẩn chỉnh lại quan trọng?

Giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa

• Lý do quan trọng: Quy trình chuẩn giúp giảm thiểu các lỗi trong việc nhập xuất kho, từ đó giảm thiểu thất thoát và sai sót.
• Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh: Sai sót trong quản lý kho có thể dẫn đến việc thiếu hàng hoặc thừa hàng, ảnh hưởng đến khả năng phục vụ khách hàng.

Tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian

• Tối ưu hóa công việc: Quy trình chuẩn giúp tối ưu hóa công việc kho bãi, giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa và cập nhật dữ liệu.
• Tiết kiệm chi phí: Việc kiểm soát kho chính xác giúp tránh phải nhập hàng dư thừa và giảm chi phí lưu kho.

 Trải nghiệm ngay phần mềm Nhanh.Pos  giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng bởi các tính năng:

• Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch
• Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng
• Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa
• Dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế
• Sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

• Duy trì số lượng hàng hóa phù hợp: Khi quản lý kho chuẩn chỉnh, shop sẽ không gặp phải tình trạng hết hàng hay hàng hóa không đủ cho nhu cầu khách hàng.
• Đảm bảo giao hàng đúng hạn: Việc kiểm soát chính xác tồn kho giúp shop luôn sẵn sàng giao hàng đúng hạn, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Nâng cao khả năng ra quyết định chính xác

• Báo cáo chi tiết và chính xác: Việc có báo cáo tồn kho chính xác giúp người quản lý ra quyết định đúng đắn trong việc tái nhập hàng, giảm giá, hoặc điều chỉnh chiến lược bán hàng.
• Dự báo nhu cầu tốt hơn: Quy trình chuẩn giúp dự báo nhu cầu hàng hóa trong tương lai dựa trên các dữ liệu tồn kho chính xác.

3. Một số nguyên tắc khi thực hiện quy trình quản lý kho 

Để quy trình quản lý kho diễn ra hiệu quả, có một số nguyên tắc cơ bản mà mọi doanh nghiệp đều phải tuân theo. Việc áp dụng đúng nguyên tắc giúp đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Tính chính xác trong việc ghi nhận dữ liệu

Mỗi giao dịch nhập, xuất và tồn kho cần được ghi nhận một cách chính xác. Điều này đảm bảo rằng số liệu về hàng hóa luôn khớp với thực tế, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Chính xác trong dữ liệu là nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho.

Tại sao tính chính xác lại quan trọng?

Nếu không có dữ liệu chính xác, doanh nghiệp dễ gặp phải sai sót trong việc kiểm soát hàng hóa, dẫn đến sự thiếu hụt hoặc dư thừa không cần thiết, ảnh hưởng đến lợi nhuận và sự tin cậy từ khách hàng.

Quản lý tồn kho theo nguyên tắc FIFO hoặc LIFO

FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out) là hai nguyên tắc quản lý tồn kho quan trọng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc luân chuyển hàng hóa. Tùy vào tính chất của sản phẩm mà doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong hai phương pháp này.

Tại sao lại cần FIFO hoặc LIFO?

• FIFO giúp đảm bảo hàng hóa cũ được sử dụng hoặc bán trước, tránh tình trạng hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc lỗi thời.
• LIFO thường được sử dụng với các sản phẩm có giá trị cao và dễ thay đổi về giá trị theo thời gian, giúp tối ưu chi phí.

Kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ giúp xác nhận lại số lượng hàng tồn thực tế, đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống quản lý kho. Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng để phát hiện kịp thời sai sót, cũng như tình trạng mất mát hàng hóa.

Tại sao kiểm kê kho lại quan trọng?

Việc kiểm kê kho định kỳ giúp đảm bảo tính chính xác trong việc theo dõi hàng hóa, tránh tình trạng hàng hóa không khớp với số liệu trên hệ thống, giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịp thời.

Tự động hóa quy trình quản lý kho

Ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng để tự động hóa các quy trình từ nhập kho, xuất kho đến theo dõi tồn kho là một nguyên tắc quan trọng để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Phần mềm giúp cập nhật thông tin kịp thời và quản lý tồn kho hiệu quả.

Tại sao cần tự động hóa quy trình?

Tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót do con người, tối ưu quy trình làm việc và giúp nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng khác. Ngoài ra, việc này giúp theo dõi hàng hóa nhanh chóng, nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.

Một phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý kho có thể: 

• Hỗ trợ phiếu xuất-nhập kho: Hỗ trợ người bán hàng thao tác xuất-nhập kho, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm phiếu xuất nhập kho nhanh chóng thông qua các trường thông tin theo ID, thời gian, loại, kiểu, khách hàng, người tạo…
• Hỗ trợ kiểm kho: Thực hiện thao tác kiểm kho, giúp bạn kiểm kê lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm, và cập nhật số lượng tồn kho thực thế lên phần mềm (bù trừ kiểm kho
• Hỗ trợ kiểm tra hạn mức tồn kho: Hỗ trợ bạn kiểm soát lượng tồn mong muốn trong kho theo sản phẩm, trong đó thông báo chính xác số lượng tồn hiện tại, tồn tối thiểu, tồn tối đa mong muốn của sản phẩm đó
• Hỗ trợ dự báo nhập hàng: Dựa theo những công thức cho trước để gợi ý cho bạn tình hình bán hàng sắp tới để tính toán số lượng hàng cần nhập sắp tới nhằm mục đích hỗ trợ tối ưu hóa việc kinh doanh của bạn

Bạn có thể tìm hiểu thêm những tính năng này tại phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn. Tính năng quản lý kho hàng của phần mềm này được đánh giá cao trên thị trường bởi nó hỗ trợ chi tiết và phù hợp với việc kinh doanh của các nhà bán hàng. 

Duy trì sự minh bạch trong giao dịch

Sự minh bạch trong các giao dịch nhập - xuất kho giúp tạo sự tin tưởng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và đối tác. Việc này không chỉ hỗ trợ quá trình quản lý kho mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được mọi tình huống phát sinh.

Tại sao cần duy trì minh bạch trong giao dịch?

Minh bạch trong giao dịch giúp mọi người dễ dàng nắm bắt được trạng thái thực tế của kho hàng, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn và nhanh chóng trong việc xử lý các tình huống phát sinh.

Đảm bảo bảo quản hàng hóa đúng cách

Bảo quản hàng hóa đúng cách là một nguyên tắc quan trọng trong việc duy trì chất lượng và độ bền của sản phẩm. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu sự hư hỏng mà còn giúp sản phẩm luôn trong tình trạng tốt khi được xuất kho.

Tại sao bảo quản hàng hóa đúng cách lại quan trọng?

Bảo quản không đúng cách có thể dẫn đến hư hỏng hàng hóa, gây thiệt hại cho doanh nghiệp và làm giảm lòng tin của khách hàng. Đảm bảo quy trình bảo quản hợp lý giúp sản phẩm giữ được chất lượng lâu dài.

Đây chỉ là một số nguyên tắc phổ biết giúp doanh nghiệp bạn quản lý kho hàng được hiệu quả hơn. Ngoài những nguyên tắc ở phía trên, bạn có thể tham khảo những nguyên tắc khác như thiết lập kho, sắp xếp hàng hóa, lưu mã vạch, quy tắc ABC thông qua bài viết 10 nguyên tắc quản lý hàng tồn kho dân kinh doanh giấu kín.

4. Phần mềm quản lý kho thông minh - Giải pháp tối ưu

Phần mềm quản lý kho thông minh là gì?

Phần mềm quản lý kho thông minh là công cụ giúp bạn tự động hóa các công việc quản lý kho như nhập, xuất hàng hóa, kiểm tra tồn kho và báo cáo tình trạng kho bãi. Phần mềm này sử dụng AI và công nghệ tiên tiến để cập nhật và đồng bộ dữ liệu tồn kho trong thời gian thực.

Nguyên tắc khi chọn phần mềm quản lý kho

Việc chọn phần mềm quản lý kho phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý kho.

• Phần mềm phải dễ sử dụng và thân thiện với người dùng: Một phần mềm dễ sử dụng giúp giảm thời gian đào tạo cho nhân viên, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc nhờ việc thao tác nhanh chóng và chính xác.
• Tính năng đầy đủ để quản lý kho hiệu quả: Phần mềm thiếu tính năng sẽ khiến quy trình quản lý kho không tối ưu, làm mất thời gian và gây khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: Tích hợp giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian. Nó giúp việc quản lý kho trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.
• Khả năng mở rộng và tùy chỉnh của phần mềm: Khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm cần có khả năng thích nghi với sự thay đổi đó mà không gây gián đoạn. Điều này giúp tiết kiệm chi phí thay thế phần mềm mới.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng và bảo trì phần mềm: Dịch vụ hỗ trợ kịp thời giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục vấn đề, giảm thiểu gián đoạn và đảm bảo phần mềm luôn vận hành ổn định.

Tại thị trường Việt Nam, để lựa chọn được phần mềm uy tín, hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo top 17+ phần mềm quản lý kho tốt nhất năm 2025.

5. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho cho shop bán hàng

Phần mềm quản lý kho giúp bạn quản lý số lượng hàng hóa một cách dễ dàng, quản lý tồn kho, tự động tính số lượng hàng tồn kho bạn cần nhập thêm, từ đó tối ưu hóa hoạt động quản lý kho và tiết kiệm chi phí. Điều này rất hữu ích cho các nhà bán hàng, đặc biệt là với các nhà bán hàng đa kênh. 

Lợi ích quan trọng nhất của phần mềm quản lý kho là gì?

Như đã đề cập ở trên, một phần mềm quản lý kho có thể hỗ trợ bạn: 

• Hỗ trợ phiếu xuất-nhập kho: Hỗ trợ người bán hàng thao tác xuất-nhập kho, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm phiếu xuất nhập kho nhanh chóng thông qua các trường thông tin theo ID, thời gian, loại, kiểu, khách hàng, người tạo…
• Hỗ trợ kiểm kho: Thực hiện thao tác kiểm kho, giúp bạn kiểm kê lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm, và cập nhật số lượng tồn kho thực thế lên phần mềm (bù trừ kiểm kho
• Hỗ trợ kiểm tra hạn mức tồn kho: Hỗ trợ bạn kiểm soát lượng tồn mong muốn trong kho theo sản phẩm, trong đó thông báo chính xác số lượng tồn hiện tại, tồn tối thiểu, tồn tối đa mong muốn của sản phẩm đó
• Hỗ trợ dự báo nhập hàng: Dựa theo những công thức cho trước để gợi ý cho bạn tình hình bán hàng sắp tới để tính toán số lượng hàng cần nhập sắp tới nhằm mục đích hỗ trợ tối ưu hóa việc kinh doanh của bạn

Cải thiện hiệu quả công việc quản lý kho với phần mềm

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và giúp các nhân viên kho làm việc hiệu quả hơn. Phần mềm tự động cập nhật dữ liệu tồn kho và gửi cảnh báo khi cần tái nhập hàng.

Tăng khả năng ra quyết định chính xác

Nhờ vào các báo cáo và phân tích tồn kho, bạn có thể đưa ra quyết định nhập hàng kịp thời, điều chỉnh giá bán và chiến lược bán hàng một cách chính xác. Phần mềm giúp bạn tối ưu hóa chiến lược bán hàng và tăng trưởng doanh thu.

Quy trình quản lý nhập - xuất - tồn kho chuẩn chỉnh không chỉ giúp bạn kiểm soát hàng hóa mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành của shop. Một khi bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa một cách bài bản, việc sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả bán hàng.