Quy trình quản lý nhập xuất tồn kho chuẩn chỉnh cho cho shop

Bạn đang mất kiểm soát kho hàng? Hãy xem ngay quy trình quản lý nhập xuất tồn kho giúp shop vận hành gọn gàng, chính xác, hạn chế thất thoát tối đa.

Quy trình quản lý nhập xuất tồn kho chuẩn chỉnh cho cho shop

Quy trình quản lý nhập xuất tồn kho giúp shop theo dõi hàng hóa chính xác, hạn chế thất thoát và duy trì tồn kho hợp lý. Thiếu quy trình này, vận hành dễ rối loạn, sai lệch dữ liệu và thất thu không kiểm soát.

1. Tổng quan quy trình nhập xuất tồn kho cho shop nhỏ và vừa

1.1. Quy trình nhập xuất tồn kho là gì và vì sao quan trọng với shop nhỏ?

Quy trình nhập xuất tồn kho là chuỗi hoạt động kiểm soát hàng hóa đi vào, đi ra và còn lại trong kho. Với shop nhỏ, đây là yếu tố sống còn, giúp duy trì lượng hàng hợp lý, tránh hết hàng hoặc tồn đọng kéo dài.

1.2. Vì sao tồn kho phải gắn với từng sản phẩm cụ thể?

Từng sản phẩm có tốc độ bán và thời gian lưu kho khác nhau. Nếu không tách riêng từng mã hàng, bạn dễ bị nhầm lẫn, nhập thiếu hàng bán chạy, trong khi hàng bán chậm lại chiếm diện tích kho không cần thiết.

1.3. Shop nhỏ không có quy trình kho có sao không?

Dễ sai lệch số lượng, không biết hàng còn hay hết, nhân viên xuất nhầm, nhập thiếu. Kết quả: mất đơn, mất khách, mất uy tín. Thiếu quy trình bằng không thể mở rộng, không thể kiểm soát.

2. Chi tiết từng bước trong quy trình quản lý kho

 Quy trình quản lý kho cơ bản 

Nhập kho: Ghi lại thông tin nhà cung cấp, số lượng, mã hàng, giá vốn

Xuất kho: Ghi nhận hàng bán, hàng chuyển, hàng hoàn

Kiểm kho: So sánh tồn thực tế và tồn hệ thống

Điều chỉnh kho: Xử lý lệch, ghi nhận lý do

2.1.Nhập hàng về kho cần ghi nhận thông tin gì?

• Tên nhà cung cấp
• Mã sản phẩm, số lượng, đơn giá
• Ngày nhập, người phụ trách

2.2. Xuất kho như thế nào để không bị nhầm hàng?

• Xác định rõ mục đích: Xuất bán Xuất trả Xuất điều chuyển
• Ghi nhận chính xác số lượng đơn vị tính
• Ai xuất, cho đơn nào - lưu vết đầy đủ
•  Áp dụng nguyên tắc FIFO (Nhập trước - Xuất trước) sẽ giúp tránh tồn kho cũ.

2.3.Cách kiểm kho định kỳ hiệu quả là gì?

• Kiểm kho 1 lần/tuần hoặc tối thiểu mỗi tháng
• Sử dụng biểu mẫu kiểm kho hoặc phần mềm hỗ trợ
• So sánh tồn thực tế và tồn hệ thống ghi nhận chênh lệch
• Ghi rõ người kiểm - thời gian kiểm - nguyên nhân lệch

2.4.Làm thế nào để kết nối tồn kho với sản phẩm đang bán?

• Gán mã riêng cho từng sản phẩm (màu - size - mẫu)
• Khi tạo đơn hàng hệ thống tự trừ tồn kho
• Liên kết tồn kho với kênh bán: Shopee, Facebook, website…

3.Những sai lầm thường gặp khi quản lý kho và cách tránh

3.1. Vì sao shop thường bị lệch tồn kho?

• Nhập hàng nhưng quên ghi
• Nhân viên xuất hàng không cập nhật
• Không kiểm kho định kỳ
• Nhầm giữa tồn hệ thống và tồn thực tế

3.2. Shop kiểm kho thường xuyên nhưng vẫn sai, lý do là gì?

• Không có biểu mẫu kiểm chuẩn
• Kiểm sai thời điểm (giờ bán hàng)
• Thiếu quy trình kiểm chéo
• Kiểm xong nhưng không cập nhật điều chỉnh vào hệ thống
  
   

3.3.Vì sao sổ tay Excel khiến shop thất thoát mà không biết?

• Không có tính năng cảnh báo, tự động trừ
• Dữ liệu dễ bị chỉnh sửa hoặc nhập sai
• Không lưu vết ai thao tác

3.4.Giải pháp nào giúp shop quản lý tồn kho hiệu quả hơn?

• Chuẩn hóa quy trình theo từng bước: nhập - xuất - kiểm
• Dùng phần mềm quản lý kho tích hợp với bán hàng
• Đặt cảnh báo tồn kho thấp - định mức tồn tối thiểu
• Tạo thói quen kiểm kho định kỳ, rõ người kiểm - thời điểm - ghi chú

4.Gợi ý công cụ giúp quản lý kho dễ dàng hơn cho shop nhỏ

4.1.Tiêu chí chọn công cụ phù hợp cho cửa hàng nhỏ là gì?

• Tiêu chí chọn công cụ phù hợp cho cửa hàng nhỏ là gì? 
• Giao diện dễ dùng, không cần kỹ thuật
• Có thể dùng trên điện thoại
• Tự động trừ kho khi có đơn hàng
• Hỗ trợ kiểm kho, báo cáo tồn - nhập - xuất

4.2.Cách phần mềm giúp tiết kiệm thời gian quản lý kho như thế nào?

• Khi nhập hàng: chỉ cần quét mã - hệ thống ghi nhận đầy đủ
• Khi bán hàng: phần mềm tự trừ kho không lo sai sót
• Khi kiểm kho: nhân viên dùng điện thoại kiểm, số liệu tự cập nhật

4.3.Chi phí phần mềm có phù hợp cho shop nhỏ không?

• Có gói miễn phí dùng thử
• Chi phí chỉ từ vài trăm ngàn/tháng
• Tính theo mô đun sử dụng không lo lãng phí tính năng

 Có rất nhiều shop lãi thì ít, thất thoát thì nhiều chỉ vì không nắm rõ quy trình nhập - xuất - tồn kho một cách bài bản.Một khi bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa một cách bài bản ,bạn sẽ kiểm soát được lợi nhuận.Hãy dành thời gian chuẩn hóa quy trình kho dừng chờ sai sót xảy ra rồi mới tìm cách khắc phục hãy bắt đầu tối ưu kho ngay từ hôm nay.