10 nguyên tắc quản lý hàng tồn kho dân kinh doanh giấu kín

Dù kinh doanh về lĩnh vực nào, mỗi công ty đều cần có kho hàng riêng, trong đó, việc có hàng tồn kho là không thể tránh khỏi. Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ shop và thủ kho. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao.

Vậy, quản lý kho hàng thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất và hàng hóa thất thoát? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp 10 nguyên tắc quản lý hàng tồn kho dân kinh doanh giấu kín.

Trước hết, để quản lý tốt, các chủ kinh doanh cần hiểu rõ hàng tồn kho là gì và quản lý hàng tồn kho là như thế nào.

Theo cách dễ hiểu nhất, hàng tồn kho là tất cả những mặt hàng có trong kho trong thời gian lâu dài và được dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai của công ty. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu hoặc linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…

Đối với mỗi công ty, hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như kinh doanh, chính vì thế, các chủ kinh doanh cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp.

Khái niệm hàng tồn kho

Theo cách ngắn gọn nhất, quản lý tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi cung ứng với mục đích đảm bảo số lượng sản phẩm để bán tại mọi thời điểm. Việc đảm bảo quy trình này là yếu tố quan trọng hàng đầu để tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí giải quyết tồn kho khó bán.

Cùng với đó, quản lý hàng tồn kho còn bao gồm việc kiểm soát mọi sản phẩm từ bán chạy đến hàng dư khó bán để đưa ra phương án kịp thời, giải phóng không gian nhà kho, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả tốt nhất.

Đối với các chủ kinh doanh, “tồn kho” là một từ ngữ nhạy cảm và đáng sợ, bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm về quản lý kho hàng. Tuy nhiên, nếu có cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, các chủ kinh doanh sẽ giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho.

Quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn giản là kiểm kê hàng hóa. Các công ty cần nắm rõ, phải theo dõi hàng tồn kho và biết được làm thế nào để duy trì mức độ tồn kho tối ưu nhất.

Đối với việc kiểm kê hàng hóa, sẽ xảy ra rất nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình nếu nhân viên quản lý kho không có đủ không gian làm việc. Các chủ kinh doanh cần chú ý về vị trí thiết lập kho cũng như kích thước của kho hàng, không nên sắp xếp bừa một khu nhỏ để làm kho với suy nghĩ kho hàng là không quan trọng.

Thay vào đó, các doanh nghiệp hãy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập – xuất, giao nhận hàng hóa, việc làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu tới mức tối đa các rủi ro đồng thời tránh lãng phí về mặt thời gian cũng như tiền bạc.

Đối với bất kì mặt hàng nào, hàng hóa trong kho cần được sắp xếp khoa học theo giải pháp 5S - một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực.

Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi. Các quy tắc sắp xếp hàng hóa chuẩn trong kho là gì, mời bạn xem tại bài viết 5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong bán lẻ.

Nhập trước - Xuất trước là một nguyên tắc quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những mặt hàng nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại.

Các chủ kinh doanh cần ghi nhớ rằng, không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mới cần áp dụng phương pháp này mà ngay cả những mặt hàng khác như đồ công nghệ hay thời trang cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên để hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất.

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu các chủ kinh doanh biết cách thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, tức là số lượng một mặt hàng nào đó không bao giờ được xuống quá định mức tối thiểu hoặc vượt quá định mức tối đa.

Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:

- Lượng tồn thực tế trong kho

- Số lượng đơn đặt hàng của khách hàng

- Tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa

- Tình hình tiêu thụ của mặt hàng

Bên cạnh đó, định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian. Các doanh nghiệp nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ theo Quý để biết được định mức này còn phù hợp với hiện trạng của công ty hay không, nếu không còn phù hợp thì cần điều chỉnh để quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Mã vạch sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm, không cần phải dò tìm thủ công từng mặt hàng trong kho hàng rộng lớn.

Khi hàng hóa có dán mã vạch, nhân viên sẽ chỉ cần dùng máy quét mã vạch “tít” mã trên sản phẩm là bạn có thể bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách nhanh chóng lên phần mềm quản lý, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá.

Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho

Đối với các công ty trên thị trường, đơn hàng xuất kho cho khách được tăng lên theo ngày. Vì thế, công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được chủ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ, tránh khỏi các rủi ro không cần thiết.

Quy trình kiểm tra chất lượng kép này hoạt động bằng cách so sánh giữa một đơn đặt hàng với một danh mục sản phẩm đã được lựa chọn để đảm bảo mã hàng hóa cũng như số lượng sản phẩm là hoàn toàn trùng khớp. Đây cũng là thời gian để nhân viên kiểm tra chất lượng rà soát lại mọi thứ và chắc chắn rằng hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kì sự cố nào. Các chủ kinh doanh cần lưu ý lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm nhất và hiểu kho hàng tồn, hiểu công ty nhất để làm việc này, có vậy, cửa hàng mới có thể tiết kiệm thời gian và được kha khá chi phí vào những khoản không cần thiết.

Kiểm soát quy trình xuất kho

Đối với bất kì công ty nào, kiểm kho định kì cũng là một bước quan trọng và vô cùng cần thiết. Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng và chất lượng 

Các chủ kinh doanh hãy giao việc kiểm tra do một nhóm nhân viên từ 2 - 3 người thực hiện để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhất

Các hình thức kiểm kê kho:

- Kiểm kê thực tế: đây là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.

- Kiểm tra tại chỗ: đây là phương pháp kiểm tra thường xuyên trong năm để tránh nhiều vấn đề dồn dập hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn vào cuối năm khi kiểm kê thực tế.

- Kiểm theo chu kỳ: đây là phương pháp kiểm có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày.

Đặc biệt, kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho theo một khuôn mẫu nhất định từ công ty đó.

Đối với bất kì điều gì, thứ tự ưu tiên trước sau đều là cần thiết và hàng tồn kho cũng không phải ngoại lệ. Trong kho hàng, một số sản phẩm cần được quan tâm nhiều hơn những sản phẩm khác. Muốn biết được sản phẩm nào cần quan tâm ở mức độ nào thì các chủ kinh doanh cần phân tích theo phương pháp ABC và đánh giá sản phẩm và sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC dựa trên tiêu chí như sau:

- A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm

- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình

- C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao

Lean Manufacturing là mô hình quản trị, giúp quản lý nguồn hàng trong kho để đáp ứng đủ với nhu cầu trên thị trường. Đồng thời, tồn kho cũng không quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí sản xuất và bảo quản.

Một số công dụng của mô hình Lean Manufacturing:

- Rút ngắn thời gian bốc xếp, luân chuyển kho hàng hóa

- Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm hàng tồn

- Cải thiện thời gian của chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

- Linh hoạt trong xử lý các tính huống và giảm áp lực đến các nguồn lực đầu

Tính vòng quay tồn kho Inventory turnover là một phương pháp giúp doanh nghiệp có thể dự báo trước được thời gian nhập hàng. Việc tính vòng quay tồn kho giúp đưa ra những dự toán chính xác hơn về thị trường.

Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ cho doanh nghiệp biết rõ số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính ra khoảng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào đó, các chủ kinh doanh có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng thời gian phù hợp.

Trên đây là 10 nguyên tắc quản lý hàng tồn kho dân kinh doanh giấu kín. Hy vọng bài viết đã giúp được bạn trong công cuộc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Chúc các bạn thành công!