TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

2. Hướng dẫn cách tạo các bảng Excel theo ngành hàng

Trước khi bắt đầu quản lý hàng hóa, chúng ta cần nắm rõ phân loại và mẫu mã của các ngành hàng chính mà bạn muốn theo dõi. Các ngành hàng phổ biến như sản xuất, dịch vụ, bán lẻ, bán buôn,.. sẽ có cách thiết kế cấu trúc bảng khác nhau để lưu trữ và quản lý dữ liệu hiệu quả.

Tiếp theo, bạn cần thiết kế cấu trúc bảng phù hợp với ngành hàng. Các cột thông tin cơ bản thường có: mã sản phẩm/dịch vụ, tên sản phẩm/dịch vụ, biến thể, số lượng, giá cả, doanh thu, lợi nhuận,  chi phí, dự kiến thời gian giao hàng. Việc thiết kế cấu trúc bảng hợp lý sẽ giúp theo dõi, quản lý và phân tích dữ liệu khoa học trong từng ngành hàng.

• Bước 1: Mở một file Excel mới và tạo 5 sheet mới. Sau đó, bạn tiến hành sửa lại tên từng sheet với tiêu đề: HOME (TRANG CHỦ), NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
• Bước 2: Nhập dữ liệu hàng hóa cụ thể vào từng sheet

Tại sheet NHAP:

Bạn sẽ nhập các thông tin: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Đơn giá bán, Số lượng bán, Doanh thu, Giá vốn, Tên khách hàng. Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.

Điền thông tin ở sheet Nhập

Các bước thực hiện trong Excel
B1: Mở Excel và tạo một sheet mới.
B2: Đặt tên các cột trong hàng đầu tiên (A1) như mô tả ở trên.
B3: Định dạng các cột để dễ đọc. Ví dụ, bạn có thể bôi đen hàng đầu tiên và làm đậm (bold), căn giữa các cột.
B4: Thiết lập công thức cho cột "Thành tiền (VND)":

• Ở ô F2, nhập công thức =D2*E2.
• Kéo công thức này xuống các ô phía dưới trong cột F để tính thành tiền cho các dòng khác.

Tại sheet XUAT:

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, Nhà cung cấp, Đơn vị tính, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền. Có thể tùy ngành hàng, bạn cần nhập thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, thông tin tên và số điện thoại, Địa chỉ nhà cung cấp. Các bước thực hiện trong Excel tương tự tại Sheet Nhập ở trên.

Điền thông tin ở sheet Xuất

Tại sheet DANH MUC:

Phần quan trọng nhất trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm nào cũng cần phải nhập thông tin danh mục. Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, biến thể, đơn vị tính, giá tiền… sẽ được lưu trữ tại đây. Khi thủ kho cho phép nhập, xuất thực tế nhân viên nhập hàng chỉ cần nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên hệ thống. Ví dụ: Nhập mã HHA thì đơn giá bán của mặt hàng sẽ được lấy thông tin từ danh mục lên để xuất kho và bán. Nhân viên không cần phải ghi nhớ hay dò danh sách thủ công.

Thông tin danh mục hàng hóa

Tại sheet BAO CAO:

Các đơn vị kinh doanh thường truy cập vào báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn kho. Với báo cáo bán hàng, chúng ta cần bổ sung thêm các trường thông tin: Tên hàng, Biến thể, Số lượng bán, Doanh thu. Báo cáo Nhập xuất tồn kho gồm các thông tin: Tên hàng, Tồn đầu, số lượng nhập, số lượng xuất và Tồn cuối.

Báo cáo nhập xuất tồn số lượng cơ bản

Các phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí chuyên nghiệp sẽ cung cấp thông tin và dữ liệu để quản trị hơn, ví dụ:

• Xem được báo cáo bán hàng của từng chi nhánh từ ngày đầu tháng tới cuối tháng, quý, năm theo doanh số, mặt hàng,
• Lãi lỗ của từng loại sản phẩm, mặt hàng
• Số lượng, phân loại hàng hóa tồn kho từ lúc nhập, xuất hàng cho đến hiện tại
• Lượng hàng tồn kho tối thiểu phải có để đảm bảo cung ứng cho khách hàng, đối tác
• Cảnh báo số lượng hết hàng trước khi xuất kho

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa mới bắt đầu, việc sử dụng các phần mềm quản lý kho phức tạp có thể tốn kém và không cần thiết. Thay vào đó, File Excel quản lý kho đơn giản có thể là giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí để theo dõi hàng tồn kho, xuất nhập kho và đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru.

Một file Excel quản lý kho đơn giản cung cấp một khung mẫu dễ sử dụng để ghi chép thông tin cơ bản về sản phẩm, số lượng tồn kho, giá cả, lịch sử xuất nhập kho và các thông tin quan trọng khác. Nhờ tính linh hoạt của Excel, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh file theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, thêm hoặc bớt các trường dữ liệu cho phù hợp với mặt hàng kinh doanh.

Tuy nhiên, Phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí, đơn giản cũng có một số hạn chế. Ví dụ, nó không thể tự động hóa các quy trình như lập hóa đơn, tạo báo cáo hay quản lý nhiều kho hàng cùng lúc. Do đó, giải pháp này phù hợp hơn cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và lượng hàng hóa không quá nhiều.

Bên cạnh File Excel quản lý kho đơn giản, bạn cũng có thể tham khảo một số giải pháp quản lý kho miễn phí khác như phần mềm quản lý kho online hoặc các ứng dụng quản lý kho trên điện thoại thông minh. Việc lựa chọn giải pháp phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách và nguồn lực của doanh nghiệp.

Dù bạn lựa chọn giải pháp nào, điều quan trọng là phải duy trì tính nhất quán và cập nhật dữ liệu kho thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của việc quản lý kho hàng.

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, ưu Việt

Xuất nhập kho, hạn mức tồn kho, kiểm kho

3. TOP 7 mẫu Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

3.1 Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành thời trang

Mẫu file quản lý hàng hóa của shop thời trang sẽ giúp chủ cửa hàng biết được cửa hàng đang kinh doanh sản phẩm gì, số lượng có sẵn, biến thể, giá bán. Một file Excel quản lý hàng hóa ngành thời trang cần các thông tin cơ bản như hình bên dưới.

Sheet Quản lý sản phẩm và khách hàng

Bên cạnh quản lý sản phẩm, quản lý khách hàng cũng sẽ là cơ sở giúp chủ cửa hàng chăm sóc khách hàng hiệu quả, thiết kế các chính sách ưu đãi, tri ân khách hàng và tăng doanh số bán. Chủ shop online có thể sử dụng các file Excel để quản lý và theo dõi chính xác hơn doanh thu và hàng hóa quần áo. Các chủ shop thường sử dụng hai loại file Excel chính:

• Quản lý doanh thu, bao gồm các thông tin như thời gian, tên khách hàng, số điện thoại, mã hàng, tên sản phẩm, số lượng, giá cả. 
• File quản lý xuất nhập kho, bao gồm các mục như thời gian giao dịch, tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, thành tiền, ghi chú khác. Bạn có thể tham khảo mẫu như hình bên dưới.

Quản lý doanh thu và xuất nhập file Excel

Để tạo một bảng Excel quản lý xuất nhập tồn kho ngành thời trang cơ bản, chúng ta sẽ bao gồm các thông tin về mã sản phẩm, tên sản phẩm, loại sản phẩm, số lượng nhập, số lượng xuất, tồn kho hiện tại, giá nhập, giá xuất, và giá trị tồn kho. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở Excel và tạo một sheet mới
Bước 2: Đặt tên các cột

Nhập tên các cột vào hàng đầu tiên như sau:

A1: Mã sản phẩm
B1: Tên sản phẩm
C1: Loại sản phẩm
D1: Số lượng nhập (cái)
E1: Số lượng xuất (cái)
F1: Tồn kho (cái)
G1: Giá nhập (VND/cái)
H1: Giá xuất (VND/cái)
I1: Giá trị tồn kho (VND)

Bước 3: Nhập dữ liệu mẫu cho các sản phẩm thời trang

Bước 4: Định dạng bảng và thiết lập công thức

- Định dạng cột Giá trị tồn kho (VND):

• Ở ô I2, nhập công thức =F2*G2.
• Kéo công thức này xuống các ô phía dưới trong cột I để tính giá trị tồn kho cho các dòng khác.

- Định dạng bảng

• Chọn vùng dữ liệu từ A1 đến I8.
• Chọn "Insert" trên thanh công cụ và sau đó chọn "Table" để tạo bảng.

Bước 5: Kiểm tra và lưu bảng

Kiểm tra lại các dữ liệu và công thức để đảm bảo chính xác, sau đó lưu file với tên "XuatNhapTonKhoThoiTrang.xlsx".

Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành thời trang

Phần mềm quản lý shop thời trang chuyên nghiệp, Ưu việt

3.2 Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành tạp hóa

Để thiết kế một bảng Excel xuất nhập tồn kho cho cửa hàng tạp hóa, các bạn có thể tham khảo mẫu như hình dưới. 

Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành tạp hóa

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tạo một phần mềm xuất nhập kho bằng Excel miễn phí ngành tạp hóa với các thông tin cơ bản như mã sản phẩm, tên sản phẩm, loại sản phẩm, số lượng nhập, số lượng xuất, tồn kho, giá nhập, giá xuất, và giá trị tồn kho.

Bước 1: Mở Excel và tạo một sheet mới

Bước 2: Đặt tên các cột

Nhập tên các cột vào hàng đầu tiên như sau:

A1: Mã sản phẩm
B1: Tên sản phẩm
C1: Loại sản phẩm
D1: Số lượng nhập (cái)
E1: Số lượng xuất (cái)
F1: Tồn kho (cái)
G1: Giá nhập (VND/cái)
H1: Giá xuất (VND/cái)
I1: Giá trị tồn kho (VND)

Bước 3: Nhập dữ liệu mẫu cho các sản phẩm tạp hóa
Nhập thông tin mẫu cho các sản phẩm tạp hóa:

Bước 4: Định dạng bảng và thiết lập công thức

Định dạng cột Giá trị tồn kho (VND):

• Ở ô I2, nhập công thức =F2*G2.
• Kéo công thức này xuống các ô phía dưới trong cột I để tính giá trị tồn kho cho các dòng khác.

Định dạng bảng:

• Chọn vùng dữ liệu từ A1 đến I8.
• Chọn "Insert" trên thanh công cụ và sau đó chọn "Table" để tạo bảng.

Bước 5: Kiểm tra và lưu bảng

Kiểm tra lại các dữ liệu và công thức để đảm bảo chính xác, sau đó lưu file với tên "XuatNhapTonKhoTapHoa.xlsx".

Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành tạp hóa

Phần mềm bán hàng tạp hóa tốt nhất, dễ sử dụng nhất 2024

3.3 Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành vật liệu xây dựng

Để thiết kế một bảng Excel xuất nhập tồn kho cho ngành vật liệu xây dựng, bạn có thể tham khảo và xem mẫu như bên dưới và cách tạo bảng ở mẫu ngành tạp hóa.

Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành vật liệu xây dựng

Phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng hiệu quả nhất 2024

3.4 Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành mẹ và bé

Để thiết kế một bảng Excel xuất nhập tồn kho cho cửa hàng mẹ và bé, các bạn có thể tham khảo mẫu như hình dưới và cách tạo bảng ở trên nhé.

Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành mẹ và bé

Phần mềm quản lý cửa hàng mẹ và bé Tiết kiệm - Ưu việt - Chu đáo

3.5  Mẫu Excel xuất nhập tồn kho nhà sách

Để thiết kế một bảng Excel xuất nhập tồn kho cho cửa hàng nhà sách, các bạn có thể tham khảo mẫu như hình dưới và cách tạo bảng ở trên nhé!

Mẫu Excel xuất nhập tồn kho nhà sách

Phần mềm quản lý bán hàng nhà sách và văn phòng phẩm

Tiết kiệm - Ưu việt - Tiện lợi

3.6 Mẫu Excel xuất nhập tồn kho nội thất gia dụng

Để thiết kế một bảng Excel xuất nhập tồn kho cho cửa hàng nội thất gia dụng, các bạn có thể tham khảo mẫu như hình dưới và cách tạo bảng ngành tạp hóa, thời trang.

Mẫu Excel xuất nhập tồn kho nội thất gia dụng

Phần mềm quản lý bán hàng cửa hàng nội thất & gia dụng
Tiết kiệm - Ưu việt - Tiện lợi

3.7  Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành điện thoại điện máy

Để thiết kế một bảng Excel xuất nhập tồn kho cho ngành điện thoại điện máy, các bạn có thể tham khảo các trường thông tin như bảng mẫu dưới đây và cách tạo bảng ngành tạp hóa, thời trang nhé!

Mẫu Excel xuất nhập tồn kho ngành điện thoại điện máy

Phần mềm bán hàng ưu việt dành riêng cho chuỗi cửa hàng điện máy, điện thoại, công nghệ

Trên đây là bài viết chia sẻ TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí mà bạn có thể áp dụng đa ngành hàng. Tùy vào quy mô kinh doanh và mức độ phát triển, bạn có thể sửa đổi trường thông tin cho phù hợp. Cảm ơn các bạn đã đọc!