TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

Quản lý xuất - nhập - tồn nhìn thì đơn giản, nhưng chỉ cần sai vài dòng là kéo theo cả chuỗi vấn đề: báo thiếu khi thực tế còn, ôm hàng chôn vốn, hoặc hủy đơn vì “tưởng còn mà hết”. Tồn kho thực chất là một “dòng chảy” liên tục: hàng vào khi nào, ra vì đơn nào, còn lại bao nhiêu, mặt hàng nào quay vòng nhanh/chậm, và ngưỡng tồn tối thiểu để không đứt hàng.

Vì thế, Excel vẫn được nhiều shop và doanh nghiệp nhỏ chọn vì nhanh - linh hoạt - không tốn phí, nhưng hiệu quả chỉ đến khi bạn dùng đúng mẫu và đúng cấu trúc (danh mục SKU chuẩn, nhập liệu có kiểm soát, tổng hợp tự động, hạn chế lệch số). 

Trong bài viết này, mình tổng hợp TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho miễn phí, dễ áp dụng và đủ dùng cho nhiều quy mô, kèm gợi ý chọn mẫu phù hợp để bạn triển khai ngay mà không mất thời gian “sửa file mãi vẫn rối”.

1. Một file Excel xuất nhập tồn chuẩn cần có gì?

Muốn dùng Excel quản lý kho hiệu quả và ít sai lệch, bạn phải “đóng khung” file theo 2 phần: (1) dữ liệu tối thiểu cần ghi nhận và (2) cấu trúc sheet rõ ràng. Nếu thiếu 1 trong 2, file sẽ rất nhanh rơi vào tình trạng “càng nhập càng rối”, số liệu mỗi nơi một kiểu và khó đối soát.

1.1 Các trường dữ liệu tối thiểu (bắt buộc)

a) Nhóm nhận diện hàng hóa (để không nhầm hàng)

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Đây là “chìa khóa” để Excel tổng hợp đúng. Nếu chỉ dùng tên hàng, bạn sẽ gặp lỗi trùng tên hoặc viết lệch chính tả → báo cáo sai.
• Tên hàng: Dùng để dễ đọc cho người nhập liệu và đối soát.
• Đơn vị tính: Cái/hộp/chiếc/kg… giúp tránh nhập sai kiểu “10 thùng” nhưng báo cáo lại hiểu “10 cái”.

b) Nhóm phân loại kho và vị trí (để biết hàng nằm ở đâu)

• Kho: Ít nhất phải có 1 cột kho (Kho A/Kho B, Cửa hàng/Online…). Nếu bán nhiều kênh mà không tách kho, bạn sẽ không biết “tồn đó thuộc kho nào”.
• (Tuỳ chọn) Vị trí/kệ: Hữu ích khi kho lớn, nhưng không bắt buộc với shop nhỏ.

c) Nhóm chứng từ và thời gian (để truy vết được)

• Ngày chứng từ: Là mốc để lên báo cáo theo ngày/tháng và truy tìm giao dịch.
• Số chứng từ (hoặc mã phiếu): Cực quan trọng để đối soát: mỗi lần nhập/xuất là một phiếu, có mã để tra ngược lại.

d) Nhóm biến động số lượng (để ra được tồn kho)

• Số lượng nhập
• Số lượng xuất
  Thực tế bạn có thể tách 2 cột (Nhập/ Xuất) hoặc dùng 1 cột “Loại giao dịch” + “Số lượng”. Nhưng cách dễ kiểm soát nhất là tách rõ Nhập và Xuất.

e) Nhóm giá trị hàng hóa (để biết đang “chôn vốn” bao nhiêu)

• Đơn giá: Tối thiểu phải có đơn giá nhập (giá vốn). Nếu bạn chỉ theo dõi số lượng mà bỏ đơn giá, bạn sẽ không tính được tồn kho theo tiền.
• Thành tiền: = Số lượng * Đơn giá. Nên để Excel tự tính để tránh gõ tay sai.

Gợi ý thực tế: Nếu bạn mới bắt đầu, hãy ưu tiên “đủ bắt buộc” trước. Sau khi dữ liệu ổn định mới thêm trường nâng cao, tránh file nặng và khó dùng.

Trường nâng cao nên có (khi hàng phức tạp hơn)

• Lô/Hạn dùng: Bắt buộc với thực phẩm, mỹ phẩm, dược… để tránh xuất nhầm lô, tồn hàng quá hạn.
• Serial/IMEI: Cần cho điện thoại, thiết bị, đồ điện tử… để quản lý theo từng sản phẩm riêng.
• Biến thể size/màu: Cần cho thời trang, giày dép… (ví dụ: Áo A - Size M - Màu đen). Lưu ý: khi có biến thể, SKU phải tách theo biến thể (mỗi biến thể một mã) thì báo cáo mới chuẩn.
• (Tuỳ chọn) Nhà cung cấp/Khách hàng: Giúp truy vết nguồn nhập và điểm xuất.
• (Tuỳ chọn) Ghi chú/Lý do: Dùng cho hàng hỏng, xuất nội bộ, điều chỉnh kho.

Xem thêm: Quy trình quản lý nhập - xuất - tồn kho chuẩn chỉnh cho cho shop

1.2 Các sheet nên có (để tránh “rối file”)

Một file chuẩn không phải là “nhét hết vào 1 bảng”. Cách làm đúng là tách theo vai trò: Master data - Giao dịch - Sổ kho - Báo cáo - Dashboard. Mỗi sheet làm đúng nhiệm vụ của nó thì file sẽ nhẹ, rõ và rất dễ mở rộng.

a) Danh mục hàng hóa (Master data)

Đây là sheet “gốc” để chuẩn hóa dữ liệu: SKU, tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng, kho mặc định, biến thể…
Sheet này giúp bạn:

• Đồng nhất cách gọi hàng hóa (không bị lệch tên)
• Hạn chế nhập sai SKU
• Làm nền để dùng Data Validation (dropdown) khi nhập liệu

b) Nhập kho

Chỉ ghi các giao dịch làm tăng tồn: nhập mua, nhập chuyển kho đến, nhập hoàn…
Nếu tách riêng sheet nhập, bạn dễ kiểm soát “hàng vào từ đâu - khi nào - theo phiếu nào”.

c) Xuất kho

Ghi các giao dịch làm giảm tồn: bán hàng, xuất nội bộ, xuất hủy…
Tách sheet xuất giúp bạn soi nhanh các lỗi phổ biến như xuất âm kho, xuất nhầm kho, xuất trùng phiếu.

d) Trả hàng / Điều chuyển (nếu có)

• Trả hàng: Có thể làm tăng tồn (khách trả) hoặc giảm tồn (trả nhà cung cấp) tuỳ quy trình.
• Điều chuyển: Chuyển kho A → kho B, cần ghi nhận rõ kho đi/kho đến để không lệch tổng.

Nếu bạn không có các nghiệp vụ này, có thể bỏ qua. Nhưng khi có nhiều kho, sheet điều chuyển là “cứu tinh” để tránh số liệu loạn.

e) Sổ kho (Thẻ kho theo mã)

Đây là sheet “tự tổng hợp” theo SKU (và theo kho nếu có).

Nó trả lời câu hỏi quan trọng nhất: mỗi mã hàng đã nhập bao nhiêu, xuất bao nhiêu, còn bao nhiêu.
Một file chuẩn thường có thẻ kho để bạn kiểm tra nhanh thay vì phải lọc dữ liệu thủ công.

f) Báo cáo tổng hợp Xuất - Nhập - Tồn
Sheet này thường gom theo:

• Theo ngày / theo tháng
• Theo kho
• Theo nhóm hàng / SKU

Mục tiêu là tạo báo cáo phục vụ quản trị: mặt hàng nào bán nhanh, mặt hàng nào tồn lâu, kho nào đang thiếu.

g) Dashboard (Pivot + biểu đồ + cảnh báo tồn)
Đây là phần “trực quan” cho người quản lý:

• Tổng nhập - tổng xuất - tồn hiện tại
• Top SKU tồn cao / bán chạy
• Cảnh báo tồn dưới mức tối thiểu, âm kho, hoặc hàng sắp hết hạn (nếu có hạn dùng)

Dashboard không cần cầu kỳ, nhưng có 2 giá trị lớn: nhìn nhanh và ra quyết định nhanh.

Đọc thêm: Top 17+ phần mềm quản lý kho miễn phí, hiệu quả tốt nhất năm 2026

2. Cách chọn mẫu Excel phù hợp (đọc 1 phút để chọn đúng)

Quản lý kho tự động, chính xác hơn chỉ từ 5K/ngày với phần mềm Nhanh.vn
File Excel phù hợp khi bạn mới bắt đầu, nhưng khi hàng hóa nhiều và cần theo dõi sát sao, hãy để phần mềm quản lý kho Nhanh.vn hỗ trợ bạn:

• Theo dõi nhập - xuất - tồn kho tự động
• Cảnh báo tồn kho thấp, hết hàng
• Đồng bộ tồn kho trên Shopee, Facebook, Website, TikTok...

👉 Dùng thử miễn phí - dễ dùng, không cần cài đặt.

3. TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho miễn phí (kèm mục đích dùng)

Để bạn dễ chọn đúng, 7 mẫu dưới đây đều trình bày theo cùng một format: Phù hợp cho ai → Có sheet gì → Điểm mạnh → Cách dùng nhanh 3 bước → Lưu ý tránh sai → Dùng cho ngành nào.

Mẫu 1: File xuất nhập tồn kho cơ bản (dành cho người mới)

Phù hợp cho ai

Shop nhỏ, ít mã hàng, 1 kho, muốn bắt đầu nhanh mà không cần báo cáo phức tạp.

Có những sheet gì

• 01 sheet: Nhập-Xuất-Tồn (hoặc tách Nhập/Xuất + Tồn tùy file).

Điểm mạnh

Cột tối giản, dễ nhập liệu, thường có công thức tự tính tồn cuối theo từng mã hàng.

Cách dùng nhanh 3 bước

1. Điền SKU + tên hàng + đơn vị tính (nếu file có danh mục).
2. Nhập phát sinh: ngày - chứng từ - nhập - xuất.
3. Xem cột tồn cuối (hoặc sheet Tồn).

Lưu ý tránh sai

• Bắt buộc dùng SKU (đừng chỉ gõ tên hàng) để tránh trùng tên/viết lệch.
• Không xóa/cắt công thức ở cột tồn; nếu cần chỉnh, hãy copy đúng định dạng dòng mẫu.

Dùng cho ngành nào

Tạp hóa nhỏ, phụ kiện, đồ gia dụng, shop online ít SKU, văn phòng phẩm.

Tải dùng cơ bản tại đây

Xem cách làm dưới đây

Mẫu 2: File xuất nhập tồn kho chi tiết + báo cáo tổng hợp (pivot)

Phù hợp cho ai

Shop/doanh nghiệp nhỏ có nhiều giao dịch, muốn xem báo cáo theo tháng/kho/mã nhanh.

Có những sheet gì

• Danh mục hàng hóa (Master data)
• Nhập kho
• Xuất kho
• Sổ kho/Thẻ kho theo mã
• Báo cáo tổng hợp (Pivot theo ngày/tháng/kho)

Điểm mạnh

Danh mục chuẩn + giao dịch tách riêng + pivot tổng hợp → dễ kiểm soát và mở rộng.

Cách dùng nhanh 3 bước

1. Nhập Master SKU (mã, tên, đơn vị, nhóm...).
2. Ghi phát sinh vào sheet Nhập và Xuất (đúng SKU, đúng ngày).
3. Refresh Pivot để xem báo cáo theo tháng.

Lưu ý tránh sai

• Dùng dropdown để đồng nhất kho/đơn vị tính, tránh mỗi người gõ một kiểu.
• Pivot chỉ đúng khi dữ liệu không bị trống SKU/ngày.

Dùng cho ngành nào

Thời trang, mỹ phẩm, F&B đóng gói, linh kiện, cửa hàng bán lẻ tổng hợp.

Tải dùng cơ bản tại đây

Xem cách làm dưới đây

Tham khảo: Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp tăng lợi nhuận 2026

Mẫu 3: File quản lý tồn theo giá trị (tồn * đơn giá)

Phù hợp cho ai

Ai cần kiểm soát vốn nằm trong kho: tồn bao nhiêu tiền, mã nào “chôn vốn”.

Có những sheet gì

• Danh mục hàng hóa (có đơn giá/giá vốn)
• Nhập kho (có đơn giá)
• Xuất kho
• Báo cáo giá trị tồn (tồn * đơn giá)
• (Tùy file) Dashboard tổng giá trị

Điểm mạnh

Không chỉ biết “còn bao nhiêu cái”, mà biết còn bao nhiêu tiền.

Cách dùng nhanh 3 bước

1. Nhập SKU + giá vốn/đơn giá theo quy ước của bạn.
2. Nhập giao dịch nhập/xuất đúng SKU, đúng đơn giá (nhập).
3. Xem báo cáo giá trị tồn theo SKU/nhóm hàng.

Lưu ý tránh sai

• Nếu giá nhập thay đổi theo lô, cần quy ước rõ: bình quân theo kỳ hay theo lô.
• Tránh nhập đơn giá “mỗi lần một kiểu”; nên chuẩn hóa nguồn giá.

Dùng cho ngành nào

Điện máy/điện tử, mỹ phẩm, mẹ & bé, vật tư, hàng nhập khẩu, ngành có giá trị tồn lớn.

Tải dùng cơ bản tại đây

Xem cách làm dưới đây

Mẫu 4: File theo dõi lô/serial + hạn dùng (truy vết)

Phù hợp cho ai

Ngành có rủi ro cao nếu quản sai: thực phẩm - dược - mỹ phẩm - hàng có bảo hành/IMEI.

Có những sheet gì

• Danh mục hàng hóa
• Nhập kho (thêm cột Lô, Hạn dùng hoặc Serial)
• Xuất kho (xuất theo lô/serial)
• Báo cáo tồn theo lô/hạn
• (Tùy file) Cảnh báo sắp hết hạn

Điểm mạnh

Giảm rủi ro: xuất nhầm lô, tồn quá hạn, không truy vết được nguồn.

Cách dùng nhanh 3 bước

1. Thiết lập SKU và bật theo dõi lô/hạn hoặc serial.
2. Khi nhập kho, điền đầy đủ lô + hạn dùng/serial.
3. Khi xuất kho, chọn đúng lô/serial để báo cáo tự ra tồn theo lô.

Lưu ý tránh sai

• Thiếu lô/hạn ở đầu vào → báo cáo phía sau dễ sai lệch.
• Với serial, mỗi serial chỉ nên xuất 1 lần (tránh trùng).

Dùng cho ngành nào

Nhà thuốc, TPCN, mỹ phẩm, thực phẩm đóng gói, thiết bị điện tử, phụ tùng bảo hành.

Tải dùng cơ bản tại đây

Xem cách làm dưới đây

Mẫu 5: File tích hợp mã vạch (nhập/xuất nhanh, giảm sai)

Phù hợp cho ai

Shop xử lý nhiều đơn/ngày, nhiều SKU, muốn giảm lỗi gõ tay và tăng tốc nhập/xuất.

Có những sheet gì

• Danh mục hàng hóa (SKU ↔ Barcode)
• (Tùy file) Tạo/Quản lý mã vạch
• Nhập kho (scan barcode)
• Xuất kho (scan barcode)
• Báo cáo tổng hợp

Điểm mạnh

Scan là ra SKU → nhanh hơn, ít nhầm hơn, hợp khi nhiều người nhập liệu.

Cách dùng nhanh 3 bước

1. Tạo barcode cho từng SKU → in tem và dán lên hàng/kệ.
2. Nhập/xuất bằng cách scan để điền mã.
3. File tự map barcode → SKU → cập nhật nhập/xuất/tồn.

Lưu ý tránh sai

• 1 barcode chỉ gắn 1 SKU duy nhất.
• Nếu có biến thể size/màu, barcode phải theo biến thể (không dùng chung).

Dùng cho ngành nào

Tạp hóa, siêu thị mini, kho TMĐT, thời trang nhiều SKU, phụ kiện, linh kiện, nhà sách.

Tải dùng cơ bản tại đây

✅ Đã đến lúc bỏ Excel - Chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp chỉ từ 5K/ngày

Excel miễn phí nhưng dễ sai, dễ mất dữ liệu và không thể cảnh báo khi sắp hết hàng. Nếu bạn muốn quản lý kho chính xác, tự động và an toàn hơn, hãy chọn phần mềm quản lý kho Nhanh.vn:

• Theo dõi tồn kho real-time, không nhầm lẫn
• Cảnh báo hàng sắp hết, hỗ trợ quyết định nhập hàng nhanh
• Đồng bộ tồn kho trên Shopee, Facebook, Website…

👉 Hơn 100.000 cửa hàng đã chuyển sang Nhanh.vn - bạn còn chờ gì nữa?

Mẫu 6: File quản lý đa kho/chi nhánh (kèm điều chuyển)

Phù hợp cho ai

Có nhiều kho/điểm bán: kho tổng - kho cửa hàng - kho sàn… cần nhìn tồn theo từng kho.

Có những sheet gì

• Danh mục hàng hóa
• Nhập kho (có cột Kho)
• Xuất kho (có cột Kho)
• Điều chuyển kho (Kho đi → Kho đến)
• Báo cáo tồn theo SKU x Kho

Điểm mạnh

Biết rõ “tồn nằm ở đâu”, giảm lệch số liệu khi nhiều nơi cùng bán.

Cách dùng nhanh 3 bước

1. Chuẩn hóa danh sách kho/chi nhánh bằng dropdown.
2. Mọi nhập/xuất đều chọn đúng kho.
3. Điều chuyển ghi trên sheet riêng: kho đi/kho đến + số lượng.

Lưu ý tránh sai

• Không “điều chuyển” bằng cách xuất ở kho A rồi quên nhập kho B.
• Tên kho phải đồng nhất (ví dụ: “Kho HCM” và “HCM kho” là 2 giá trị khác nhau).

Dùng cho ngành nào

Chuỗi bán lẻ, shop có kho tổng + showroom, đại lý phân phối, kho hàng sàn TMĐT.

Tải dùng cơ bản tại đây

Xem cách làm dưới đây

Mẫu 7: File nâng cao có cảnh báo tồn min/max + hàng bán chậm (Dashboard)

Phù hợp cho ai

Muốn ra quyết định nhanh: khi nào cần nhập thêm, mã nào nên xả, mã nào tồn quá lâu.

Có những sheet gì

• Danh mục hàng (có min/max tồn, nhóm hàng)
• Nhập kho / Xuất kho
• Báo cáo tổng hợp
• Dashboard (Pivot + biểu đồ)
• Cảnh báo (Conditional Formatting: tồn thấp, tồn cao, bán chậm)

Điểm mạnh

Nhìn 1 màn hình là biết: mã nào dưới tồn tối thiểu (nguy cơ hết hàng), mã nào tồn quá mức (chôn vốn), nhóm hàng bán chậm để xả/đẩy khuyến mãi.

Cách dùng nhanh 3 bước

1. Set min/max tồn theo từng SKU (hoặc theo nhóm).
2. Nhập phát sinh đều đặn vào sheet Nhập/Xuất.
3. Mở Dashboard để xem cảnh báo màu + danh sách cần xử lý.

Lưu ý tránh sai

• Min/max phải dựa vào nhịp bán thực tế; đặt sai dễ đứt hàng hoặc chôn vốn.
• Bán chậm chỉ đúng khi dữ liệu xuất được ghi đủ và đúng kỳ.

Dùng cho ngành nào

Bán lẻ tổng hợp, mỹ phẩm, thời trang, linh kiện, mẹ & bé, vật tư.

Tải dùng cơ bản tại đây

Có thể bạn quan tâm: Tạo báo cáo xuất - nhập - tồn kho chỉ trong 1 phút

4. Hướng dẫn triển khai file Excel từ 0 (không bị sai ngay từ tháng đầu)

Excel quản lý kho không khó, khó là “set nền” sai ngay từ đầu: SKU đặt tùy hứng, tên kho mỗi người gọi một kiểu, nhập liệu gõ tay không kiểm soát… Chỉ cần làm đúng 3 bước dưới đây, bạn sẽ hạn chế được 80% sai lệch và dùng file ổn định lâu dài.

Bước 1: Chuẩn hóa danh mục hàng (mã hàng/SKU, đơn vị, kho)

Đây là bước quan trọng nhất. Nếu danh mục không chuẩn, báo cáo phía sau sẽ “lệch có hệ thống”.

a) Chuẩn hóa SKU (mã hàng)

• Quy tắc dễ dùng: Nhóm hàng - loại - biến thể - size/màu (nếu có).
  Ví dụ: TSH-POLO-DB-M (áo polo đen size M) hoặc MP-SRM-50ML (serum 50ml).
• Mỗi biến thể là 1 SKU riêng (đừng gộp chung “áo polo” rồi ghi size ở ghi chú).
• Tránh ký tự rối: ưu tiên chữ in hoa + số + dấu gạch.

b) Chuẩn hóa đơn vị tính

• Chốt 1 đơn vị chuẩn để nhập liệu (cái/hộp/kg…).
• Nếu có quy đổi (thùng → chai), nên có thêm cột “quy cách” trong danh mục (nếu mẫu file hỗ trợ).

c) Chuẩn hóa kho

• Tạo danh sách kho cố định: KHO_TONG, KHO_HCM, SHOP_Q1, KHO_SAN…
• Nguyên tắc: một kho = một tên duy nhất (tránh “Kho HCM”, “HCM kho”, “Hồ Chí Minh”).

Checklist danh mục tối thiểu nên có

• SKU | Tên hàng | Nhóm hàng | Đơn vị | Kho mặc định | (Tuỳ) Min/Max | (Tuỳ) Lô/Hạn dùng | (Tuỳ) Barcode

Mẹo: Dành 30-60 phút làm “danh mục chuẩn” còn hơn 30 ngày sửa sai số.

Bước 2: Thiết lập quy tắc nhập liệu (Data Validation, danh sách chọn)

Mục tiêu của bước này là: giảm gõ tay → giảm sai.

a) Dùng danh sách chọn (dropdown) thay vì gõ

• Cột SKU: chọn từ danh mục (Master data).
• Cột Kho: chọn từ danh sách kho.
• Cột Đơn vị: lấy theo danh mục (nếu file có thể tự kéo).

b) Ràng buộc dữ liệu (Data Validation)
Tùy nền tảng bạn dùng:

• Excel (desktop): Data → Data Validation → List (trỏ nguồn từ sheet Danh mục).
• Google Sheets: Data → Data validation → Dropdown (from a range).

Các ràng buộc nên có:

• Không cho trống Ngày chứng từ, SKU, Số lượng.
• Số lượng phải là số dương (hoặc quy ước rõ âm/dương theo loại giao dịch).
• Ngày phải đúng định dạng (tránh “01/02” bị hiểu nhầm tháng/ngày).

c) Chuẩn hóa format để file “đọc” đúng

• Ngày thống nhất 1 kiểu: dd/mm/yyyy (và nếu có giờ, thì dd/mm/yyyy hh:mm).
• Không trộn kiểu số: cột số lượng/đơn giá để định dạng Number, tránh dính text.

Mẹo nhanh: Nếu bạn dùng Mẫu 2/7 có Pivot, dropdown + ràng buộc là điều kiện để Pivot chạy đúng và báo cáo sạch.

Bước 3: Cơ chế kiểm soát sai số (khóa ô công thức, phân quyền, log chỉnh sửa)

Dùng Excel mà “không kiểm soát” thì 1 tháng đầu thường gặp: ai đó xóa nhầm công thức, dán đè dữ liệu, sửa báo cáo nhưng không biết sửa chỗ nào.

a) Khóa ô công thức (để không ai đè)

• Chỉ cho nhập ở vùng data entry (nhập/xuất).
• Khóa toàn bộ vùng công thức, thẻ kho, pivot, dashboard.

Gợi ý:

• Tô màu vùng được phép nhập (ví dụ nền trắng), vùng công thức để nền xám → nhìn là biết không chạm.

b) Phân quyền theo vai trò (nếu dùng cloud)

• Người nhập kho: chỉ được sửa sheet Nhập/Xuất.
• Người quản lý: được xem báo cáo + chỉnh danh mục.
• Không để “ai cũng là editor” toàn file, rất dễ loạn.

c) Log chỉnh sửa để truy vết

• Nếu dùng Google Sheets: có sẵn Version history (xem ai sửa gì, lúc nào).
• Nếu dùng Excel file chia sẻ: ưu tiên lưu trên OneDrive/SharePoint để có lịch sử chỉnh sửa tốt hơn.

Mẹo vận hành quan trọng: mỗi khi sai số, bạn phải truy ra “sai từ dòng giao dịch nào”. Không có log thì bạn chỉ còn cách đoán.

Mẹo vận hành để không lệch số (đặc biệt trong tháng đầu)

Cập nhật “ngay khi phát sinh”: nhập kho/xuất kho trong ngày, đừng dồn cuối tuần/cuối tháng (dồn là sai).

Chốt 1 người chịu trách nhiệm danh mục: SKU/kho/đơn vị chỉ 1 người được sửa.

Dùng cloud để nhiều người cùng làm, nhưng phải:

• Một nơi lưu duy nhất (Google Drive/OneDrive)
• Không gửi file qua Zalo rồi mỗi người sửa 1 bản (loạn version)

Chốt lịch đối soát (gợi ý): mỗi tuần 1 lần kiểm tra top SKU bán chạy + SKU dễ âm kho.

5. Top 7 lỗi phổ biến khi quản lý kho bằng Excel & cách khắc phục

Excel mạnh ở chỗ linh hoạt, nhưng cũng dễ “lệch số” nếu thiếu quy tắc. Dưới đây là 7 lỗi gặp nhiều nhất khi dùng file xuất-nhập-tồn, kèm cách xử lý để bạn sửa nhanh và không lặp lại ở các tháng sau.

5.1 Trùng mã hàng/SKU (hoặc cùng hàng nhưng nhiều mã khác nhau)

Dấu hiệu: Báo cáo tồn bị tách thành 2 dòng gần giống nhau, tổng tồn không khớp thực tế, tìm theo tên hàng thì ra nhiều bản ghi.

Nguyên nhân thường gặp: Mỗi người tự đặt SKU; có biến thể size/màu nhưng dùng chung 1 SKU; gõ tay dễ lệch 1 ký tự.

Cách khắc phục:

• Thiết lập 1 sheet Danh mục hàng hóa (Master data) và chỉ cho nhập SKU bằng dropdown.
• Quy tắc SKU rõ ràng: mỗi biến thể = 1 SKU.
• Với dữ liệu cũ: lọc SKU gần giống → map về 1 SKU chuẩn rồi cập nhật đồng loạt.

5.2 Nhập nhầm kho/điểm bán (đặc biệt khi có nhiều kho)

Dấu hiệu: Tổng tồn toàn hệ thống vẫn đúng nhưng tồn từng kho sai; kho A âm trong khi kho B dư.

Nguyên nhân: Cột kho nhập tay; tên kho không đồng nhất; điều chuyển không có sheet riêng nên “quên nhập kho đến”.

Cách khắc phục:

• Chuẩn hóa danh sách kho và bắt buộc chọn bằng Data Validation.
• Tạo sheet Điều chuyển (Kho đi → Kho đến) để file ghi nhận 2 chiều.
• Báo cáo nên có bảng SKU x Kho để soi lệch nhanh.

5.3 Sửa/đè công thức (tồn cuối, báo cáo, pivot bị “toang”)

Dấu hiệu: Tồn cuối ra số lạ, báo cáo tháng không nhảy, pivot lỗi hoặc “0 hết”.

Nguyên nhân: Copy/paste đè vùng công thức; xóa nhầm cột; kéo công thức sai vùng.

Cách khắc phục:

• Khóa vùng công thức; tô màu phân biệt “vùng được nhập” và “vùng không chỉnh”.
• Chỉ thêm dòng theo đúng cách (copy dòng mẫu có sẵn).
• Nếu dùng Google Sheets: giới hạn quyền sửa Dashboard/Pivot, chỉ cho edit sheet Nhập/Xuất.

5.4  Quên số chứng từ / nhập chứng từ không nhất quán

Dấu hiệu: Không truy ra được giao dịch sai từ phiếu nào; có hiện tượng nhập trùng nhưng không phát hiện.

Nguyên nhân: Không coi số chứng từ là bắt buộc; đặt số chứng từ tùy hứng, trùng nhau.

Cách khắc phục:

• Bắt buộc cột Số chứng từ và quy ước format: NK-yyyymmdd-001, XK-yyyymmdd-001.
• Dùng cảnh báo trùng (Conditional Formatting) cho chứng từ trùng.
• Khi lệch: lọc theo số chứng từ để đối soát ngược nhanh.

5.5 Lệch ngày chứng từ (sai tháng, sai định dạng ngày)

Dấu hiệu: Báo cáo tháng này thiếu, tháng sau dư; pivot theo tháng “nhảy”; ngày 01/02 bị hiểu nhầm.

Nguyên nhân: Nhập ngày dạng text; copy từ nguồn khác khiến ngày thành chuỗi; định dạng Excel/Sheets khác nhau.

Cách khắc phục:

• Chuẩn hóa định dạng ngày: dd/mm/yyyy và khóa format cột ngày.
• Tách rõ Ngày chứng từ (phát sinh) và Ngày nhập liệu (nếu cần audit).
• Lọc nhanh “tháng hiện tại” để phát hiện dòng rơi nhầm tháng.

5.6 Âm kho (xuất trước khi nhập / xuất nhầm SKU hoặc kho)

Dấu hiệu: Tồn cuối âm hoặc báo cáo cho thấy đang “nợ hàng”.

Nguyên nhân: Dồn nhập liệu cuối tháng; xuất nhầm kho/SKU; điều chuyển sai chiều.

Cách khắc phục:

• Bật cảnh báo âm kho (Conditional Formatting: tồn < 0 tô đỏ).
• Thiết lập quy tắc vận hành: không xuất khi tồn không đủ (ít nhất phải cảnh báo).
• Khi âm kho: lọc SKU → tìm lần xuất gây âm → sửa kho/SKU hoặc bổ sung phiếu nhập/điều chuyển còn thiếu.

5.7 Nhập/xuất bị trùng dòng hoặc bỏ sót giao dịch

Dấu hiệu: Sổ kho lệch thực tế; đối soát với đơn hàng/phiếu nhập không khớp; tháng nào cũng “lệch nhẹ”.

Nguyên nhân: Nhập 2 lần (nhiều người cùng nhập); có đơn hủy/trả hàng nhưng không ghi nhận đúng nghiệp vụ; thiếu bước đối soát theo chứng từ.

Cách khắc phục:

• Mỗi giao dịch phải có 1 số chứng từ duy nhất để chống trùng.
• Tách nghiệp vụ Trả hàng/Điều chỉnh/Điều chuyển, không “chữa cháy” bằng sửa tay số lượng.
• Nếu theo đơn hàng: thêm cột Mã đơn để đối soát theo order.

Checklist “trước khi chốt tháng” (10 - 15 phút, giảm lệch số)

1) Đối chiếu dữ liệu nhập/xuất

• Lọc theo tháng → kiểm tra có dòng nào rơi nhầm tháng không.
• Kiểm tra SKU trống / ngày trống / chứng từ trống.
• Soát chứng từ trùng (NK/XK trùng số).

2) Kiểm tra cảnh báo

• Danh sách âm kho (tồn < 0) → xử lý trước khi chốt.
• Danh sách tồn dưới min (nếu có min tồn) → lên kế hoạch nhập.
• Nếu có hạn dùng: danh sách sắp hết hạn.

3) Kiểm kê & đối soát thực tế

• Chọn top SKU bán chạy + SKU giá trị cao để kiểm kê nhanh.
• Nếu lệch: truy theo thẻ kho + chứng từ để xác định sai từ nhập hay xuất.

4) Khóa kỳ (để không ai sửa “lùi tháng”)

• Sao lưu file tháng (hoặc tạo tab Archive_YYYYMM).
• Khóa vùng dữ liệu tháng đã chốt (hoặc chỉ cho quyền xem).
• Ghi chú ngày chốt - người chốt để tiện audit.

6. Khi nào nên nâng cấp từ Excel lên phần mềm (để không “vỡ trận”)

Excel rất ổn khi bạn ít SKU, 1 kho, 1 - 2 người nhập liệu, đơn phát sinh không quá dày. Nhưng khi vận hành bắt đầu “phức tạp thật”, Excel thường vỡ ở 3 điểm: đồng bộ tồn, kiểm soát sai số, báo cáo realtime. Lúc đó, nâng cấp sớm sẽ rẻ hơn rất nhiều so với “chữa cháy” (hủy đơn, thất thoát, chôn vốn).

6.1 Top 6 dấu hiệu cho thấy bạn sắp vượt ngưỡng của Excel

Bạn chỉ cần gặp 2 - 3 dấu hiệu dưới đây là nên cân nhắc chuyển:

1. Bán nhiều kênh (cửa hàng + Facebook + sàn + website) và tồn kho thay đổi liên tục → Excel không tự cập nhật ngược lên các kênh.
2. Cần đồng bộ tồn lên sàn/website để tránh “bán quá tay”, hủy đơn (đặc biệt giờ cao điểm).
3. Nhiều kho/chi nhánh và có điều chuyển nội bộ thường xuyên → chỉ cần nhầm kho 1-2 lần là báo cáo lệch dây chuyền.
4. Nhiều người cùng nhập → dễ trùng chứng từ, đè công thức, loạn version (file gửi qua lại).
5. Cần kiểm kho nhanh, giảm thất thoát (scan mã vạch, kiểm theo danh mục/sản phẩm) → Excel làm được nhưng rất thủ công.
6. Cần báo cáo realtime để ra quyết định nhập/xả hàng theo bán chạy/bán chậm, theo kênh, theo cửa hàng.

6.2 Bảng tự chẩn đoán nhanh: Excel còn đủ dùng không?

6.3 Gợi ý hướng nâng cấp

Nhanh.POS - Khi bạn cần quản lý kho & vận hành cửa hàng bài bản hơn

Nếu vấn đề chính của bạn là nhập/xuất nhanh, kiểm kho, hạn chế nhầm SKU, Nhanh.POS phù hợp vì tập trung vào vận hành cửa hàng và kho.

• Quản lý kho và tối ưu thao tác bán hàng; hỗ trợ thiết bị như máy quét mã vạch để scan sản phẩm nhanh, giảm gõ tay.
• In mã vạch sản phẩm, quản lý thuộc tính như màu/size (hợp ngành thời trang).
• Kiểm kho theo sản phẩm/danh mục, giúp kiểm kê có phương pháp thay vì đếm “tay”.
• Có thể thiết lập phân quyền, điều chuyển, tồn min/max (tùy nhu cầu triển khai).

Khi nào nên chọn Nhanh.POS?

• Bạn bán tại cửa hàng/chuỗi cửa hàng, cần kiểm kho nhanh, in mã vạch, quản lý nhân viên, hạn chế thất thoát.

Nhanh.Omnichannel - Khi bạn bán nhiều kênh và bắt buộc phải “đồng bộ tồn”

Nếu “điểm đau” của bạn là bán nhiều nơi nhưng muốn quản lý 1 nơi, Omnichannel là hướng nâng cấp hợp lý.

• Kết nối nhiều kênh: Fanpage Facebook, website, các sàn và bán tại cửa hàng.
• Sản phẩm - tồn kho - đơn hàng - khách hàng được tổng hợp tập trung; trạng thái đơn cập nhật về hệ thống.
• Tồn kho thay đổi cập nhật lên các kênh, giảm rủi ro bán vượt tồn và hủy đơn.
• Báo cáo realtime theo kênh/cửa hàng; theo dõi bán chạy/bán chậm để quyết định nhập/xả hàng.

Khi nào nên chọn Nhanh.Omnichannel?

• Bạn bán đa kênh (online + sàn + cửa hàng), cần đồng bộ tồn và quản trị tập trung, muốn báo cáo realtime theo kênh.

7. FAQ