Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với cá nhân, doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Khi thay thế hóa đơn giấy truyền thống, cá nhân và tổ chức vừa tuân thủ quy định thuế vừa cải thiện hiệu suất làm việc. Cùng Nhanh.vn khám phá lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với cá nhân, doanh nghiệp trong bài viết này nhé!

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại chứng từ được tạo lập, phát hành và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Thay vì in ấn, ký tay và lưu trữ bằng hồ sơ giấy, hóa đơn điện tử được lập và ký số trực tiếp trên hệ thống phần mềm của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử được tạo lập và phát hành bằng phương tiện điện tử, có áp dụng chữ ký số của đơn vị bán hàng, thể hiện theo chuẩn định dạng dữ liệu do Bộ Tài chính quy định. Bao gồm cả loại hóa đơn được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu theo thời gian thực về cơ quan thuế.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử là đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Theo quy định, hóa đơn điện tử gồm hai loại chính:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: Hóa đơn này sẽ được cơ quan thuế cấp mã và mã QR, áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: Doanh nghiệp tự phát hành hóa đơn, không cần cơ quan thuế cấp mã. Áp dụng cho doanh nghiệp đáp ứng điều kiện nhất định (ví dụ: hoạt động ổn định, hạ tầng công nghệ thông tin tốt)

Xem thêm: Top 15 phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín cho doanh nghiệp

2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, hóa đơn điện tử được phân thành nhiều nhóm khác nhau, tương ứng với đối tượng sử dụng và tính chất giao dịch. Mỗi loại hóa đơn có giá trị pháp lý, phạm vi áp dụng và riêng. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT): Phổ biến nhất trong hoạt động sản xuất & kinh doanh. Hóa đơn GTGT được sử dụng bởi doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT thể hiện rõ: giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán
• Hóa đơn bán hàng (không thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT như hóa đơn giá trị gia tăng) áp dụng cho: 
  • Tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. 
  • Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan bán hàng vào nội địa.
  • Các giao dịch không thuộc đối tượng phát hành hóa đơn GTGT.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Các cơ quan, đơn vị Nhà nước thực hiện bán tài sản công hoặc xử lý tài sản công theo quy định (đấu giá, thanh lý…).
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Các đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ Nhà nước thực hiện bán hàng dự trữ quốc gia. Hóa đơn này giúp quản lý chặt chẽ lượng hàng dự trữ được xuất bán và đảm bảo đúng quy định về dự trữ quốc gia

Ví dụ: xuất gạo dự trữ, hàng hóa cứu trợ, vật tư dự phòng…

• Tem, vé, thẻ điện tử (đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật và được quản lý giống hóa đơn điện tử nhằm chống gian lận doanh thu): Dịch vụ vận tải, dịch vụ vui chơi giải trí, bãi đỗ xe, sân vận động,…
• Phiếu thu tiền cước và chứng từ đặc thù: Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ & phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý phục vụ hoạt động nội bộ doanh nghiệp:
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: khi điều chuyển hàng hóa giữa các kho, chi nhánh.
  • Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: khi doanh nghiệp gửi hàng cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.

Dù không phải hóa đơn bán hàng nhưng các chứng từ này giữ vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa và phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.

Nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí và đồng bộ dữ liệu, phần mềm hóa đơn điện tử Nhanh.vn là lựa chọn tối ưu. Hệ thống giúp lập hóa đơn nhanh - chuẩn - tự động truyền dữ liệu và hỗ trợ quản lý toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra trên một nền tảng duy nhất

3. Lợi ích của việc sử dụng sử dụng hóa đơn điện tử

3.1. Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

Lợi ích của việc sử dụng sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

• Tối ưu quy trình quản lý chứng từ. Trước đây, khi dùng hóa đơn giấy, người mua thường cần kiểm tra, đối chiếu, dễ thất lạc. 
• Giảm các chi phí liên quan đến thủ tục hành chính, chi phí xin cấp hóa đơn giấy, lưu trữ hoặc kiểm tra thủ công. Toàn bộ thông tin được số hóa, lưu trữ trực tuyến trên hệ thống an toàn nên sẽ không bị thất lạc, hư hỏng.
• Người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được hóa đơn điện tử do người bán cung cấp
• Dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn ngay trên hệ thống của cơ quan thuế, bao gồm mã cơ quan thuế cấp, ngày lập, trạng thái hóa đơn,…

Tham khảo: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

3.2. Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Lợi ích của việc sử dụng sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ khá thiết thực trong bối cảnh mọi hoạt động đang dần được chuyển sang nền tảng số.

• Giúp giảm đáng kể các thủ tục hành chính liên quan đến quản lý và sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp không còn phải nộp thông báo phát hành, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như trước. Toàn bộ thao tác lập, ký, gửi và lưu hóa đơn đều có thể thực hiện trực tuyến, giảm tải công việc cho bộ phận kế toán.
• Cung ứng dịch vụ là tạo môi trường kinh doanh minh bạch và lành mạnh. Khi mọi dữ liệu hóa đơn đều được kết nối và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, tình trạng gian lận, lập hóa đơn khống, khai sai doanh thu được hạn chế tối đa.
• Giảm chi phí liên quan đến việc lưu trữ và bảo quản hóa đơn 

3.3. Đối với xã hội

Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần đẩy mạnh sự phát triển của các hoạt động kinh doanh thương mại điện tử trên nền tảng số. 

• Nâng cấp phương thức quản lý của Nhà nước, tạo thuận lợi cho người dân tra cứu, nhận hóa đơn và thực hiện các thủ tục hành chính.
• Khi dữ liệu hóa đơn được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, tình trạng gian lận hay trốn thuế giảm đáng kể, tạo điều kiện cạnh tranh công bằng giữa các doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ, giảm lượng giấy tiêu thụ góp phần bảo vệ môi trường.

Nhìn chung, cá nhân và tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử là thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Toàn bộ hệ sinh thái kinh tế & hành chính hiện đại hóa, hoạt động hiệu quả hơn và phù hợp với xu hướng số hóa quốc gia.

3.4. Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan

Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước, lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử là hỗ trợ xây dựng cơ sở dữ liệu đồng bộ và đầy đủ về hóa đơn, thông tin quản lý thuế. Hệ thống dữ liệu về người nộp thuế hoàn thiện hơn, đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý thuế.

Hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế ngăn chặn tình trạng sử dụng hóa đơn “ẩu” của doanh nghiệp (mất tích, gian lận, trốn thuế).

Bên cạnh đó, quản lý dựa trên dữ liệu số giúp nhà nước chuyển đổi phương thức quản lý sang nền tảng điện tử, hiện đại và minh bạch hơn. Các quy trình kiểm tra, kiểm soát dữ liệu được cải tiến, cơ quan thuế tiết kiệm nguồn lực, giảm chi phí vận hành.

Xem ngay: [Mới Nhất] Cách lưu trữ hóa đơn điện tử chuẩn quy định từ ngày 1/6

4. Giải pháp phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn

Giải pháp phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử của Nhanh.vn giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng và xuất hóa đơn trên cùng một hệ thống. Các dữ liệu đơn hàng, thông tin khách mua, giá trị thanh toán đều được tự động đồng bộ sang hóa đơn điện tử, giảm thao tác nhập liệu thủ công và hạn chế lỗi sai.

Hệ thống cho phép xuất hóa đơn nhanh, chính xác, đồng thời kết nối trực tiếp với cơ quan thuế để gửi và nhận mã hóa đơn theo quy định. Doanh nghiệp có thể tra cứu, xuất hóa đơn điện tử, lưu trữ và quản lý toàn bộ hóa đơn trên phần mềm, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

Nhờ tích hợp đồng bộ, Nhanh.vn giúp tối ưu quy trình bán hàng, quản lý hiệu suất làm việc và đảm bảo tuân thủ pháp luật về hóa đơn điện tử.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu của tổ chức, doanh nghiệp hiện đại. Hóa đơn điện tử góp phần giảm sai sót, nâng cao tính minh bạch và tối ưu hóa quy trình hoạt động tài chính. Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sẽ giúp hoạt động bán hàng và kế toán chuyên nghiệp hơn. Trên đây là tổng hợp những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với cá nhân, doanh nghiệp. Cảm ơn các bạn đã đọc! 

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.