Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025 mang đến nhiều thay đổi trong quy trình xuất hóa đơn điện tử, đặc biệt với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Nhiều chủ shop kinh doanh thường vướng mắc ở bước thiết lập, chữ ký số hay chọn mẫu hóa đơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn theo quy định mới, kèm ví dụ thực tế trên Nhanh.vn.

1. Quy định về hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh

Theo các dự thảo cập nhật gần nhất về Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nhà nước sẽ tiếp tục kế thừa các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đồng thời bổ sung nhiều điểm siết chặt hơn để đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận thuế. Các nhóm đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử gồm: hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, các đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ online, doanh nghiệp và tổ chức kinh tế, F&B, vận tải, thương mại điện tử.

Đối với các hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm cũng phải xuất hóa đơn đầy đủ cho mỗi giao dịch phát sinh.

Trong kinh doanh, sử dụng đúng loại hóa đơn là căn cứ tránh sai sót khi kê khai thuế hoặc cần làm báo cáo tài chính. Theo quy định hiện hành, người bán được phép sử dụng nhiều loại hóa đơn điện tử tùy theo đặc thù giao dịch: 

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 
• Hóa đơn GTGT (áp dụng kê khai VAT) 
• Hóa đơn bán hàng (không thuế) 
• Hóa đơn xuất theo từng lần phát sinh 
• Hóa đơn điều chỉnh,…

Các cập nhật mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP đề cập đến mục tiêu tăng cường minh bạch giữa người mua, người bán và cơ quan thuế. Nghị định bổ sung cơ chế quản lý chặt hơn với hộ kinh doanh có doanh thu lớn, siết chặt tính toàn vẹn dữ liệu bằng việc áp dụng mã của cơ quan thuế đối với những ngành nghề có rủi ro cao. 

Bên cạnh đó, nghị định cũng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch chuẩn hóa định dạng dữ liệu XML và bắt buộc lưu trữ dữ liệu hóa đơn tối thiểu 10 năm cho tất cả loại hình kinh doanh. Những thay đổi này đòi hỏi người bán phải chuẩn chỉnh hơn trong sử dụng phần mềm quản lý bán hàng lẫn quy trình vận hành.

Cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn xác là trách nhiệm pháp lý của người bán. Đã có nhiều đơn vị bị phạt chỉ vì xuất sai thời điểm, không ký số hợp lệ, sai thông tin người mua,... 

Khi người mua yêu cầu, người bán phải cung cấp bản hóa đơn thể hiện rõ ràng, đúng mẫu để phục vụ đối chiếu và hạch toán. Tuân thủ đầy đủ những trách nhiệm này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý báo cáo tài chính, thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử tự động cho công ty/hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT

2. Cách xuất hóa đơn điện tử qua phần mềm Nhanh.vn

Để xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Nhanh.vn, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Đầu tiên, doanh nghiệp phải sở hữu chữ ký số, USB token hoặc ký số từ xa để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để được ghi nhận là đơn vị xuất hóa đơn hợp lệ. Quy trình này được hỗ trợ trực tiếp thông qua hệ thống Nhanh.vn. 

Sau bước đăng ký, bạn cần chuẩn bị các thông tin: logo, thông tin công ty, mẫu hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại…để hóa đơn luôn hiển thị chuyên nghiệp.

Việc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc từ năm 2025. Nếu bạn chưa có phần mềm hóa đơn điện tử đúng chuẩn, đây là thời điểm cần chuyển đổi. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh - đơn giản - đúng pháp luật, phù hợp cho mọi hộ kinh doanh và doanh nghiệp.

Các bước cài đặt xuất hóa đơn điện tử trên Nhanh.vn

Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn cho phép bạn xử lý hóa đơn điện tử theo hai cách tùy nhu cầu.

• Tạo hóa đơn điện tử nháp: Tại danh sách hóa đơn bán lẻ hoặc bán sỉ, bạn có thể chọn “Tạo hóa đơn điện tử nháp”. Ở trạng thái này, hóa đơn vẫn chưa gửi đến cơ quan thuế, kế toán có thể chỉnh sửa hoặc xóa trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử. Hệ thống luôn bật tính năng tạo nháp để bạn kiểm tra nội dung thông tin trước khi phát hành hóa đơn điện tử chính thức.
• Phát hành hóa đơn điện tử: Khi chọn “Phát hành hóa đơn điện tử” hóa đơn sẽ được gửi lên cơ quan thuế để cấp mã. Hóa đơn đã phát hành thì không thể sửa, mà chỉ được phép hủy hoặc lập biên bản điều chỉnh theo đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn trên Nhanh.vn

Bước 1: Vào menu Bán hàng -> Đơn hàng, chọn đơn bạn muốn xuất hóa đơn. Kiểm tra lại một lần nữa tên khách hàng, địa chỉ, số tiền thanh toán, mã số thuế và thuế suất.

Bước 2: Nhấn “Tạo hóa đơn điện tử nháp” > Chọn thông tin doanh nghiệp xuất hóa đơn và bấm Tạo (thông tin này cần được khai báo ở cài đặt mục 2)

Bước 3: Sau khi tạo xong cột hóa đơn điện tử ở danh sách hóa đơn sẽ hiện tình trạng hóa đơn đã được tạo nháp > Tại trang danh sách hóa đơn, bạn tích chọn các phiếu cần phát hành hóa đơn điện tử

Bước 4: Bấm nút Thao tác > Phát hành hóa đơn điện tử > Chọn thông tin doanh nghiệp xuất hóa đơn và bấm Tạo 

Sau khi tạo xong cột hóa đơn điện tử ở danh sách hóa đơn sẽ hiện tình trạng hóa đơn đã được phát hành

Lưu ý: Sau khi phát hành bạn có thể cập Bán lẻ >> Hóa đơn điện tử để quản lý các hóa đơn đã phát hành

Đọc ngay: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dễ dàng

3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử từ 01/7/2025

Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử mà chủ shop cần lưu ý, bắt đầu từ 01/7/2025:

• Người bán phải lập hóa đơn ngay khi giao hàng hoặc ngay khi hoàn thành dịch vụ: Thời gian lập hóa đơn điện tử rất quan trọng, đặc biệt khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP tăng cường kiểm soát tính minh bạch. Người bán phải lập hóa đơn ngay khi giao hàng hoặc ngay khi hoàn tất cung cấp dịch vụ. Nếu lập sai thời điểm hoặc xuất hóa đơn khi chưa phát sinh giao dịch sẽ bị xử phạt. 
• Lưu ý đối với hộ kinh doanh: Từ năm 2025, hộ kinh doanh chính thức thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử cho mỗi giao dịch. Mỗi lần bán hàng, bạn phải xuất hóa đơn cho người mua có nhu cầu và cả khi người mua không yêu cầu. Hộ kinh doanh được phép sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để dễ dàng quản lý hàng hóa, tránh sai sót.
• Lưu ý khi xử lý hóa đơn sai sót: Khi xuất sai hóa đơn, người bán cần xử lý đúng quy định để không phát sinh rủi ro:
  • Nếu sai thông tin người mua > lập hóa đơn điều chỉnh. 
  • Trường hợp sai giá trị thanh toán hoặc thuế suất > Lập hóa đơn thay thế.
  • Trường hợp xuất nhầm hóa đơn > Lập biên bản hủy và gửi thông báo hủy đến cơ quan thuế. Doanh nghiệp thực hiện đúng từng tình huống sẽ không bị truy thu hoặc xử phạt.
• Chữ ký số hợp lệ: Cách xuất hóa đơn điện tử đảm bảo tính pháp lý là chữ ký số luôn còn hạn và được ký bởi người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Không nên ký hóa đơn trên máy tính bị lỗi hoặc không đảm bảo an ninh vì chữ ký số sẽ dễ bị đánh cắp hoặc hóa đơn điện tử không hợp lệ khi gửi lên cơ quan thuế.
• Lưu trữ đầy đủ các hóa đơn điện tử đã phát hành hợp pháp: Bản thể hiện hóa đơn điện tử (file PDF) chỉ mang tính chất hỗ trợ tra cứu, không có giá trị pháp lý. Doanh nghiệp có thể dùng bản thể hiện để gửi cho khách hàng, in ra phục vụ đối chiếu, lưu trữ nội bộ. Bản gốc XML mới là dữ liệu pháp lý duy nhất được cơ quan thuế chấp nhận. Vậy nên chúng ta cần lưu trữ đầy đủ bản gốc nhằm phục vụ kiểm tra và báo cáo sau này.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP mà Nhanh.vn tổng hợp cho các chủ shop, doanh nghiệp. Khi nắm đúng quy trình cách xuất hóa đơn điện tử, chữ ký số, gửi cơ quan thuế hay gửi cho khách hàng, chúng ta sẽ tránh được sai sót hay bị cơ quan thuế trả lại hồ sơ.

Từ kinh nghiệm triển khai cho hàng trăm chủ shop, tôi thấy rằng việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn như Nhanh.vn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Nếu bạn đang cần hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử nhanh - chuẩn - chính xác, hãy bắt đầu sử dụng Nhanh.vn ngay hôm nay để tối ưu vận hành và đảm bảo tuân thủ 100% quy định thuế mới! 

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.