[Mới Nhất] Cách lưu trữ hóa đơn điện tử chuẩn quy định từ ngày 1/6

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử từ ngày 1/6 phải tuân thủ chặt chẽ quy định mới về hóa đơn đầu vào, đầu ra để tránh rủi ro khi thanh tra, quyết toán thuế. Qua bài viết này tôi sẽ phân tích rõ cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn, thời hạn, định dạng dữ liệu và các lưu ý quan trọng doanh nghiệp thường dễ sai. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Quy định chung về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Căn cứ theo Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về cách lưu trữ hóa đơn đầu ra, đầu vào như sau:

“Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
   a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
   b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
   a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
   b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
   c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”

Như vậy theo quy định trên yêu cầu khi lưu trữ hóa đơn điện tử gồm:

• Đảm bảo an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu; thông tin trên hóa đơn không được phép thay đổi hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Tuân thủ đúng và đủ thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Bảo quản bằng phương tiện điện tử, với hình thức lưu trữ phù hợp để cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể in hóa đơn ra giấy hoặc tra cứu ngay khi có yêu cầu.

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in, việc lưu trữ phải đáp ứng:

• Hóa đơn, chứng từ chưa lập cần lưu trữ trong kho theo chế độ bảo quản chứng từ có giá.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập: 
  • Tại đơn vị kế toán sẽ lưu trữ theo quy định về bảo quản chứng từ kế toán.
  • Tại tổ chức, hộ, cá nhân không phải đơn vị kế toán sẽ lưu trữ, bảo quản như tài sản riêng của mình.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra mới nhất

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra theo quy định mới đang là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kiểm tra thuế ngày càng chặt chẽ thông qua các hình thức bao gồm:

2.1. Lưu trữ hóa đơn điện tử trên email

Để tránh tình trạng thất lạc hóa đơn điện tử trong hàng loạt email giao dịch, cách hiệu quả nhất là bộ phận kế toán nên sử dụng một địa chỉ email riêng dành cho việc tiếp nhận hóa đơn đầu vào. Việc tách biệt kênh nhận hóa đơn giúp hạn chế việc bỏ sót thông tin khi dùng chung email công ty, đồng thời đảm bảo hóa đơn được quản lý tập trung và dễ tra cứu khi cần.

Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn tự động lưu trữ toàn bộ hóa đơn đầu vào - đầu ra, giúp doanh nghiệp không lo mất file hoặc sai quy định.

2.2. Nhận hóa đơn điện tử qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ

Phần lớn kế toán vẫn quen với quy trình xử lý thủ công bằng hóa đơn giấy - vừa tốn chi phí in ấn vừa mất nhiều thời gian khi cần tra cứu lại. Tuy nhiên, trong bối cảnh doanh nghiệp đã có phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, việc tiếp tục làm thủ công không còn là lựa chọn tối ưu. Sử dụng phần mềm sẽ giúp giảm sai sót, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao hiệu quả lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định.

Tham khảo: File XML hóa đơn điện tử: Cách đọc, tải về và lưu trữ chi tiết

2.3. Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn. Thay vì in hóa đơn giấy, kế toán chỉ cần lưu trữ hóa đơn đầu vào trong một thư mục trên máy tính hoặc tạo folder trên Google Drive, vừa đơn giản, vừa đảm bảo an toàn và dễ tra cứu khi cần.

Tham khảo: 5 điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành

3. Lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sau khi lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Truy cập và tham chiếu dễ dàng với nội dung hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng để tham chiếu khi cần thiết.
• Bảo toàn định dạng gốc, hóa đơn được lưu trữ trong chính khuôn dạng khởi tạo, gửi, nhận, hoặc trong định dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn.
• Xác định nguồn gốc và thời gian, hóa đơn được lưu trữ theo cách cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi nhận, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn.

Theo quy định của cơ quan thuế, hóa đơn phải được lưu trữ theo thời hạn Luật Kế toán, thường là 10 năm. So với hóa đơn tự in hay đặt in, hóa đơn điện tử gần như không gặp rủi ro mất dữ liệu do cháy, hỏng, bởi nó được lưu trữ dưới dạng điện tử.

Tuy nhiên, dữ liệu hóa đơn lưu tại hệ thống doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do xóa nhầm, virus, hay hỏng ổ cứng. Nếu không có phương án sao lưu dự phòng, việc mất toàn bộ dữ liệu là hoàn toàn có thể xảy ra, khiến doanh nghiệp khó khôi phục thông tin ban đầu.

Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tài chính kế toán và hệ thống bảo mật an toàn, để đảm bảo dữ liệu hóa đơn luôn được bảo vệ và truy xuất khi cần.

Từ ngày 1/6, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra phải tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, đảm bảo an toàn, toàn vẹn và dễ tra cứu khi cần. Doanh nghiệp nên áp dụng các phương pháp lưu trữ hiện đại, bao gồm phần mềm chuyên dụng và hệ thống bảo mật đáng tin cậy, đồng thời lưu ý các rủi ro tiềm ẩn để phòng tránh mất dữ liệu. Thực hiện đúng các hướng dẫn này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi trước cơ quan thuế.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.