Cách quản lý kho thời trang hiệu quả, giảm thất thoát hàng hóa

Quản lý kho thời trang là công việc chưa bao giờ đơn giản: Hàng nghìn mã sản phẩm, biến thể màu - size, cùng tốc độ thay đổi theo mùa. Nếu bạn đang đi tìm câu trả lời cho công việc này, hãy cùng tôi tìm hiểu cách quản lý kho hàng thời trang hiệu quả nhất, từ quy trình nhập - xuất - tồn đến cách ứng dụng phần mềm để giảm thất thoát hàng hóa.
 

1. Đặc thù kho hàng thời trang là gì?

Khi nói đến cách quản lý kho hàng thời trang, nhiều người thường nghĩ chỉ cần sắp xếp hàng hóa gọn gàng là đủ. Nhưng thực tế, kho hàng thời trang có những đặc điểm rất riêng, không giống như các ngành khác như tạp hóa, điện máy hay mỹ phẩm. 

Chỉ khi hiểu rõ những đặc thù đó, doanh nghiệp mới có thể vận hành kho một cách khoa học và hiệu quả thực sự.

1.1. Số lượng mã hàng lớn và đa biến thể

Mỗi sản phẩm thời trang thường có nhiều biến thể màu sắc, kích cỡ, chất liệu khác nhau. Chẳng hạn chỉ riêng một mẫu áo sơ mi có thể gồm 5 màu, 4 size, 2 kiểu dáng, tức là 40 mã hàng (SKU) khác nhau.

Chính sự đa dạng này khiến việc quản lý tồn kho dễ xảy ra nhầm lẫn, đặc biệt khi chưa có hệ thống mã hóa hoặc phần mềm quản lý phù hợp.

Một chiếc áo màu trắng size M hết hàng nhưng size L vẫn còn, nếu không theo dõi chính xác, nhân viên dễ thông báo sai, gây mất doanh thu và trải nghiệm khách hàng.

1.2. Hàng thời trang có vòng đời ngắn, tính mùa vụ cao

Khác với hàng tiêu dùng lâu dài, thời trang thay đổi theo mùa và xu hướng. Mỗi bộ sưu tập chỉ tồn tại trong vài tháng, sau đó được thay bằng mẫu mới. Điều này tạo áp lực cho người quản lý kho: Nếu không xoay vòng hàng nhanh, sản phẩm tồn kho sẽ lỗi mốt, mất giá trị và chiếm diện tích lưu trữ. Vì thế, việc phân loại hàng hóa theo mùa, theo thời gian nhập kho là yếu tố sống còn để đảm bảo kho luôn vận hành linh hoạt và tối ưu dòng tiền.

1.3. Tỷ lệ thất thoát và nhầm lẫn cao hơn các ngành khác

Do số lượng sản phẩm lớn và khó phân biệt bằng mắt thường, rủi ro mất hàng hoặc sai lệch số lượng của mặt hàng thời trang rất phổ biến.

Có những cửa hàng có sai lệch hàng tồn thực tế so với số liệu hệ thống, nguyên nhân chủ yếu đến từ:

• Nhập hàng không đối chiếu kỹ.
• Nhân viên xuất sai mã hoặc nhầm size/màu.
• Kiểm kê không định kỳ.

Điều này khiến chủ shop khó kiểm soát được lợi nhuận thật và phải gánh thêm chi phí thất thoát.

1.4. Dữ liệu kho liên kết với nhiều kênh bán hàng

Một đặc điểm khác biệt của quản lý kho hàng thời trang hiệu quả là kho không chỉ phục vụ cửa hàng offline mà còn liên thông với các kênh bán online như Shopee, TikTok Shop, Facebook hay website. Nếu không đồng bộ tồn kho, việc bán trùng sản phẩm (oversell) rất dễ xảy ra.

Vì thế, xu hướng hiện nay là tích hợp phần mềm quản lý kho đa kênh để cập nhật tồn kho theo thời gian thực, tránh sai lệch giữa các nền tảng.

Bạn có thể xem thêm top 17 phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn tốt nhất năm 2025 để lựa chọn công cụ phù hợp với quy mô kinh doanh của mình.

Nhanh.vn - Giải pháp phần mềm quản lý kho dành cho các chuỗi cửa hàng thời trang bán lẻ hay những chủ shop đang kinh doanh đa kênh trên sàn TMĐT. Hỗ trợ đồng bộ, cập nhật tồn kho tự động ngay khi có giao dịch bán hàng. 

2. Quy trình quản lý kho thời trang hiệu quả cho doanh nghiệp

Một quy trình quản lý kho hàng thời trang hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng hàng tồn, mà còn tối ưu hóa vận hành và giảm thiểu thất thoát hàng hóa. Mỗi bước trong quy trình: từ nhập, lưu trữ, xuất, đến kiểm kê đều cần được thực hiện một cách khoa học và đồng bộ. Sau đây là quy trình chuẩn mà tôi thường khuyến nghị cho các cửa hàng và thương hiệu thời trang khi xây dựng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp.

2.1. Bước 1 - Nhập kho

Bước đầu tiên đóng vai trò nền tảng cho toàn bộ hệ thống quản lý kho. Nếu sai ngay từ khâu nhập, toàn bộ số liệu sau đó sẽ bị lệch.

Khi hàng hóa được giao đến, nhân viên kho phải đối chiếu thông tin đơn hàng như mã sản phẩm, số lượng, chủng loại, màu sắc, size và các yêu cầu đặc biệt. Mọi dữ liệu cần khớp với hóa đơn giao nhận để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Sau đó, doanh nghiệp nên triển khai bước kiểm tra chất lượng đầu vào (iQC) bao gồm việc kiểm tra hình thức, độ nguyên vẹn, đường may, chất liệu, và lỗi sản phẩm. 

2.2. Bước 2 - Lưu trữ và sắp xếp kho hàng khoa học

Sau khi hoàn tất nhập kho, hàng hóa cần được phân loại, lưu trữ và định danh rõ ràng để dễ dàng truy xuất.

Các bước thực hiện bao gồm:

• Phân loại hàng hóa: Chia theo nhóm như quần, áo, phụ kiện; hoặc theo tiêu chí màu sắc, kích thước, dòng sản phẩm.
• Thiết kế khu vực lưu trữ: Xác định vị trí riêng cho từng nhóm hàng, áp dụng nguyên tắc FIFO (First In, First Out) để tránh tồn kho cũ.
• Đánh số vị trí lưu trữ: Mỗi kệ, ô, hoặc giá hàng đều nên được mã hóa bằng số hoặc QR code giúp nhân viên dễ tìm kiếm.
• Sắp xếp hàng hóa: Có thể áp dụng phương pháp ABC: nhóm A (hàng giá trị cao, bán chạy), B (trung bình), C (giá trị thấp) để tối ưu luồng di chuyển.
• Dán nhãn hàng hóa: Ghi rõ tên, mã, ngày nhập và vị trí lưu trữ để phục vụ kiểm kê nhanh.

Xem thêm: Tiêu chuẩn kho hàng ngành hàng thời trang sẽ như thế nào? 

@duongwiki Review một kho hàng thời trang tiêu chuẩn. #duongwiki #nhanhvn #learnontiktok #tiktokmentor #review #kinhdoanh #dcgr ♬ nhạc nền - Dương Wiki

2.3. Bước 3 - Thực hiện quy trình xuất kho chặt chẽ

Khi có yêu cầu xuất hàng, mọi thao tác phải được ghi nhận rõ ràng để tránh sai sót.

Các bước cụ thể:

• Xác nhận yêu cầu xuất kho: Kiểm tra thông tin đơn hàng từ bộ phận bán hàng hoặc quản lý, đảm bảo có phê duyệt chính thức.
• Kiểm tra tồn kho: Đối chiếu dữ liệu hệ thống để đảm bảo hàng đủ số lượng và đúng mẫu mã.
• Chuẩn bị đơn hàng: Lập phiếu xuất chi tiết bao gồm sản phẩm, khách hàng, địa điểm và thời gian giao hàng.
• Xuất kho và giao hàng: Nhân viên lấy hàng theo đúng vị trí, kiểm tra lại lần cuối, sau đó đóng gói và gửi kèm chứng từ như hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho.

Việc ghi chép rõ ràng, minh bạch không chỉ giúp hạn chế thất thoát mà còn nâng cao uy tín khi làm việc với đối tác vận chuyển và khách hàng.

2.4. Bước 4 - Thiết lập quy trình kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho hàng thời trang là hoạt động giúp doanh nghiệp phát hiện sớm sai lệch tồn kho và xử lý trước khi gây thiệt hại.

Doanh nghiệp nên xác định tần suất kiểm kê phù hợp: hàng tháng, hàng quý hoặc theo mùa (trước và sau mỗi đợt giảm giá, ra mắt bộ sưu tập).

Quy trình kiểm kê bao gồm:

• Chuẩn bị danh sách hàng hóa: Thống kê mã hàng, số lượng, vị trí lưu trữ.
• Đối chiếu số liệu thực tế và hệ thống: Ghi nhận mọi chênh lệch (thiếu, thừa).
• Kiểm tra tình trạng sản phẩm: Bao bì, độ mới, lỗi may, bẩn, ẩm mốc.
• Phân tích nguyên nhân sai lệch: Có thể đến từ nhập liệu sai, nhầm mã hoặc mất mát thực tế.

Các doanh nghiệp kết hợp kiểm kê thủ công định kỳ và kiểm kê tự động bằng phần mềm, để vừa đảm bảo độ chính xác, vừa tiết kiệm nhân lực. Với các phần mềm có tính năng quản lý kho như Nhanh.vn, các phần mềm sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng kiểm kê hàng hóa bằng thiết bị máy quét chuyên nghiệp, hạn chế sai sót khi kiểm kho thủ công. Trải nghiệm miễn phí tính năng này tại:

Xem thêm: Quy trình kiểm kho bằng công cụ quét mã vạch trực quan, dễ hiểu tại đây:

2.5. Bước 5 - Xử lý hàng hoàn trả và hàng lỗi

Trong ngành thời trang, hàng hoàn và hàng lỗi là điều khó tránh khỏi. Nếu không có quy trình xử lý rõ ràng, kho sẽ nhanh chóng rối loạn và số liệu tồn kho trở nên sai lệch.

Quy trình nên bao gồm:

• Tiếp nhận và phân loại hàng hoàn: Ghi rõ lý do trả hàng (giao nhầm size, lỗi sản phẩm, đổi mẫu, v.v.).
• Cập nhật tồn kho: Điều chỉnh lại hệ thống sau khi hàng hoàn được kiểm tra.
• Xử lý hàng lỗi: Phân loại thành nhóm tái sử dụng, thanh lý hoặc hủy.

Các cửa hàng lớn thường có khu vực riêng cho hàng hoàn và hàng lỗi để tránh lẫn với hàng bán được. Đây là chi tiết nhỏ nhưng giúp giảm đáng kể sai lệch tồn kho và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

3. Những lưu ý để tối ưu khâu quản lý kho hàng thời trang

Trong thực tế, có không ít cửa hàng thời trang dù có quy trình nhập - xuất rõ ràng nhưng vẫn gặp sai lệch, thất thoát hoặc tồn kho lớn. Nguyên nhân phần lớn đến từ việc thiếu kiểm soát định kỳ, tổ chức không gian chưa khoa học và chưa tận dụng công nghệ.

Sau đây là những lưu ý quan trọng mà các chủ shop có thể áp dụng để tối ưu hóa hiệu suất và độ chính xác trong quản lý kho hàng thời trang.

3.1. Kiểm tra hàng hóa định kỳ 

Kiểm tra hàng hóa định kỳ giúp phát hiện sớm sai lệch và đánh giá tình trạng thực tế của sản phẩm.

Các bước quan trọng bao gồm:

• Lên lịch kiểm tra cố định hàng tháng hoặc hàng quý, đặc biệt trước và sau các đợt khuyến mãi hoặc đổi mùa.
• Đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống phần mềm để phát hiện chênh lệch.
• Ghi nhận tình trạng sản phẩm: hàng lỗi, ẩm mốc, cũ hoặc khó bán để có hướng xử lý sớm.

Có một cách phòng tránh rủi ro hàng tồn kho chính là biết cách thiết lập mức tồn kho an toàn. Bạn có thể xem thêm tồn kho an toàn là gì và tại sao doanh nghiệp cần chú ý để biết cách đặt ngưỡng tồn phù hợp, giúp giảm thiểu rủi ro thiếu hoặc thừa hàng.

3.2. Quản lý hàng theo mùa, tránh tồn kho lỗi mốt

Đối với ngành thời trang, chu kỳ sản phẩm ngắn là điều bắt buộc phải chú ý.

Các mặt hàng theo mùa như áo khoác, váy hè, hay đồ lễ Tết cần được lập kế hoạch bán hàng và xả hàng trước thời điểm “hết mùa” để tránh tồn đọng vốn.

• Theo dõi tốc độ bán của từng dòng sản phẩm để xác định thời điểm nhập - xả hợp lý.
• Kết hợp các chương trình khuyến mãi, combo, hoặc flash sale để đẩy hàng mùa cũ.
• Nếu còn tồn kho, có thể chuyển sang bán tại chi nhánh khu vực khác hoặc các kênh thanh lý.

Việc xoay vòng nhanh sẽ giúp doanh nghiệp giữ dòng tiền linh hoạt và giảm chi phí lưu kho.

3.3. Ghi nhận dữ liệu xuất - nhập đầy đủ trên phần mềm

Mọi thao tác xuất - nhập - chuyển kho cần được ghi nhận ngay trong phần mềm để đảm bảo số liệu chính xác tuyệt đối.

Việc ghi nhận thủ công hoặc “ghi nhớ tạm thời” thường gây ra sai lệch lớn khi kiểm kê cuối kỳ.

Do đó, mỗi lần nhập hàng, nhân viên cần:

• Nhập đủ số lượng và mã hàng vào hệ thống.
• Gắn mã vạch / QR code cho từng sản phẩm.
• Cập nhật trạng thái hàng (mới, cũ, lỗi) để dễ theo dõi.

3.4. Theo dõi doanh số từng mặt hàng 

Một sai lầm phổ biến là nhập hàng theo cảm tính, không dựa vào dữ liệu bán thực tế. Do đó, chủ shop cần thường xuyên theo dõi doanh số từng sản phẩm để xác định:

• Sản phẩm nào đang bán chạy → cần nhập bổ sung.
• Sản phẩm nào chậm bán → cần điều chỉnh giá, làm khuyến mãi hoặc dừng nhập.
• Xác định vòng đời sản phẩm để tránh nhập hàng lỗi mốt.

Nhiều người bán còn nhẫm lẫn giữa doanh số và doanh thu, nếu vậy hãy xem thêm doanh số là gì và cách phân biệt doanh số với doanh thu để đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của cửa hàng thời trang.

3.5. Sắp xếp kho theo khu vực và lối đi hợp lý

Một kho hàng gọn gàng giúp tiết kiệm thời gian và giảm nhầm lẫn khi xử lý đơn hàng. Hãy:

• Chia kho thành từng khu vực rõ ràng: Áo, quần, váy, phụ kiện, v.v.
• Sắp xếp lối đi thông thoáng, tránh chồng chéo giữa khu nhập và khu xuất.
• Ưu tiên vị trí dễ thấy cho các mặt hàng bán chạy.
• Dán ký hiệu, số kệ rõ ràng để nhân viên mới có thể thao tác mà không cần hướng dẫn lại.

3.6. Ghi chú vị trí lưu kho, tránh nhầm lẫn vị trí

Ghi chú vị trí lưu kho bằng mã số, ký hiệu hoặc tên khu vực giúp nhân viên kiểm hàng dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Bảng mã lưu kho dán trực tiếp tại khu vực kệ.
• Bản đồ kho hàng mini (sơ đồ) để tân nhân viên dễ tra cứu.
• Hệ thống phần mềm quản lý vị trí lưu trữ, đặc biệt khi kho có nhiều tầng hoặc chi nhánh.

Ngoài ra, việc sắp xếp hàng theo mức độ bán chạy giúp ưu tiên sản phẩm “hot” ở khu vực trung tâm, dễ thao tác và giảm thời gian di chuyển.

3.7. Kiểm kê kho hàng thời trang định kỳ

Kiểm kê cũng là một công đoạn quan trọng của kho hàng. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch kiểm kê hàng tháng, quý, hoặc sau mỗi mùa bán cao điểm. Khi kiểm kê:

• Tận dụng phần mềm hoặc thiết bị quét mã vạch để tiết kiệm thời gian.
• Thực hiện kiểm kho chéo giữa các nhân viên hoặc chi nhánh để đảm bảo tính minh bạch.
• So sánh số liệu thực tế với hệ thống, ghi nhận sai lệch và xác định nguyên nhân (nhập nhầm, mất hàng, hàng lỗi chưa ghi nhận…).

Bạn có thể xem thêm các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất để áp dụng quy trình kiểm kê định kỳ, đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác và minh bạch.

3.8. Đào tạo nhân viên và quy định nội bộ rõ ràng

Không có phần mềm hay quy trình nào hiệu quả nếu con người vận hành không đúng cách. Do đó, doanh nghiệp cần:

• Đào tạo nhân viên định kỳ về quy trình nhập - xuất, sử dụng phần mềm và cách quét mã vạch.
• Quy định rõ quyền ra vào kho: chỉ nhân viên phụ trách mới được thao tác với hàng hóa.
• Thường xuyên giám sát, kiểm tra đột xuất để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình.

4. Nhanh.vn - Phần mềm quản lý kho hàng thời trang chuyên nghiệp

Trong thời đại thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, việc quản lý kho bằng phương pháp thủ công không còn phù hợp. Những cửa hàng thời trang muốn vận hành hiệu quả cần một giải pháp phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm thời gian, vừa kiểm soát chặt chẽ số lượng, tránh thất thoát. 

Nhanh.vn là một phần mềm quản lý kho hàng đáng tin cậy, phù hợp với đặc thù hàng hóa có nhiều mẫu mã, màu sắc, size số. Phần mềm thích hợp với các chuỗi cửa hàng bán lẻ, các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình đa kênh.

4.1. Phần mềm quản lý shop thời trang: Tiết kiệm - Ưu việt - Chuyên biệt

Nhanh.vn được thiết kế giao diện riêng dành cho ngành thời trang. Với giao diện thân thiện, hệ thống linh hoạt, phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý kho, bán hàng và vận hành chuỗi cửa hàng thời trang một cách đồng bộ.

Những ưu điểm của phần mềm Nhanh.vn: 

• Giao diện dễ dùng, phù hợp cả với nhân viên mới.
• Hệ thống báo cáo thông minh, giúp chủ shop kiểm soát toàn bộ tồn kho, doanh thu, lợi nhuận.
• Dễ dàng mở rộng từ 1 cửa hàng lên chuỗi 5 - 10 chi nhánh mà không cần thay đổi hạ tầng quản lý.

Hiện đã có hơn 10.000 thương hiệu thời trang lớn nhỏ tin dùng Nhanh.vn, trong đó có những cái tên quen thuộc như Germe, Krik.vn, SSStutter,...minh chứng rõ ràng cho tính hiệu quả và độ tin cậy của nền tảng.

4.2. Quản lý hàng tồn kho nhanh chóng và chính xác

Quản lý kho thời trang đòi hỏi hệ thống phải xử lý dữ liệu theo thời gian thực, đây cũng là một trong những nổi bật của tính năng quản lý kho phần mềm Nhanh.vn

• Tự động trừ tồn kho khi có giao dịch bán hàng

Ngay khi đơn hàng được tạo (tại cửa hàng hoặc online), hệ thống sẽ tự động trừ số lượng sản phẩm trong kho, giúp số liệu luôn cập nhật tức thì. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn sai lệch giữa dữ liệu thực tế và báo cáo thủ công.

• Cảnh báo tồn kho sắp hết, chủ động nhập hàng đúng lúc

Phần mềm sẽ có cảnh báo khi số lượng sản phẩm chạm ngưỡng tối thiểu, giúp chủ shop chủ động lập kế hoạch nhập hàng mới mà không để tình trạng “cháy hàng” diễn ra.

•  Kiểm kho chính xác, giảm thiểu thất thoát

Chức năng kiểm kho thông minh giúp đối chiếu nhanh giữa dữ liệu thực tế và hệ thống, phát hiện sai lệch sớm để xử lý. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng hệ thống quét mã vạch để kiểm tra, tránh sự sai sót khi kiểm kho thủ công. 

4.3. Quản lý hàng hóa theo màu sắc, size, mẫu mã dễ dàng

Một trong những thách thức lớn nhất của quản lý kho hàng thời trang là sự đa dạng của sản phẩm.

Nhanh.vn cho phép tạo và quản lý từng biến thể sản phẩm: Màu sắc, size, kiểu dáng, chất liệu…Nhờ đó, nhân viên chỉ cần quét mã sản phẩm, có thể kiểm tra ngay được hàng còn hay hết để báo cho khách trong vòng 3 giây

4.4. Dự báo nhập hàng và sắp xếp kho khoa học

Nhanh.vn còn hỗ trợ dự báo nhập hàng thông minh dựa trên:

• Dữ liệu tồn kho thực tế.
• Tổng số lượng hàng bán trong khoảng thời gian gần nhất..

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các thương hiệu có lượng hàng lớn, giúp tối ưu dòng tiền và hạn chế tồn kho lỗi mốt.

Bên cạnh đó, phần mềm còn gợi ý sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho theo mã vạch và nhóm hàng, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu, tìm kiếm chỉ trong vài giây.

4.5. Đồng bộ dữ liệu giữa các kênh bán hàng

Một ưu điểm nổi bật khác là khả năng đồng bộ kho hàng giữa các kênh online và offline.

Chủ shop có thể quản lý đồng thời kho Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook và cửa hàng vật lý chỉ trên một giao diện duy nhất. Khi có đơn hàng ở bất kỳ kênh nào, tồn kho trên hệ thống sẽ được cập nhật theo thời gian thực, giúp tránh tình trạng oversell hoặc sai lệch tồn kho.

Quản lý kho phải đi kèm với một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh. Nếu bạn đang xây dựng lộ trình vận hành cho cửa hàng, có thể tham khảo Cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết dành cho người mới 2025 - bài viết hướng dẫn từng bước để xác định mục tiêu, tính toán chi phí, doanh thu và xây dựng chiến lược vận hành bền vững.

Trong kinh doanh bán hàng thời trang, một hệ thống kho hàng thời trang được quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp vận hành như một cỗ máy tinh gọn. Khi quy trình rõ ràng, nhân sự có trách nhiệm và công nghệ hỗ trợ thông minh, bạn không chỉ giảm thất thoát mà còn tối ưu lợi nhuận, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường bán lẻ.