Tồn kho an toàn - khái niệm quan trọng chủ doanh nghiệp cần biết

Có nhiều yếu tố để một chủ doanh nghiệp lưu tâm. Một trong số đó là vấn đề tồn kho an toàn. Đảm bảo an toàn tồn kho giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý. Trong bài viết này, Nhanh.vn sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hàng tồn kho an toàn.

Quản trị tồn kho là thuật ngữ không còn xa lạ với nhiều nhà quản trị. Trong bất cứ một lĩnh vực kinh doanh mặt hàng nào,doanh nghiệp cũng bắt buộc phải có tồn kho. Vậy quản trị tồn kho là gì?, “tồn kho” có xấu như chúng ta vẫn nghĩ?

Quản trị hàng tồn kho là một công tác cực kỳ quan trọng. Công việc này đòi hỏi người quản lý kho phải theo dõi sát sao tiến trình nhập hàng, bán hàng của doanh nghiệp, cũng như có khả năng lường trước sự biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, hoạch định những chính sách lưu trữ phù hợp, giảm bớt tối đa những nguy cơ về hàng tồn kho. Từ đó giúp doanh nghiệp cắt giảm được khoản chi đầu vào, đảm bảo phân phối đủ sản phẩm thành phẩm tại bất kỳ thời điểm nào, tăng khả năng cạnh tranh.

Tổng quan về quản trị hàng tồn kho

Tồn kho an toàn (Safety Stock) là khối lượng tồn kho nhằm để bù đắp cho sự không chắc chắn về lượng cung ứng hàng hoá đang có trong chuỗi cung ứng. Đây là một trong số những kỹ thuật quản lý hàng tồn kho an toàn cơ bản. Không một nhà bán lẻ (Retailer) và nhà quản lý phân phối (Wholesale) nào mong muốn sản phẩm trong kho thiếu hụt, không đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hay có sự delay ngoài ý muốn trong việc nhận các đơn hàng bổ sung. Với nguyên tắc này, nếu độ ổn định trong hàng hoá cung ứng càng thấp thì lượng tồn kho an toàn đòi hỏi càng cao.

Để quản lý tồn kho an toàn, chủ doanh nghiệp, chủ kho cần nắm được các dạng của tồn kho an toàn để dễ dàng phân phối, kiểm soát và điều hành lưu lượng hàng hoá. Thông thường, người ta thường chia tồn kho an toàn thành 2 loại:

Tồn kho chu kỳ là loại tồn kho xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng chia nhỏ theo thời gian. Tồn kho theo chu kỳ được áp dụng do tính kinh tế nhờ quy mô: đặt ít đơn hàng nhưng mỗi đơn hàng có khối lượng vô cùng lớn và được giao hàng liên tục theo những đơn hàng nhỏ hơn ứng với nhu cầu từng thời điểm.

Tồn kho theo mùa xảy ra khi doanh nghiệp hay chuỗi cung ứng quyết định sản xuất và tồn trữ sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu lớn trong thời gian tới. Nếu nhu cầu dự đoán trong tương lai lớn hơn khả năng sản xuất thì tại các thời điểm có nhu cầu thấp, công ty sản xuất và tồn kho để đáp ứng nhu cầu. Loại tồn kho này thường được áp dụng trước những dịp khuyến mãi và một số dịp quan trọng khác khiến nhu cầu về sản phẩm của khách hàng tăng vọt.

Đối với nhà cung cấp, nếu tốn khá nhiều khoản chi để gia tăng công suất sản xuất thì công suất này được coi là một chi phí cố định. Khi nhu cầu hằng năm của nhà cung cấp được dự đoán gần như rõ ràng, công suất cố định có thể được dự trù  luôn để phát huy kế hoạch sản xuất, nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Tồn kho an toàn có nhiều lợi ích để một nhà quản trị lưu tâm:

Có nhiều chủ doanh nghiệp rất chủ quan, thường chờ đến lúc hàng hoá tại điểm bán gần hết mới yêu cầu nhập kho. Đây là quan niệm sai trái bởi nếu không có sự chuẩn bị trước của tồn kho an toàn, thì hàng hoá sẽ không thể cung ứng kịp cho chủ doanh nghiệp.Tệ hơn nữa nếu đó là mặt hàng bán chạy. Mặt khác, nếu không có tồn kho an toàn, hiện trạng để trống shop, quầy kệ sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt, đồng thời nhận thấy không ưng ý do không mua được món hàng mình mong muốn vì quá ít sự lựa chọn. Điều đó không chỉ làm giảm doanh thu mà còn làm giảm chất lượng dịch vụ, uy tín của bạn.

Nhờ vào việc nắm rõ ràng tồn kho an toàn, bạn sẽ tránh được việc mua rất nhiều hàng khi chưa cần thiết. Giữ lưu lượng hàng tồn kho quá cao không chỉ làm gia tăng chi phí cơ hội, giảm tốc độ quay vòng vốn mà còn khiến chủ doanh nghiệp phải trả thêm lãi tổ chức tài chính nếu phải vay vốn để kinh doanh.

Duy trì tồn kho giúp bạn tránh phải trả thêm những chi phí phụ trội nếu phải thuê mướn kho chứa hàng. Đối với những mặt hàng có thời hạn sử dụng như thực phẩm, hàng tươi sống, việc tích trữ rất nhiều tồn kho trong khi không dự báo được chính xác nhu cầu của khách hàng ẩn chứa nhiều rủi ro.

Lợi ích của tồn kho an toàn

Để quản lý tồn kho an toàn, chủ kho cần nắm được cách tính tồn kho an toàn.

- Việc tính toán không chỉ dựa vào thời gian vận chuyển các lô hàng mà còn dựa vào  thời gian trung bình tiêu thụ xong lô hàng đó. Một trong những nguyên tắc giúp xử lý điều đó chính là nguyên tắc 50%. Các bước của nguyên tắc này gồm:

- Bước 1: Xác định mức tồn kho an toàn 

Nếu lượng tiêu thụ trong 1 ngày của doanh nghiệp là 1000 đơn vị, tốn hết 20 ngày để nhà cung cấp giao hàng cho bạn, thì lượng hàng tồn kho an toàn theo nguyên tắc 50% là 1 000 000 đơn vị.

- Bước 2: Xác định thời gian đặt hàng

Sau khi xác định mức tồn kho an toàn, thao tác tiếp theo là xác định thời gian đặt hàng: trước 10 ngày hàng tồn kho về mức an toàn là 1 000 000 đơn vị thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng. Lúc đó hàng trong kho ước tính đủ dùng trong 10 ngày đầu của đơn đặt hàng và mức tồn kho an toàn sẽ đủ dùng cho đến ngày hàng được giao từ nhà cung cấp tới.

Quản lý tồn kho an toàn giúp bạn kiểm soát chặt chẽ doanh thu, lãi lỗ của doanh nghiệp. Nhanh.vn mang đến cho bạn một giải pháp quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát hiệu quả. Với các tính năng chuyên biệt dành riêng cho các chuỗi cửa hàng bán lẻ, Nhanh.vn giúp bạn kiểm tra hàng tồn, kiểm kho theo sản phẩm / danh mục / toàn bộ, dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế và tăng tốc bán hàng hiệu quả. Đăng ký dùng thử trải nghiệm đầy đủ các tính năng của Nhanh.vn hoàn toàn miễn phí.

Hy vọng bài viết mang lại cho bạn những thông tin hữu ích giúp bạn kinh doanh hiệu quả. Chúc bạn thành công!