Các cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả năm 2024

2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Giai đoạn trước khi kiểm kê: Kế toán kho, Ban lãnh đạo yêu cầu kiểm tra kho theo định kỳ quy định hoặc kiểm tra đột xuất nếu có vấn đề phát sinh.

Trước hết, cá nhân chịu trách nhiệm tổng thể kiểm kê cần thông báo và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận, nhân sự liên quan tham gia kiểm kê. Kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho cần được gửi qua email hoặc được quyết định qua Hội đồng kiểm kê để gửi đến các phòng ban. Hội đồng kiểm kê kho: thành viên Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng kho, Kế toán kho, Thủ kho.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Kế hoạch kiểm kê cần chứa các nội dung: Kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho theo thứ tự khu vực, thứ tự các loại hàng hóa ưu tiên kiểm tra, tổng hợp và đối chiếu kết quả kiểm kê. Tùy theo đặc tính hàng tồn kho, đơn vị tính của hàng hóa để chọn phương pháp kiểm kê phù hợp và đem lại hiệu quả nhất.

Đọc thêm:  [PHẦN MỀM] Cách quản lý công việc bằng Excel miễn phí

Giai đoạn thực hiện kiểm kê:

• Bước 1: Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để lập bảng kê khai hàng tồn kho theo danh sách được sắp xếp theo thứ tự và khu vực rõ ràng.
• Bước 2: Tổ chức các nhóm để kiểm tra, mỗi nhóm ít nhất cần 2 thành viên để đảm bảo quy trình và chất lượng kiểm tra hàng thực tế tại kho. 2 người cùng nhóm có thể cùng kiểm tra nhưng phải ghi số liệu độc lập với nhau sau đó đối chiếu để đảm bảo tính chính xác khi kiểm tra. Số lượng hàng tồn kho đã được kiểm tra sẽ được dán nhãn đánh dấu để tránh nhầm lẫn.
• Bước 3: Tiến hành đối chiếu chéo giữa 2 người về số lượng hàng tồn kho xem có chênh lệch không. Nếu có chênh lệch, 2 nhân viên cần kiểm kê một lần nữa để đưa ra số liệu chính xác và khớp sổ sách nhất.
• Bước 4: Khi đã chốt số lượng hàng tồn kho thực tế xong, nhân viên cần đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho trên sổ sách cùng thời điểm. Nếu có sự chênh lệch thì cần tìm ra nguyên nhân hoặc trao đổi thông tin với người chịu trách nhiệm quản lý kho - thủ kho.
• Bước 5: Tìm được nguyên nhân hoặc vấn đề thì cần ghi chú lại làm căn cứ điều chỉnh số lượng hàng hóa cho phù hợp với số liệu đã kiểm tra.
• Bước 6: Lập biên bản về quy trình kiểm tra hàng tồn kho, rút ra kết luận và đề xuất phương án xử lý nếu gặp trường hợp hàng kém phẩm chất, chậm luân chuyển, gần đến hạn sử dụng… cùng với yêu cầu xác nhận của các bên có liên quan.

Giai đoạn xử lý kết quả kiểm kê: Dựa vào đề xuất và kết luận được đưa ra trong Biên bản kiểm kê thực hiện ở giai đoạn trên, tất cả cá nhân có liên quan sẽ thực hiện xử lý theo hướng dẫn. Các trường hợp phổ biến:

Chênh lệch số lượng thực tế kiểm kho nhiều hơn so với số lượng được ghi chép trên sổ sách ghi nhận. Thông thường, sự nhầm lẫn này là do giai đoạn ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên nhập số liệu khi hàng mới nhập kho. Bên cạnh đó, quá trình xuất kho cũng dễ xảy ra nhầm lẫn.

Chênh lệch thiếu số lượng thực tế kiểm kho ít hơn so với số lượng được ghi chép trên sổ sách ghi nhận. Khi xảy ra trường hợp này, mọi người cần tìm giải pháp khắc phục kịp thời. Có thể do nhân viên quét mã vạch sót, có thể do hao hụt khi vận chuyển, bảo quản không tốt dẫn đến hư hỏng, hoặc trường hợp gian lận, mất cắp,....

Để xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm cho chuẩn chỉnh, định kỳ và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, kho nên nâng cấp hệ thống an ninh và phân chia công việc, nhiệm vụ theo quyền hạn. Ví dụ chìa khóa kho chỉ có thủ kho được giữ để tránh trường hợp ra vào khi không có phận sự, nghĩa vụ. Camera chỉ được trích xuất và giám sát bởi kế toán trưởng, nhân viên anh ninh,... Quan trọng nhất là quy trình nhập hàng hóa/ xuất hàng hóa khỏi kho được vận hành đảm bảo minh bạch, chính xác. Nếu hạn chế tối đa được lỗ hổng trong hệ thống kiểm kho để không bị mất cắp, thất thoát.

Trường hợp hàng tồn kho chất lượng kém, chậm luân chuyển, gần hết hạn sử dụng,... làm giảm giá trị hàng hóa thì cần hướng giải quyết và biện pháp đánh giá lại giá trị. Việc đánh giá dựa trên tình hình thực tế giúp điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp, đảm bảo vận hành không bị thiếu hụt hàng hóa hay hư hỏng, cần thiết có thể thanh lý kịp thời.

3. Một số kinh nghiệm xử lý chênh lệch hàng tồn kho

Để hạn chế việc chênh lệch số lượng lớn hàng tồn kho, người quản lý cần kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên: Thông thường đối với các kho hàng chứa nhiều hàng hóa có giá trị cao, việc lưu kho, bảo quản những mặt hàng, thiết bị có giá trị cao rất quan trọng. Kiểm kê thường xuyên sẽ giúp phát hiện vấn đề sớm, khớp số liệu thực tế với sổ sách, hạn chế tối đa thất thoát, hư hỏng, thiếu hụt, dư thừa hàng hóa. Tuy nhiên, thời gian để kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên không phải dễ sắp xếp. Một lần kiểm tra kho cần thời gian và công việc khá nhiều, nhân viên và thủ kho cần làm việc nhiều hơn, chi phí cho việc này có thể gia tăng.

Một số kinh nghiệm xử lý chênh lệch hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ: Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là công việc mà hầu như cơ sở sản xuất, doanh nghiệp nào cũng thực hiện để đảm bảo quá trình kinh doanh. Tùy vào doanh nghiệp, công ty mà kiểm tra định kỳ có thể là cuối mỗi tháng, cuối mỗi quý hoặc cuối năm,.…
Trên đây là bài viết chia sẻ tất tần tật Các cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả năm 2024. Cảm ơn các bạn đã đọc!   

Xem ngay:  Mục đích, quy trình và kinh nghiệm kiểm toán hàng tồn kho