5 lỗi khi tính lãi lỗ khiến shop nhỏ dễ lỗ mà không biết

Tôi tin rằng bất kỳ ai kinh doanh cũng cần biết mình đang lời hay lỗ. Nhưng thật không dễ để tính đúng lợi nhuận nếu bạn đang bán hàng đa kênh, nhiều chi phí ẩn. Rất nhiều chủ shop nhỏ đã rơi vào tình trạng “bán mãi vẫn thiếu tiền” chỉ vì lỗi khi tính lãi lỗ. Bài viết này sẽ giúp bạn kiểm tra lại và tránh những sai lầm tài chính nghiêm trọng.

1. Lãi lỗ trong kinh doanh là gì?

Lãi (hay còn gọi là lợi nhuận) là phần chênh lệch dương giữa tổng doanh thu và tổng chi phí. Ngược lại, nếu chi phí lớn hơn doanh thu, bạn đang ở trạng thái lỗ nghĩa là hoạt động kinh doanh của bạn không có lãi, thậm chí âm vốn. Vậy lãi lỗ là một khái niệm chỉ kết quả hoạt động tài chính của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định

Công thức cơ bản:

Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí

Tuy nhiên, để hiểu đúng và tính chính xác, bạn cần phân biệt rõ giữa lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng, bởi rất nhiều người đã nhầm lẫn ở bước này.

Phân biệt lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng

Một số chủ shop thấy còn tiền trong tài khoản sau khi trừ giá nhập hàng liền cho rằng mình đang có lãi. Nhưng khi cộng dồn chi phí quảng cáo, phí sàn, hoàn đơn, nhân sự… thì con số thực tế lại âm. Đây chính là một lỗi sai khi tính lãi lỗ mà tôi thường gặp khi tư vấn cho các cửa hàng online.

Tính sai lãi lỗ không chỉ khiến bạn ảo tưởng rằng mình đang kinh doanh có lãi, mà còn kéo theo hàng loạt hệ quả nghiêm trọng:

• Mở rộng quy mô càng nhanh - lỗ càng nhiều
• Không biết nên cắt lỗ hay tối ưu phần nào
• Định giá sai sản phẩm, chiến dịch marketing thiếu hiệu quả
• Không có cơ sở để đánh giá kênh bán nào đang sinh lời

Hiểu rõ khái niệm lãi lỗ và cách tính đúng là bước đầu tiên và quan trọng nhất để kiểm soát được sức khỏe tài chính của cửa hàng. Nếu bạn không nắm được điều này, mọi chiến lược kinh doanh phía sau đều có thể đổ vỡ dù bạn vẫn cảm thấy mình đang bán được hàng đều đặn.

2. 5 lỗi khi tính lãi lỗ khiến shop nhỏ dễ lỗ mà không biết

Tính lãi lỗ tưởng là việc đơn giản chỉ cần lấy doanh thu trừ đi chi phí. Nhưng trong thực tế, có rất nhiều chủ shop online đã rơi vào tình trạng “có doanh số nhưng không có lợi nhuận”, đơn giản vì tính sai hoặc thiếu lãi lỗ ở những điểm rất cơ bản. Dưới đây là 5 lỗi khi tính lãi lỗ phổ biến mà bạn cần đặc biệt lưu ý.

2.1. Không tính phí hoàn đơn, huỷ đơn

Một lỗi rất thường gặp ở các shop bán hàng qua Shopee, TikTok hoặc chạy COD qua Facebook. Nhiều chủ shop chỉ tính doanh thu từ đơn giao thành công mà quên rằng mỗi đơn hoàn là một khoản lỗ thực sự gây mất doanh thu và mất phí vận chuyển, phí xử lý đơn và công đóng gói.

Chẳng hạn như: Nếu bạn giao 100 đơn, nhưng 15 đơn hoàn lại, thì 15% doanh thu không chỉ mất trắng mà còn làm bạn gánh thêm chi phí. 

Gợi ý: Luôn đưa tỷ lệ hoàn đơn vào báo cáo lãi lỗ. Nếu đang bán trên sàn, hãy theo dõi chi tiết phí hoàn hàng trong từng kỳ.

Nhiều chủ shop vẫn đang tính lãi lỗ dựa trên cảm tính mà không có quy trình cụ thể. Trong khi đó, việc theo dõi lãi lỗ theo sản phẩm, chiến dịch và kênh bán sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về hiệu suất thực sự.

2.2. Bỏ sót chi phí marketing, khuyến mãi

Nhiều shop vẫn tính lãi theo kiểu: “Giá bán - Giá nhập = Lãi”. Nhưng không hề tính đến tiền quảng cáo, mã giảm giá, phí ads hay khuyến mãi tự tài trợ dẫn đến việc bạn tưởng rằng đang có lời, trong khi thực tế từng đơn hàng đang “ngốn” ngân sách marketing khiến bạn lỗ dần đều.

Nếu tình trạng này kéo dài, dòng tiền sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến những quyết định sai lầm như tiếp tục đổ tiền chạy quảng cáo, giảm giá sâu hoặc mở rộng kinh doanh khi tài chính không đủ vững. Do đó, việc ghi nhận đầy đủ mọi chi phí dù là nhỏ nhất là yếu tố bắt buộc để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh và đưa ra chiến lược hợp lý.

2.3. Không tách bạch dòng tiền từ nhiều kênh

Bán hàng đa kênh đang là xu hướng phổ biến, giúp các chủ shop tiếp cận nhiều khách hàng hơn qua nhiều nền tảng như Shopee, TikTok Shop, Facebook… Tuy nhiên, nhiều người lại mắc sai lầm khi gộp chung toàn bộ doanh thu và chi phí từ các kênh vào một bảng tính duy nhất khiến họ không thể phân biệt được kênh nào đang mang lại lợi nhuận và kênh nào đang âm tiền từng ngày.

Ví dụ:

Shop A thu 150 triệu từ 3 kênh, nhưng sau khi phân tích:

• TikTok: Lãi 10 triệu
• Shopee: Lãi 2 triệu
• Facebook: Lỗ 6 triệu

Nếu không tách bạch, chủ shop sẽ không biết cần cắt lỗ hay tối ưu kênh nào, gây thất thoát dài hạn.

2.4. Nhầm lẫn giữa doanh thu và lợi nhuận

Rất nhiều người mới kinh doanh nghĩ rằng “doanh thu cao” đồng nghĩa với “có lời”. Nhưng doanh thu chỉ là số tiền thu được, không phản ánh lãi hay lỗ nếu bạn chưa trừ hết các loại chi phí.

2.5. Không cập nhật tỷ lệ chiết khấu, phí sàn, chi phí ẩn từ nền tảng

Shopee, Lazada, TikTok Shop thường xuyên thay đổi chính sách chiết khấu, phí nền tảng, phí dịch vụ. Nếu shop bạn vẫn sử dụng công thức cũ mà không cập nhật sẽ dẫn đến tính sai lãi lỗ nghiêm trọng.

Sau khi đã hiểu rõ 5 lỗi khi tính lãi lỗ khiến shop nhỏ dễ lỗ, bước tiếp theo là thiết lập một phương pháp tính lãi/lỗ đúng và phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế. Trong phần kế tiếp, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tính lãi lỗ một cách chính xác – đảm bảo bạn nhìn thấy bức tranh tài chính rõ ràng và ra quyết định hiệu quả hơn.

Một lỗi phổ biến khiến lợi nhuận bị “ảo” - khi bạn bỏ qua các khoản như phí sàn, marketing, ship, vận hành,... Nếu bạn chưa rõ cách tính, hãy đọc kỹ bài viết về lỗi nguy hiểm khiến bạn tính sai lợi nhuận trong kinh doanh để tránh sai lầm nghiêm trọng này.

 Nếu bạn chưa từng đối chiếu chi phí thực tế như phí sàn, hoàn huỷ, marketing... thì bảng lãi – lỗ bạn đang có rất có thể đang sai! Hãy dùng thử Nhanh.Ecom - phần mềm giúp:

• Tự động tính lãi - lỗ chuẩn theo từng đơn, từng kênh TMĐT
• Ghi nhận đầy đủ phí sàn, chiết khấu, hoàn đơn, mã giảm giá
• So sánh doanh thu - lợi nhuận theo sản phẩm, chiến dịch hoặc thời gian

Giải pháp phù hợp cho cả người mới bắt đầu bán hàng online!

3. Cách tính lãi lỗ đúng và chính xác trong kinh doanh 

Việc tính lãi lỗ không chỉ là phép trừ giữa doanh thu và chi phí. Đó là cả một hệ thống kiểm soát tài chính, đòi hỏi bạn phải xác định đúng các thành phần cấu thành, theo dõi sát các khoản chi nhỏ và cập nhật liên tục theo thực tế bán hàng.

3.1. Xác định đúng các thành phần trong công thức tính lãi lỗ

Công thức cơ bản nhất ai cũng biết: Lợi nhuận = Doanh thu - Tổng chi phí

Tuy nhiên, nếu không xác định đúng, đủ, rõ ràng từng thành phần, kết quả cuối cùng sẽ sai lệch nghiêm trọng. Cụ thể:

• Doanh thu: Là tổng số tiền bạn nhận được từ khách hàng khi bán hàng, bao gồm cả các đơn hàng có áp dụng mã giảm giá, voucher, freeship bạn tài trợ.

Lưu ý: Doanh thu chỉ nên tính theo đơn hàng giao thành công, đã xác nhận thanh toán. Không nên gộp doanh thu từ đơn bị hoàn, đơn hủy hoặc còn treo.

• Tổng chi phí: Bao gồm tất cả các chi phí có liên quan trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động bán hàng. Cụ thể:
  • Giá vốn hàng bán (giá nhập, giá sản xuất)
  • Phí nền tảng (chiết khấu sàn, phí vận hành Shopee/TikTok/Facebook)
  • Chi phí quảng cáo, marketing (ads, seeding, giảm giá tài trợ)
  • Phí vận chuyển, hoàn hàng
  • Chi phí đóng gói, vật tư (thùng carton, túi nilon, tem mác)
  • Chi phí nhân sự, điện nước, thuê mặt bằng
  • Chi phí khấu hao công cụ (máy in đơn, điện thoại, máy tính…)

3.2. Cách đảm bảo độ chính xác khi tính lãi lỗ

Một báo cáo tài chính đúng cần đảm bảo: đủ thông tin, cập nhật đúng thời điểm, phân loại rõ ràng. Để tránh sai lệch, bạn nên áp dụng các nguyên tắc sau:

Ghi nhận đầy đủ mọi khoản chi phí, kể cả chi phí nhỏ

Nhiều người xem nhẹ những chi phí như:

• Mua túi giấy, thùng đựng hàng
• Chiết khấu cho khách thân thiết
• Phí chuyển khoản ngân hàng, SMS OTP

Dù nhỏ nhưng nếu cộng dồn theo tháng, những chi phí này có thể chiếm 5 - 10% lợi nhuận mà bạn không ngờ tới.

Gợi ý: Tạo file hoặc phần mềm theo dõi chi phí hằng ngày. Mỗi khoản phát sinh nên được ghi ngay, tránh để sót.

Cập nhật giá vốn theo từng lô hàng

Giá nhập của sản phẩm có thể thay đổi theo thời điểm, tỉ giá, chính sách từ nhà cung cấp. Nếu bạn cố định giá vốn cũ cho mọi đơn hàng, thì rất dễ tính sai biên lợi nhuận.

Ví dụ: Shop A nhập áo sơ mi lô đầu giá 65.000đ, nhưng lô sau giá tăng lên 72.000đ. Nếu vẫn tính giá vốn là 65.000đ, bạn sẽ nghĩ rằng mình đang lời 25.000đ/sản phẩm, trong khi thực tế chỉ còn 18.000đ sau chi phí.

Tách riêng báo cáo lãi lỗ theo từng kênh bán

Nếu bạn bán đa nền tảng như Shopee, TikTok Shop, Facebook…, hãy tránh gộp hết vào một bảng tính. Thay vào đó:

• Tạo báo cáo riêng cho từng kênh
• Theo dõi: doanh thu - chi phí - tỉ lệ hoàn đơn - chi phí ads - chiết khấu sàn
• So sánh hiệu quả từng kênh để ra quyết định tối ưu

Với những shop chưa có điều kiện dùng phần mềm, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu bằng cách áp dụng file Excel tính lãi lỗ đơn giản cho shop nhỏ - dễ dùng, dễ tuỳ chỉnh, tiết kiệm thời gian.

Nếu bạn cảm thấy việc tính thủ công bằng Excel quá phức tạp và dễ sai sót, có thể cân nhắc sử dụng phần mềm hỗ trợ. Nhanh.ecom - giải pháp giúp theo dõi lãi/lỗ:

• Theo từng đơn hàng, từng sản phẩm, từng kênh bán
• Ghi nhận đầy đủ mọi chi phí sàn, quảng cáo, hoàn đơn
• Tự động báo cáo lợi nhuận ròng, lợi nhuận gộp, dòng tiền thực

Việc dùng công cụ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, từ đó có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về hiệu quả kinh doanh.

Một khi bạn đã biết cách tính lãi lỗ đúng, việc kiểm soát tài chính sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Nhưng để tránh sai lầm quay lại, bạn cũng cần cập nhật liên tục các chỉ số quan trọng, kiểm tra định kỳ, và so sánh lãi/lỗ theo từng kỳ.

Trong phần tiếp theo, tôi sẽ tổng hợp một số câu hỏi thường gặp và giải đáp những vấn đề mà nhiều chủ shop thắc mắc khi theo dõi lãi lỗ thực tế.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

4.1. Làm sao biết mình đang tính sai lãi lỗ?

Có một dấu hiệu rất rõ ràng: doanh số tăng nhưng tiền mặt không tăng, thậm chí âm dòng tiền. Nếu bạn thường xuyên cảm thấy “bán được mà vẫn thiếu tiền”, rất có thể bạn đang:

• Không ghi nhận đầy đủ chi phí (ads, hoàn hàng, vận hành…)
• Gộp lãi/lỗ của nhiều kênh mà không tách riêng
• Dựa vào con số doanh thu thay vì lợi nhuận ròng

4.2. Lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng khác nhau thế nào?

• Lợi nhuận gộp = doanh thu thuần - giá vốn hàng bán → phản ánh hiệu quả bán hàng cơ bản
• Lợi nhuận ròng (Net profit) = Tổng doanh thu (Total revenue) – Tổng chi phí (Total cost)→ phản ánh hiệu quả kinh doanh thực sự

4.3. Có nên dùng file Excel để tính lãi lỗ không?

Hoàn toàn có thể, miễn là bạn xây dựng bảng tính khoa học, cập nhật thường xuyên và theo dõi sát từng loại chi phí. Tuy nhiên, khi shop phát triển và hoạt động đa kênh, việc tính bằng tay sẽ rất dễ thiếu sót, gây sai lệch kết quả.

4.4. Phần mềm nào theo dõi lãi lỗ chính xác cho shop online?

Có nhiều lựa chọn trên thị trường, nhưng bạn nên ưu tiên phần mềm có thể:

• Theo dõi chi tiết từng đơn hàng theo thời gian thực
• Tách báo cáo theo từng kênh bán (Shopee, TikTok, Facebook…)
• Ghi nhận đầy đủ phí sàn, phí ads, chi phí hoàn đơn, chiết khấu, khuyến mãi

Nhanh.ecom là một phần mềm đáng để bạn trải nghiệm thử bởi nền tảng này sẽ giúp bạn:

• Xem báo cáo lãi lỗ tự động theo đơn - theo chiến dịch - theo kênh bán
• Tự động cập nhật phí sàn, hoàn hàng, chiết khấu
• Giúp chủ shop đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, thay vì cảm tính

Tính sai lãi lỗ là lỗi phổ biến nhưng hoàn toàn có thể khắc phục. Tôi tin rằng nếu bạn chủ động rà soát lại những điểm đã chia sẻ, shop của bạn sẽ tránh được cảnh “bán hoài vẫn thiếu tiền”. Hãy để dữ liệu tài chính dẫn đường, đừng để cảm tính khiến bạn lỗ mà không biết.