Cách phần mềm quản lý kho giúp kiểm soát giá vốn và lãi lỗ

Trong môi trường bán hàng đa kênh, đặc biệt bán hàng đa kênh trên sàn TMĐT, việc kiểm soát chi phí đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để hỗ trợ các nhà bán hàng hiện nay, các phần mềm quản lý kho chính là giải pháp giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí nhờ khả năng hỗ trợ kiểm soát giá vốn, quản lý lãi lỗ hiệu quả. 

1. Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là công cụ giúp doanh nghiệp hộ trợ, theo dõi và kiểm soát các nghiệp vụ kho chính xác theo thời gian thực. Nó tự động ghi nhận mọi thay đổi trong quá trình nhập, xuất hàng và cập nhật thông tin tồn kho, giúp giảm thiểu sai sót so với phương pháp thủ công. Cụ thể, một phần mềm quản lý kho sẽ hỗ trợ: 

• Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa hiện có trong kho theo thời gian thực
• Tự động kiểm kê khi có sự thay đổi về số lượng nhập - xuất
• Giám sát hạn sử dụng sản phẩm, phù hợp với lĩnh vực thực phẩm và dược phẩm
• Quản lý đầy đủ thông tin các nhà cung cấp liên quan đến hoạt động nhập - xuất kho
• Tạo báo cáo tổng hợp giúp đánh giá nhanh tình trạng hàng hóa trong kho
• Cảnh báo khi hàng tồn đạt mức tối thiểu hoặc vượt ngưỡng tồn kho tối đa đã thiết lập

Việc kiểm soát kho tự động giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và cung cấp dữ liệu chính xác để tính toán giá vốn và lãi lỗ dễ dàng hơn.

2. Phần mềm quản lý kho giúp kiểm soát giá vốn như thế nào?

Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold) là tất cả các loại chi phí liên quan đến quá trình sản xuất hoặc nhập sản phẩm. Mức giá này bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí vận chuyển hàng hóa,...

Về cơ bản, phần mềm quản lý kho sẽ hỗ trợ các nhà bán hàng tính toán giá vốn tự động dựa trên những lần nhập hàng của sản phẩm. Ngoài ra, khi có mỗi lần nhập hàng về, phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật để các nhà bán hàng nắm rõ giá vốn hàng bán. 

Kiểm soát giá vốn chính xác giúp bạn tính toán được lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp, đồng thời đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý như định giá sản phẩm, chiến lược giảm giá, và chiến lược marketing.

Phần mềm Nhanh.Ecom là một phần mềm hỗ trợ các nhà bán hàng xác định được giá vốn hàng bán và tự động cập nhật giá vốn hàng bán khi kinh doanh trên sàn TMĐT. Bạn có thể tìm hiểu thêm tính năng này tại đây: 

3. Phần mềm quản lý kho giúp theo dõi lãi lỗ thế nào?

Lãi lỗ là sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Việc theo dõi lãi lỗ là rất quan trọng để hiểu rõ hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn.

• Cung cấp báo cáo lợi nhuận: Phần mềm tạo ra các báo cáo P&L (lãi lỗ) chi tiết theo từng sản phẩm hoặc theo từng kênh bán hàng
• Cung cấp đầy đủ thông tin các loại chi phí cho doanh nghiệp: Các phần mềm này sẽ đưa ra chi tiết các loại chi phí trên sàn TMĐT, giúp bạn nắm rõ các loại chi phí đồng thời quản lý chi phí hiệu quả hơn 

• So sánh lợi nhuận theo thời gian: Các phần mềm sẽ hỗ trợ bạn so sánh lợi nhuận theo thời gian bằng cách tính tỷ lệ phần trăm tăng trường, từ đó giúp doanh nghiệp có cái nhìn về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. 

Nhờ các tính năng này, phần mềm giúp bạn theo dõi và kiểm soát lãi lỗ một cách chính xác, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh hơn.

Nếu bạn đang bán hàng trên nhiều kênh và muốn tính lãi lỗ chính xác, phần mềm quản lý kho có thể giúp bạn quản lý giá vốn và lãi lỗ dễ dàng hơn. Để tìm hiểu thêm, bạn có thể tham khảo bài viết Phần mềm nào giúp tính lãi lỗ khi bán hàng đa kênh

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho trong việc kiểm soát giá vốn và lãi lỗ

Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp các doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát giá vốn và lãi lỗ bằng cách tự động hóa quy trình kiểm kê và báo cáo tài chính. 

• Tăng cường độ chính xác: Tự động cập nhật dữ liệu kho giúp giảm thiểu sai sót trong tính toán giá vốn và lãi lỗ.
• Tiết kiệm thời gian: Phần mềm tự động cập nhật số liệu và tạo báo cáo, giúp bạn tập trung vào các công việc chiến lược.
• Quản lý chi phí hiệu quả: Kiểm soát được chi phí nhập hàng, kho bãi và lãi suất, giúp tối ưu hóa lợi nhuận.

5. Những sai lầm cần tránh khi sử dụng phần mềm quản lý kho

Khi triển khai phần mềm quản lý kho để kiểm soát giá vốn và lãi lỗ, có một số sai lầm mà doanh nghiệp dễ mắc phải. Những sai lầm này có thể dẫn đến hiệu quả kém trong việc kiểm soát chi phí và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

• Không cập nhật thường xuyên: Có thể khiến số liệu không chính xác, dẫn đến tính toán sai lãi lỗ và giá vốn.
• Không tận dụng tính năng báo cáo: Các báo cáo chi tiết về tồn kho, giá vốn và lãi lỗ có thể giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
• Lựa chọn phần mềm không phù hợp: Chọn phần mềm không phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp có thể gây ra các vấn đề lớn, như không thể đồng bộ kho, không kiểm soát được giá vốn hoặc không thể dự báo chính xác nhu cầu.
• Thiếu sự đào tạo cho nhân viên: Bỏ qua việc đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm quản lý kho dẫn đến lỗi trong quá trình nhập liệu hoặc không sử dụng phần mềm một cách tối ưu.

Việc tính toán giá vốn và lãi lỗ không chính xác sẽ khiến shop bạn gặp phải những lỗi lớn và giảm doanh thu. Để tránh những sai lầm này, bạn có thể tham khảo thêm bài viết 5 lỗi khi tính lãi lỗ khiến shop nhỏ dễ lỗ mà không biết

6. Các yếu tố cần lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý kho

Triển khai phần mềm quản lý kho thành công đòi hỏi phải lưu ý đến một số yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng phần mềm hoạt động hiệu quả và tối ưu hoá việc kiểm soát giá vốn và lãi lỗ:

• Chọn phần mềm phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên.
• Đảm bảo tính năng đồng bộ hóa: Tính năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các kênh bán hàng giúp bạn luôn có thông tin chính xác về tồn kho, tránh tình trạng hết hàng nhưng vẫn nhận đơn.
• Đào tạo và hướng dẫn sử dụng: Đội ngũ nhân viên hiểu cách sử dụng phần mềm quản lý kho đúng cách, từ việc nhập liệu, kiểm tra tồn kho đến cách sử dụng các báo cáo giúp tránh sai sót và tối ưu hoá việc kiểm soát giá vốn và lãi lỗ.
• Dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên: Cập nhật dữ liệu kho thường xuyên giúp phần mềm hoạt động chính xác, giảm thiểu sai sót và giúp bạn quản lý giá vốn và lợi nhuận một cách hiệu quả.

Phần mềm Nhanh.Ecom sẽ giúp bạn kiểm soát giá vốn và lãi lỗ bằng tính năng cung cấp thông tin về giá vốn và lợi nhuận đầy đủ, chi tiết. Hãy tham gia dùng thử miễn phí để trải nghiệm tính năng của phần mềm này. 

7. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Phần mềm quản lý kho có thể đồng bộ với các nền tảng bán hàng nào?

Có thể đồng bộ với nhiều nền tảng bán hàng như Shopee, Lazada,... giúp kiểm soát tồn kho chính xác trên tất cả các kênh.

Câu 2: Phần mềm quản lý kho có giúp kiểm soát giá vốn và lãi lỗ không?

Theo dõi và tính toán giá vốn hàng bán (COGS) và lãi lỗ thông qua các báo cáo chi tiết về tồn kho và doanh thu, giúp bạn tối ưu hóa lợi nhuận.

Câu 3: Phần mềm quản lý kho có tính năng dự báo nhu cầu không?

Có, nhiều phần mềm hiện đại, như phần mềm Nhanh.Ecom có tính năng dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu lịch sử bán hàng và xu hướng thị trường, giúp lên kế hoạch nhập hàng chính xác.

Câu 4: Phần mềm quản lý kho có dễ sử dụng không?

Phần mềm được thiết kế dễ sử dụng, với giao diện thân thiện, hỗ trợ đa kênh và tự động cập nhật dữ liệu dễ dàng quản lý kho hàng mà không cần kỹ năng chuyên môn.

Câu 5: Làm thế nào để tối ưu hóa lãi lỗ bằng phần mềm quản lý kho?

Phần mềm sẽ giúp phân tích chi phí, theo dõi sản phẩm bán chạy, điều chỉnh giá bán và dự báo nhu cầu, giúp bạn tối ưu hóa chi phí và lợi nhuận.

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, tôi đã chứng kiến sự khác biệt rõ rệt khi sử dụng phần mềm quản lý kho để kiểm soát giá vốn và lãi lỗ. Với phần mềm quản lý kho, bạn có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi số liệu tài chính chính xác. Hãy thử ngay để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.