Cách làm file Excel tính lãi lỗ đơn giản cho shop nhỏ

Bạn bán hàng mỗi ngày nhưng không biết đơn nào lời, đơn nào lỗ? Không có phần mềm thì vẫn có cách đơn giản: dùng file Excel. Với một vài công thức cơ bản, bạn có thể tự theo dõi lợi nhuận từng đơn, từng sản phẩm mà không cần kỹ năng kế toán. Bắt đầu từ đâu? Dưới đây là hướng dẫn từng bước.

1. Vì sao shop nhỏ nên làm file Excel tính lãi lỗ?

Nếu bạn chỉ bán vài đơn mỗi ngày, thuê kế toán riêng hay dùng phần mềm có vẻ là dư thừa. Nhưng không theo dõi chi tiết cũng dễ rơi vào tình trạng:

• Bán nhiều nhưng không biết có lời không
• Không biết sản phẩm nào đang lỗ
• Không thể tính giá nhập, giá vốn rõ ràng
• Dễ rơi vào bẫy “bán theo cảm tính - lỗ âm thầm”

Khi đó, File Excel là cách đơn giản, không mất phí, dễ làm giúp bạn biết chính xác shop mình đang ở đâu.

Tình trạng bán nhiều nhưng không biết có lời hay không có dấu hiệu để bạn nhận biết. Thông qua bài viết Làm sao để biết shop mình có đang lỗ hay không? Bạn hãy tìm hiểu các dấu hiệu cùng cách tính lãi lỗ để xem xét về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình. Kết hợp cùng các công cụ như excel để dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân. 

2. Cần những cột dữ liệu nào trong file Excel lãi lỗ?

Bạn không cần bảng biểu rườm rà. Một file Excel chuẩn để tính lãi lỗ chỉ cần 10 cột cơ bản:

Trong đó:

• Giá bán: số tiền khách trả
• Giá vốn: giá nhập sản phẩm (chưa gồm chi phí khác)
• Phí khác: ship, quảng cáo, phí sàn, đóng gói...
• Doanh thu: = Giá bán
• Chi phí: = Giá vốn + Phí khác
• Lợi nhuận: = Doanh thu - Chi phí

3. Cách nhập dữ liệu để dễ lọc và thống kê?

Tuân theo 3 nguyên tắc:

• Dùng đúng định dạng ô: tiền tệ, ngày tháng, số
• Mỗi dòng = 1 đơn hàng
• Mỗi cột = 1 loại thông tin cố định

Hãy dùng tính năng Bộ lọc (Filter) để sau này dễ lọc theo tháng, theo sản phẩm, theo tình trạng lời/lỗ.

4. Công thức Excel tính lợi nhuận từng đơn như thế nào?

Rất đơn giản:

Lợi nhuận = Giá bán - Giá vốn - Phí khác

Ví dụ:

• Giá bán = 250.000
• Giá vốn = 150.000
• Phí khác = 40.000

Lợi nhuận = 250.000 - 150.000 - 40.000 = 60.000

Tính được lợi nhuận trên từng đơn hàng là biết nên tiếp tục bán sản phẩm nào, khi nào cần điều chỉnh giá, phí vận chuyển hoặc tắt quảng cáo và biết được mỗi đồng chi ra có đáng không? 

5. Những khoản phí nào nên đưa vào file Excel?

Ngoài giá vốn, bạn nên cộng thêm các loại phí:

• Phí sàn Shopee, Tiktok, Lazada
• Phí ship hỗ trợ
• Chi phí chạy ads Facebook/Tiktok
• Chi phí đóng gói, túi nilon, thùng
• Tiền hoàn đơn (có thể phân bổ theo tháng)

Nhập phí sàn hay phí ship vào file excel cũng cần phải biết từng khoản chi phí chiếm bao nhiêu phần trăm để nhập. Xem các chi phí trên sàn TMĐT Shopee cập nhật năm 2025 tại bài viết  Cách tính giá bán trên Shopee chuẩn nhất 2025.

6. Cách theo dõi lợi nhuận theo từng sản phẩm?

Thêm cột “Tên sản phẩm” hoặc “Mã sản phẩm” → dùng hàm SUMIFS:

=SUMIFS(Dải ô lợi nhuận, Dải ô sản phẩm, “Tên sản phẩm cần tìm”)

Giúp bạn biết sản phẩm nào lời/lỗ bao nhiêu trong kỳ.

Có một cách nữa giúp bạn theo dõi được lợi nhuận theo từng sản phẩm chính là sử dụng phần mềm bán hàng. Hiện tại có rất nhiều phần mềm bán hàng hỗ trợ chức năng này giúp bạn dễ dàng biết được nhanh chóng sản phẩm nào đang lời/lỗ trong kỳ. Một trong những phần mềm đó là Nhanh.Pos thuộc Nhanh.vn. 

7. Làm sao biết tháng này shop có lời hay lỗ?

Dùng hàm SUM ở cột Lợi nhuận:

=SUM(K2:K100)

Nếu kết quả > 0 → lời, < 0 → lỗ. Bạn cũng có thể tạo sheet tổng kết để xem nhanh:

• Tổng doanh thu
• Tổng chi phí
• Tổng lợi nhuận
• Tỷ suất lợi nhuận trung bình

8. Có cách nào làm báo cáo lãi lỗ trực quan từ file Excel?

Bạn có thể dùng:

• Biểu đồ cột: doanh thu - chi phí - lợi nhuận theo ngày
• Pivot Table: phân tích theo sản phẩm, kênh bán
• Conditional Formatting: tô màu đỏ nếu lỗ, xanh nếu lời

9. File Excel có phù hợp với shop bán đa kênh?

Vẫn dùng được, nhưng có nhược điểm:

• Phải nhập tay từng đơn
• Dễ sai sót nếu nhiều đơn
• Không theo dõi dòng tiền tự động

• Nếu shop nhỏ dưới 100 đơn/tháng → Excel vẫn ổn
• Nếu bán từ 100 đơn/ngày trở lên → nên chuyển sang phần mềm Nhanh.Ecom để tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

10. Có template Excel sẵn không? Tôi chỉ cần nhập dữ liệu?

Có. Bạn có thể tự tạo hoặc tải về:

• Sheet 1: Dữ liệu đơn hàng
• Sheet 2: Tổng hợp
• Sheet 3: Biểu đồ

11. Có cần kết nối Excel với phần mềm bán hàng?

Không bắt buộc nhưng rất nên nếu bạn:

• Bán đa kênh
• Muốn xuất dữ liệu nhanh để phân tích

Các phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường hiện nay cho phép bạn xuất dữ liệu ra Excel nhanh chóng.

Xem thêm cách đồng bộ file excel với phần mềm bán hàng của Nhanh.vn để tạo danh mục sản phẩm trên sàn rất tiện lợi:

12. Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm?

Dấu hiệu:

• Trên 30 - 50 đơn/ngày
• Cần theo dõi quảng cáo, hoàn đơn
• Kinh doanh đa nền tảng
• Không đủ thời gian làm thủ công

Lúc này, bạn nên dùng phần mềm bán hàng để tự động hóa.

13. File Excel vẫn là công cụ hữu ích cho shop nhỏ

Excel giúp bạn:

• Biết đơn nào lời/lỗ
• Theo dõi sản phẩm, ngày, tháng
• Lọc, tổng hợp và ra quyết định nhanh

Theo dõi lợi nhuận là một khâu tối thiểu các nhà bán hàng phải làm khi kinh doanh, bất kể là kinh doanh online hay kinh doanh truyền thống. Khi theo dõi lợi nhuận, điều cần phải hiểu biết nữa là việc sử dụng công cụ Excel để hỗ trợ. Đây là kiến thức cần thiết cho những shop nhỏ mới kinh doanh bán hàng.