[Tải Ngay] 8+ mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí

Quản lý bán hàng hiệu quả luôn bắt đầu từ việc theo dõi dòng tiền. Một báo cáo doanh thu rõ ràng giúp bạn biết chính xác doanh số, lợi nhuận và xu hướng kinh doanh. Dù là chủ shop nhỏ hay doanh nghiệp, sử dụng mẫu Excel phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát tài chính chặt chẽ và đưa ra quyết định nhanh chóng.

1. Báo cáo doanh thu bán hàng là gì? 

Báo cáo doanh thu bán hàng là tài liệu thống kê toàn bộ khoản thu từ hoạt động bán hàng trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo này có thể theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc theo từng chiến dịch, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả kinh doanh một cách trực quan và khoa học.

Một bản báo cáo doanh thu bán hàng không đơn thuần là bảng số liệu. Nó phản ánh tài chính, khả năng tăng trưởng và hiệu suất của từng kênh bán hàng, từng nhóm sản phẩm. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp dễ dàng đánh giá kết quả bán hàng thực tế, so sánh với mục tiêu đã đề ra, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn về nhập hàng, đẩy mạnh quảng bá hay cải tổ đội ngũ.

Tôi từng tư vấn cho một shop thời trang nữ chuyên bán qua Facebook và Shopee, ban đầu chỉ ghi chép thủ công vào sổ. Khi chuyển sang sử dụng mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel, bạn ấy giật mình vì lượng hàng bán ra tốt nhưng lãi không cao do chưa kiểm soát tốt chi phí giảm giá và hàng hoàn. Nhờ có báo cáo rõ ràng, bạn ấy cắt giảm chi phí không hiệu quả và tăng lợi nhuận lên đáng kể chỉ sau 2 tháng.

Dù bạn là chủ shop nhỏ hay quản lý chuỗi cửa hàng lớn, báo cáo doanh thu bán hàng đều là công cụ không thể thiếu. Khi được thiết lập hợp lý, báo cáo giúp bạn:

• Biết rõ từng ngày, từng tuần bán được bao nhiêu.
• Phân loại được sản phẩm nào bán tốt, sản phẩm nào tồn kho nhiều.
• Theo dõi hiệu quả của từng nhân viên hoặc từng chi nhánh.
• Dự đoán doanh thu các kỳ tiếp theo dựa trên dữ liệu cũ.

Nếu không có báo cáo doanh thu, bạn sẽ vận hành kinh doanh mà không biết mình đang lỗ hay lời và rất dễ gặp rủi ro khi mở rộng quy mô.

2. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí 

2.1. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng

Báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao kết quả kinh doanh định kỳ và là mẫu báo cáo phổ biến nhất, đặc biệt phù hợp với các cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần kiểm soát tình hình bán hàng mà không đầu tư hệ thống phần mềm phức tạp.

Một mẫu báo cáo doanh thu theo tháng thường bao gồm các cột thông tin chính như:

Việc có một mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng rõ ràng sẽ giúp bạn:

• So sánh hiệu suất kinh doanh giữa các tháng.
• Dự báo doanh thu cho các kỳ tiếp theo.
• Phân tích được sản phẩm bán chạy và sản phẩm cần cải thiện.
• Kiểm soát được mức chiết khấu, chương trình khuyến mãi có đang mang lại hiệu quả thực sự hay không.

Báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng giúp chủ shop hay doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện và kịp thời, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, tối ưu lợi nhuận và định hướng phát triển bền vững.

Nếu bạn cần tự động hóa báo cáo doanh thu thay vì thao tác thủ công, đừng bỏ qua Top 7 phần mềm tính doanh thu bán hàng tốt nhất 2025, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

2.2. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo năm

Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, việc chỉ nhìn vào doanh số theo tháng là chưa đủ, bạn cần đến mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo năm - một công cụ quan trọng để đánh giá hiệu suất tổng thể và đưa ra các chiến lược dài hạn.

Khác với báo cáo doanh thu theo tháng vốn tập trung vào chi tiết, báo cáo doanh thu theo năm mang tính tổng hợp, giúp ban lãnh đạo:

• Nhìn thấy tăng trưởng doanh thu theo từng quý hoặc từng tháng trong cả năm.
• Đánh giá mức độ hiệu quả của các chiến dịch marketing, các mùa bán cao điểm hoặc thời điểm kinh doanh chững lại.
• Xác định rõ đâu là sản phẩm chủ lực, kênh bán hàng hiệu quả và khu vực có doanh thu tốt nhất.
• Đưa ra căn cứ vững chắc để lập kế hoạch tài chính và phân bổ ngân sách cho năm tiếp theo.

Một bảng báo cáo nên bao gồm các cột cơ bản sau:

Ngoài ra, bạn có thể bổ sung biểu đồ đường (line chart) để theo dõi xu hướng doanh thu theo thời gian, hoặc biểu đồ cột so sánh giữa các năm.

Tôi từng hỗ trợ một chuỗi thời trang nữ có 4 cửa hàng tại TP.HCM làm báo cáo doanh thu năm đầu tiên hoạt động. Ban đầu, họ không thấy sự cần thiết, chỉ theo dõi từng tháng rời rạc. Nhưng khi ghép số liệu lại thành báo cáo năm, họ phát hiện tháng 11 và 12 luôn đạt doanh thu cao nhất do trùng dịp Black Friday và lễ cuối năm.

Mẫu báo cáo này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có từ 2 kênh bán trở lên hoặc nhiều chi nhánh. Ngoài ra, bạn có thể tích hợp thêm các chỉ số như tỷ lệ hoàn đơn, giá trị trung bình đơn hàng (AOV), để tăng chiều sâu phân tích.

Để theo dõi hiệu suất theo kênh, ngày và nhân viên, bạn có thể thử tạo báo cáo tổng hợp đơn hàng theo ngày, kênh và nhân viên, hỗ trợ người quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn về từng đầu mối bán hàng.

2.3. Mẫu báo cáo doanh thu thực tế so với mục tiêu 

Nếu bạn muốn quản trị doanh thu một cách chủ động thay vì chỉ theo dõi bị động, thì mẫu báo cáo doanh thu thực tế so với mục tiêu là công cụ không thể thiếu. 

Mẫu báo cáo cho phép bạn đối chiếu số liệu thực tế đạt được với kế hoạch ban đầu đã đặt ra, từ đó kiểm soát hiệu suất bán hàng một cách chặt chẽ, khoa học và nhanh chóng điều chỉnh khi cần thiết.

Trong kinh doanh, mục tiêu không đơn giản chỉ để trang trí trong bản kế hoạch đầu năm. Việc đo lường liên tục giữa thực tế và mục tiêu giúp:

• Biết mình đang đi đúng hướng hay không.
• Phát hiện sớm nguy cơ hụt chỉ tiêu để có phương án bù đắp.
• Kịp thời tuyên dương nhân viên đạt tốt, hoặc hỗ trợ đội ngũ đang gặp khó khăn.
• Tăng tính minh bạch, thúc đẩy tinh thần làm việc theo KPI rõ ràng.

Mẫu báo cáo doanh thu này thường được trình bày theo tháng hoặc quý, bao gồm các cột thông tin sau:

Báo cáo doanh thu thực tế so với mục tiêu không đơn thuần là file Excel, đó là thước đo cam kết của đội ngũ với kết quả. Khi sử dụng đúng cách, đây chính là công cụ rất mạnh để kết nối mục tiêu chiến lược với hành động hàng ngày, dù là bán lẻ nhỏ hay chuỗi cửa hàng lớn.

Để tiết kiệm thời gian và có hệ thống báo cáo doanh thu bán hàng thông minh hơn thay vì chỉ dựa vào Excel, bạn có thể sử dụng phần mềm bán hàng Nhanh.vn với khả năng tổng hợp dữ liệu tự động, hiển thị biểu đồ trực quan và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chính xác.

2.4. Mẫu báo cáo so sánh doanh thu hàng năm

Cách tốt nhất để đánh giá hiệu quả kinh doanh qua thời gian chính là sử dụng mẫu báo cáo so sánh doanh thu hàng năm - loại báo cáo không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn nhìn nhận tổng thể, đo lường tăng trưởng và hoạch định chiến lược dài hạn dựa trên số liệu thực tế.

Báo cáo này tập trung vào việc đối chiếu doanh thu bán hàng giữa các năm, giúp chủ doanh nghiệp, nhà quản lý hoặc bộ phận tài chính:

• Phân tích xu hướng tăng trưởng hoặc suy giảm qua các năm.
• Đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh đã triển khai.
• Ra quyết định đầu tư, mở rộng, hoặc tái cấu trúc mô hình kinh doanh.
• Thuyết phục các bên liên quan (nhà đầu tư, đối tác, cổ đông) bằng dữ liệu rõ ràng.

Một mẫu báo cáo doanh thu điển hình có thể trình bày theo dạng bảng như sau:

Kèm theo đó, doanh nghiệp biểu đồ đường hoặc biểu đồ cột sẽ giúp minh họa xu hướng tăng trưởng rõ ràng hơn.

Báo cáo doanh thu chính là cách biến những con số thành hành động cụ thể. Nếu được áp dụng chuẩn chỉnh, mẫu báo cáo này sẽ là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và đi xa hơn.

2.5. Mẫu báo cáo doanh thu thu bán hàng theo từng phân loại sản phẩm 

Bán hàng mà không biết dòng sản phẩm nào tạo ra lợi nhuận chính là đang kinh doanh trong mù mờ. Vì vậy, báo cáo doanh thu theo phân loại sản phẩm là công cụ cực kỳ quan trọng để nhà quản lý hiểu sâu về cơ cấu nguồn thu của mình.

Khác với báo cáo tổng hợp, mẫu báo cáo này chia nhỏ doanh thu theo từng danh mục hoặc dòng sản phẩm: quần áo nam, quần áo nữ, giày dép, phụ kiện, v.v. Từ đó giúp doanh nghiệp:

• Biết sản phẩm nào mang lại nhiều doanh thu nhất.
• Nhận diện nhóm hàng có biên lợi nhuận cao để đẩy mạnh.
• Cắt giảm hoặc tái cấu trúc nhóm sản phẩm bán chậm.
• Tối ưu hàng tồn và ra quyết định nhập hàng thông minh.

Một báo cáo Excel theo phân loại sản phẩm nên trình bày theo dạng bảng như sau:

Tôi từng làm việc với một shop mỹ phẩm có hơn 300 mã hàng. Chủ shop cứ nghĩ rằng serum dưỡng trắng là dòng chủ lực nhưng khi xuất báo cáo, son môi mới là sản phẩm chiếm 50% doanh thu và có tỷ suất lợi nhuận vượt trội. Sau khi điều chỉnh chiến lược marketing, doanh thu toàn shop tăng gần 20% chỉ trong 2 tháng

Báo cáo doanh thu theo phân loại sản phẩm, doanh nghiệp không chỉ biết chính xác đâu là nhóm hàng bán chạy, mà còn dễ dàng cơ cấu lại danh mục, tối ưu tồn kho và đưa ra quyết định nhập hàng thông minh hơn. 

Nếu cửa hàng bạn hoạt động trên nhiều nền tảng, mẫu báo cáo tổng hợp bán hàng đa kênh - Excel/Phần mềm sẽ giúp bạn gom tất cả dữ liệu vào một nơi để dễ dàng theo dõi và so sánh.

Nếu bạn đang loay hoay giữa hàng loạt file Excel phức tạp, sai lệch, khó phân tích, thì đã đến lúc chuyển sang giải pháp thông minh hơn. Nhanh.POS giúp bạn

• So sánh doanh thu, chi phí theo thời gian
• Tính năng thống kê, bóc tách chỉ số đơn hàng, doanh thu, chi phí, sàn trợ giá
• Theo dõi doanh thu theo tháng, quý, năm
• Kiểm soát tỉ suất doanh thu/tồn kho
• Theo dõi doanh thu theo cửa hàng, danh mục sản phẩm

2.6. Báo cáo doanh thu bán hàng theo thị trường bằng Excel

Khi hoạt động bán hàng mở rộng ra nhiều khu vực địa lý, việc theo dõi doanh thu theo từng thị trường trở nên vô cùng cần thiết. 

Báo cáo này giúp bạn phân tích doanh thu đến từ từng khu vực địa lý như Hà Nội, TP.HCM, các tỉnh miền Trung, miền Tây hoặc quốc tế (nếu bạn có hoạt động xuất khẩu, bán online xuyên biên giới).

• Khu vực nào đang mang lại nhiều doanh thu nhất?
• Thị trường nào đang tiềm năng nhưng chưa được khai thác hiệu quả?
• Tỷ lệ tăng trưởng giữa các vùng có đang đồng đều?

Mẫu cấu trúc bảng Excel đơn giản bạn có thể áp dụng:

Bạn có thể thêm biểu đồ cột để dễ dàng so sánh mức độ tăng trưởng giữa các khu vực theo thời gian.

Sử dụng mẫu báo cáo theo thị trường giúp bạn:

• Phân bổ nguồn lực (ngân sách, nhân sự, hàng hóa) hiệu quả hơn.
• Đưa ra quyết định nên mở rộng hay thu hẹp thị trường nào.
• Tối ưu chi phí vận chuyển, hậu cần và marketing theo từng vùng.
• Hỗ trợ phân tích theo mùa vụ, đặc biệt khi hành vi mua sắm thay đổi theo vùng miền.

Báo cáo doanh thu bán hàng theo thị trường là bước nâng cấp quan trọng cho mọi doanh nghiệp đang mở rộng quy mô. Chỉ khi nắm rõ từng mục nhỏ trong tổng thể, bạn mới ra được quyết định chính xác và bền vững hơn.

2.7. Báo cáo doanh theo bán hàng theo ngành/nghề (cafe, nhà hàng)

Mỗi ngành nghề đều có đặc thù riêng trong cách ghi nhận doanh thu, đặc biệt là các mô hình F&B như quán cafe, nhà hàng, trà sữa, quán ăn. Vì thế, mẫu báo cáo doanh thu bán hàng cũng cần thiết kế phù hợp với hoạt động vận hành thực tế, nhằm giúp chủ quán nắm rõ hiệu suất kinh doanh từng ngày, từng món.

Khác với mô hình bán lẻ thông thường, báo cáo trong ngành F&B thường cần hiển thị:

• Doanh thu theo khung giờ: sáng - trưa - tối
• Doanh thu theo nhóm sản phẩm: đồ uống, món chính, tráng miệng
• Doanh thu theo món bán chạy
• Số lượng hóa đơn, giá trị trung bình mỗi hóa đơn
• Phân tích doanh thu ngày thường và cuối tuần

Phân tích kỹ giúp chủ quán nhanh chóng biết giờ nào đông khách, món nào lãi cao hay chi nhánh nào hoạt động hiệu quả hơn nếu kinh doanh theo chuỗi.

Mẫu báo cáo minh họa cho quán cafe, nhà hàng:

Sử dựng biểu đồ dạng cột hoặc heatmap sẽ giúp bạn hình dung khung giờ “vàng” và tối ưu nhân sự cũng như nguyên vật liệu.

Khi thiết lập file Excel ngành F&B, bạn cần lưu ý:

• Chia báo cáo theo khung giờ rõ ràng (đặt mốc phù hợp theo thói quen khách).
• Dùng Data Validation để chọn món từ danh sách, tránh sai sót tên món.
• Tạo sheet riêng cho nguyên liệu, giá vốn, giúp tính được lợi nhuận gộp từng món.
• Kết hợp biểu đồ động, bảng tổng hợp món bán chạy để dễ theo dõi.

Lưu ý: Nếu bạn quản lý nhiều chi nhánh, hãy thêm cột "Chi nhánh" để phân tích doanh thu từng điểm bán.

Với mẫu báo cáo doanh thu thiết kế riêng cho ngành F&B, chủ quán sẽ nắm rõ khung giờ vàng, món bán chạy và hiệu suất từng chi nhánh, từ đó tối ưu chi phí nguyên liệu, nhân sự và nâng cao lợi nhuận bền vững.

2.8. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo từng đơn vị/phòng ban

Khi doanh nghiệp phát triển đến quy mô có nhiều phòng ban hoặc đơn vị phụ trách bán hàng riêng biệt thì việc theo dõi doanh thu tổng thể sẽ không đủ để phản ánh hiệu suất thực tế - mẫu báo cáo doanh thu theo từng phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh sẽ là lựa chọn tối ưu.

So với các mẫu báo cáo doanh thu truyền thống theo thời gian, báo cáo theo phòng ban cho phép:

• So sánh hiệu suất giữa các bộ phận
• Đo lường mức độ đóng góp vào tổng doanh thu
• Xác định điểm mạnh/yếu trong chiến lược vận hành từng bộ phận
• Hỗ trợ khen thưởng - điều chỉnh chỉ tiêu - cải tiến quy trình

Mẫu bảng báo cáo minh họa

Lưu ý: Bạn có thể kết hợp thêm biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn để trực quan hóa sự phân bổ và tốc độ tăng trưởng từng kênh.

Để mẫu file Excel đạt hiệu quả cao, bảng báo cáo bao gồm các chỉ số sau:

• Doanh thu theo tháng/quý/năm
• Tỷ trọng doanh thu của từng đơn vị trên tổng doanh thu
• Mục tiêu - Thực tế - % Hoàn thành
• Lợi nhuận gộp/tỷ suất lợi nhuận nếu có số liệu giá vốn
• Biểu đồ so sánh xu hướng tăng/giảm

Với mẫu báo cáo doanh thu theo phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phân tích sâu hiệu suất từng bộ phận, từ đó đưa ra quyết định khen thưởng, điều chỉnh và tối ưu chiến lược vận hành hiệu quả hơn.

Ngoài Excel, bạn có thể áp dụng những cách quản lý doanh thu bán hàng đơn giản mà hiệu quả khác để có phương án linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế.

3. Lợi ích khi dùng file Excel báo cáo doanh thu bán hàng

Không phải ngẫu nhiên mà file Excel vẫn luôn là công cụ được ưa chuộng nhất trong quản lý bán hàng, đặc biệt với các shop nhỏ và doanh nghiệp vừa. 

Dù đã có nhiều phần mềm hiện đại, nhưng việc sử dụng file Excel báo cáo doanh thu bán hàng vẫn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp chủ shop quản lý dòng tiền, theo dõi hiệu suất và ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

• Dễ sử dụng, chi phí thấp: Hầu hết mọi người đều quen thuộc, không cần đầu tư thêm
• Linh hoạt tùy chỉnh: Dễ thêm, bớt cột, công thức theo nhu cầu
• Theo dõi sát sao: Giúp kiểm soát dữ liệu doanh thu theo từng thời điểm
• Hỗ trợ ra quyết định: Số liệu rõ ràng, trực quan để đánh giá hiệu quả
• Giảm rủi ro sai sót: Nếu thiết lập công thức chuẩn, hạn chế nhầm lẫn khi ghi tay
• Thuận tiện chia sẻ: Có thể gửi file cho nhân viên hoặc đối tác để đối soát nhanh

Với sự gọn nhẹ và tính linh hoạt, file Excel vẫn là giải pháp đáng tin cậy cho các cửa hàng trong giai đoạn khởi đầu hoặc quy mô vừa và nhỏ.

Dù Excel mang lại sự tiện lợi ban đầu, nhưng để ra quyết định kinh doanh chính xác và nhanh chóng, bạn cần một hệ thống mạnh mẽ hơn. Khám phá ngay báo cáo thông minh từ Nhanh.POS - dùng thử miễn phí, không ràng buộc.

4. Những hạn chế khi dùng báo cáo doanh thu bằng Excel

Dù Excel là công cụ phổ biến và hữu dụng cho nhiều chủ shop giai đoạn đầu, nhưng khi quy mô kinh doanh phát triển, Excel cũng có không ít hạn chế nghiêm trọng ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý doanh thu.

• Dễ sai sót: Mọi thao tác đều thủ công, chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể kéo theo sai số lớn.
• Khó mở rộng: Khi số lượng đơn hàng, khách hàng tăng, Excel trở nên cồng kềnh và khó kiểm soát.
• Thiếu an toàn dữ liệu: Không có phân quyền, dễ mất file hoặc bị chỉnh sửa nhầm.
• Không tự động hóa: Không có tính năng cảnh báo hay đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.
• Hạn chế trong phân quyền: Không phù hợp cho mô hình có nhiều nhân sự cùng quản lý.
• Thiếu công cụ phân tích chuyên sâu: Không đáp ứng được nhu cầu phân tích và báo cáo nâng cao.

Excel chỉ phù hợp ở giai đoạn khởi đầu; khi quy mô kinh doanh mở rộng, việc chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp là lựa chọn cần thiết để đảm bảo hiệu quả và an toàn dữ liệu.

Kinh doanh chỉ bền vững khi bạn nắm chắc số liệu. Với những mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel, tôi tin rằng bạn sẽ dễ dàng theo dõi kết quả bán hàng, hạn chế sai lệch và lên kế hoạch phát triển dài hạn. Dù quy mô nhỏ hay lớn, hãy coi quản trị doanh thu là kim chỉ nam để gia tăng lợi nhuận.