TOP 3 cách quản lý doanh thu bán hàng đơn giản mà hiệu quả

Cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả là chủ đề thu hút sự quan tâm của các chủ shop. Nếu quản lý không tốt sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát doanh thu và gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Cùng Nhanh.vn tìm hiểu Top 3 cách quản lý doanh thu bán hàng đơn giản mà hiệu quả qua bài viết dưới đây!

1. Mục đích của việc quản lý doanh thu bán hàng mà bạn cần biết

Quản lý doanh thu bán hàng không chỉ đơn thuần là ghi lại số tiền thu được, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Khi doanh thu được theo dõi và phân tích bài bản, chủ cửa hàng có thể hiểu rõ tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định chính xác hơn.

• Hạn chế thiếu hụt doanh thu: Nếu biết cách quản lý doanh thu bán hàng, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng thiếu hụt tiền do sai sót trong quá trình ghi chép doanh thu, kể cả trường hợp khách hàng chưa thanh toán. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ không bị thâm hụt tài chính và thua lỗ
• Duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả: Doanh thu phản ánh tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Khi được quản lý tốt, bạn sẽ tránh được tình trạng hụt tiền do sai sót trong ghi chép hoặc khách hàng chậm thanh toán. Việc quản lý chặt giúp bạn chủ động hơn trong dòng tiền và không còn bị động trong chi trả
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Theo dõi doanh thu thường xuyên giúp bạn xác định sản phẩm nào bán chạy, dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao. Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực đúng chỗ
• Lập kế hoạch và đưa ra quyết định: Số liệu doanh thu là cơ sở để lập kế hoạch bán hàng. Nếu doanh nghiệp nhận thấy doanh thu giảm vào mùa thấp điểm, có thể chủ động tung khuyến mãi hoặc tổ chức sự kiện để kích cầu
• Kiểm soát chi phí để tối ưu lợi nhuận: Theo dõi doanh thu đồng nghĩa với việc so sánh trực tiếp với các khoản chi phí. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngân sách marketing, cắt giảm chi phí vận hành không cần thiết và tập trung vào hoạt động tạo ra lợi nhuận cao hơn.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên kinh doanh: Số liệu doanh thu phản ánh trực tiếp nỗ lực của đội ngũ bán hàng. Khi phân tích theo từng nhân viên, nhà quản lý dễ dàng nhận biết ai đang làm tốt, ai cần đào tạo thêm, dễ dàng tạo cơ sở cho chính sách thưởng phạt minh bạch, giúp nhân viên có thêm động lực.

Mục đích của việc quản lý doanh thu bán hàng không dừng lại ở việc ghi nhận số tiền thu về, mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Một hệ thống quản lý hiệu quả sẽ hỗ trợ tối đa trong việc duy trì dòng tiền, tối ưu chi phí và định hình chiến lược dài hạn.

Phần mềm quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả
Quản lý tối ưu, nắm bắt được tình hình kinh doanh

2. TOP 3 cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả nhất năm 2025

2.1. Quản lý doanh thu bán hàng bằng cách ghi chép sổ sách

Ghi chép sổ sách là cách quản lý doanh thu bán hàng truyền thống, phổ biến ở các cửa hàng nhỏ lẻ, đặc biệt là khi chủ kinh doanh chưa quen sử dụng công nghệ. Với phương pháp này, mọi giao dịch đều được ghi tay vào sổ, từ số tiền bán hàng, chi phí nhập hàng cho đến công nợ khách hàng.

Phương pháp đơn giản, dễ thực hiện và hầu như không tốn nhiều chi phí. Nhiều chủ cửa hàng lớn tuổi vẫn chọn ghi chép thủ công vì họ cảm thấy quen thuộc và dễ kiểm soát.

Tuy nhiên, việc ghi chép sổ sách thủ công lại bộc lộ khá nhiều hạn chế. Việc tổng hợp số liệu theo tháng hoặc quý tốn nhiều thời gian, thậm chí dễ dẫn đến sai lệch do nhầm lẫn trong quá trình ghi chép. Ngoài ra, sổ sách dễ bị hư hỏng, mất mát nếu không bảo quản cẩn thận. Trong môi trường bán hàng đa kênh, phương pháp này càng lộ rõ sự bất cập, bởi chủ cửa hàng khó có thể phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác.

Nếu bạn muốn quản lý doanh thu thủ công một cách hiệu quả hơn, hãy tham khảo Top 7 phần mềm tính doanh thu bán hàng tốt nhất 2025 - giải pháp giúp tự động hóa mọi phép tính và tiết kiệm thời gian.

2.2. Sử dụng Excel quản lý doanh thu bán hàng

Sử dụng Excel là một trong những cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả. Ưu điểm là nhập và tính toán dữ liệu nhanh hơn so với ghi chép thủ công. Ngoài ra người dùng có thể tổng hợp doanh thu theo nhiều mốc thời gian hoặc theo đối tượng với độ chính xác cao.

Hình thức này được áp dụng trong các mô hình kinh doanh vừa và nhỏ. Để sử dụng được Excel đòi hỏi người dùng phải có kiến thức về máy tính và các công thức tính toán trong quá trình làm việc.

Một số lưu ý khi sử dụng Excel để quản lý doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp của bạn:

• Hãy nghiên cứu lập kế hoạch cẩn thận trước khi tạo bảng tính Excel, tránh mất thời gian làm lại
• Sử dụng, kiểm tra các công thức và hàm chính xác để tránh mắc lỗi khi áp dụng
• Phần mềm Excel sẽ không tự lưu lại dữ liệu như Google Sheet vì vậy hãy sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh bị mất mát
• Sử dụng các định dạng bảng tính để bảng tính của bạn trông chuyên nghiệp hơn
• Chia sẻ dữ liệu với các bộ phận khác trong doanh nghiệp bằng cách xuất bảng tính sang định dạng PDF hoặc CSV

Lựa chọn sử dụng Excel hay phần mềm quản lý bán hàng phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố trên để đưa ra quyết định phù hợp nhất nhé bạn!

2.3. Sử dụng phần mềm quản lý doanh thu chuyên dụng

Khi hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng, đặc biệt là mô hình bán hàng đa kênh, ghi chép thủ công hay quản lý trên Excel không còn đáp ứng được yêu cầu về tốc độ, độ chính xác và khả năng tổng hợp dữ liệu theo thời gian thực. Sử dụng phần mềm quản lý doanh thu chuyên dụng trở thành giải pháp cần thiết, giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quá trình kiểm soát tài chính và nâng cao hiệu quả vận hành.

Khác với các phương pháp truyền thống, phần mềm quản lý doanh thu cho phép tự động hóa các bước nhập liệu, tính toán, tổng hợp và báo cáo. Dữ liệu được đồng bộ liên tục từ các điểm bán, giúp bạn kiểm soát dòng tiền một cách chặt chẽ và minh bạch hơn.

Trong một lần hỗ trợ một chuỗi cửa hàng phụ kiện điện thoại tại TP.HCM, tôi nhận thấy việc chuyển từ Excel sang phần mềm đã giúp họ rút ngắn đến 70% thời gian xử lý báo cáo doanh thu cuối tháng. Quan trọng hơn, họ phát hiện được những kênh bán hàng đang hoạt động kém hiệu quả và điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tự xây dựng báo cáo, hãy tham khảo Tổng hợp 9 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel - chuẩn, trực quan, hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh và dễ dàng theo dõi doanh thu theo ngày, tháng hoặc từng sản phẩm.

Bạn không cần sổ sách, Excel hay phải tổng hợp thủ công từng con số mỗi ngày. Với phần mềm quản lý bán hàng online Nhanh.vn, bạn có thể:

• Ghi nhận doanh thu và chi phí ngay tại thời điểm bán hàng
• Tự động tính toán lãi lỗ theo từng sản phẩm, đơn hàng hoặc chi nhánh
• Theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực, mọi lúc - mọi nơi
• Dễ dàng lên kế hoạch tài chính và mở rộng hoạt động mà không lo thiếu kiểm soát

👉 Đơn giản hóa quản lý - Tối đa hóa hiệu quả kinh doanh.

Sử dụng phần mềm quản lý doanh thu, giúp bạn dễ dàng

• Kiểm soát doanh thu theo thời gian thực: Chỉ cần vài thao tác, bạn có thể xem được tổng thu - chi trong ngày, trong tuần hoặc theo từng nhân viên, từng chi nhánh.
• Phân tích dữ liệu chi tiết: Hệ thống báo cáo thông minh giúp đánh giá các chỉ số như tỷ lệ lợi nhuận gộp, hiệu quả bán hàng, tần suất mua lại của khách hàng.
• Tích hợp đa kênh bán hàng: Phần mềm hiện đại có thể đồng bộ dữ liệu từ website, sàn thương mại điện tử, cửa hàng offline và cả các nền tảng mạng xã hội.
• Tự động hóa quy trình vận hành: Từ đơn hàng, xuất kho, thanh toán đến báo cáo - tất cả đều được xử lý tự động, giảm thiểu rủi ro do con người.
• Tiết kiệm thời gian - tăng hiệu suất: Chủ shop không cần dành quá nhiều thời gian kiểm tra sổ sách, thay vào đó có thể tập trung vào chiến lược kinh doanh.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý doanh thu trên thị trường. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp đang hoạt động đa kênh hoặc có ý định mở rộng quy mô, Nhanh.vn chính là phần mềm quản lý bán hàng thông thường mà còn tích hợp hệ thống báo cáo doanh thu, quản lý chi phí, hiệu suất nhân viên và hàng tồn kho một cách đồng bộ. Từ cửa hàng vật lý cho tới các kênh online như Facebook, sàn TMĐT, mọi hoạt động bán hàng đều được ghi nhận chính xác và liên tục.

• Tự động theo dõi doanh thu - lợi nhuận theo từng sản phẩm
• Báo cáo thông minh theo thời gian, nhân viên, chi nhánh
• Tích hợp quản lý kho, đơn hàng, khách hàng, marketing
• Đồng bộ với sàn TMĐT, fanpage Facebook,…
• Tối ưu quy trình bán hàng - tiết kiệm chi phí vận hành

Sử dụng phần mềm quản lý doanh thu chuyên dụng không đơn giản chỉ là xu hướng mà còn là một bước đi cần thiết để doanh nghiệp phát triển bền vững. Đặc biệt với những ai đang bán hàng đa kênh, phần mềm sẽ là trợ lý đắc lực giúp bạn nhìn rõ toàn cảnh tài chính, vận hành và chủ động đưa ra quyết định chiến lược.

Đối với các chủ shop thường xuyên di chuyển hoặc muốn theo dõi doanh thu mọi lúc, Top 8 app quản lý doanh thu miễn phí trên điện thoại tốt nhất sẽ là gợi ý giúp bạn quản lý linh hoạt và tiết kiệm.

3. Cách quản lý doanh thu, chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Cửa hàng bán lẻ chiếm tỷ trọng lớn trong các mô hình kinh doanh hiện nay. Vậy cách quản lý doanh thu, chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả như nào? Khám phá ngay dưới đây.

3.1. Cách quản lý doanh thu, chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Theo dõi và phân tích doanh thu

Cửa hàng bán lẻ là mô hình phổ biến nhất hiện nay, từ thời trang, mỹ phẩm đến tạp hóa, đồ gia dụng… Tuy nhiên, việc duy trì hiệu quả tài chính trong mô hình này lại là bài toán không hề đơn giản. Một cửa hàng có thể đông khách, doanh thu cao nhưng vẫn thua lỗ nếu không biết cách quản lý doanh thu, chi phí hợp lý.

Thay vì chỉ biết tổng doanh thu mỗi ngày, cửa hàng bán lẻ nên phân tích chi tiết theo ba tiêu chí: sản phẩm, nhân viên và thời gian.

• Theo sản phẩm: Biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào tồn kho lâu sẽ giúp bạn điều chỉnh danh mục kinh doanh và tập trung vào những sản phẩm sinh lời.
• Theo nhân viên: Hiệu suất của từng nhân viên được thể hiện qua doanh thu cá nhân. Đây là căn cứ để đánh giá, thưởng - phạt minh bạch, đồng thời xây dựng lộ trình đào tạo phù hợp.
• Theo thời gian: Nắm rõ khung giờ, ngày hoặc tuần có doanh thu cao giúp bạn phân bổ nguồn lực từ nhân sự đến khuyến mãi một cách chính xác.

Tôi từng hỗ trợ một cửa hàng mỹ phẩm áp dụng báo cáo doanh thu theo ca. Sau 2 tuần, họ phát hiện doanh thu chiều cao hơn hẳn buổi sáng. Nhờ đó, họ điều chỉnh lịch nhân viên và tăng quảng cáo trong khung giờ hiệu quả, doanh số tăng hơn 18% sau 1 tháng.

Quản lý chi phí

Không ít cửa hàng dù có doanh thu ổn định nhưng vẫn không thể sinh lời do chi phí vận hành quá cao. Quản lý chi phí hiệu quả là kỹ năng sống còn, đặc biệt trong giai đoạn lạm phát hoặc thị trường biến động.

• Lập kế hoạch chi tiết đối với các khoản chi như tiền thuê nhân công, mặt bằng, điện nước, quảng cáo. Theo dõi và so sánh với chi phí thực tế phát sinh
• Phân tích chi phí và cắt giảm các khoản chi phí lớn nhưng không cần thiết
• Tối ưu hoá chi phí nhân công bằng cách sắp xếp thời gian khoa học và áp dụng công nghệ tự động hoá trong một số quy trình

Kiểm soát hàng tồn kho

Hàng tồn là chi phí ẩn lớn nhất nếu không kiểm soát chặt. Khi không quản lý được tồn kho, bạn dễ rơi vào 2 tình huống nguy hiểm: thiếu hàng đang bán chạy hoặc tồn quá nhiều hàng kém xoay vòng.

• Định kỳ kiểm kho và so sánh với số liệu bán hàng thực tế.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho, kết hợp theo dõi doanh thu theo SKU (mã hàng), để dự báo và nhập hàng chính xác.
• Phân loại tồn kho thành nhóm A - B - C theo giá trị và tốc độ bán để có phương án xử lý phù hợp.

Tối ưu hoá quy trình bán hàng

Ngoài doanh thu và chi phí, cách vận hành cũng ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh.

• Đơn giản và tự động hoá các bước trong quy trình bán hàng bằng công nghệ hiện đại
• Đào tạo và quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả để tăng tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng
• Thường xuyên xây dựng các chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng phù hợp. Nhờ đó kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng
• Chuẩn hóa các bước bán hàng: Từ đón khách, tư vấn, chốt đơn đến thanh toán và hậu mãi.
• Đào tạo kỹ năng bán hàng cho nhân viên: Tăng tỉ lệ chuyển đổi từ khách tham khảo sang khách mua.
• Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Như máy quét mã vạch, phần mềm bán hàng tích hợp in hóa đơn, QR thanh toán - vừa chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm thời gian.

Khi quy trình bán hàng được chuẩn hóa, đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và công nghệ được ứng dụng đúng cách, cửa hàng không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn gia tăng trải nghiệm khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh thu và phát triển bền vững.

Một quy trình rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý doanh thu và chi phí hiệu quả hơn. Bài viết Quy trình 7 bước quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả, chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn xây dựng hệ thống vận hành ổn định.

Đánh giá và điều chỉnh liên tục

Cửa hàng bán lẻ không nên quản lý doanh thu và chi phí theo cảm tính. Hàng tháng, nên đánh giá:

• Mức độ hiệu quả của từng kênh bán hàng (online - offline)
• Lợi nhuận ròng sau khi trừ toàn bộ chi phí
• Những điểm nghẽn gây thất thoát doanh thu hoặc đội chi phí không cần thiết
• Thường xuyên đánh giá hiệu quả của các cách quản lý doanh thu bán hàng và xác định ưu nhược điểm. Từ đó điều chỉnh phương pháp quản lý sao cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế
• Liên tục tìm kiếm các phương pháp quản lý mới và điều chỉnh liên tục để tăng hiệu quả. Với các biện pháp trên, cửa hàng bán lẻ có thể quản lý doanh thu, chi phí một cách tối ưu nhất và nâng cao lợi nhuận thu được

Việc này không tốn quá nhiều thời gian nhưng lại giúp bạn kiểm soát được vận hành và kịp thời ra quyết định chiến lược.

3.2. Phần mềm quản lý doanh thu, chi phí hiệu quả nhất

Trong thời đại công nghệ số, ứng dụng phần mềm quản lý không còn là lựa chọn, mà đã trở thành một phần tất yếu của quá trình vận hành kinh doanh hiện đại. Đặc biệt với mô hình bán lẻ – nơi mọi thứ cần nhanh, chính xác và linh hoạt - thì một phần mềm quản lý doanh thu, chi phí hiệu quả chính là trợ lý số giúp chủ cửa hàng tối ưu toàn bộ chu trình tài chính.

Không như phương pháp thủ công hoặc Excel vốn dễ sai sót và tốn thời gian, phần mềm hiện đại có thể tự động hóa hầu hết quy trình tài chính, từ ghi nhận doanh thu đến kiểm soát chi phí và phân tích lợi nhuận.

• Ghi nhận doanh thu theo thời gian thực, từ nhiều kênh: online, offline, sàn TMĐT…
• Phân tích chi phí chi tiết theo từng khoản mục: mặt bằng, nhân sự, khuyến mãi…
• Tạo báo cáo thông minh với biểu đồ, so sánh các kỳ, phát hiện xu hướng tài chính.
• Kiểm soát công nợ và dòng tiền: theo dõi thu - chi rõ ràng, tránh thâm hụt bất ngờ.
• Tối ưu chi phí nhân sự thông qua phân quyền thao tác và kiểm tra hiệu suất làm việc.

Nhanh.vn là một phần mềm quản lý doanh thu, chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả nhất hiện nay. Cùng điểm qua những đặc điểm nổi bật của phần mềm ngay dưới đây.

Phần mềm Nhanh.vn không dừng lại ở việc ghi nhận doanh thu hay chi phí đơn thuần. Hệ thống này được thiết kế để kết nối xuyên suốt từ đơn hàng - kho hàng - nhân viên - khách hàng - báo cáo, giúp chủ shop nhìn thấy toàn cảnh tài chính chỉ trong vài cú click chuột.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Nhanh.vn:

• Quản lý doanh thu chi tiết: Cho phép theo dõi doanh thu theo sản phẩm, theo thời gian, theo nhân viên hoặc theo kênh bán. Bạn sẽ biết rõ mặt hàng nào đang tạo ra lợi nhuận tốt, nhân viên nào bán hiệu quả, ca nào doanh số thấp - từ đó điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả: Chủ shop có thể theo dõi chi phí cố định, chi phí biến đổi và so sánh với doanh thu để đánh giá hiệu quả vận hành. Việc kiểm soát này giúp hạn chế tình trạng lợi nhuận trên giấy, nhưng dòng tiền thực tế lại âm.
• Báo cáo tài chính trực quan - thông minh
  Hệ thống cung cấp nhiều dạng báo cáo KPI như:
  • Tỷ lệ chuyển đổi khách vào - khách mua
  • Giá trị trung bình mỗi hóa đơn
  • Tỷ lệ khách quay lại
  • Vòng quay hàng tồn kho
  • Tốc độ bán hàng trung bình theo ngày, giờ: Những số liệu này giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh mà còn gợi ý chiến lược bán hàng cụ thể. 
• Dự báo và tối ưu nhập hàng: Phần mềm phân tích dữ liệu tồn kho và lịch sử bán hàng để dự báo số lượng cần nhập trong thời gian tới, hạn chế rủi ro dư thừa hoặc thiếu hàng.
• Tích hợp bán hàng đa kênh: Đồng bộ đơn hàng, sản phẩm, khách hàng từ website, sàn TMĐT, Facebook, Zalo. Ngoài ra, kết nối với Vpage để quản lý bình luận, tin nhắn, ẩn comment và gửi tin chốt đơn tự động sau livestream.

Phần mềm quản lý doanh thu và chi phí giúp bạn kiểm soát dòng tiền và là công cụ ra quyết định chiến lược. Với những cửa hàng đang muốn mở rộng mô hình, đa kênh hóa bán hàng hoặc tinh gọn vận hành, việc đầu tư vào phần mềm như Nhanh.vn là bước đi đúng đắn, lâu dài và cần thiết.

Bài viết đã chia sẻ về top 3 cách quản lý doanh thu bán hàng đơn giản mà hiệu quả. Đồng thời hướng dẫn Cách quản lý doanh thu, chi phí cho cửa hàng bán lẻ hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ mang đến những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất!