[MỚI NHẤT] Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản và chính xác

Bạn đang tìm quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP? Đừng lo, thủ tục này thực tế rất đơn giản. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp tại Nhanh.vn, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện hồ sơ chính xác chỉ trong 15 phút. Cùng xem ngay nhé!

1. Doanh nghiệp cần chuẩn gì những gì để đăng ký hóa đơn điện tử

1.1. Điều kiện để được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Dựa trên quy định pháp luật và kinh nghiệm triển khai thực tế cho nhiều doanh nghiệp, để hệ thống vận hành trơn tru và không bị gián đoạn về sau, bạn cần đảm bảo đáp ứng đủ 5 yếu tố cốt lõi sau:

• Chữ ký số (Token) hợp lệ: Đảm bảo đã đăng ký chữ ký số đúng quy định. Đặc biệt, tại thời điểm lập tờ khai đăng ký, chữ ký số phải còn hiệu lực. 
• Hạ tầng kỹ thuật ổn định: Bạn cần có thiết bị (máy tính, laptop) và đường truyền Internet đủ mạnh để thực hiện các nghiệp vụ kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn mà không bị "rớt mạng" giữa chừng.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu chuẩn: Theo theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Kế toán 2015, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Thay vì tự xây dựng server tốn kém, bạn nên lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống lưu trữ trực tuyến (Cloud) quy mô lớn và chứng chỉ bảo mật an toàn.
• Kết nối phần mềm đồng bộ: Khi phần mềm bán hàng kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán - dữ liệu bán hàng sẽ tự động đẩy về phần mềm kế toán để xuất hóa đơn ngay thời điểm giao dịch, tránh sai sót nhập liệu thủ công.

Để tiết kiệm chi phí ban đầu, bạn nên tham khảo trước ý kiến của cán bộ quản lý thuế tại địa bàn. Tuy nhiên, về lâu dài, việc áp dụng các giải pháp tích hợp phần mềm bán hàng với phần mềm hóa đơn điện tử như Nhanh.vn sẽ là lựa chọn tối ưu để quản lý doanh thu và thuế chính xác nhất.

Xem chi tiết: 5 điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành

1.2. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về hạ tầng và kỹ thuật, công việc tiếp theo chúng ta cần thực hiện là chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý. Dựa trên quy trình chuẩn, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần soạn thảo và chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ sau:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử. (Đây là văn bản pháp lý nội bộ thể hiện sự đồng thuận của ban lãnh đạo doanh nghiệp về việc chuyển đổi hình thức hóa đơn).
• Hóa đơn điện tử mẫu. (Mẫu này thường do nhà cung cấp phần mềm như Nhanh.vn thiết kế sẵn dựa trên bộ nhận diện thương hiệu của bạn, bao gồm logo, màu sắc, thông tin doanh nghiệp...).

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng, tôi thấy rất nhiều hồ sơ bị hệ thống trả về do lỗi định dạng file đính kèm. Bạn cần tuân thủ tuyệt đối quy tắc sau:

• Bản scan của Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành và Hoá đơn mẫu phải được đưa chung (gộp) vào 01 bản dưới định dạng Word (.doc).
• Không gửi rời rạc từng file ảnh hoặc file PDF riêng lẻ nếu hệ thống thuế yêu cầu nộp qua cổng iHTKK cũ hoặc các cổng nhận dữ liệu đặc thù.

1.3. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử chính là văn bản pháp lý cao nhất trong nội bộ doanh nghiệp để hợp thức hóa việc áp dụng hình thức này. Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần xác định rõ các nội dung:

• Loại hóa đơn sử dụng: Ghi rõ là Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay Hóa đơn bán hàng.
• Hình thức hóa đơn: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không có mã (Thường doanh nghiệp mới sẽ là "Có mã").
• Phạm vi áp dụng: Dùng cho toàn hệ thống hay chi nhánh cụ thể.
• Trách nhiệm thi hành: Phân công rõ bộ phận nào (Kế toán, Bán hàng...) chịu trách nhiệm khởi tạo, lập và quản lý hóa đơn.

Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dễ dàng

2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tuyến thông qua Cổng thông tin thuế theo quy trình dưới đây:

Bước 1: Lập Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT 

Bạn truy cập vào phần mềm, tìm menu Đăng ký phát hành -> Lập tờ khai. Tại đây, bạn cần lưu ý kỹ các mục sau, vì 90% lỗi sai nằm ở đây:

• Thông tin người nộp thuế:
  • Phần mềm thường tự động lấy theo Chữ ký số. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra lại Số điện thoại và Email.
  • Lưu ý: Email này phải là email đang hoạt động, vì CQT sẽ gửi link xác nhận về đây.
• Hình thức hóa đơn (Quan trọng):
  • Có mã của cơ quan thuế: Tích chọn mục này nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh (chiếm 99% trường hợp).
  • Không có mã của cơ quan thuế: Chỉ chọn nếu bạn là doanh nghiệp lớn (điện, nước, xăng dầu...) đã có hạ tầng kết nối trực tiếp.
• Phương thức chuyển dữ liệu:
  • Nếu chọn "Có mã", bạn tích vào Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
  • Nếu chọn "Không mã", bạn mới cân nhắc giữa "Chuyển đầy đủ" hoặc "Bảng tổng hợp".
• Loại hóa đơn sử dụng: Tích chọn Hóa đơn GTGT (nếu kê khai khấu trừ) hoặc Hóa đơn bán hàng (nếu kê khai trực tiếp). Bạn có thể tích cả 2 nếu sử dụng song song.

Sau khi điền xong, bạn cắm USB Token, nhấn Ký số và bấm Gửi.

Bước 2: Hệ thống Thuế tiếp nhận và "Quét" dữ liệu tự động

Ngay sau khi bạn nhấn Gửi, hai luồng xử lý sẽ diễn ra song song mà bạn cần nắm được:

1. Gửi thông báo tiếp nhận: Trong vòng 15 phút, CQT gửi về email của bạn Mẫu 01/TB-TNĐT (Phụ lục IB). Đây là bằng chứng xác nhận họ đã nhận hồ sơ (chưa phải là chấp nhận cho dùng nhé).
2. Đối chiếu tự động (Điểm mới của NĐ 70):
   • Hệ thống Thuế sẽ kết nối với Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư để soi chiếu thông tin của Người đại diện pháp luật (Số CCCD, Họ tên) trên tờ khai xem có khớp với dữ liệu gốc không.
   • Quá trình này diễn ra tối đa trong 01 ngày làm việc.

Nếu Giám đốc của bạn vừa đổi từ CMND 9 số sang CCCD gắn chip mà chưa làm thủ tục cập nhật thông tin thuế (Mẫu 08-MST), hồ sơ sẽ bị hệ thống tự động từ chối ở bước này. Hãy kiểm tra kỹ giấy phép kinh doanh và CCCD trước khi làm nhé!

Bước 3: Người nộp thuế (NNT) thực hiện xác nhận thông tin

Đây là bước thay đổi lớn nhất so với quy định cũ. Sau khi CQT đối chiếu xong, họ sẽ gửi một yêu cầu xác nhận về tài khoản thuế hoặc Email của bạn.

Bạn cần thực hiện thao tác sau ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo:

1. Nhận thông báo: Kiểm tra email xác nhận thông tin đăng ký HĐĐT.
2. Thực hiện xác nhận:
   • Truy cập vào đường link trong email hoặc mục "Xác nhận đăng ký" trên phần mềm.
   • Dùng Chữ ký số (Token) ký xác nhận một lần nữa để hoàn tất quy trình.
3. Nhận kết quả cuối cùng: Sau khi bạn xác nhận, hệ thống sẽ trả về Thông báo chấp nhận (Mẫu 01/TB-ĐKĐT). Lúc này, tài khoản HĐĐT của bạn chính thức được kích hoạt.

Xem thêm: [Cập nhật mới nhất] Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Dựa trên số liệu hỗ trợ từ Nhanh.vn, dưới đây là 3 lỗi phổ biến nhất bạn cần đặc biệt lưu ý:

Nếu doanh nghiệp muốn rút ngắn quy trình đăng ký và hạn chế sai sót khi khai báo, hệ thống hóa đơn điện tử Nhanh.vn cung cấp bộ biểu mẫu, hướng dẫn chi tiết và cảnh báo lỗi ngay khi nhập dữ liệu. Nhờ đó, kế toán có thể hoàn tất việc đăng ký chỉ trong vài phút.

3. Các công việc cần thực hiện khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử

3.1. Xử lý dứt điểm hóa đơn cũ (Bắt buộc)

Nguyên tắc vàng bạn cần nhớ là: "Có mới nới cũ". Ngay khi hệ thống mới được kích hoạt:

• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ: Bạn phải chấm dứt việc phát hành hóa đơn trên hệ thống cũ hoặc theo các thông tư trước đây (như Thông tư 32).
• Tiêu hủy hóa đơn giấy tồn đọng: Nếu doanh nghiệp vẫn còn giữ các quyển hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa dùng hết, bạn cần tiến hành tiêu hủy ngay.
  • Trình tự: Thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
  • Hồ sơ: Lập và nộp Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy (Mẫu 02/HUY-HĐG) - Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123.

Đừng giữ lại hóa đơn giấy "làm kỷ niệm" hay phòng hờ. Việc không tiêu hủy đúng hạn sẽ khiến hệ thống thuế ghi nhận bạn đang tồn tại song song hai loại hóa đơn, dẫn đến việc bị yêu cầu giải trình rất phiền phức.

Xem thêm: [Mới Nhất] Cách lưu trữ hóa đơn điện tử chuẩn quy định từ ngày 1/6

3.2. Lưu ý đối với trường hợp sử dụng dịch vụ "Miễn phí" hoặc "Không mã"

Không phải cứ đăng ký xong là xong mãi mãi. Cơ quan thuế có cơ chế rà soát định kỳ để đảm bảo doanh nghiệp sử dụng đúng hình thức hóa đơn phù hợp với quy mô và rủi ro thuế.

Trường hợp 1: Bạn đang dùng hóa đơn điện tử có mã của CQT "không phải trả tiền dịch vụ" Nếu bạn thuộc nhóm đối tượng được hỗ trợ miễn phí (doanh nghiệp nhỏ, vùng khó khăn...), hãy lưu ý:

• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ rà soát định kỳ hàng tháng.
• Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển lên và không còn thuộc diện được miễn phí, CQT sẽ có thông báo yêu cầu chuyển sang sử dụng dịch vụ của các tổ chức T-VAN
• Lúc này, bạn buộc phải thực hiện thủ tục “Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử” để chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ trả phí.

Trường hợp 2: Bạn đang dùng hóa đơn điện tử "Không có mã"

• Cơ quan thuế cũng sẽ rà soát định kỳ. Nếu phát hiện doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, họ sẽ thông báo yêu cầu bạn chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử CÓ MÃ.
• Khi đó, bạn cũng cần làm thủ tục đăng ký chuyển đổi theo hướng dẫn của CQT.

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP tuy có nhiều bước xác thực chặt chẽ hơn, nhưng đổi lại sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dữ liệu và giảm thiểu rủi ro bị thanh tra thuế sau này. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử ổn định, không lo bị vi phạm pháp luật và có đội ngũ hỗ trợ pháp lý 24/7, hãy tham khảo ngay phần mềm Hóa đơn điện tử tại Nhanh.vn.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.