5 điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành

Hóa đơn điện tử không đơn giản chỉ là xu hướng chuyển đổi số mà còn là nghĩa vụ quan trọng theo quy định mới của cơ quan thuế. Để được phép sử dụng, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc liên quan đến kỹ thuật, pháp lý và hệ thống quản lý. Việc tuân thủ đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình và hạn chế vi phạm.

1. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, chữ ký số và đăng ký với cơ quan Thuế theo đúng trình tự. 

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được triển khai hóa đơn điện tử khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý, kỹ thuật và đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế .

1.1. Điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin

Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ và ổn định để có thể phát hành, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn của cơ quan Thuế bao gồm việc trang bị thiết bị điện tử phù hợp như máy tính, laptop hoặc máy tính bảng, đồng thời duy trì kết nối internet ổn định để đảm bảo quá trình lập và gửi hóa đơn không bị gián đoạn.

1.2. Phần mềm hoá đơn điện tử

Để khởi tạo, truyền nhận và quản lý hóa đơn điện tử một cách thuận lợi và tuân thủ quy định, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn. 

Doanh nghiệp có thể tự phát triển hệ thống nội bộ hoặc lựa chọn thuê dịch vụ từ các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã được cơ quan Thuế cấp phép, nhằm bảo đảm tính an toàn dữ liệu và khả năng kết nối với hệ thống của ngành Thuế.

1.3. Đáp ứng điều kiện về chữ ký số

Chữ ký số là yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm xác thực người ký, bảo đảm tính pháp lý và tính toàn vẹn của dữ liệu trên hóa đơn. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại chữ ký số phổ biến như USB Token, Smart Card, chữ ký số HSM hoặc chữ ký số từ xa tùy theo nhu cầu vận hành. Lưu ý rằng chữ ký số dùng để ký hóa đơn điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP để được cơ quan Thuế chấp nhận.

1.4. Đăng ký sử dụng hoá điện tử với cơ quan thuế

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp, đơn vị, hộ và cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế trước khi phát hành. 

Việc đăng ký có thể được thực hiện trực tiếp trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu hóa đơn được truyền đến cơ quan Thuế theo đúng định dạng và phương thức quy định, thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế đối với các trường hợp được miễn hoặc không bắt buộc sử dụng hóa đơn có mã.

1.5. Đáp ứng về định dạng và phương thức truyền dữ liệu chuẩn

Khi triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải bảo đảm việc lập hóa đơn tuân thủ đúng định dạng chuẩn và phương thức truyền dữ liệu theo quy định, nhằm duy trì tính thống nhất, khả năng đọc và xử lý giữa các hệ thống của doanh nghiệp và cơ quan Thuế. 

Theo đó, hóa đơn điện tử phải được tạo lập dưới dạng XML để bảo đảm cấu trúc dữ liệu chuẩn hóa. Trường hợp doanh nghiệp truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan Thuế, hệ thống kỹ thuật phải đáp ứng các yêu cầu về đường truyền chuyên biệt (kênh thuê riêng hoặc MPLS VPN Layer 3 với tối thiểu 5 Mbps cho mỗi kênh), đồng thời sử dụng Web Service hoặc Message Queue có mã hóa và truyền nhận dữ liệu thông qua giao thức SOAP theo đúng tiêu chuẩn an toàn và kỹ thuật.

Để tuân thủ đầy đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần một phần mềm đạt chuẩn Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn đáp ứng 100% tiêu chuẩn về bảo mật, lưu trữ, ký số và truyền nhận dữ liệu với CQT.

2. Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 

Đối tượng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được pháp luật quy định khá cụ thể, nhằm bảo đảm mọi chủ thể kinh doanh đều tuân thủ thống nhất trong hoạt động phát hành và quản lý hóa đơn. 

Căn cứ Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 1 Điều 1 và khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, pháp luật quy định rõ các đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm: 

• Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
  • Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
  • Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
  • Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
  • Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
  • Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
• Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.
• Người nộp thuế, phí và lệ phí.
• Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
• Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực).
• Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.
• Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.

Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử tự động cho công ty/hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT

3. Những lưu ý khi triển khai sử dụng hóa đơn điện tử

Để triển khai hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng tuân thủ các quy định pháp luật và lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp. 

• Doanh nghiệp phải bảo đảm hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là hợp pháp trước khi lập và phát hành hóa đơn điện tử.
• Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, được cơ quan Thuế cấp phép, để bảo đảm an toàn dữ liệu và tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Thường xuyên cập nhật quy định mới từ cơ quan Thuế nhằm tránh sai sót trong quá trình lập, ký số, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn.
• Đào tạo nhân sự kế toán và bộ phận có liên quan sử dụng thành thạo phần mềm hóa đơn điện tử để bảo đảm quá trình vận hành diễn ra trơn tru, đúng pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro.

Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dễ dàng

4. Giải pháp phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý cho doanh nghiệp và cơ quan công, Nhanh.vn tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, được hàng ngàn doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tối ưu hóa quy trình xuất, lưu trữ và quản lý hóa đơn. 

Giải pháp phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử của Nhanh.vn sẽ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng và hóa đơn một cách đồng bộ, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm không đơn thuần chỉ hỗ trợ lập, truyền và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của cơ quan Thuế mà còn tối ưu quy trình bán hàng, kiểm soát tồn kho và báo cáo doanh thu tự động. 

Với giao diện dễ sử dụng và kết nối trực tiếp với hệ thống Thuế, Nhanh.vn chính là lựa chọn tin cậy giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quản lý hóa đơn.

Khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ 5 điều kiện theo quy định, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ vận hành ổn định, an toàn và đúng chuẩn. Tôi khuyến cáo các doanh nghiệp thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật để tránh phát sinh sai phạm. Việc tuân thủ nghiêm túc cũng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin với cơ quan thuế và đối tác.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.