Hướng dẫn theo dõi công nợ chi tiết, hiệu quả cập nhật mới nhất 2024

Một trong những yếu tố quan trọng trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó chính là công nợ. Làm thế nào để theo dõi công nợ hiệu quả, hạn chế thất thoát? Hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.

Hiểu đơn giản thì công nợ khách hàng là khi một tổ chức doanh nghiệp đã cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng có chứng từ kê khai thuế, tuy nhiên doanh nghiệp chưa được thanh toán tiền ngay hoặc mới được thanh toán một phần. Như vậy công việc của doanh nghiệp là theo dõi kiểm soát công nợ khách hàng để có thể thu hồi công nợ khách hàng một cách hiệu quả.

Công nợ là gì?

Thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đưa ra những chính sách đúng đắn để có thể theo dõi công nợ một cách hiệu quả. Xu hướng của các doanh nghiệp đều muốn có thể tận dụng tối đa nguồn vốn: nhanh chóng thu hồi các khoản nợ của khách hàng. Như vậy để có thể tận dụng hợp lý nguồn vốn doanh nghiệp cần có cách theo dõi công nợ hiệu quả. dưới đây Nhanh.vn xin giới thiệu tới bạn cách theo dõi công nợ chính xác và hiệu quả nhất.

Theo dõi công nợ qua file Excel

Bộ phận kế toán cần phải có file theo dõi công nợ: có thể bằng file Excel hoặc phần mềm kế toán để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhập nhanh chóng những phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ.

Bộ phận kế toán cần theo dõi liên tục thường xuyên công nợ khách hàng. Dựa vào các thông tin trong hợp đồng, phiếu kê khai, phiếu chi, các khoản chiết khấu, giấy báo ngân hàng, hàng trả lại, hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho,..... bên kế toán sẽ tự cập nhật vào bảng file theo dõi công nợ khách hàng.

Quản lý công nợ đơn giản - chính xác với phần mềm Nhanh.vn 

- Việc thu hồi nợ sẽ liên quan rất chặt chẽ đến các loại giấy tờ/chứng từ kế toán vì thế bên kế toán cần phải nắm rõ quy trình kế toán, quy trình thanh toán, luân chuyển giấy tờ… và đặc biệt bộ phận kế toán phải thật cẩn thận khi cập nhật dữ liệu từ các chứng từ sang bảng Excel, tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.

Doanh nghiệp nên tạo mối quan hệ thân thiết, gắn bó với khách hàng, nên khéo léo trong quá trình đôn đốc thu hồi nợ từ khách hàng. Doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách ưu đãi, tạo điều kiện cho khách hàng được hưởng những khoản chiết khấu nếu bên phía khách hàng hoàn thành việc trả nợ đúng kỳ hạn/trước kỳ hạn với doanh nghiệp.

Để giữ mối quan quan hệ lâu dài với khách hàng thì bên phía doanh nghiệp không nên quá gay gắt trong việc đòi nợ từ khách hàng. Hãy tạo cảm giác thoải mái nhưng vẫn hối thúc được khách hàng trả nợ. Một số khách hàng sẽ không thích bị nhắc đi nhắc lại quá nhiều lần về những khoản nợ.

Việc gửi hóa đơn tới khách hàng là việc rất quan trọng, doanh nghiệp nên chú trọng đến vấn đề này. Bộ phận kế toán cần theo dõi chặt chẽ hành trình của hóa đơn xuất bán, phải đảm bảo được ràng khách hàng đã nhận được hóa đơn đúng thời gian và tránh những sai sót, thất lạc hay chậm trễ.

Điều cần thiết trước khi gửi hóa đơn là kế toán công nợ phải báo trước cho người chịu trách nhiệm về hóa đơn. Có thể báo với khách hàng qua hình thức gọi điện thoại hoặc gửi gmail.

Biện pháp để phòng tránh các tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đúng thời gian, một số doanh nghiệp đã lựa chọn phương án sử dụng phần mềm kế toán có kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành.

Thực tế cho thấy việc thay thế hóa đơn giấy thành hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích:

- Hóa đơn điện tử phát hành nhanh hơn hóa đơn giấy, quá trình phát hành hóa đơn giấy có thể nhiều hơn 70% các bước phát hành hóa đơn điện tử

- Sử dụng hóa đơn giấy tốn kém hơn về mặt chi phí, hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm tới 80% so với hóa đơn giấy

- Hóa đơn điện tử độ chính xác cao hơn tránh được những tranh chấp liên quan đến sai hóa đơn

Đọc thêm: Bí quyết quản lý tài chính doanh nghiệp đơn giản và hiệu quả

Báo cáo công nợ phải thu

Bộ phận kế toán cần thường xuyên lập báo cáo công nợ để kiểm soát được thời hạn phải thu. Một số loại báo cáo công nợ cần lập:

- Báo cáo tổng hợp công nợ các khoản phải thu khách hàng

- Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng

- Báo cáo theo dõi tình hình các khoản nợ quá thời hạn

- Lập các bảng theo dõi các khoản nợ quá hạn mức để thuận tiện quản lý hạn nợ, tuổi nợ.

Gọi điện thoại thông báo nợ

Ngoài việc đưa ra các thời hạn quy định để trả nợ đúng hạn thì bộ phận kế toán của doanh nghiệp cũng cần thường xuyên gọi điện nhắc nhở khách hàng về những khoản thu còn thiếu phải trả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên không nên giục nợ khách hàng quá nhiều qua điện thoại, tránh gây phiền hà cho khách hàng, chọn những khung giờ gọi điện thoại phù hợp, tránh những ngày đặc biệt như mùng một hay đầu giờ, tránh những khoảng thời gian sau giờ làm việc của khách hàng. Cần chú ý những điều cần tránh để không gây khó chịu với khách hàng và việc thu nợ cũng suôn sẻ và thoải mái.

Kế toán cần ghi chép lại những khoản nợ quá hạn vào sổ nhật ký, lưu lại các cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với hồ sơ về phản ứng của khách hàng và những vấn đề khó khăn trong quá trình thu nợ như: thiếu hóa đơn, thiếu hàng, ngày hạn khách hàng hứa trả tiền,.... ghi chú lại để phản ánh với bộ phận liên quan và đưa ra phương án xử lý nhanh chóng kịp thời.

Đọc thêm: Cách lập bảng công nợ khách hàng bằng Excel chính xác nhất

Dưới đây là một vài lưu ý cần biết để doanh nghiệp theo dõi công nợ khách hàng một cách hiệu quả nhất:

- Đánh giá, phân loại đối tượng khách hàng thành từng nhóm để dễ dàng theo dõi công nợ

- Với những khoản nợ phải thu cần hạch toán chi tiết với từng trường hợp và khách hàng cụ thể

- Khi thanh toán công nợ khách hàng cần có đầy đủ giấy tờ chứng từ, hóa đơn liên quan hợp lệ, điều này giúp quá trình thanh toán nợ diễn ra công khai, minh bạch tránh thất thoát

- Lập bảng đánh giá theo dõi báo cáo công nợ hàng tuần, hàng tháng, theo dõi được tình hình trả nợ, hiệu quả của việc theo dõi công nợ

- Có xác minh bằng văn bản những khoản nợ quá thời hạn, tồn đọng lâu ngày, đưa ra các hướng giải quyết để nhanh chóng thu hồi nợ

Quản lý công nợ đơn giản với Nhanh.vn

Trên đây là hướng dẫn theo dõi công nợ chi tiết mà Nhanh.vn muốn chia sẻ với bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công nợ đơn giản, tiện lợi thì Nhanh.vn chính là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn. Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn giúp bạn liên kết thu chi với công nợ của khách hàng, kiểm soát công nợ hiệu quả nhất. Đăng ký dùng thử để trải nghiệm hoàn toàn miễn phí đầy đủ các tính năng ưu Việt. Chúc bạn thành công!

Đọc thêm: 

4 cách quản lý thu chi hiệu quả cho doanh nghiệp

Top 7 phần mềm quản lý bán hàng và công nợ tối ưu, chính xác nhất