Cách lập bảng công nợ khách hàng bằng Excel chính xác nhất

Việc quản lý công nợ khách hàng bằng file excel sẽ giúp các nhà bán hàng kiểm soát được các nguồn thu từ khách hàng từ đó đưa ra các phương án thu hồi phù hợp để đảm bảo tài chính lành mạnh cho công ty. Vậy làm thế nào để quản lý công nợ khách hàng bằng Excel chính xác? Trong bài viết này Nhanh.vn sẽ hướng dẫn cho bạn cách quản lý công nợ khách hàng nói riêng và công nợ doanh nghiệp nói chung một cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Công nợ của doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… Người đảm nhận việc theo dõi công nợ trong công ty gọi là kế toán công nợ. Công nợ của doanh nghiệp được chia ra làm các loại như công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả.

Công nợ và công nợ khách hàng

Công nợ phải thu khách hàng được hiểu là khi một tổ chức doanh nghiệp đã bán hàng hóa thành phẩm cho khách hàng và xuất hóa đơn, chứng từ kê khai thuế nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc mới thanh toán được một phần. Để thu hồi được công nợ một cách hiệu quả thì bên tổ chức, doanh nghiệp cần phải có chính sách công nợ khách hàng rõ ràng, quản lý công nợ khách hàng chặt chẽ, chính xác. 

Xem thêm: Quản lý khách hàng bằng Excel - Mẫu Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Bằng Excel

Bảng tổng hợp/ ghi chép công nợ khách hàng là công cụ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình biến động công nợ của khách hàng có giao dịch phát sinh trong kỳ. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát, tổng kết, thu hồi công nợ hiệu quả, hỗ trợ duy trì sự ổn định và lành mạnh cho tài chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bảng tổng hợp công nợ cũng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định, chính sách về thanh toán, thời hạn nợ và các chương trình bao gồm chiết khấu, khuyến mãi,… với với khách hàng.

Mục đích và vai trò của quản lý công nợ khách hàng bằng Excel

Phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp, tổ chức mà bảng quản lý công nợ khách hàng có thể có những chỉ tiêu khác nhau nhưng về cơ bản thì một bản tổng hợp công nợ khách hàng phải đảm bảo được những thông tin quan trọng là số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Dưới đây là một số mẫu tổng hợp công nợ phải thu khách hàng phổ biến, nổi bật bạn có thể tham khảo 

Mẫu bảng tổng hợp công nợ khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp dễ dàng, chính xác với Nhanh.vn - Đơn giản - Hiệu quả - Tiết kiệm

Đọc thêm: Hướng dẫn theo dõi công nợ chi tiết, hiệu quả cập nhật mới nhất 2024

Để tính số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ ta sử dụng hàm VLOOKUP và hàm SUMIFS. Tuy nhiên để tối ưu và đảm bảo dữ liệu chính xác khi thay đổi khoảng thời gian thì ta sử dụng thêm các hàm MIN, MAX

Bảng tổng hợp công nợ khách hàng trên Excel phải đảm bảo đủ các thông tin liên quan sau:

Thông tin của bảng công nợ khách hàng trên Excel

- Mã số: Mã số từng khách hàng, lấy dữ liệu ở phần “Mã số” trong Cột diễn giải của Sổ chi tiết công nợ

- Tên nhà cung cấp: Ghi rõ tên của từng khách hàng

- Số dư đầu kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư đầu kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số phát sinh trong kỳ bên Nợ: Lấy từ “Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ

- Số phát sinh trong kỳ bên Có: Lấy từ “Tổng số phát sinh Có trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư cuối kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư cuối kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

 - Dòng “Cộng”: Cộng toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của cả bên Nợ và bên Có của các nhà cung cấp

Sau khi đã nhập đủ thông tin thì áp dụng các hàm tính toán trong excel để phân loại và tổng hợp lại thông tin

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý bán hàng và công nợ tối ưu, chính xác nhất

Việc quản lý công nợ bằng excel có ưu điểm là miễn phí và dễ tìm kiếm dữ liệu nhưng bên cạnh đó lại tồn tại rất nhiều nhược điểm/ vấn đề như phức tạp, mất thời gian, không quản lý được lượng thông tin lớn, theo dõi thông tin không thống nhất, độ bảo mật không cao và rất khó sử dụng cho người không biết về excel.

Nhằm giúp các nhà bán hàng quản lý công nợ dễ dàng hơn, chính xác hơn và khắc phục được tối đa những nhược điểm của việc quản lý công nợ khách hàng bằng excel, Nhanh.vn cung cấp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh với tính năng/ lợi ích quản lý công nợ hỗ trợ các chủ shop trong việc.

- Quản lý công nợ nhà cung cấp: Phát sinh khi doanh nghiệp nhập hàng, trả hàng với nhà cung cấp kèm ví dụ minh họa

- Quản lý công nợ khách hàng: Phát sinh khi khách hàng mua hàng, trả hàng, giải pháp nâng cao hạn chế thất thoát

- Quản lý công nợ với dịch vụ trả góp: Phát sinh khi bán hàng hỗ trợ khách mua trả góp, thay thế ghi chép thủ công

Với phần mềm Nhanh.vn bạn có thể dễ dàng quản lý công nợ khách hàng, quản lý công nợ theo nhân viên bán hàng và theo dõi hạn thanh toán công nợ khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý của Nhanh, bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng tận tình từ đội ngũ nhân viên thực hiện. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng kế toán, báo cáo và quản lý giúp tối đa quản lý bán hàng. 

Hạn thanh toán công nợ khách hàng

Trên đây là toàn bộ những gì mà Nhanh muốn chia sẻ về cách lập bảng công nợ khách hàng trên Excel nhanh chóng và hiệu quả. Rất mong những kiến thức, chia sẻ trên của Nhanh.vn sẽ hữu ích với các bạn, giúp các bạn có những bài học bổ ích để áp dụng vào công việc. Lưu ý, nếu muốn thay thế Excel bằng phần mềm quản lý bán hàng, Nhanh.vn cũng sẽ đáp ứng được bạn. Liên hệ với chúng tôi để có những tin tức mới nhất. Nhanh.vn chúc bạn thành công!

Xem thêm: 

4 cách quản lý thu chi hiệu quả cho doanh nghiệp

Tổng hợp 7 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel chuẩn, trực quan