Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp

Thanh lý tài sản cố định là nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thu nhập khác và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 

Trong bài viết này, Nhanh.vn sẽ hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp cụ thể, bám sát quy định tại Thông tư 99, Thông tư 133 và các văn bản liên quan, hỗ trợ doanh nghiệp trong quyết toán thuế.

1. Quy định về việc thanh lý tài sản cố định

1.1. Thanh lý tài sản cố định là gì?

Thanh lý tài sản cố định được hiểu là doanh nghiệp loại bỏ khỏi quá trình sử dụng những tài sản cố định không còn đáp ứng nhu cầu hoạt động. 

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 31 Thông tư 133/2016/TT-BTC, tài sản cố định thuộc diện thanh lý gồm:

• Tài sản đã hư hỏng, xuống cấp nghiêm trọng, không thể tiếp tục sửa chữa hoặc đưa vào sử dụng.
• Tài sản lạc hậu về kỹ thuật, công nghệ không còn phù hợp so với yêu cầu hiện tại.
• Tài sản không còn đáp ứng mục tiêu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, dù vẫn còn tồn tại về mặt vật chất.

Hạch toán thanh lý tài sản cố định là bước cần thiết giúp doanh nghiệp tái cơ cấu tài sản, loại bỏ tài sản kém hiệu quả, đồng thời làm căn cứ để thực hiện các thủ tục kế toán, hạch toán và xử lý tài chính theo đúng quy định.

Khi thực hiện hạch toán thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến tình trạng khấu hao của tài sản theo quy định Khoản 1 Điều 38 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 32 Thông tư 133/2016/TT-BTC:

• Đối với tài sản cố định đã khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn còn sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: Doanh nghiệp không tiếp tục trích khấu hao, nhưng vẫn phải theo dõi, quản lý và chỉ thực hiện thanh lý khi tài sản thực sự không còn nhu cầu sử dụng.
• Đối với tài sản cố định chưa khấu hao hết nhưng bị hư hỏng, buộc phải thanh lý: Doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân liên quan để xử lý bồi thường (nếu có). Phần giá trị còn lại chưa thu hồi của tài sản cố định sẽ được bù đắp bằng số tiền thu được từ thanh lý tài sản và số tiền bồi thường do cá nhân, tổ chức gây ra (mức bồi thường do lãnh đạo doanh nghiệp quyết định).
• Trường hợp số thu từ thanh lý và bồi thường không đủ bù đắp giá trị còn lại của tài sản cố định chưa thu hồi (hoặc tài sản bị mất): Phần chênh lệch còn thiếu được xác định là lỗ thanh lý tài sản cố định và được hạch toán vào chi phí khác theo đúng quy định kế toán.

Lưu ý: Với những tài sản cố định không còn nhu cầu sử dụng, đang chờ thanh lý nhưng chưa khấu hao hết, doanh nghiệp vẫn phải quản lý, theo dõi, bảo quản tài sản và tiếp tục trích khấu hao theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, cho đến thời điểm chính thức thực hiện thanh lý.

Xem thêm: Tài sản cố định là gì? Điều kiện ghi nhận & phân loại mới nhất

1.2. Hồ sơ - thủ tục thanh lý TSCĐ cần có

Khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu hạch toán thanh lý tài sản cố định và đã có quyết định thanh lý, việc thực hiện cần tuân thủ đầy đủ hồ sơ, thủ tục theo đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.

• Thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ: Hội đồng gồm đại diện ban lãnh đạo, kế toán, bộ phận quản lý sử dụng tài sản và các thành phần liên quan. Hội đồng có nhiệm vụ xem xét tình trạng thực tế của tài sản cố định, đánh giá khả năng sử dụng, làm rõ lý do thanh lý và tổ chức quá trình thanh lý theo đúng quy trình nội bộ cũng như quy định của pháp luật.
• Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ
• Quyết định thanh lý TSCĐ
• Biên bản kiểm kê TSCĐ
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ
• Biên bản thanh lý TSCĐ: Biên bản cần thể hiện đầy đủ các thông tin: tên tài sản, nguyên giá, giá trị đã khấu hao, hình thức thanh lý, giá trị còn lại, kết quả thanh lý và ý kiến của Hội đồng.
  • 01 bản giao cho Phòng Kế toán để ghi sổ kế toán, thực hiện hạch toán và lưu trữ hồ sơ.
  • 01 bản giao cho đơn vị trực tiếp sử dụng, quản lý TSCĐ để theo dõi, đối chiếu và lưu tại bộ phận.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng thủ tục thanh lý giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác tài sản cố định, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, kiểm toán hoặc thanh tra sau này.

1.3. Quy trình thanh lý tài sản cố định

Quy trình thanh lý tài sản cố định trong doanh nghiệp thường được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, đảm bảo việc xử lý tài sản đúng thẩm quyền, đúng quy định và có đầy đủ căn cứ để hạch toán kế toán. Quy trình này gồm 5 bước cơ bản:

Bước 1: Đề nghị thanh lý tài sản cố định

Bộ phận hoặc phòng ban đang trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản cố định căn cứ vào kết quả kiểm kê định kỳ, tình trạng thực tế của tài sản cũng như hiệu quả sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh để lập đơn đề nghị thanh lý tài sản cố định. Trong đơn cần nêu rõ danh mục tài sản đề nghị thanh lý, lý do thanh lý (hư hỏng, lạc hậu, không còn nhu cầu sử dụng…) và gửi lên lãnh đạo doanh nghiệp xem xét, phê duyệt.

Bước 2: Ra quyết định thanh lý TSCĐ

Sau khi xem xét đề nghị của bộ phận sử dụng, người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền của doanh nghiệp ban hành quyết định thanh lý tài sản cố định. 

Bước 3: Thành lập Hội đồng hạch toán thanh lý tài sản cố định

Doanh nghiệp tiến hành thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Thành phần Hội đồng bao gồm:

• Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền làm Chủ tịch Hội đồng
• Kế toán trưởng hoặc kế toán phụ trách tài sản
• Trưởng/phó bộ phận cơ sở vật chất hoặc cán bộ quản lý tài sản
• Đại diện đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản cần thanh lý
• Cán bộ có chuyên môn, am hiểu về đặc điểm kỹ thuật của tài sản
• Đại diện tổ chức đoàn thể như Công đoàn, Thanh tra nhân dân (nếu cần).
• Hội đồng có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, đánh giá lại tình trạng tài sản và đề xuất phương án xử lý phù hợp.

Bước 4: Quyết định hình thức xử lý tài sản cố định

Trên cơ sở đánh giá thực tế, Hội đồng thanh lý trình lãnh đạo doanh nghiệp quyết định hình thức thanh lý TSCĐ, có thể là bán tài sản, hủy tài sản hoặc các hình thức xử lý khác, tùy vào đặc điểm, tình trạng và khả năng thu hồi giá trị của tài sản.

Bước 5: Thực hiện thanh lý và lập hồ sơ thanh lý TSCĐ

Sau khi tài sản được thanh lý theo hình thức đã được phê duyệt, Hội đồng thanh lý tiến hành lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định”. Đồng thời, doanh nghiệp hoàn thiện đầy đủ bộ hồ sơ thanh lý TSCĐ, làm căn cứ cho kế toán ghi nhận và lưu trữ, gồm:

• Biên bản họp hội đồng thanh lý tài sản cố định
• Quyết định thanh lý tài sản cố định
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định
• Biên bản đánh giá lại tài sản cố định
• Biên bản thanh lý tài sản cố định
• Hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định được thanh lý.
• Hóa đơn bán tài sản cố định
• Biên bản giao nhận tài sản cố định
• Biên bản hủy tài sản cố định
• Thanh lý hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định.

2. Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định

2.1. Hạch toán thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Khi doanh nghiệp thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) đang sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán cần phản ánh đầy đủ cả doanh thu phát sinh, giảm giá trị TSCĐ và các chi phí liên quan. Cụ thể, logic hạch toán được thực hiện như sau:

Khi phát sinh khoản thu từ việc bán, thanh lý TSCĐ, kế toán ghi nhận vào thu nhập khác của doanh nghiệp:

Nợ TK 111, 112, 131… (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc khoản phải thu)

Có TK 711: Thu nhập khác

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu thuộc đối tượng chịu thuế)

Lưu ý: Trường hợp tại thời điểm ghi nhận doanh thu chưa tách riêng được thuế GTGT, toàn bộ số tiền thu được sẽ ghi Có TK 711. Khi kê khai thuế, kế toán thực hiện ghi giảm TK 711 để phản ánh phần thuế GTGT phải nộp vào TK 3331 theo quy định.

Song song với việc ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp phải ghi giảm giá trị TSCĐ trên sổ kế toán:

• Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (phản ánh phần giá trị đã khấu hao lũy kế của TSCĐ)
• Nợ TK 811: Chi phí khác (giá trị còn lại của TSCĐ chưa khấu hao hết, nếu có)
• Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình (theo nguyên giá của TSCĐ)
• Có TK 213: Tài sản cố định vô hình (nguyên giá)

Bút toán này nhằm loại bỏ toàn bộ nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ ra khỏi sổ kế toán tại thời điểm thanh lý.

Các khoản chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình thanh lý TSCĐ như: chi phí tháo dỡ, vận chuyển, thuê định giá, chi phí môi giới bán tài sản… được hạch toán vào chi phí khác:

• Nợ TK 811
• Có các TK liên quan (111, 112, 331…)

Việc hạch toán thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thường phát sinh đồng thời thu nhập khác – chi phí - thuế GTGT, rất dễ ghi nhận sai bản chất. Dịch vụ kế toán nội bộ Ecomtax sẽ giúp bạn:

• Xác định đúng bút toán kế toán khi thanh lý TSCĐ
• Tư vấn cách xử lý thuế GTGT & thuế TNDN đúng quy định
• Hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra

2.2. Hạch toán thanh lý tài sản cố định dùng trong hoạt động sự nghiệp, dự án

Đối với tài sản cố định (TSCĐ) sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, việc hạch toán thanh lý tài sản cố định có logic khác với TSCĐ phục vụ sản xuất, kinh doanh. Kế toán tập trung vào ghi giảm giá trị tài sản và phản ánh chi phí phát sinh theo đúng nguồn hình thành tài sản. 

Khi có quyết định thanh lý TSCĐ, doanh nghiệp (hoặc đơn vị sự nghiệp) phải ghi giảm toàn bộ nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản trên sổ kế toán:

• Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ: phản ánh phần giá trị tài sản đã hao mòn lũy kế từ khi đưa vào sử dụng đến thời điểm thanh lý.
• Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: phản ánh giá trị còn lại chưa khấu hao hết của TSCĐ (nếu có).
• Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình: ghi giảm nguyên giá của TSCĐ được thanh lý.

Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý như: tháo dỡ, vận chuyển, tiêu hủy, thuê đơn vị xử lý… được hạch toán vào các tài khoản chi phí phù hợp theo chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị sự nghiệp hoặc dự án (ví dụ: chi hoạt động, chi dự án, chi từ nguồn kinh phí tương ứng).

Việc ghi nhận chi phí phải đảm bảo phù hợp với nguồn kinh phí sử dụng, tuân thủ đúng quy định về quản lý và sử dụng tài sản công, tài sản dự án và có chứng từ hợp lệ.

2.3. Cách hạch toán thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi

Đối với tài sản cố định phục vụ hoạt động văn hóa, phúc lợi (nhà ăn ca, nhà nghỉ giữa ca, xe đưa đón người lao động…), việc hạch toán thanh lý được thực hiện theo hướng tăng/giảm Quỹ phúc lợi (TK 353), thay vì phản ánh vào kết quả kinh doanh thông thường. 

Khi phát sinh tiền thu từ việc bán hoặc thanh lý tài sản:

• Nợ TK 111, 112,…: Ghi nhận số tiền thực tế thu được.
• Có TK 353: Ghi tăng Quỹ phúc lợi tương ứng với giá trị thu từ thanh lý.
• Có TK 333: Ghi nhận thuế phải nộp (nếu hoạt động thanh lý thuộc diện chịu thuế).

Khi loại bỏ TSCĐ phúc lợi ra khỏi sổ kế toán, kế toán thực hiện ghi giảm nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản:

• Nợ TK 214: Phản ánh giá trị hao mòn lũy kế đã trích của TSCĐ đến thời điểm thanh lý.
• Nợ TK 353: Ghi nhận giá trị còn lại chưa khấu hao hết của tài sản (nếu có), làm giảm Quỹ phúc lợi.
• Có TK 211: Ghi giảm nguyên giá của TSCĐ được thanh lý.

Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý (tháo dỡ, vận chuyển, tiêu hủy, thuê dịch vụ…) được ghi nhận: Nợ TK 353: Chi phí thanh lý làm giảm Quỹ phúc lợi.

Trường hợp doanh nghiệp vẫn thực hiện kết chuyển thu nhập, chi phí thanh lý để xác định kết quả, kế toán thực hiện:

• Kết chuyển thu nhập khác: 
  • Nợ TK 711
  • Có TK 911
• Kết chuyển chi phí thanh lý: 
  • Nợ TK 911
  • Có TK 811

Đọc thêm: Cách hạch toán doanh thu bán hàng chi tiết cho kế toán

3. Phá vỡ TSCĐ cũng được xử lý như thanh lý TSCĐ

Theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC, trong trường hợp doanh nghiệp đã mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, nhưng sau đó phải dỡ bỏ hoặc hủy bỏ để xây dựng mới, thì cách xử lý kế toán được thực hiện theo nguyên tắc sau:

• Quyền sử dụng đất phải được tách riêng, xem xét ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
• TSCĐ xây dựng mới được ghi nhận nguyên giá theo giá trị quyết toán công trình đầu tư xây dựng.

Giá trị các tài sản bị dỡ bỏ, hủy bỏ (nhà cũ, công trình cũ…) không cộng vào nguyên giá TSCĐ mới, mà xử lý kế toán như trường hợp thanh lý tài sản cố định.

Khi thực hiện phá dỡ TSCĐ, kế toán ghi nhận giảm tài sản theo bút toán:

• Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ: Giá trị hao mòn lũy kế đã trích.
• Nợ TK 811: Chi phí khác: Giá trị còn lại chưa khấu hao hết (nếu có).
• Có TK 211: TSCĐ hữu hình: Nguyên giá của tài sản bị phá dỡ.

Theo Công văn 2590/TCT-CS ngày 26/06/2015 của Tổng cục Thuế, đối với các bệ đỡ, móng máy do doanh nghiệp tự xây dựng và được theo dõi là TSCĐ độc lập, nếu phải đập bỏ, tháo dỡ do thay đổi công nghệ, bố trí lại dây chuyền sản xuất thì khi TSCĐ chưa khấu hao hết. Phần giá trị còn lại chưa thu hồi và chi phí phá dỡ phát sinh, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Việc hạch toán thanh lý tài sản cố định là ghi giảm tài sản, xác định chi phí hợp lý, thu nhập khác và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Tùy theo mục đích sử dụng tài sản và từng tình huống phát sinh, kế toán cần lựa chọn cách hạch toán phù hợp, tránh nhầm lẫn giữa các tài khoản như 711, 811, 353 hay 466.

Hy vọng hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp thực tế Nhanh.vn chia sẻ đã giúp bạn nắm rõ phương pháp. Nếu doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nghiệp vụ thanh lý, việc xây dựng quy trình, hồ sơ và cách ghi nhận thống nhất sẽ giúp kế toán làm việc hiệu quả hơn và giảm rủi ro khi kiểm tra, thanh tra thuế.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.