Cách tính khấu hao tài sản cố định theo quy định mới nhất

Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, việc trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) không chỉ đơn thuần là một nghiệp vụ kế toán bắt buộc mà còn là công cụ quan trọng để tối ưu hóa chi phí hợp lý và bảo vệ dòng tiền tái đầu tư.

Bài viết dưới đây tôi sẽ hệ thống lại toàn bộ kiến thức về khấu hao tài sản cố định, cập nhật khung thời gian chuẩn pháp lý và hướng dẫn chi tiết 03 phương pháp cách tính khấu hao tài sản cố định phổ biến nhất hiện nay.

1. Khấu hao tài sản cố định là gì?

Khấu hao tài sản cố định (Depreciation) là quá trình định giá và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó.

Về bản chất, đây là sự phản ánh sự sụt giảm giá trị của tài sản do hai yếu tố chính:

• Hao mòn hữu hình: Sự xuống cấp về vật lý, kỹ thuật do quá trình sử dụng tự nhiên.
• Hao mòn vô hình: Sự giảm giá trị do sự tiến bộ của công nghệ hoặc thay đổi về nhu cầu thị trường (lỗi thời).

Trích khấu hao không đơn thuần là một thủ tục sổ sách mà mang ý nghĩa quan trọng trong quản trị tài chính:

• Đảm bảo nguyên tắc phù hợp: Giúp chi phí bỏ ra để đầu tư tài sản được phân bổ tương ứng với doanh thu mà tài sản đó tạo ra trong từng kỳ kế toán.
• Thu hồi vốn đầu tư: Cho phép doanh nghiệp tích lũy dần nguồn vốn thông qua chi phí khấu hao để tái đầu tư hoặc mua sắm tài sản mới khi tài sản hiện tại hết hạn sử dụng.
• Cơ sở tính thuế và lợi nhuận: Là căn cứ quan trọng để xác định giá thành sản phẩm và tính toán chính xác thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp.

Xem thêm: Tài sản cố định là gì? Điều kiện ghi nhận & phân loại mới nhất

2. Khung thời gian trích khấu hao tài sản cố định

Việc xác định đúng thời gian trích khấu hao là điều kiện tiên quyết để tính toán chi phí hợp lý khi quyết toán thuế. Quy định được phân chia cụ thể cho hai nhóm tài sản như sau:

2.1. Đối với tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình

Thời gian trích khấu hao được xác định dựa trên tình trạng của tài sản tại thời điểm ghi nhận:

• Tài sản mới 100% (Chưa qua sử dụng): Doanh nghiệp căn cứ vào khung thời gian chi tiết tại Phụ lục I, Thông tư số 45/2013/TT-BTC để lựa chọn số năm khấu hao phù hợp với thực tế vận hành.
• Tài sản đã qua sử dụng: Thời gian trích khấu hao được xác định theo công thức:

Trong đó:

• T: Thời gian trích khấu hao của TSCĐ đã qua sử dụng
• Ghl: Giá trị hợp lý của TSCĐ tại thời điểm mua/nhận.
• Gnew: Giá bán của TSCĐ cùng loại mới 100% (hoặc tương đương) trên thị trường.
• Tnew: Thời gian trích khấu hao của tài sản mới cùng loại (theo Thông tư 45).

Cách xác định Giá trị hợp lý:

• Mua bán, trao đổi: Là giá mua hoặc giá trao đổi thực tế.
• Nhận biếu, tặng, cấp, chuyển nhượng: Là giá trị còn lại trên sổ sách của bên giao hoặc giá trị được định giá bởi tổ chức có chức năng thẩm định.

2.2. Đối với tài sản cố định (TSCĐ) vô hình

Thời gian trích khấu hao cho tài sản vô hình được quy định dựa trên đặc tính pháp lý của từng loại quyền:

• Quyền sử dụng đất (có thời hạn) hoặc quyền thuê đất: Thời gian trích khấu hao chính là thời hạn doanh nghiệp được phép sử dụng đất theo quy định của pháp luật.
• Quyền tác giả, sở hữu trí tuệ, giống cây trồng: Thời gian trích khấu hao là thời hạn bảo hộ được ghi trên văn bằng bảo hộ (không bao gồm thời hạn được gia hạn thêm).
• Trường hợp doanh nghiệp tự xác định: Nếu không thuộc các loại quyền có thời hạn pháp lý cụ thể nêu trên, doanh nghiệp tự xác định thời gian trích khấu hao nhưng không được quá 20 năm.

Trong bối cảnh quy định về khấu hao tài sản cố định ngày càng chặt chẽ, việc tính toán và ghi nhận khấu hao không chỉ ảnh hưởng đến chi phí kế toán mà còn tác động trực tiếp đến các báo cáo quản trị và quyết định điều hành của doanh nghiệp. Nếu số liệu khấu hao chưa được rà soát đầy đủ, sai sót có thể kéo dài qua nhiều kỳ và gây lệch đáng kể kết quả phân tích nội bộ. Dịch vụ kế toán nội bộ Ecomtax sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát số liệu thống kê, sổ sách liên quan đến tài sản cố định
• Đối chiếu, đánh giá các báo cáo hiện có của doanh nghiệp
• Phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót có thể ảnh hưởng đến kết quả của báo cáo quản trị nội bộ

3. Hướng dẫn cách tính khấu hao tài sản cố định 

Tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề và chiến lược tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp khấu hao sau đây theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

3.1. Cách tính khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng 

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất, phân bổ giá trị tài sản một cách ổn định hàng năm vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Công thức tính:

Trường hợp mua và sử dụng ngay trong tháng:

Để đảm bảo tính chính xác, kế toán cần tính khấu hao theo số ngày sử dụng thực tế:

Mức khấu hao theo tháng phát sinh = Mức khấu hao theo tháng / Tổng số ngày phát sinh  x Số ngày sử dụng thực tế

(Lưu ý số ngày sử dụng thực tế: = Số ngày của tháng - Ngày sử dụng + 1)

Ví dụ minh họa:

Ngày 01/01/2026, Công ty B mua một hệ thống máy chủ phục vụ quản lý dữ liệu:

• Giá mua (chưa VAT): 55.000.000 VNĐ.
• Chi phí lắp đặt, cài đặt phần mềm hệ thống: 5.000.000 VNĐ.
• Tài sản được đưa vào sử dụng ngay cùng ngày.
• Xác định Nguyên giá = 55.000.000+ 5.000.000 = 60.000.000 VNĐ
• Theo Thông tư 45, thiết bị dụng cụ quản lý có khung từ 3 - 8 năm. Doanh nghiệp chọn trích khấu hao trong 5 năm.
• Mức khấu hao năm: 60.000.000 / 5 = 12.000.000 VNĐ/năm.
• Mức khấu hao tháng: 12.000.000 /12 = 1.000.000 VNĐ/tháng.

Việc xác định đúng nguyên giá và thời gian sử dụng hữu ích ngay từ đầu giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí chính xác, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và nghĩa vụ thuế TNDN.

Xem thêm: Khung thời gian khấu hao tài sản cố định theo quy định mới

3.2. Cách tính khấu hao tài sản cố định theo số dư giảm dần có điều chỉnh

Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ có tốc độ thay đổi nhanh, yêu cầu thu hồi vốn sớm để tái đầu tư. Để áp dụng, tài sản cố định (TSCĐ) phải thỏa mãn đồng thời 02 điều kiện:

• Là tài sản mới hoàn toàn, chưa qua sử dụng.
• Là các loại máy móc, thiết bị hoặc dụng cụ dùng cho công tác đo lường, thí nghiệm.

Công thức xác định mức khấu hao:

Hệ số điều chỉnh (H): Căn cứ vào thời gian trích khấu hao, hệ số H được xác định theo bảng sau:

Trong những năm cuối, khi mức khấu hao tính theo số dư giảm dần thấp hơn hoặc bằng mức khấu hao bình quân (giá trị còn lại chia cho số năm còn lại), doanh nghiệp sẽ chuyển sang tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng cho đến khi hết thời gian sử dụng.

Ví dụ minh họa thực tế

Công ty A mua một thiết bị thí nghiệm công nghệ mới với nguyên giá 40.000.000 VNĐ, thời gian trích khấu hao là 4 năm.

• Tỷ lệ khấu hao đường thẳng = ¼ = 25%
• Hệ số điều chỉnh (H) = ⅕ ( do thời gian trích khấu hao = 4 năm)
• Tỷ lệ khấu hao nhanh = 25% x 1.5 = 37.5%

Bảng tính khấu hao chi tiết:

3.3. Cách tính khấu hao tài sản cố định theo số lượng, khối lượng sản phẩm

Phương pháp này phản ánh chính xác sự hao mòn của tài sản dựa trên mức độ khai thác thực tế. Để áp dụng phương pháp này, tài sản cố định (TSCĐ) phải thỏa mãn đồng thời 03 điều kiện sau:

• Tính trực tiếp: Tài sản phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất sản phẩm.
• Tính đo lường: Có thể xác định được tổng số lượng hoặc khối lượng sản phẩm mà tài sản đó tạo ra theo thiết kế.
• Hiệu suất khai thác: Công suất sử dụng thực tế bình quân tháng trong năm không được thấp hơn 100% công suất thiết kế.

Công thức tính toán

Mức trích khấu hao được tính toán dựa trên sản lượng đầu ra thực tế:

Mức trích khấu hao (tháng/năm):

Mức trích khấu hao bình quân cho 01 đơn vị sản phẩm:

Trong đó:

• Mkh: Mức trích khấu hao trong kỳ (tháng hoặc năm).
• Q: Số lượng sản phẩm thực tế sản xuất trong kỳ.
• Mkhsp: Mức khấu hao tính trên một đơn vị sản phẩm.
• Qtk: Tổng số lượng sản phẩm theo công suất thiết kế

Lưu ý: Trường hợp nguyên giá hoặc công suất thiết kế của tài sản có sự thay đổi (do nâng cấp, cải tạo hoặc đánh giá lại), kế toán bắt buộc phải xác định lại mức trích khấu hao cho phù hợp với các thông số mới.

Đọc thêm: Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp

4. Lưu ý khi tính khấu hao tài sản cố định

Để đảm bảo việc trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) tuân thủ đúng quy định pháp luật năm 2026 và tối ưu được chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Quyền tự quyết gắn liền với thủ tục hành chính: Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc lựa chọn phương pháp trích khấu hao và xác định thời gian sử dụng hữu ích trong khung quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo bằng văn bản phương pháp lựa chọn cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện trích khấu hao.
• Nguyên tắc nhất quán tuyệt đối: Phương pháp khấu hao đã chọn phải được áp dụng thống nhất và xuyên suốt trong toàn bộ quá trình sử dụng tài sản. Việc thay đổi phương pháp một cách tùy tiện giữa các kỳ kế toán mà không có lý do chính đáng sẽ dẫn đến rủi ro bị cơ quan Thuế loại bỏ chi phí khi thanh tra.
• Giới hạn về việc thay đổi phương pháp: Trong trường hợp đặc biệt cần thay đổi phương pháp trích khấu hao để phản ánh đúng hơn lợi ích kinh tế, doanh nghiệp chỉ được phép thay đổi 01 lần duy nhất cho mỗi tài sản. Thủ tục thay đổi yêu cầu phải có văn bản giải trình chi tiết và thông báo lại cho cơ quan Thuế trước khi áp dụng.
• Xác định chính xác thời điểm bắt đầu: Thời điểm trích khấu hao bắt đầu tính từ ngày tài sản sẵn sàng sử dụng (sau khi đã hoàn tất lắp đặt, chạy thử và bàn giao), không nhất thiết phải là ngày ghi trên hóa đơn mua hàng hay ngày ký hợp đồng.
• Xử lý tài sản đã khấu hao hết: Khi tài sản đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn còn giá trị sử dụng và tiếp tục phục vụ sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tuyệt đối không được phép tiếp tục trích khấu hao vào chi phí trong kỳ.
• Hồ sơ chứng từ đi kèm: Mọi khoản trích khấu hao phải có bộ hồ sơ gốc đầy đủ gồm: Hóa đơn mua hàng hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên ngưỡng quy định), biên bản bàn giao và thẻ tài sản cố định.

Quản lý tài sản cố định và khấu hao trên bảng tính Excel thủ công thường dẫn đến nhầm lẫn ngày tháng và sai sót trong việc đối chiếu với quy định của Thông tư 45. Đăng ký dùng thử giải pháp Nhanh.vn ngay để tự động hóa quy trình theo dõi tài sản, tự động tính khấu hao chính xác và bảo vệ chi phí hợp lý của doanh nghiệp bạn trước các kỳ thanh tra thuế!

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.