Nhanh.POS
Nhanh.Ship
Dịch vụ Marketing
Nhanh.Web
Nhanh.Ecom
Tin nhắn Zalo ZNS
Nhanh.Omnichannel
Vpage.nhanh.vn
Ecomtax
Chắc hẳn với người dùng hệ điều hành Windows thì Access đã không còn quá xa lạ nữa. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access. Bài viết hôm nay, Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access. Cùng nhau đi tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
Nội dung chính [hide]
1. Access là gì? Lợi ích của Access trong việc tạo phần mềm
1.1 Access là gì?
Access là tên gọi tắt của Microsoft Office Access – một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu do hãng Microsoft phát triển và được mọi người trên toàn thế giới tin dùng.
Acess là gì?
Thông thường, chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng Excel như là một công cụ để quản lý bán hàng. Thế nhưng, Excel là tập hợp của dữ liệu phẳng, không có liên kết với nhau nên việc quản lý toàn bộ dữ liệu sẽ gặp khó khăn. Trong khi đó, Access được trang bị với những tính năng cần thiết giúp quản lý bán hàng đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả.
Khi các bạn truy cập vào Microsoft Access sẽ thấy hàng loạt cửa sổ khác mở lên bao gồm như: Tables (bảng); Queries (truy vấn, tìm kiếm); Forms (mẫu); Reports (báo cáo); Macro (các macro lệnh); Modules (các khai báo, thư viện chương trình con).
Access được đánh giá là rất dễ sử dụng cũng như ứng dụng nhiều trong tin học cơ bản và quản lý bán hàng.
1.2. Lợi ích của Access trong việc tạo phần mềm
Khi tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access sẽ có nhiều tính năng cùng khả năng bảo mật cao, giúp cho người dùng quản lý với cơ sở dữ liệu vô cùng lớn một cách dễ dàng.
Lợi ích của Access trong việc tạo phần mềm
Những lợi ích khi sử dụng Microsoft Access trong quản lý bán hàng:
- Áp dụng cho các cửa hàng nhỏ và vừa một cách dễ dàng, phù hợp với nhiều đối tượng, ngành nghề khác nhau.
- Hỗ trợ người dùng nhiều tính năng hiện đại bằng việc ứng dụng công nghệ mã hóa nới và mật khẩu cho hệ thống cơ sở dữ liệu.
- Cho phép người dùng phân quyền chi tiết với từng nhân viên, qua đó đảm bảo quyền lợi của họ và hạn chế tối đa được tình trạng lạm quyền.
- Hỗ trợ người dùng hoàn toàn có thể liên kết với nhiều nguồn cơ sở dữ liệu khác ở bên ngoài như sổ làm việc trong Excel, tệp văn bản hay một số cơ sỡ dữ liệu khác thuận tiện và dễ dàng.
- Microsoft Access đặc biệt có tính chính xác khá cao nhờ vào khả năng sắp xếp, sàng lọc và phân tích nhiều loại cơ dữ liệu khác nhau.
- Cho phép làm việc với các khối cơ sở dữ liệu lớn, cùng tốc độ xử lý rất nhanh dù đã phải quản lý nhiều nội dung chi tiết khác.
Xem thêm: Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng? 5 câu trả lời dành cho bạn
2. Phần mềm quản lý bán hàng cần những tính năng gì?
Phần mềm quản lý bán hàng cần những tính năng gì?
Một phần mềm quản lý bán hàng cần những tính năng sau đây:
Quản lý khách hàng tiềm năng
Việc này sẽ giúp cho các bạn xác định, tiếp cận cũng như chăm sóc khách hàng tiềm năng của mình tốt hơn. Từ đó, giúp gia tăng cơ hội bán hàng, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của mình và tốt hơn nữa là khách hàng trung thành. Với phần mềm bán hàng sẽ mang đến cho người dùng công cụ hỗ trợ trong quản lý khách hàng tiềm năng như: nắm bắt đầu mối, phân bổ, tạo đầu mối và chăm sóc khách hàng.
Quản lý liên hệ
Toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu của khách hàng tiềm năng sẽ được phần mềm lưu trữ một cách tự động, đội ngũ tư vấn hoàn toàn có thể dùng để phân tích và từ đó đưa ra chiến lược bán hàng sao cho phù hợp. Các cơ sở dữ liệu về khách hàng tiềm năng bao gồm: log cuộc gọi, thông tin cá nhân và phương thức liên hệ, thói quen mua sắm, hành vi tiêu dùng,… đều sẽ được lưu trữ. Các tính năng này bao gồm:
Bên cạnh đó, còn có thêm một vài tính năng phụ để hỗ trợ quản lý liên hệ tốt hơn chẳng hạn như ghi âm cuộc gọi, teo dõi hoạt động, lịch sử liên lạc,...
Quản lý cơ hội
Các bạn hoàn toàn có thể theo dõi các cơ hội bán hàng tiềm năng bằng việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thông qua: quản lý đơn hàng, quản lý đường ống, quản lý giá bán, một số chương trình khuyến mãi. Công cụ hỗ trợ cho tính năng quản lý liên hệ và cơ hội sẽ bao gồm: quản lý order, Cài đặt/ Theo dõi Goal, quản lý pipeline và quản lý quote.
Đọc thêm: TOP 8+ các công cụ hỗ trợ bán hàng hiệu quả nhất 2024
Quản lý năng suất và thời gian
Bằng việc tổ chức các cuộc gặp mặt với những khách hàng tiềm năng thì người dùng có thể quản lý lịch trình làm việc hàng ngày. Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp cho người dùng các tính năng quản lý năng suất làm việc như: công cụ cộng tác, quản lý lịch, lưu trữ tài liệu, xác nhận quy trình làm việc, lập lịch tác vụ, theo dõi tác vụ.
Phân tích
Các bạn hoàn toàn có thể đánh giá về các chiến dịch bán hàng của mình thông qua đồ thị hay biểu đồ phân tích cơ sở dữ liệu. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ cung cấp các tính năng phân tích như: lọc data, báo cáo pipeline, phân tích chiến dịch, trực quan hóa data, báo cáo real time, dự báo sales.
Bảo mật
Một trong những tính năng cần có của một phần mềm nói chung và phần mềm quản lý bán hàng nói riêng chính là tính bảo mật cao. Nhờ đó mà người dùng mới có thể quản lý dữ liệu bán hàng một cách chặt chẽ và không bị lộ thông tin của khách hàng. Các công cụ hỗ trợ tính năng bảo mật bao gồm: cấp quyền dựa trên vai trò, kiểm soát truy cập, đăng nhập một lần.
Tích hợp
Với tính năng này sẽ giúp người dùng có thể kết nối với các phần mềm khác như CRM, email, marketing,… Nếu các bạn đang cần một công cụ với tính năng cụ thể khác mà phần mềm quản lý bán hàng chưa tích hợp thì bạn có thể sử dụng công cụ tiếp theo khác thay thế. Các tính năng phụ được tích hợp trong phần mềm sẽ bao gồm:
- API
- Tích hợp CRM
- Tích hợp kế toán
- Tích hợp di động
- Tích hợp email
- Tích hợp phương tiện truyền thông xã hội
Các tính năng bổ sung
Phần mềm quản lý bán hàng có thể tích hợp thêm nhiều tính năng bổ sung khác như trò chơi, chat, mẫu email,… Các tùy chọn này sẽ mang lại nhiều lợi ích và nhà quản lý kiểm soát nhân viên bán hàng hiệu quả hơn.
Xem thêm: Bí quyết 6 cách quản lý bán hàng online tối ưu hiệu quả nhất
3. Các bước cơ bản để tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access
Các bước cơ bản để taoh phần mềm quản lý bán hàng bằng Access
Microsoft Access là phần mềm khá phổ biến, hướng tới mọi đối tượng người dùng. Chính vì vậy, việc khởi tạo và sử dụng phần mềm này cũng vô cùng đơn giản và dễ dàng. Các bạn chỉ cần thao tác thực hiện theo 4 bước cơ bản dưới đây như sau:
Tạo hệ thống cơ sở dữ liệu cho phần mềm
Để tạo hệ thống cơ sở dữ liệu mới cho phần mềm quản lý bán hàng của mình, các bạn chọn File rồi ấn vào New. Tại đây, Access sẽ đưa cho các bạn nhiều dạng file khác nhau. Các bạn hoàn toàn có thể tùy chọn mẫu có sẵn hoặc chọn bảng dữ liệu trống để chỉnh sửa. Ngay sau đó, các bạn hãy tiến hành đặt tên cho file của mình từ đầu để tránh bị quên và nhầm lẫn.
Nhập cơ sở dữ liệu cho phần mềm
Khi nhập dữ liệu cho phần mềm, đầu tiên các bạn cần lưu ý xác thực cấu trúc. Phần mềm Access cung cấp cho người dùng những định dạng dữ liệu khác nhau như bảng báo cáo, biểu mẫu, kiểu truy vấn… và việc của bạn lúc này chính là lựa chọn cấu trúc sao cho phù hợp với nhu cầu. Tiếp đó, bằng cách thêm nội dung vào tập tin ở những vị trí cụ thể để tạo nội dung dành cho Access của mình. Với phần mềm quản lý bán hàng này, bạn hoàn toàn có thể chia sẻ và lấy thông tin một cách nhanh chóng từ một file khác bằng cách chọn tab dữ liệu ngoài. Và sau đó, các bạn chuyển vị trí tệp chứa dữ liệu sang tập tin muốn nhập.
Bởi vì bộ nhớ của Microsoft Access là giới hạn, do đó các bạn cần lưu ý để chắt lọc những thông tin quan trọng, kết hợp dùng thêm với công cụ liên kết để giảm thiểu bộ nhớ.
Tạo mối quan hệ giữa các bảng
Sau khi đã nhập dữ liệu thành công, bạn hoàn toàn có thể quản lý bán hàng bằng Access bằng việc tạo các bảng truy vấn. Tiếp đó, bạn có thể quản lý dữ liệu rộng hơn cũng như cấp quyền cho nhân viên hay quản lý. Để tạo sự liên kết mối quan hệ giữa các bảng thì bạn thực hiện thao tác theo các bước sau:
- Đầu tiên, chọn tab “Database Tool” – Công cụ cơ sở dữ liệu và bấm “Relationships” – Liên hệ.
- Kéo trường muốn đặt khóa ngoài vào trường muốn tạo và nhấn Create. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện ra cho các bạn một cửa sổ tạo liên kết giữa các trường.
- Cuối cùng, bạn chọn “Enforce Referential Integrity” – Buộc tham chiếu toàn vẹn khi tạo liên hệ là hoàn thành.
Tạo truy vấn
Tạo truy vấn là một bước khá quan trọng và phức tạp trong 4 bước tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access. Bước nay, đòi hỏi bạn cần nắm rõ các truy vấn và các công cụ có trong Access. Để tạo truy vấn, bạn thực hiện các bước thực hiện bao gồm:
- Mở công cụ Query Design, rồi ấn chọn Thiết kế truy vấn.
- Nhận chọn vào bảng mà bạn muốn chạy truy vấn.
- Tiến hành ấn chuột vào cột truy vấn và thiết kế bảng.
- Bấm chọn “Run” để xem kết quả và sau khi hoàn thành lưu lại truy vấn.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý công nợ tích hợp quản lý bán hàng tiện lợi - Nhanh.vn
4. Các tính năng hữu ích của phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn
Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng được nhiều người tin tưởng sử dụng. Phần mềm phù hợp với nhiều đối tượng và quy mô khác nhau từ khi bạn có 1 cửa hàng, cho tới khi mở nhiều chuỗi cửa hàng và bán hàng đa kênh. Qua đó, tiết kiệm chi phí cho cửa hàng và thu hút khách hàng hơn.
Các tính năng hữu ích của phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn
Các tính năng hữu ích của phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn
Quản lý kho hàng và tồn kho trên nhiều kênh online và offline
- Xuất kho, nhập kho, chuyển kho, kiểm kho
- Cân bằng tồn kho nhanh, chính xác
- Hỗ trợ quản lý combo nhiều sản phẩm cùng loại và khác loại
- Các thông tin sản phẩm, tồn kho, trên mọi kênh bán được tổng hợp tập trung tại Nhanh.vn
- Tồn kho thay đổi được cập nhật lên các kênh bán
Quản lý đơn hàng và khách hàng trên nhiều kênh online và offline
- Trạng thái đơn hàng ở các kênh bán cập nhật về Nhanh.vn => Hệ thống tự động từ tồn kho, ghi nhận doanh thu
- Các thông tin đơn hàng, khách hàng trên mọi kênh bán được tổng hợp tập trung tại Nhanh.vn
- Xác nhận đơn hàng, đóng gói, in vận đơn, giao hàng, đối soát
Quản lý thu chi, doanh thu, chiết khấu, hoa hồng trên nhiều kênh online và offline
- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận của mỗi đơn đơn hàng theo kênh bán.
- Theo dõi số tiền thu của khách, số tiền đối soát trả về, kiểm soát chênh lệch và các khoản phí sàn thu nếu có.
- Báo cáo nguồn đơn hàng: đến từ Facebook, sàn TMĐT, Website, offline tại cửa hàng.
- Báo cáo số lượng đơn hàng mỗi kênh.
Quản lý nhân viên, vai trò, phân quyền truy cập hệ thống
- Không giới hạn và không tính phí theo số người sử dụng
- Theo dõi, báo cáo, tính doanh số và hoa hồng của từng nhân viên
- Hỗ trợ phân quyền theo nhóm cấp bậc của từng nhân viên trong cửa hàng
- Chặn IP chỉ được phép truy cập khi sử dụng tại cửa hàng
Quản lý marketing, chăm sóc khách hàng, khuyến mãi, tích điểm,...
- Công cụ marketing bán hàng: Tự động gửi SMS, Zalo hay email khi có đơn hàng, hỗ trợ về SMS, Email Marketing, Tích hợp về Google Feed, Facebook Feed và chat Messenger.
- Hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả: tổng hợp lịch sử mua hàng của khách hàng từ mọi kênh bán, thẻ khách hàng, phân cấp độ khách hàng, gửi email/SMS cho khách hàng,…
- Khuyến mãi linh hoạt: linh hoạt cài đặt các chương trình chiết khấu, quà tặng kèm, tích điểm, coupon giảm giá,…
5. Giải đáp thắc mắc khi sử dụng Access
Giải đáp thắc mắc khi sử dụng Access
5.1 Microsoft Access có bị loại bỏ dần không?
Câu trả lời là không. Theo Microsoft, công ty này không có kế hoạch chấm dứt hay loại bỏ Microsoft Access. Họ cam kết sẽ phát triển nó. Ebo Quansah, người quản lý chương trình Access, xác nhận rằng Microsoft sẽ tiếp tục ngày càng phát triển Access và đưa vào các bản phát hành Office thời gian sớm trong tương lai.
5.2 Microsoft Access sẽ được hỗ trợ trong bao lâu?
Phiên bản hiện tại của Microsoft Access 2019 sẽ hết hiệu lực vào năm 2025. Microsoft dự kiến phiên bản tiếp theo sẽ được hỗ trợ và hết hiệu lực ít nhất vào năm 2028. Thế nhưng, lời khuyên dành cho mọi người là không nên sử dụng các phiên bản phần mềm đã hết hiệu lực và không được hỗ trợ. Các bạn cũng cần xem xét bối cảnh mà mình đang sử dụng nó và đặt nghi vấn liệu rằng bạn có nghĩ nó sẽ gây rủi ro cho các trường hợp cụ thể nào hay không.
5.3 Có phiên bản trực tuyến của Microsoft Access không?
Microsoft đã luôn cố gắng để tạo ra phiên bản trực tuyến dành cho Access, tức là các bạn có thể sử dụng ứng dụng web hoặc SharePoint. Vì vậy, có, Microsoft Access có thể được sử dụng trực tuyến.
5.4 Microsoft Access có còn phù hợp không?
Hiện nay, Microsoft Access vẫn rất phổ biến và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng. Vậy nên hoàn toàn có thể khẳng định phần mềm Microsoft Access vẫn rất phù hợp trong việc quản lý khách hàng của các doanh nghiệp.
Trên đây là hướng dẫn cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access. Hy vọng những thông tin mà Nhanh.vn cung cấp sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình kinh doanh. Cảm ơn các bạn đã đọc!
Sử dụng app hoàn toàn miễn phí:
Đọc thêm:
Hướng dẫn theo dõi công nợ chi tiết, hiệu quả cập nhật mới nhất
Cách lập bảng công nợ khách hàng bằng Excel chính xác nhất
Top 10 phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp hiệu quả nhất
![[MỚI NHẤT] Gửi hàng qua Bưu Điện 1kg mất bao nhiêu tiền?](https://pos.nvncdn.com/4e732c-26/art/20181229_TMGL0yqkH3GPE6qbLOGx9Ds0.png)
