Bật mí 9 cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ cần lưu lại ngay

2. Bật mí 9 cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ cần lưu lại ngay

2.1 Đồng bộ dữ liệu và quy trình vận hành giữa các cửa hàng

Một trong những thách thức lớn nhất khi vận hành chuỗi bán lẻ là sự thiếu nhất quán về dữ liệu và quy trình. Nếu mỗi cửa hàng vận hành một kiểu, quản lý kho một cách, thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ gặp rối loạn ở cấp độ tổng thể.

Tại sao điều này quan trọng? Khi tôi triển khai quản lý cho chuỗi 5 cửa hàng mỹ phẩm ở Hà Nội, điều đầu tiên tôi làm không phải là kiểm kê kho hay đào tạo bán hàng, mà là chuẩn hóa quy trình: cách nhập hàng - xuất hàng - tạo đơn - in hóa đơn - xử lý đổi trả - lưu trữ thông tin khách hàng. Tất cả phải giống nhau.

Giải pháp hiệu quả:

• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa chi nhánh, có khả năng đồng bộ kho, đơn hàng, khách hàng theo thời gian thực.
• Thiết lập bộ quy trình chuẩn SOP (Standard Operating Procedure) để nhân viên tại mọi chi nhánh chỉ cần làm theo.

Một chuỗi 8 cửa hàng thời trang tôi tư vấn từng gặp tình trạng “kho đã hết nhưng chi nhánh khác vẫn bán”, gây ra tình trạng “vỡ đơn”. Sau khi đồng bộ phần mềm quản lý hàng hóa, chỉ sau 1 tuần, tỷ lệ sai sót khi xử lý đơn hàng giảm hơn 50%.

2.2 Phân quyền rõ ràng và giám sát chặt chẽ hoạt động từng chi nhánh

Quản lý chuỗi không giống quản lý một cửa hàng. Bạn không thể có mặt ở mọi nơi, nhưng vẫn cần kiểm soát chặt từng điểm bán. Đây là lúc bạn cần hệ thống phân quyền thông minh và báo cáo minh bạch theo thời gian thực.

Một chuỗi cửa hàng mẹ và bé gặp sự cố khi nhân viên thu tiền nhưng không in hóa đơn. Chủ cửa hàng không kiểm tra thường xuyên, dẫn đến thất thoát. Sau đó, tôi giúp họ cài đặt phần mềm có tính năng phân quyền: nhân viên chỉ được thao tác tạo đơn, không được xóa, không được xem báo cáo doanh thu tổng. Mọi thay đổi đều có log lịch sử.

Giải pháp gợi ý:

• Cài đặt tài khoản phân quyền theo vai trò: thu ngân, quản lý, giám sát khu vực, kế toán…
• Thiết lập hệ thống báo cáo theo ngày: doanh thu, tồn kho, đơn hàng, đơn hủy, lý do hoàn trả.
• Cảnh báo bất thường: doanh số giảm đột ngột, tồn kho âm, đơn hàng bị hủy nhiều trong ngày.

Lời khuyên: Hãy chọn phần mềm có log lịch sử thao tác và gửi báo cáo tự động qua email/Zalo mỗi ngày. Bạn không cần kiểm tra từng cửa hàng, chỉ cần đọc báo cáo là biết vấn đề ở đâu.

2.3 Tập trung vào kiểm soát tồn kho theo thời gian thực

Một trong những vấn đề kinh điển của chuỗi cửa hàng là tồn kho ảo và mất kiểm soát hàng hóa. Có chi nhánh tồn kho ế đầy, trong khi nơi khác lại hết hàng, mất doanh thu. Nếu không quản lý kho chặt, chuỗi rất dễ rơi vào vòng xoáy "hàng hóa nằm chết mà vẫn phải nhập thêm".

Phát hiện hơn 35% hàng tồn thực tế không khớp với số liệu hệ thống. Nguyên nhân do nhân viên không cập nhật trả hàng, đổi hàng, hoặc quên trừ khi xuất hàng cho shop khác.

Cách giải quyết hiệu quả:

• Sử dụng phần mềm có tính năng kiểm kho bằng mã vạch, cho phép kiểm kê định kỳ và đối chiếu dễ dàng.
• Thiết lập cảnh báo tồn kho thấp hoặc hàng sắp hết hạn (nếu là ngành dược/pharma).
• Thống nhất quy trình nhập hàng - xuất hàng - chuyển kho - hủy hàng trên toàn chuỗi.

Việc học hỏi từ những mô hình đã thành công giúp bạn giảm rủi ro và tối ưu vận hành. Xem thêm Bí kíp thành công của một chuỗi bán lẻ hàng trăm cửa hàng để hiểu rõ cách họ quản lý nhân sự, tồn kho và chăm sóc khách hàng.

2.4 Chuẩn hóa chính sách giá và khuyến mãi trên toàn hệ thống

Một trong những nguyên nhân gây mất lòng tin từ khách hàng là khi họ thấy giá bán và chương trình khuyến mãi khác nhau giữa các chi nhánh. Trong khi cửa hàng A giảm 20%, thì cửa hàng B không có khuyến mãi nào - điều này khiến khách hàng nghi ngờ uy tín thương hiệu.

Một chuỗi 4 cửa hàng thực phẩm sạch thường để từng quản lý chi nhánh tự linh hoạt chương trình giảm giá. Kết quả là một khách thân quen gọi điện phản ánh vì mua cùng một sản phẩm nhưng bị tính giá chênh nhau 15.000đ. Sự việc này khiến họ phải rà soát lại toàn bộ chính sách giá và tập trung vào chuẩn hóa chương trình toàn hệ thống.

Giải pháp cần thiết:

• Sử dụng phần mềm quản lý cho phép thiết lập bảng giá chung hoặc giá riêng theo chi nhánh, nhưng dưới sự phê duyệt của quản lý tổng.
• Áp dụng công cụ tự động hóa chương trình khuyến mãi theo combo, thời gian, đối tượng khách hàng (VIP, thành viên…).
• Truyền thông nội bộ kỹ càng về các chiến dịch đang chạy để tránh sai lệch thông tin khi tư vấn khách.

Một chuỗi nhà thuốc ở Đà Nẵng dùng phần mềm cho phép hẹn lịch tự động chạy chương trình “Mua 2 tặng 1” vào mỗi thứ 7. Nhờ đó, họ không cần nhắc nhân viên thực hiện thủ công, và khách hàng được trải nghiệm thống nhất ở tất cả các điểm bán.

2.5 Tạo hệ thống báo cáo phân tích doanh thu - lợi nhuận theo chi nhánh

Một sai lầm phổ biến trong quản lý chuỗi là chỉ nhìn vào doanh thu tổng. Nhưng nếu không tách được doanh thu và lợi nhuận từng chi nhánh, bạn sẽ không biết cửa hàng nào đang hoạt động hiệu quả, cửa hàng nào đang lỗ âm thầm.

Một chủ chuỗi cửa hàng phụ kiện điện thoại, khi mở thêm chi nhánh thứ 3, anh ấy rất vui vì tổng doanh thu tăng. Nhưng khi tôi hỗ trợ phân tích kỹ theo từng chi nhánh, thì chi nhánh mới đang lỗ 12 triệu/tháng vì chi phí thuê mặt bằng quá cao. Nếu không phát hiện sớm, họ sẽ tiếp tục đổ tiền duy trì mà không biết lý do.

Giải pháp hiệu quả:

• Sử dụng phần mềm có thể phân tách báo cáo theo từng điểm bán, từng loại sản phẩm, từng nhóm khách hàng.
• Theo dõi các chỉ số như: doanh thu, chi phí, lợi nhuận gộp, tỷ lệ hàng tồn, tỷ lệ hoàn trả, tỷ lệ khách quay lại.
• Lập báo cáo theo tuần/tháng/quý để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Để quản lý hiệu quả nhiều cửa hàng cùng lúc, phần mềm quản lý là công cụ không thể thiếu. Bạn có thể tìm hiểu Top 4 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tốt nhất năm 2025 giúp tối ưu quy trình vận hành, tự động báo cáo và giảm thiểu sai sót.

2.6. Đào tạo đội ngũ nhân viên đồng bộ và xuyên suốt

Chuỗi cửa hàng có thể lớn mạnh nhờ con người đồng bộ về tư duy, quy trình và kỹ năng phục vụ. Không ít trường hợp, khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời ở chi nhánh A nhưng lại thấy khó chịu khi mua ở chi nhánh B - điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu.

Từng quan sát một hệ thống bán lẻ quần áo, có đội ngũ bán hàng ở chi nhánh trung tâm rất chuyên nghiệp: tư vấn tận tình, nhớ tên khách quen. Trong khi chi nhánh mới mở thì thiếu kỹ năng, dẫn đến mất khách. Sau đó, tôi khuyên họ tổ chức lớp onboarding định kỳ và đào tạo kỹ năng bán hàng chuyên sâu cho từng nhóm nhân viên.

Giải pháp đào tạo hiệu quả:

• Xây dựng bộ tài liệu SOP đào tạo nhân sự mới, bao gồm hướng dẫn bán hàng, xử lý tình huống, kỹ năng chăm sóc khách.
• Tổ chức buổi training định kỳ (online/offline) theo chủ đề: upsell, xử lý khiếu nại, sản phẩm mới, dịch vụ mới…
• Khuyến khích chia sẻ nội bộ giữa các chi nhánh qua nhóm chat chung, họp tuần, vinh danh nhân viên xuất sắc.

Một chuỗi cửa hàng dược phẩm áp dụng chương trình “1 tuần học 1 kỹ năng” trong 3 tháng đầu năm 2025. Kết quả: tỷ lệ chốt đơn trực tiếp tăng từ 42% lên 56%, khách hàng để lại đánh giá tốt nhiều hơn trên fanpage.

2.7. Kiểm soát tồn kho và luân chuyển hàng hóa linh hoạt giữa các chi nhánh

Tồn kho là một trong những vấn đề sống còn của chuỗi bán lẻ. Nếu không có hệ thống kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng: chi nhánh A hết hàng, chi nhánh B tồn đọng nhưng không ai biết - dẫn tới thất thoát đơn hàng và lãng phí vốn.

Hỗ trợ một hệ thống mỹ phẩm có 6 chi nhánh, mỗi lần có khách hỏi mua son màu X tại chi nhánh C thì nhân viên trả lời “hết hàng”. Trong khi đó, tồn kho ở chi nhánh A vẫn còn 8 thỏi. Sau khi triển khai phần mềm có tính năng chuyển hàng nội bộ và cảnh báo tồn kho thấp, doanh số dòng son này tăng 20% chỉ sau 1 tháng.

Giải pháp cần áp dụng:

• Dùng phần mềm quản lý có tính năng đồng bộ tồn kho giữa các chi nhánh theo thời gian thực.
• Thiết lập quy trình điều chuyển hàng hóa nội bộ linh hoạt giữa các điểm bán.
• Cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu để kịp nhập hàng, tránh “cháy hàng”.

Một chuỗi siêu thị mini tại miền Trung áp dụng luân chuyển hàng 1 lần/tuần theo nhu cầu thực tế từng chi nhánh. Nhờ đó, họ cắt giảm được 30% lượng hàng tồn không bán được so với năm trước.

2.8 Tối ưu quản lý khách hàng và chăm sóc hậu mãi theo khu vực

Một điểm khác biệt giữa chuỗi và cửa hàng đơn lẻ là việc xây dựng mối quan hệ khách hàng phải được cá nhân hóa theo từng khu vực. Mỗi vùng có tập khách hàng riêng - nếu áp dụng cùng một cách chăm sóc có thể phản tác dụng.

Hệ thống thời trang nữ, tại chi nhánh trung tâm TP.HCM, họ tặng khách voucher mua lần sau qua Zalo. Nhưng ở chi nhánh tỉnh lẻ, khách hàng không dùng Zalo nhiều nên không phản hồi. Sau khi phân tích hành vi, họ chuyển sang in voucher giấy, kèm lời nhắn viết tay và tỉ lệ quay lại tăng rõ rệt.

Các giải pháp cần triển khai:

• Xây dựng dữ liệu khách hàng chi tiết theo từng chi nhánh: nhóm tuổi, hành vi mua, sản phẩm yêu thích.
• Chăm sóc sau mua theo thói quen của từng nhóm: gọi điện, nhắn Zalo, email hoặc tin nhắn SMS.
• Thiết lập chính sách tích điểm, ưu đãi sinh nhật, ưu đãi riêng cho khách VIP theo khu vực.

Theo dõi chính xác các số liệu giúp bạn ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Tham khảo 7 mẫu báo cáo không thể thiếu trong chuỗi cửa hàng bán lẻ để triển khai hệ thống báo cáo đầy đủ, từ doanh thu, tồn kho đến hiệu quả nhân viên.

2.9 Ứng dụng công nghệ vào vận hành và ra quyết định nhanh chóng

Quản lý chuỗi bán lẻ trong thời đại 2025 không thể thiếu công nghệ. Dữ liệu tập trung, báo cáo trực quan, cảnh báo tức thời - chính là yếu tố giúp chủ chuỗi phản ứng nhanh, tránh mất cơ hội hoặc thiệt hại lớn.

Một chuỗi 10 cửa hàng tiện lợi, mỗi lần muốn xem doanh thu trong ngày, họ phải chờ nhân viên gửi file tổng hợp vào cuối ngày. Sau khi chuyển sang phần mềm có dashboard trực tiếp, họ biết được chi nhánh nào đang có bất thường (doanh thu giảm mạnh), từ đó kịp thời gọi điện kiểm tra và điều chỉnh chương trình trong cùng ngày.

Các ứng dụng công nghệ cần ưu tiên:

• Phần mềm bán hàng đa chi nhánh, quản lý tập trung từ xa.
• Ứng dụng POS di động giúp kiểm hàng, tạo đơn nhanh tại quầy.
• Tích hợp hệ thống camera, báo cáo định kỳ và AI phân tích hành vi mua hàng.

Một chuỗi cửa hàng đồ mẹ & bé sử dụng phần mềm có tính năng cảnh báo khi tỷ lệ đơn hàng hoàn tăng bất thường. Nhờ đó, họ phát hiện một lỗi nhỏ trong chương trình khuyến mãi và sửa ngay trước khi gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

3. Góc nhìn từ chuyên gia dành cho chủ doanh nghiệp

Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ không đơn giản là “nhân bản” một mô hình kinh doanh ra nhiều nơi. Thực tế, càng mở rộng, càng dễ mất kiểm soát. Với vai trò là người đã tư vấn vận hành cho hàng chục chuỗi bán lẻ ở nhiều ngành khác nhau - từ thời trang, mẹ & bé đến dược phẩm - tôi hiểu rõ những bài học mà không giáo trình nào dạy trước khi bắt đầu.

3.1 Đừng “ép” một mô hình vận hành cho tất cả chi nhánh

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng cứ copy quy trình từ chi nhánh đầu tiên cho tất cả là đủ. Nhưng thực tế, mỗi địa điểm có đặc thù riêng: lưu lượng khách, thời gian cao điểm, thói quen thanh toán, hành vi mua hàng…

👉 Ví dụ: Một chuỗi cửa hàng đồ uống mà tôi từng hỗ trợ có 4 chi nhánh - cùng menu, cùng giá - nhưng chi nhánh ở khu văn phòng bán chạy cà phê mang đi, còn chi nhánh ở gần trường đại học lại tập trung khách ngồi lâu, dùng đồ ngọt. Sau khi tách hai mô hình phục vụ, tỷ lệ quay lại của cả hai nhóm khách hàng đều tăng rõ rệt.

Lời khuyên của tôi: hãy quan sát thực tế mỗi chi nhánh, từ đó tùy biến linh hoạt quy trình, thay vì cứng nhắc áp dụng một khung duy nhất.

3.2 Càng nhiều chi nhánh, càng cần đơn giản hóa quản trị

Một trong những sai lầm phổ biến là làm mọi thứ trở nên quá phức tạp khi mở rộng: nhiều cấp quản lý trung gian, báo cáo thủ công, luồng phê duyệt rườm rà... Kết quả là quyết định chậm trễ, nhân viên lúng túng và khách hàng không hài lòng.

Tôi từng làm việc với một chuỗi 12 cửa hàng mỹ phẩm. Khi chưa có hệ thống tập trung, chỉ riêng việc kiểm hàng cuối tháng mất 5 ngày và cần hơn 20 người tham gia. Sau khi chuẩn hóa quy trình nhập - xuất - tồn và tích hợp phần mềm quản lý từ xa, thời gian kiểm kê rút xuống còn chưa đến 48 giờ, sai lệch tồn kho giảm 90%.

👉 Bài học rút ra: Quản lý nhiều chi nhánh phải càng tinh gọn. Công nghệ là cánh tay đắc lực để đơn giản hóa mọi thứ - từ kiểm kho, theo dõi doanh thu, đến điều phối nhân sự.

3.3 Đừng bỏ quên đào tạo và chia sẻ văn hóa doanh nghiệp

Một cửa hàng hoạt động tốt không chỉ nhờ quy trình mà còn nhờ con người. Khi bạn có nhiều điểm bán, việc truyền tải tinh thần phục vụ và chuẩn hóa hành vi đội ngũ càng trở nên quan trọng.

Tôi thường khuyên các chủ doanh nghiệp nên thiết lập bộ tài liệu đào tạo nhân viên chi nhánh, kèm theo các buổi huấn luyện định kỳ. Điều quan trọng hơn là: nhân viên phải hiểu vì sao họ làm việc đó, không chỉ là “làm theo quy trình”.

👉 Ví dụ: Trong một chuỗi thời trang, khi nhân viên hiểu rõ về lịch sử thương hiệu và lý do khách chọn mình thay vì đối thủ, họ tự tin tư vấn hơn - doanh thu trung bình trên mỗi khách cũng từ đó tăng 18% chỉ trong 2 tháng đầu sau đào tạo.

3.4 Tư duy "tập trung - phân quyền" là chìa khóa

Quản trị chuỗi bán lẻ cần tập trung dữ liệu - phân quyền thực thi. Chủ doanh nghiệp cần nhìn được toàn cảnh: doanh thu, tồn kho, nhân sự, hiệu suất… nhưng không nên tự xử lý mọi thứ.

Phân quyền cho quản lý chi nhánh, giao KPI rõ ràng, nhưng cũng cần công cụ để kiểm soát từ xa. Sự tin tưởng dựa trên dữ liệu chính xác - chứ không phải cảm tính.

Tổng kết chuyên gia: Chủ doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Nếu bạn đang chuẩn bị nhân rộng mô hình hoặc đang vận hành một chuỗi bán lẻ có từ 3 chi nhánh trở lên, tôi khuyên bạn nên:

• Thiết lập nền tảng quản lý tập trung: phần mềm bán hàng, hệ thống báo cáo, tồn kho đa điểm.
• Đào tạo đội ngũ theo chuẩn riêng của thương hiệu.
• Phân quyền và đo lường liên tục bằng dữ liệu, không cảm tính.
• Luôn dành thời gian thăm các chi nhánh trực tiếp ít nhất 1 lần/tháng - không để mất đi sự kết nối với thực tế.

Vận hành chuỗi là một hành trình dài hơi - nhưng với chiến lược đúng, công cụ phù hợp và đội ngũ đồng lòng, bạn sẽ không chỉ phát triển bền vững mà còn nâng tầm thương hiệu trong lòng khách hàng.

Tôi thường nói với các chủ chuỗi rằng: bán hàng chỉ là bước đầu, quản lý mới quyết định thành bại. 9 cách quản lý trên chính là “bản đồ” để bạn tránh rủi ro, tối ưu nguồn lực và xây dựng hệ thống bán lẻ bền vững. Hãy chọn cho mình bước đi phù hợp và triển khai ngay từ hôm nay.