Bí quyết quản lý dòng tiền cho chuỗi cửa hàng bán lẻ

Làm thế nào để quản lý dòng tiền cho chuỗi cửa hàng bán lẻ một cách đơn giản nhất? Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn gỡ được những khó khăn trong kinh doanh thêm vào đó lại tiết kiệm thời gian.

Dù bạn đang kinh doanh với quy mô nhỏ hay lớn thì việc quản lý dòng tiền vô cùng là quan trọng. Bởi tiền là yếu tố cơ bản quan trọng giúp sự ổn định của quá trình kinh doanh. Nhưng quản lý dòng tiền bằng cách nào là dễ dàng nhất thì bạn đã biết chưa? Hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu những cách quản lý dòng tiền sao cho hiệu quả nhất nhé.

Quản lý dòng tiền là quản lý các khoản chi phí trong kinh doanh.

Dòng tiền là lượng tiền vào và ra cửa hàng, doanh nghiệp. Dòng tiền bao gồm 2 chiều: Tiền đến nhờ hoạt động mua hàng của khách hàng và tiền đi thông qua các chi phí như nhập hàng, tiền lương nhân viên, chi phí vận hành cửa hàng như tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước, tiền internet,...

Vậy thì quản lý dòng tiền là gì? Quản lý dòng tiền là quản lý các khoản thu - chi của cửa hàng, và quản lý dòng tiền được xem là hiệu quả khi bạn có thể hạn chế hoặc làm chậm quá trình chi tiêu tiền mặt và huy động hoặc làm cân đối chi phí cũng như tăng tốc các khoản thu về.

Xem thêm:

Những mô hình kinh doanh bán lẻ trực tuyến phổ biến ở Việt Nam

Quản lý dòng tiền đang là vấn đề sống còn cho các công ty lớn hay thậm chí là các cửa hàng nhỏ, đặc biệt trong kinh doanh, khi dòng tiền vận động liên tục thì việc đảm bảo sự ổn định của nó sẽ quyết định mức độ an toàn hay ổn định của hoạt động kinh doanh. Sự dịch chuyển nhỏ khi xảy ra rủi ro về tiền cũng sẽ khiến những người kinh doanh đau đầu, nhất là vấn đề chênh lệch và sự thất thoát không có nguyên do.

Vậy nên việc quản lý dòng tiền sẽ đem lại những lợi ích sau:

- Quản lý dòng tiền là yếu tố quan trọng để đưa ra các chiến lược kinh doanh

- Quản lý dòng tiền tốt sẽ giảm thiểu thất thoát trong kinh doanh

- Quản lý dòng tiền giúp quá trình kinh doanh không bị chênh lệch về chi phí

- Quản lý dòng tiền hiệu quả là dấu hiệu ban đầu của một mức lợi nhuận cao

- Đối phó tốt trong những rủi ro khi trong quá trình kinh doanh hay giai đoạn khó khăn không lường trước.

Cách quản lý dòng tiền hiệu quả cho chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Trong lúc kinh doanh, không phải thứ gì bạn cũng có thể nắm rõ và nhất là tiền mặt, có vô số khoản phát sinh mà bạn không hề ngờ tới. Vì khi hoạt động kinh doanh diễn ra một cách liên tục và mang tính chất khác nhau: tiền hàng, tiền trong quá trình kinh doanh, tiền lãi, tiền rủi ro,... và điều cần thiết là quản lý tiền mặt theo từng nhóm khác nhau gắn với chính hoạt động kinh doanh.

Với cách quản lý nào bạn không chỉ đảm bảo tính ổn định cho hoạt động kinh doanh chung mà còn dễ dàng tính toán tổng thu chi, lượng lãi lỗ hoặc dễ dàng nắm bắt những lỗ hổng nếu lượng tiền thu vào và chi ra không tương xứng với nhau.

Xem thêm: Điều gì đã làm nên ưu thế của kinh doanh đại lý bán lẻ

Để có thể quản lý dòng tiền hiệu quả và dễ theo dõi thì bạn nên lập cho mình một kế hoạch, đơn giản nhất là quản lý dòng tiền bằng excel ghi đầy đủ cùng những dự kiến trong tương lai gần về những khoản tiền sẽ chi, khoản dự trù cho từng mốc thời gian cụ thể.

Bên cạnh đó có một kế hoạch cụ thể cho quản lý tiền mặt sẽ cảnh báo cho bạn với những chương trình sẽ diễn ra ví dụ như quảng cáo, hay chương trình khuyến mãi để bạn có thể chuẩn bị những khoản chi trước, tính toán hợp lý để không ảnh hưởng đến các khoản khác theo như đã định liệu.

Bất cứ cửa hàng nào sau một thời gian hoạt động cũng sẽ có nhu cầu mở rộng quy mô đầu tư thêm để đáp ứng thêm nhu cầu của khách hàng. Hãy dự trù một khoản ngân sách để kịp thời đáp ứng nhu cầu đó, thay vì đầu tư hết vào nguồn hàng để rồi phải vay ngân hàng với khoản lãi không hề nhỏ.

Bạn hãy lập cho cửa hàng của mình một kế hoạch tài chính dài hạn để phát triển quy mô, nhập thêm nhiều mặt hàng mới nhằm tăng tính đa dạng cho cửa hàng cũng như đem lại hiệu quả sử dụng vốn. Thậm chí khi bạn muốn phát triển hẳn sang một lĩnh vực kinh doanh mới, nguồn kinh phí dự trù từ kế hoạch tài chính dài hạn sẽ giúp ích được nhiều mà không cần phải vay vốn.

Bạn luôn phải dự trù cho mình một khoản để đề phòng những phát sinh bất chợt không lường trước để tránh ảnh hưởng đến công việc kinh doanh. Nếu bạn không lường trước khoản này, có khi rủi ro khá lớn khiến bạn xoay tiền không kịp. Vậy nên dù là cửa hàng lớn hay nhỏ thì bạn cũng nên chuẩn bị cho mình một khoản gọi là chi phí rủi ro.

Xem thêm: 10 chỉ số KPIs bán lẻ mà chủ shop cần đặc biệt lưu tâm

Quản lý dòng tiền bằng sổ sách sẽ làm mất nhiều thời gian cũng như còn tồn đọng những rủi ro.

Đây là một công cụ truyền thống mà chúng ta vẫn dùng. Với cách này áp dụng khá hiệu quả cho các cửa hàng nhỏ theo hộ gia đình hoặc các cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh. Vì số tiền mặt không có quá nhiều hơn nữa những rủi ro không cao, nên quản lý tiền mặt theo cách ghi chép vẫn mang lại một hiệu quả nhất định.

Với hình thức quản lý này bạn cũng phải kết hợp cùng quản lý hàng hóa, lượng chi tiêu được ghi ra và tổng hợp mỗi cuối ngày để xem ngày hôm nay lãi lỗ ra sao. Các khoản đều phải được tính toán riêng ví dụ như: tiền nguồn hàng, tiền thuê nhân viên, chi phí vận hành,... Tuy nhiên với các cửa hàng có quy mô lớn hơn thì việc quản lý bằng sổ sách sẽ làm mất nhiều thời gian và dễ có thể dẫn đến thất thoát và đó là một rủi ro nhất định.

Quản lý dòng tiền bằng file Excel khá đầy đủ như đòi hỏi người kế toán phải tỉ mỉ.

Excel là phần mềm được sử dụng chủ yếu cho bên kế toán với cấu trúc theo bảng,tích hợp nhiều phép tính cho phép việc quản lý tiền mặt trở nên đơn giản. Đây là phương thức được sử dụng khá rộng rãi với các cửa hàng và có cả các cửa hàng lớn với một số mặt hàng kinh doanh có dòng tiền ổn định.

Để sử dụng công cụ này một cách dễ dàng thì bạn phải thiết kế một bảng tính sao cho dễ nhìn cũng như đầy đủ thông tin nhất như vậy việc quản lý sẽ chính xác hơn.

Google Sheets có thể hiểu giống như 1 file online của Excel, giao diện này cho phép bạn sử dụng hoàn toàn như 1 file Excel, những dữ liệu trên Google Sheets sẽ được lưu trên đám mây và bạn hoàn toàn có thể tải dữ liệu về máy để lưu trữ.

Quản lý dòng tiền bằng công cụ trên tối ưu hơn quản lý dòng tiền bằng Excel đó là bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình hình thu chi của cửa hàng ở bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào, chỉ cần có kết nối internet. Đặc biệt Google Sheets có chế độ lưu tự động và nhiều người có thể chỉnh sửa 1 lúc.

Tuy nhiên khả năng quản lý tiền mặt của công cụ này cũng có nhiều bất cập như bản offline. Bạn cần phải có hiểu biết nhất định về các hàm tính trên Sheets. Ngoài ra, cách quản lý dòng tiền này cũng không phù hợp với các cửa hàng có quy mô lớn, đặc biệt là có chuỗi cửa hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ tích hợp đầy đủ các công cụ quản lý cho quá trình kinh doanh thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Điều đáng chú ý nhất của ứng dụng này là ngoài tính năng cho quản lý dòng tiền, bạn có thể kiểm soát doanh thu, quản lý lợi nhuận, quản lý tồn kho, quản lý khách hàng, nhân viên, báo cáo,... với nhiều ưu việt hơn hẳn các cách quản lý thông thường và đương nhiên là sẽ không có sự thất thoát cũng như rủi ro trong kinh doanh.

Bên cạnh đó phần mềm có thể đồng bộ bán hàng đa kênh. Nếu như bạn chỉ bán hàng tại cửa hàng thì có thể sử dụng các cách khác vẫn được, nhưng khi bán online như bán hàng trên facebook thì việc quản lý dòng tiền sẽ gây khó khăn cho bạn.

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ đồng bộ toàn bộ dữ liệu nư khách hàng, đơn hàng, công nợ,... về phần mềm sẽ giúp bạn quản lý tập trung tại 1 nơi duy nhất và giúp bạn có cái nhìn bao quát về dòng tiền của việc kinh doanh cũng như xem được chi tiết dòng tiền theo từng kênh bán hàng riêng.

Ngoài ra các dữ liệu trên phần mềm cũng được lưu trữ trên đám mây nên bạn có thể truy cập phần mềm bất cứ đâu, bất cứ khi nào với mọi loại thiết bị từ máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh. Nếu như trong trường hợp cửa hàng bị mất kết nối internet thì các dữ liệu được nhập vào trong thời gian mất mạng cũng sẽ được đồng bộ ngay lập tức khi có mạng trở lại.

Xem thêm: Mẫu kịch bản bán hàng hay nhất dành cho cửa hàng bán lẻ

Trước tiên bạn cần xem các báo cáo bán hàng, tồn kho, doanh thu theo tháng, theo mặt hàng,...

- Hàng tồn kho:  Hàng hóa cũng là tiền tại cửa hàng có nên thực hiện các chương trình khuyến mãi thanh lý hàng tồn?

- Quỹ tiền mặt và tiền gửi là bao nhiêu, có đủ để duy trì kinh doanh?

- Công nợ nhà cung cấp và công nợ khách hàng.

Các chi phí tiếp thị, sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng, xây dựng gian hàng online… là những khoản cần được duy trì và đầu tư. Ngược lại, chi phí theo banner, tổ chức sự kiện, event tại cửa hàng nên được giảm thiểu

90% người tiêu dùng sử dụng internet và mua sắm online đã trở thành thói quen thì tiếp thị trực tuyến là một kênh hiệu quả để truyền tải thông điệp sản phẩm tới nhiều khách hàng hơn.

Trên đây là những chia sẻ của Nhanh.vn về bí quyết quản lý dòng tiền sao cho hiệu quả của các cửa hàng bán lẻ. Nhanh.vn mong rằng với những kiến thức trên sẽ giúp bạn thành công trong kinh doanh. Hiện nay, Nhanh.vn có cung cấp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh bao gồm các bước quản lý khách hàng, quản lý mua bán hàng hóa, quản lý kho,... mà doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.

Chúc các bạn thành công!