7 mẫu báo cáo không thể thiếu trong chuỗi cửa hàng bán lẻ

Với chuỗi cửa hàng bán lẻ, mọi quyết định sai lệch đều bắt nguồn từ dữ liệu thiếu chính xác. Những mẫu báo cáo sau là nền tảng để bạn kiểm soát tồn kho, dòng tiền và hiệu quả nhân viên mỗi ngày.

Báo cáo kết quả kinh doanh là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động của mình. Một số lý do tại sao báo cáo kết quả kinh doanh là cần thiết:

• Đánh giá hiệu quả tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, giúp doanh nghiệp xác định được mức độ sinh lời và các yếu tố ảnh hưởng đến tài chính. Đây là cơ sở để đánh giá hoạt động kinh doanh và hiệu quả chiến lược.
• Ra quyết định chiến lược: Dựa trên báo cáo này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quan trọng, từ việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh đến việc cắt giảm chi phí hay đầu tư vào các lĩnh vực có tiềm năng.
• Minh bạch và quản lý tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh giúp tạo ra sự minh bạch về tài chính trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định hợp lý, mà còn giúp nhà đầu tư và các bên liên quan hiểu rõ về tình hình tài chính của công ty.
• Dự báo và lập kế hoạch: Dữ liệu trong báo cáo kết quả kinh doanh là căn cứ để lập kế hoạch tài chính cho các kỳ kế tiếp. Nó giúp doanh nghiệp dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong tương lai, từ đó lập chiến lược phát triển hiệu quả.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Báo cáo kết quả kinh doanh còn là công cụ cần thiết để doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý, đặc biệt trong việc nộp thuế và báo cáo cho các cơ quan quản lý.
• Cải thiện quản lý và hiệu quả kinh doanh: Nhờ vào báo cáo kết quả kinh doanh, các nhà quản lý có thể phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn, tối ưu hóa hoạt động và cải thiện hiệu quả hoạt động trong các bộ phận khác nhau.

Tóm lại, báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ là công cụ quan trọng để đánh giá, quản lý tài chính mà còn là cơ sở để ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.

Nếu bạn cần một mẫu báo cáo tổng hợp cho bán hàng đa kênh, có thể tham khảo mẫu báo cáo tổng hợp cho bán hàng đa kênh Excel và phần mềm để quản lý doanh thu hiệu quả hơn.

Báo cáo hàng tồn kho là loại báo cáo mà doanh nghiệp nào cũng không thể thiếu, chúng được theo dõi thường xuyên từ các chủ cửa hàng bởi nắm được số lượng tồn kho của từng mặt hàng thì các chủ cửa hàng mới có thể đưa ra các chiến lược bán hàng phù hợp, kịp thời sao cho doanh số không bị đi xuống. 

Báo cáo kho sẽ cho biết số lượng hàng tồn kho có trong cửa hàng và giá trị tồn hiện tại.

Một báo cáo tồn kho hiệu quả không đơn thuần chỉ là số lượng còn lại. Các chỉ số chủ chốt cần được thể hiện rõ ràng:

• Tồn đầu kỳ - nhập trong kỳ - xuất trong kỳ - tồn cuối kỳ
• Tồn kho tối thiểu/tối đa để thiết lập cảnh báo
• Hạn sử dụng (nếu có) với sản phẩm có thời hạn
• Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho (Inventory Turnover)

Các chủ chuỗi nên thiết lập cảnh báo khi hàng xuống dưới ngưỡng tối thiểu để chủ động nhập hàng và tránh đứt gãy nguồn cung.

Không chỉ biết có bao nhiêu sản phẩm đang tồn, chủ chuỗi cần hiểu sản phẩm nào đang bán chạy theo từng biến thể – đặc biệt với ngành thời trang, giày dép, mỹ phẩm, đồ thể thao… nơi mỗi mã hàng thường có nhiều lựa chọn về màu sắc và kích thước.

Một sản phẩm có thể bán tốt, nhưng không có nghĩa tất cả biến thể của sản phẩm đó đều bán chạy. Báo cáo chi tiết theo từng SKU, phân loại rõ ràng theo màu và size, giúp bạn:

• Biết nên nhập thêm size nào, màu nào cho đúng nhu cầu
• Hạn chế hàng tồn ở các màu/kích thước bán chậm
• Ra quyết định điều chuyển hoặc giảm giá xả hàng chính xác
• Đánh giá sở thích khách hàng tại từng khu vực, từng cửa hàng

Để báo cáo thực sự phát huy hiệu quả, bạn nên theo dõi các trường dữ liệu sau:

• Tên sản phẩm - Mã SKU - Màu sắc - Kích thước
• Số lượng tồn kho - số lượng bán ra trong kỳ
• Tỷ lệ bán theo từng biến thể (so với tổng sản phẩm)
• Tình trạng hàng tồn dưới mức tối thiểu theo màu/size

Khi các chỉ số này được cập nhật theo thời gian thực, bạn sẽ tránh được tình trạng "bán hết size M, tồn đầy size XL" - một lỗi phổ biến gây đứt gãy trải nghiệm khách hàng.

Báo cáo số lượng sản phẩm theo màu và kích thước giúp bạn điều chỉnh chiến lược nhập hàng, phân phối và trưng bày sản phẩm hiệu quả hơn. Nếu bỏ qua báo cáo này, bạn đang bỏ lỡ một lượng lớn dữ liệu có thể chuyển hóa thành lợi nhuận.

Khi bạn sở hữu một chuỗi cửa hàng, việc “nhập gì - bao nhiêu - cho chi nhánh nào” không thể dựa vào cảm tính. Và báo cáo sản phẩm bán chạy chính là công cụ để đưa ra quyết định đúng - đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm.

Báo cáo sản phẩm bán chạy giúp bạn trả lời điều gì?

• Sản phẩm nào bán tốt nhất trong tuần/tháng/quý?
• Xu hướng bán chạy thay đổi ra sao theo mùa vụ?
• Chi nhánh nào đang tiêu thụ nhanh nhóm sản phẩm nào?
• Tỷ lệ đóng góp doanh thu của từng sản phẩm là bao nhiêu?

Dựa vào các số liệu này, bạn không chỉ biết nên tập trung vào mặt hàng nào, mà còn biết cần làm marketing, ưu đãi hay trưng bày sản phẩm nào để kích cầu đúng hướng.

Một báo cáo chất lượng cần thể hiện chi tiết:

• Tên sản phẩm / Mã SKU / Danh mục
• Số lượng bán ra trong kỳ
• Doanh thu mang lại / Tỷ trọng doanh thu
• Tốc độ bán trung bình / ngày
• Tỷ lệ tăng trưởng so với kỳ trước
• Vị trí bán chạy theo từng chi nhánh

Khi áp dụng hệ thống báo cáo tự động, các chủ chuỗi thiết lập ngưỡng cảnh báo nếu sản phẩm bán chạy sắp “về 0” trong kho - nhằm tránh mất doanh thu chỉ vì hết hàng.

Trong kinh doanh chuỗi, sản phẩm bán chạy không chỉ là mặt hàng hot - đó là chỉ dấu về nhu cầu khách hàng, xu hướng tiêu dùng và khả năng quay vòng vốn. Nếu không có báo cáo sản phẩm bán chạy, bạn đang ra quyết định theo bản năng, không phải theo dữ liệu.

Báo cáo doanh thu sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo doanh thu bán hàng cũng sẽ hiển thị được giá vốn bán hàng, lợi nhuận gộp, tỷ suất lợi nhuận và thuế để bạn có thể biết rõ hơn về lợi nhuận thu được của cửa hàng.

Báo cáo doanh thu trả lời những câu hỏi nào?

• Doanh thu từng cửa hàng trong ngày, tuần, tháng là bao nhiêu?
• Sự thay đổi doanh thu theo thời gian như thế nào?
• Cửa hàng nào đang đạt hoặc không đạt chỉ tiêu?
• Doanh thu theo nhóm sản phẩm/kênh bán ra sao?
• Tỷ lệ khách mới và khách quay lại đóng góp bao nhiêu?

Những dữ liệu này cực kỳ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động và nhanh chóng nhận biết dấu hiệu bất thường (sụt giảm đột ngột, tăng trưởng chậm, biến động theo mùa…).

Doanh thu không chỉ là con số để báo cáo lên cấp trên hay cổ đông. Nó là tín hiệu rõ ràng nhất cho thấy bạn đang làm đúng hay sai. Một chuỗi bán lẻ muốn tăng trưởng bền vững không thể chỉ nhìn tổng doanh thu cuối tháng, mà phải đọc hiểu báo cáo doanh thu theo từng tầng dữ liệu, từng chi nhánh, từng giai đoạn.

Để có cái nhìn chi tiết về doanh thu theo từng ngày và kênh bán, bạn có thể tham khảo cách tạo báo cáo tổng hợp đơn hàng theo ngày, kênh và nhân viên.

Khi chuỗi cửa hàng mở rộng, bạn không thể quản lý hiệu quả nếu chỉ nhìn vào doanh thu tổng thể. Điều quan trọng là phải biết mỗi cửa hàng đang bán được bao nhiêu đơn, đơn trung bình trị giá bao nhiêu, từ đó đánh giá hiệu quả vận hành từng điểm bán, phân tích hành vi khách hàng theo khu vực, và tối ưu nguồn lực phân phối phù hợp.

Báo cáo này giúp trả lời những câu hỏi gì?

• Cửa hàng nào có số lượng đơn hàng nhiều nhất/thấp nhất?
• Giá trị trung bình mỗi đơn hàng tại từng điểm bán là bao nhiêu?
• Cửa hàng nào chỉ có lượng đơn cao nhưng giá trị thấp (đơn lẻ nhỏ)?
• Địa điểm nào có đơn hàng ít nhưng giá trị cao (khách VIP, cao cấp)?
• Sự thay đổi số lượng và giá trị đơn theo thời gian, chiến dịch hay mùa vụ?

Việc phân tích chéo giữa số lượng đơn và giá trị đơn hàng giúp bạn nhận diện chính xác hiệu quả bán hàng theo địa điểm, thay vì chỉ nhìn vào doanh thu tổng hợp – vốn có thể bị che lấp bởi các đơn giá trị cao không bền vững.

Không phải tất cả khách hàng đều mang lại giá trị như nhau. Một chuỗi bán lẻ phát triển bền vững là chuỗi hiểu rõ ai đang mua hàng nhiều nhất, thường xuyên nhất, và đóng góp bao nhiêu vào doanh thu tổng thể. 

Báo cáo doanh thu theo nhóm khách hàng sẽ cho bạn cái nhìn chiến lược để nuôi dưỡng khách trung thành, phục hồi khách “ngủ quên” và tối ưu chiến dịch marketing theo từng tệp.

Báo cáo này giúp bạn trả lời:

• Nhóm khách hàng nào mang lại nhiều doanh thu nhất?
• Khách mới chiếm bao nhiêu % trong tổng doanh thu?
• Khách mua lại có giá trị đơn hàng cao hơn bao nhiêu?
• Nhóm khách hàng tiềm năng đang tăng trưởng ra sao?
• Có nên đầu tư ưu đãi vào tệp khách nào trong tháng tới?

Báo cáo bán hàng theo nhân viên sẽ giúp bạn thống kê tổng doanh thu của các nhân viên mang về cho cửa hàng. Hơn nữa hiệu quả hoạt động của nhân viên phụ thuộc vào nhiều yếu tố, môi trường làm việc, đồng nghiệp, sếp, để làm cho nhân viên thoải mái trong quá trình làm việc thì chủ cửa hàng phải tạo một môi trường làm việc thoải mái làm việc cho nhân viên và như thế sẽ dễ dàng khai thác được doanh số của từng nhân viên khi bán hàng.

Báo cáo này giúp chủ chuỗi trả lời những câu hỏi nào?

• Ai là nhân viên bán hàng xuất sắc nhất trong tuần/tháng?
• Tỷ lệ chốt đơn của từng nhân viên là bao nhiêu?
• Nhân viên nào có tỷ lệ đơn hoàn/hủy cao?
• Giá trị trung bình mỗi đơn của từng người như thế nào?
• Sự thay đổi hiệu suất theo thời gian, mùa vụ hoặc chương trình khuyến mãi?

Nhờ vậy, bạn có thể kịp thời khen thưởng người xứng đáng, đồng thời đào tạo hoặc điều chuyển nhân viên kém hiệu quả trước khi ảnh hưởng đến toàn chuỗi.

Lập báo cáo bán hàng tưởng như đơn giản, nhưng không phải có người chuyên môn về kế toán tài chính mới có thể làm được bởi những khó khăn mà những bộ phận khác sẽ không làm được như:

- Có quá nhiều mặt hàng kinh doanh.

- Không định hướng được mình cần làm những công việc gì.

- Sai số khi kiểm hàng, sai số khi tính toán.

- Thiếu sự liên kết với bên cung cấp.

- Không cập nhật phát sinh ngay lập tức.

- Làm việc thủ công, không tiếp cận các công nghệ tiên tiến.

Để quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả, hãy tham khảo thêm 3 cách quản lý doanh thu bán hàng đơn giản mà hiệu quả.

Hãy đồng bộ dữ liệu và quản lý tập trung trên một hệ thống. Bạn có thể tham khảo hệ thống POS có tính năng quản lý kho và bán hàng tập trung tại 1 nơi duy nhất. Việc đồng bộ liên tục dữ liệu và quản lý tập trung trên 1 nền tảng sẽ giúp bạn có các báo cáo chính xác và cập nhật theo thời gian thực.

Sử dụng công nghệ nhận diện đám mây sẽ cho phép bạn theo dõi báo cáo ở bất cứ đâu miễn là máy tính hoặc điện thoại của bạn có kết nối Internet và đưa ra những quyết định từ xa, ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

Sử dụng hệ thống báo cáo tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian bởi khi kinh doanh bạn phải cần đến rất nhiều loại báo cáo để biết được tình trạng cửa hàng của mình đang hoạt động như thế nào. 

Nhưng bạn đừng lo với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.POS cung cấp đầy đủ  báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo doanh thu cho bạn cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết, sẽ là công cụ không thể thiếu cho chuỗi cửa hàng bán lẻ và đặc biệt bạn có thể kiểm soát cửa hàng ngay cả khi bạn không có mặt trực tiếp.

Như vậy, trên đây là những điều cần biết về báo cáo quản lý bán hàng chuỗi cửa hàng bán lẻ. Mong rằng với những kiến thức trên bạn có thể tham khảo rồi áp dụng trong việc kinh doanh của mình.

Chúc bạn kinh doanh thành công!