Cách kiểm soát chi phí kinh doanh online để không bị lỗ

Để không rơi vào cảnh bán được hàng nhưng không thấy tiền, bạn cần kiểm soát chặt chi phí ngay từ đầu. Từ tiền nhập hàng, chạy quảng cáo, vận chuyển đến chi phí vận hành, tất cả đều có thể âm thầm "rút máu" nếu không theo dõi kỹ. Kiểm soát tốt chi phí là cách duy nhất giúp kinh doanh online có lời và bền vững.

Vì sao nhiều người bán online bị lỗ dù có nhiều đơn?

Bạn có thể đang bán được hàng đều đặn mỗi ngày, nhưng vẫn lỗ vì:

• Không nắm rõ toàn bộ chi phí cần chi
• Chạy quảng cáo nhiều mà không biết hiệu quả
• Gánh phí sàn, ship, hoàn đơn mà không tính vào lợi nhuận
• Không có bảng tổng hợp thu - chi rõ ràng

Đây là tình trạng rất phổ biến khi kinh doanh online, đặc biệt khi bán hàng đa nền tảng như Shopee, TikTok, Facebook, Lazada.

Làm sao để biết cửa hàng mình có kinh doanh lỗ hay không? Đây là câu hỏi mà chắc hẳn các nhà bán hàng chắc hẳn sẽ hay hỏi nhất. Câu trả lời nằm ở trong bài viết Làm sao để biết shop mình có đang lỗ hay không?

Các loại chi phí trong kinh doanh online là gì?

Chi phí kinh doanh online thường chia thành 3 nhóm chính:

• Chi phí sản phẩm: giá nhập hàng, phí vận chuyển nhập, chiết khấu, hư hao
• Chi phí vận hành: tiền thuê kho, lương nhân viên, công cụ phần mềm, điện nước
• Chi phí marketing - bán hàng: quảng cáo, phí sàn, phí ship, quà tặng, giảm giá

Tổng các chi phí này chiếm đến 70 - 90% doanh thu nếu không kiểm soát kỹ.

Làm thế nào để kiểm soát chi phí hiệu quả?

Muốn không lỗ, bạn cần nắm rõ:

• Chi bao nhiêu cho mỗi đơn hàng?
• Chi bao nhiêu cho mỗi kênh bán hàng?
• Chi bao nhiêu để tạo ra 1 đơn mới?
• Khoản nào đang bị phình to bất thường?

Để kiểm soát chi phí, điều chỉnh chiến lược kinh doanh, một điều cần thiết chính là bạn phải nắm rõ cách tính lãi lỗ trong các ngành hàng. 

Làm sao kiểm soát chi phí quảng cáo khi bán hàng online?

Quảng cáo là khoản chi lớn nhất và dễ "ngốn tiền" nhất nếu không theo dõi kỹ.

Bạn cần:

• Ghi lại chi phí cho từng chiến dịch
• Tính chi phí trung bình để có 1 đơn (CPA)
• So sánh CPA với lợi nhuận thu về từ mỗi đơn
• Dừng các nhóm ads có CPA cao bất hợp lý

Nếu đang dùng Facebook Ads hoặc TikTok Ads, hãy đo lường kỹ các chỉ số như CTR, CPM, CPC, ROAS… Hoặc kết nối với công cụ như Nhanh.Ecom để xem chi phí ads ảnh hưởng thế nào đến lợi nhuận thực tế.

Cách kiểm soát chi phí vận chuyển và hoàn đơn hiệu quả?

Phí vận chuyển & hoàn hàng thường bị bỏ qua nhưng lại là lý do khiến shop âm vốn.

Bạn cần:

• Tính phí ship trung bình trên mỗi đơn
• Ghi nhận các đơn bị hoàn và chi phí phát sinh
• Tìm cách tối ưu tuyến vận chuyển, giảm đơn hoàn
• Theo dõi chính sách hỗ trợ phí ship của sàn

Chi phí vận chuyển có thể trở thành “đòn bẩy” trong việc kinh doanh trên sàn TMĐT của bạn. Để được như vậy, bạn có thể dành thời gian tìm hiểu các chiến lược vận chuyển giúp tối đa hóa lợi nhuận, tăng tỷ lệ chuyển đổi. 

Làm sao kiểm soát chi phí sản phẩm?

Để không bị lỗ, bạn cần biết:

• Mỗi sản phẩm lời bao nhiêu?
• Giá vốn có thay đổi theo đợt nhập không?
• Có sản phẩm nào bán nhiều nhưng lời ít?
• Tỷ lệ hư hao, tặng kèm có cao không?

Tốt nhất là bạn nên quản lý theo mã hàng, lô hàng, có bảng theo dõi giá vốn cập nhật từng lần nhập. Việc này có thể tự động hóa bằng phần mềm thay vì làm tay.

Cách kiểm soát chi phí vận hành và chi phí ẩn?

Nhiều người bán online chỉ để ý tiền nhập hàng - bán ra, mà quên các khoản như:

• Phí đóng gói, bao bì, thùng carton, tem dán
• Chi phí thuê nhân viên, shipper nội bộ
• Phí phần mềm, công cụ hỗ trợ, kho lưu hàng

Đây là chi phí ẩn nếu không ghi lại đầy đủ, bạn sẽ thấy mình “bán lãi” mà thực chất chẳng còn đồng nào.

Có công cụ nào giúp quản lý toàn bộ chi phí kinh doanh online?

Có. Nếu bạn không muốn theo dõi tay thủ công, dễ sai thì hãy dùng thử Nhanh.Ecom:

• Ghi nhận tự động tất cả doanh thu - chi phí theo từng đơn, từng kênh
• Tính lợi nhuận ròng sau hoàn đơn, ads, phí sàn
• Báo cáo từng khoản chi để biết đang “rò rỉ” ở đâu
• Phân tích chi phí để tối ưu giá bán, tắt sản phẩm lỗ

Hãy trải nghiệm thử những tính năng trên phần mềm Nhanh.Ecom tại:

Dấu hiệu cho thấy bạn đang chi quá tay?

• Doanh thu tăng nhưng tiền mặt không tăng
• Chạy quảng cáo nhiều nhưng không thấy đơn tăng
• Tháng nào cũng phải “bù thêm tiền” để vận hành
• Không nhớ rõ đã chi gì, bao nhiêu tiền

Làm sao để tối ưu chi phí mà không ảnh hưởng hiệu suất?

• Cắt quảng cáo có chi phí cao nhưng tỷ lệ chuyển đổi thấp
• Gộp đơn, tối ưu tuyến vận chuyển
• Giảm khuyến mãi “quá đà” nếu không tăng đơn đủ
• Đàm phán giá tốt hơn với nhà cung cấp
• Sử dụng công cụ quản lý thay vì nhân sự thủ công

Chìa khóa là tối ưu, không cắt bừa. Dựa vào số liệu cụ thể mới ra được giải pháp đúng.

Khi các khoản thu, chi của doanh nghiệp được ghi chép một cách rõ ràng, cụ thể thì công việc quản lý, tối ưu sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tìm hiểu thêm cách quản lý, tối ưu thu chi thông qua bài viết 4 cách quản lý thu chi hiệu quả cho doanh nghiệp

Bao lâu nên kiểm tra lại chi phí một lần?

• Hàng tuần: xem báo cáo chi phí marketing, hoàn đơn, giá vốn từng sản phẩm
• Hàng tháng: xem tổng hợp chi phí cố định, chi phí trung bình/đơn
• Hàng quý: đánh giá hiệu quả tổng thể các chiến dịch bán hàng

Kiểm soát chi phí để không bị lỗ khi kinh doanh online

Không kiểm soát chi phí chính là lý do khiến 90% người mới kinh doanh online bị lỗ.

Để kinh doanh có lời, bạn cần:

• Hiểu rõ mọi khoản chi của mình
• Tính chi phí theo từng đơn, từng kênh
• Theo dõi hoàn đơn, ads, phí sàn sát sao
• Dùng phần mềm để tự động tổng hợp & báo cáo lãi - lỗ

Tối ưu chi phí của doanh nghiệp là một bài toán không thể tránh khỏi của các doanh nghiệp đang kinh doanh. Biết được khi kinh doanh, bản thân đang phải chịu những chi phí gì, từng cách tối ưu những loại chi phí đó là điều cần thiết để giải quyết bài toán này.