Cách ghi sổ sách bán hàng đơn giản, hiệu quả theo ngành hàng

Xem thêm: 5 mẫu file Excel bạn cần phải có để quản lý công việc bán hàng

1.2. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ - Mẫu số S2a-HKD

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD) ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính được áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu (hộ kinh doanh nhóm 2 áp dụng phương pháp tính thuế theo doanh thu).

Mục đích sử dụng:

Sổ được lập để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN.

Trường hợp áp dụng:

• Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều ngành nghề khác nhau, có thể mở sổ riêng cho từng nhóm ngành nghề tương ứng với từng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc thuế TNCN.
• Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế phải nộp, hộ kinh doanh sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kê khai.

Hướng dẫn cách ghi:

• Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
• Cột C: Ghi nội dung diễn giải doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN.
• Cột 1: Ghi số tiền doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề, làm căn cứ xác định doanh thu chịu thuế GTGT và thuế TNCN tương ứng. Trên cơ sở doanh thu này, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện tính số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % hoặc mức thuế suất.
• Dòng tổng hợp cuối sổ: Ghi tổng số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp trong kỳ.

Tải ngay File Word tại đây

1.3. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ - Mẫu số S2b-HKD

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD) được áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế. Đây là sổ kế toán dành cho hộ kinh doanh nhóm 3 và nhóm 2 lựa chọn phương pháp tính thuế TNCN theo thu nhập.

Mục đích sử dụng: Sổ được lập để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.

Trường hợp áp dụng:

• Sổ được sử dụng để theo dõi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT.
• Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế GTGT phải nộp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể sử dụng sổ này để đối chiếu, kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của số liệu thuế với cơ quan thuế.

Hướng dẫn cách ghi:

• Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
• Cột C: Ghi nội dung diễn giải doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.
• Cột 1: Ghi số tiền doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề, làm căn cứ xác định doanh thu chịu thuế GTGT theo từng nhóm có cùng tỷ lệ %. Trên cơ sở doanh thu này, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện tính số thuế GTGT phải nộp tương ứng theo từng ngành nghề.
• Dòng tổng hợp cuối sổ: Ghi tổng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.

Tải ngay File Word tại đây

Ghi đúng mẫu sổ sách theo quy định là bước đầu tiên. Nhưng để đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ và đúng hạn, chủ shop cần thực hiện thêm một loạt bước tiếp theo mà nhiều người chưa nắm rõ:

• Tổng hợp doanh thu từ tất cả các kênh bán: Sổ S2a-HKD và S2b-HKD yêu cầu ghi nhận doanh thu theo từng nhóm ngành nghề, nhưng nếu bạn bán trên cả cửa hàng offline lẫn Shopee, TikTok Shop, Facebook, doanh thu từ mỗi kênh cần được tổng hợp lại chính xác trước khi điền vào sổ. Đây là bước nhiều chủ shop làm sai nhất.
• Xác định đúng tỷ lệ % thuế GTGT và TNCN theo ngành nghề: Các mẫu sổ S2a và S2b yêu cầu phân loại doanh thu theo tỷ lệ thuế khác nhau. Nếu cửa hàng kinh doanh nhiều nhóm hàng hóa có tỷ lệ thuế khác nhau, việc phân loại sai sẽ dẫn đến khai thuế sai - ngay cả khi dữ liệu gốc trong sổ là đúng.
• Kê khai và nộp thuế đúng hạn: Sổ sách chỉ là công cụ ghi nhận nghĩa vụ thực sự là kê khai đúng kỳ (hàng tháng hoặc hàng quý tùy loại thuế) và nộp thuế đúng hạn. Chậm nộp thuế có thể bị phạt từ 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm nộp.
• Lưu trữ và đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu: Sổ sách phải được lưu trữ đầy đủ và có thể đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử, báo cáo doanh thu từ sàn TMĐT khi có yêu cầu kiểm tra. Nếu số liệu không khớp, đây là căn cứ để cơ quan thuế truy thu và xử phạt.

Nói cách khác, ghi đúng sổ sách là điều kiện cần nhưng chưa đủ để đảm bảo bạn đang tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế. Đặc biệt với chủ shop bán đa kênh hoặc có nhiều ngành hàng, việc tự xử lý toàn bộ quy trình từ sổ sách → kê khai → nộp thuế mà không có chuyên gia hỗ trợ rất dễ phát sinh sai sót.

🧾 Ecomtax - Dịch vụ kế toán, thuế chuyên biệt cho hộ kinh doanh và chủ shop

Nếu bạn đã nắm được cách ghi sổ sách đúng chuẩn nhưng vẫn chưa chắc mình đang kê khai thuế đúng hay chưa - Ecomtax được phát triển bởi đội ngũ Nhanh.vn có thể hỗ trợ tư vấn bạn xử lý toàn bộ bước tiếp theo:

• Tư vấn định hướng thủ tục kê khai nộp thuế
• Xác định đúng tỷ lệ % thuế GTGT và TNCN theo từng nhóm ngành nghề của cửa hàng bạn
• Tư vấn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài
• Tư vấn thời điểm cần chuyển sang hóa đơn điện tử khi doanh thu tăng trưởng

Ghi sổ đúng chuẩn + kê khai thuế đúng luật = kinh doanh an toàn tuyệt đối. 

2. Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng bán lẻ

Ngành hàng bán lẻ có những đặc điểm và yêu cầu quản lý riêng:

• Số lượng lớn: Các cửa hàng bán lẻ thường có số sản phẩm lớn, nhiều mặt hàng, đặc biệt là các cửa hàng lớn hoặc chuỗi cửa hàng.
• Đa dạng sản phẩm: Ngành bán lẻ có nhiều loại sản phẩm khác nhau, từ thực phẩm đến quần áo, hàng tiêu dùng và sản phẩm điện tử,..
• Hàng tồn kho: Trong bán lẻ, quản lý hàng tồn kho cần thực hiện khoa học để đảm bảo sẵn sàng cung cấp sản phẩm cho khách hàng.
• Giao dịch bán hàng nhỏ lẻ: Cửa hàng bán lẻ thường có nhiều giao dịch với giá trị nhỏ lẻ nên người quản lý cần thực hiện các giao dịch chi tiết.
• Quản lý thông tin khách hàng, ghi nhận giao dịch và xây dựng mối quan hệ khách hàng để chăm sóc, làm hài lòng và mời họ quay lại mua vào những lần sau.

Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng bán lẻ

Đề xuất sử dụng các mẫu sổ sách bán hàng phổ biến trong ngành bán lẻ:

• Sổ sách bán hàng (S35-DN): Mẫu sổ sách ghi nhận thông tin bán hàng, bao gồm chi tiết về các giao dịch bán hàng, đơn giá, sản phẩm, số lượng, tổng tiền, thuế GTGT và thông tin khách mua.
• Sổ kho (S26): Mẫu sổ kho sử dụng để ghi nhận và kiểm soát hàng tồn kho. Ghi chép số lượng hàng nhập vào, hàng xuất ra, hàng hóa bị hết hạn hoặc hư hỏng, tồn kho cuối kỳ và các điều chỉnh hàng hóa.
• Sổ tiền (S30): Mẫu sổ tiền sử dụng để ghi nhận các giao dịch tiền mặt, bao gồm tiền thu, tiền chi, số dư cuối kỳ, tiền mặt trong sổ
• Sổ công nợ khách hàng (S23): Mẫu sổ công nợ khách hàng ghi chép các thông tin về công nợ như số tiền nợ, số dư nợ cuối kỳ, số tiền trả và các chi tiết giao dịch liên quan đến công nợ đối tác, khách hàng.
• Sổ chi tiết khách hàng (S24): Mẫu sổ chi tiết khách hàng ghi chép thông tin tên khách hàng, địa chỉ, email, số điện thoại, lịch sử mua hàng.

Các mẫu sổ sách trên có thể được tùy chỉnh và sử dụng phù hợp với yêu cầu và quy mô của các cửa hàng bán lẻ khác nhau. Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cũng là một giải pháp giúp tự động hóa quá trình ghi sổ sách thủ công và quản lý các thông tin bán hàng, công nợ, chi phí,…

✅ Ghi số liệu dễ dàng, không lo sai sót - chỉ với 5K/ngày

Thay vì ghi sổ tay, Excel rườm rà và dễ nhầm, bạn có thể dùng phần mềm bán hàng Nhanh.vn để:

• Tự động ghi lại doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho theo từng đơn hàng
• Tùy chỉnh theo đặc thù ngành hàng
• Báo cáo đầy đủ - dễ xem - dễ ra quyết định

👉 Phù hợp cho mọi chủ shop, kể cả chưa rành công nghệ.

3. Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng thời trang

Để ghi sổ sách bán hàng thời trang, bạn cần lưu ý các vấn đề:

• Chuẩn bị mẫu sổ sách phù hợp.
• Xác định cấu trúc sổ sách: mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng bán, mô tả, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng tiền.
• Ghi thông tin chứng từ: ngày tháng kế toán, số hiệu chứng từ.
• Chi tiết hàng hóa: mã sản phẩm, mô tả, số lượng, tên sản phẩm, đơn giá, thành tiền của sản phẩm thời trang.
• Ghi thuế GTGT, tổng cộng: số lượng, thành tiền, thuế GTGT của từng mặt hàng bán.
• Tính chỉ tiêu lãi gộp: tính lãi gộp từ doanh thu thuần trừ giá vốn hàng bán (nếu có).
• Kiểm tra và báo cáo thông tin, tạo báo cáo doanh thu, thuế GTGT và lãi gộp theo yêu cầu.

Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng thời trang

Ví dụ về cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng thời trang

Ngày/Tháng	Số hiệu Chứng từ	Mã sản phẩm	Tên sản phẩm	Số lượng bán	Đơn giá	Thành tiền	Thuế GTGT	Tổng cộng
01/05/2024	CT001	SP001	Áo phông	10	200,000	2,000,000	360,000	2,360,000
05/05/2024	CT002	SP002	Quần jeans	5	500,000	2,500,000	450,000	2,950,000
10/05/2024	CT003	SP003	Áo phông	7	200,000	1,400,000	252,000	1,652,000

Trong ví dụ trên:

• Cột "Ngày/Tháng" ghi ngày tháng kế toán ghi sổ.
• Cột "Số hiệu Chứng từ" ghi số hiệu của chứng từ bán hàng, hóa đơn.
• Cột "Mã sản phẩm" ghi mã định danh từng sản phẩm.
• Cột "Tên sản phẩm" ghi tên mô tả chi tiết sản phẩm thời trang
• Cột "Số lượng bán" ghi số lượng sản phẩm đã bán.
• Cột "Đơn giá" ghi giá bán cho mỗi sản phẩm quần áo
• Cột "Thành tiền" tính tổng giá trị của hàng bán (số lượng bán nhân với đơn giá).
• Cột "Thuế GTGT" tính số tiền thuế GTGT cần phải nộp theo quy định.
• Cột "Tổng cộng" tính tổng giá trị hàng bán kèm theo thuế GTGT.

Bạn có thể điều chỉnh và thêm các cột thông tin phù hợp với yêu cầu cửa hàng và quy định pháp luật. Đảm bảo ghi chính xác thông tin để dễ dàng kiểm tra và báo cáo  thuế GTGT, doanh thu và lãi gộp.

4. Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng nội thất

Trong ngành hàng nội thất, việc ghi sổ sách bán hàng chi tiết, chính xác và quản lý kho hàng hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả và đáng tin cậy. 

Ngày/Tháng	Số hiệu Chứng từ	Mã sản phẩm	Tên sản phẩm	Số lượng bán	Đơn giá	Thành tiền	Thuế GTGT	Tổng cộng
01/05/2024	CT001	SP001	Bộ bàn ghế	1	5,000,000	5,000,000	900,000	5,900,000
05/05/2024	CT002	SP002	Tủ quần áo	2	3,000,000	6,000,000	1,080,000	7,080,000
10/05/2024	CT003	SP003	Bàn làm việc	3	2,500,000	7,500,000	1,350,000	8,850,000

Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng nội thất

Trong ví dụ trên:

• Cột "Ngày/Tháng" ghi ngày tháng kế toán ghi sổ.
• Cột "Số hiệu Chứng từ" ghi số hiệu của chứng từ bán hàng, hóa đơn hàng hóa
• Cột "Mã sản phẩm" ghi mã định danh từng sản phẩm nội thất
• Cột "Tên sản phẩm" ghi tên mô tả chi tiết sản phẩm bàn, ghế,...
• Cột "Số lượng bán" ghi số lượng sản phẩm đã bán.
• Cột "Đơn giá" ghi giá bán cho mỗi sản phẩm nội thất
• Cột "Thành tiền" tính tổng giá trị của hàng bán (số lượng bán nhân với đơn giá).
• Cột "Thuế GTGT" tính số tiền thuế GTGT cần phải nộp theo quy định của ngành hàng nội thất.
• Cột "Tổng cộng" tính tổng giá trị hàng bán kèm theo thuế GTGT.
• Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng nội thất

Bạn có thể điều chỉnh và thêm các cột thông tin phù hợp với yêu cầu cửa hàng và quy định pháp luật. Đảm bảo ghi chính xác thông tin để dễ dàng kiểm tra và báo cáo  thuế GTGT, doanh thu và lãi gộp.

5. Quản lý nhanh chóng, hiệu quả khi sử dụng phần mềm bán hàng online

Khi sử dụng phần mềm bán hàng online của Nhanh.vn, bạn cũng có thể tận dụng tính năng ghi sổ kế toán bán hàng để quản lý tài chính một cách chính xác và tiện lợi.

Phần mềm quản lý bán hàng online của Nhanh.vn giúp chủ cửa hàng quản lý và bán hàng hiệu quả. Với phần mềm này, bạn có thể tính tiền, quản lý kho hàng,  in hóa đơn, áp dụng các chương trình khuyến mãi, lưu thông tin khách hàng, nhân viên, và xem các báo cáo liên quan đến doanh thu, chi phí, thuế GTGT và hoạt động kinh doanh chi tiết.

Quản lý nhanh chóng, hiệu quả khi sử dụng phần mềm bán hàng online

Ghi sổ kế toán bán hàng trong phần mềm Nhanh.vn sẽ tự động ghi nhận các giao dịch bán hàng, bao gồm thu tiền từ khách hàng hay chi tiền cho các khoản thanh toán bán hàng. Người quản lý có thể tạo các hóa đơn bán hàng và in ra để cung cấp cho khách hàng.

Thông qua tính năng ghi sổ kế toán, dịch vụ kế toán nội bộ Nhanh.vn sẽ tự động tạo các bút toán liên quan đến bán hàng và cập nhật vào sổ sách kế toán của bạn. Chủ shop sẽ tiết kiệm thời gian và công sức so với việc ghi chép thủ công các bước ghi sổ truyền thống. Bạn có thể truy xuất và quản lý các bút toán bán hàng, các khoản thu và chi, tạo các báo cáo tài chính liên quan dễ dàng.

Việc ghi sổ kế toán bán hàng đúng cách sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho thông tin tài chính doanh nghiệp. Dữ liệu chính xác sẽ cung cấp cơ sở để theo dõi thu chi, lợi nhuận và lỗ. Từ đó, kế toán có thể xuất các báo cáo doanh thu, báo cáo lãi lỗ, đề xuất cải thiện cho báo cáo tài chính tổng hợp.

Nhanh.vn cung cấp hệ thống ghi sổ kế toán bán hàng dễ sử dụng, thân thiện và tích hợp quản lý kinh doanh online cho chủ shop. Hơn nữa, phần mềm Nhanh.vn còn cho phép chủ cửa hàng tạo các báo cáo tài chính theo yêu cầu, thấy rõ hiệu suất kinh doanh và tình hình kinh doanh của cửa hàng.

Ngoài tính năng ghi sổ kế toán bán hàng, Nhanh.vn cũng cung cấp các giải pháp hỗ trợ marketing và bán hàng như chăm sóc fanpage, chạy quảng cáo, tối ưu hóa SEO và backlink cho website, tối ưu gian hàng trên các sàn thương mại điện tử. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý chat đa kênh để quản lý bình luận và tin nhắn khách hàng từ các nền tảng như Facebook,, Instagram, Zalo OA, Shopee và Lazada.

Nhanh.vn cũng cung cấp dịch vụ đào tạo và tư vấn, thực hiện “Khám & review sổ sách kế toán” trước để giúp bạn nắm vững việc quản lý kho hàng và kế toán nội bộ cho cửa hàng kinh doanh online của mình. Với sự linh hoạt và tính toàn diện của phần mềm quản lý bán hàng online, Nhanh.vn phù hợp với mọi quy mô kinh doanh, lĩnh vực từ cửa hàng nhỏ đến chuỗi các cửa hàng và bán hàng đa kênh.

Qua đó, việc sử dụng phần mềm bán hàng online của Nhanh.vn không chỉ giúp chủ shop kinh doanh quản lý bán hàng nhanh chóng, hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc ghi sổ kế toán bán hàng, quản lý tài chính đảm bảo chính xác và rõ ràng. Việc ghi sổ sách bán hàng đơn giản, hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý bán hàng. Chúng ta áp dụng phương pháp và công cụ phù hợp cho từng ngành hàng cụ thể, cửa hàng có thể đạt được sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Sử dụng phần mềm bán hàng online cũng là phương pháp hiệu quả, tối ưu thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có được những kiến thức và hướng dẫn cần thiết để nắm rõ cách ghi sổ sách bán hàng đơn giản, hiệu quả theo ngành hàng. Cảm ơn các bạn đã đọc!