Quản lý kho cho nhiều chi nhánh - Cách đồng bộ và chuyển kho nhanh

Quản lý kho cho nhiều chi nhánh là thách thức không nhỏ đối với doanh nghiệp bán hàng trực tuyến. Để duy trì sự vận hành hiệu quả, việc đồng bộ kho và chuyển kho nhanh chóng giữa các chi nhánh là yếu tố then chốt giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa chi phí.

1. Quản lý kho cho nhiều chi nhánh là gì? 

Quản lý kho cho nhiều chi nhánh là quá trình theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa tình trạng tồn kho ở các chi nhánh khác nhau trong một doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý kho cho nhiều chi nhánh chính là tối ưu hóa chuỗi cung ứng và đảm bảo rằng mỗi chi nhánh có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

1.1. Tại sao quản lý kho cho nhiều chi nhánh quan trọng?

Khi cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh hoặc kênh bán hàng, việc quản lý kho trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Khi có quản lý kho cho nhiều chi nhánh, sẽ giúp:

• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn tại tất cả các chi nhánh, đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng.
• Giảm thiểu sai sót: Đồng bộ hóa dữ liệu kho giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình bán hàng.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khi hàng hóa luôn có sẵn và giao hàng đúng hẹn, khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt hơn và quay lại mua sắm.

1.2. Các thách thức trong quản lý kho cho nhiều chi nhánh

• Sai sót trong dữ liệu tồn kho: Các dữ liệu không đồng bộ giữa các chi nhánh có thể dẫn đến sai sót trong việc theo dõi tình trạng hàng hóa.
• Khó khăn trong việc chuyển kho: Chuyển kho không được thực hiện kịp thời dễ gây ra tình trạng thiếu hàng ở một chi nhánh và thừa hàng ở chi nhánh khác.
• Khó khăn trong việc thống kê và báo cáo: Các dữ liệu kho tại các chi nhánh cần phải được đồng bộ để có báo cáo chính xác.

Khi mở rộng mô hình kinh doanh đa chi nhánh, việc hiểu rõ vai trò của quản lý kho trong hệ thống đa kênh là nền tảng quan trọng để đảm bảo dòng hàng luôn được luân chuyển tối ưu.

2. Cách đồng bộ kho nhiều chi nhánh thương mại điện tử

2.1. Cách đồng bộ kho hàng Shopee

Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn.

• Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
• Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.

Bước 1: Để đồng bộ tồn kho lên sàn, bạn truy cập module Cài đặt - chọn Đồng bộ sàn TMĐT - chọn gian hàng cần đồng bộ tồn kho.

Bước 2: Bấm vào nút để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng - chọn Sửa cấu hình.

Bước 3: Tại mục Cập nhật tồn kho, sửa từ Không cập nhật tồn kho thành Cập nhật tồn kho.

Bước 4:

Nếu doanh nghiệp chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT

Ví dụ:

Sản phẩm có số Có thể bán là 100. Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%

Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm

Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định

Nếu doanh nghiệp có cấu hình đa kho: Tại mục Chế độ đa kho thì tồn sẽ đồng bộ theo đa kho đã cài đặt.

Bước 5: Truy cập module Sản phẩm > chọn Sàn TMĐT > Shopee.vn

Bấm nút Đồng bộ > chọn Đồng bộ tồn kho sang Shopee

Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.

Quản lý kho cho nhiều chi nhánh có thể gặp phải các vấn đề như lệch tồn kho, khó đồng bộ kho giữa các kênh và dễ xảy ra sai sót. Nhanh.POS sẽ giúp bạn:

• Đồng bộ kho hàng tự động giữa Shopee, Lazada, TikTok Shop và các kênh bán hàng khác
• Quản lý kho nhiều chi nhánh một cách dễ dàng và chính xác
• Giảm thiểu sai sót trong quy trình chuyển kho và kiểm soát tồn kho

2.2. Cách đồng bộ kho hàng Lazada

Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn.

• Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
• Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.

Bước 1: Để đồng bộ tồn kho lên sàn, bạn truy cập module Cài đặt - chọn Đồng bộ sàn TMĐT - chọn gian hàng cần đồng bộ tồn kho.

Bước 2: Để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng, bấm vào nút > chọn Sửa cấu hình.

Bước 3: Tại mục Cập nhật tồn kho, sửa từ Không cập nhật tồn kho thành Cập nhật tồn kho.

Bước 4:

Nếu doanh nghiệp chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT

Ví dụ:

Sản phẩm có số Có thể bán là 100. Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%

Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm

Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định

Nếu doanh nghiệp có cấu hình đa kho: Tại mục Chế độ đa kho thì tồn sẽ đồng bộ theo đa kho đã cài đặt.

Bước 5: Truy cập module Sản phẩm > chọn Sàn TMĐT > Lazada.vn

Bấm nút Đồng bộ > chọn Đồng bộ tồn kho sang Lazada

Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.

Để quy trình luân chuyển hàng hóa giữa các kho được thống nhất, bạn nên tham khảo thêm quy trình nhập xuất tồn kho giúp kiểm soát hàng hóa và dữ liệu dễ dàng hơn.

2.3. Cách đồng bộ kho hàng TikTok Shop

Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn.

• Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
• Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.

Bước 1: Để đồng bộ tồn kho lên sàn, bạn truy cập module Cài đặt - chọn Đồng bộ sàn TMĐT - chọn gian hàng cần đồng bộ tồn kho.

Bước 2: Để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng, bấm vào nút > chọn Sửa cấu hình.

Bước 3: Tại mục Cập nhật tồn kho, sửa từ Không cập nhật tồn kho thành Cập nhật tồn kho.

Bước 4:

Nếu doanh nghiệp chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT

Ví dụ:

Sản phẩm có số Có thể bán là 100. Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%

Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm

Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định

Nếu doanh nghiệp có cấu hình đa kho: Tại mục Chế độ đa kho thì tồn sẽ đồng bộ theo đa kho đã cài đặt.

Bước 5: Truy cập module Sản phẩm > chọn Sàn TMĐT > TikTok.com

Bấm nút Đồng bộ > chọn Đồng bộ tồn kho sang TikTok

Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.

2.4. Đồng bộ kho hàng Tiki

Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn.

• Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
• Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.

Bước 1: Để đồng bộ tồn kho lên sàn, bạn truy cập module Cài đặt - chọn Đồng bộ sàn TMĐT - chọn gian hàng cần đồng bộ tồn kho.

Bước 2: Bấm vào nút để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng - chọn Sửa cấu hình.

Bước 3: Tại mục Cập nhật tồn kho, sửa từ Không cập nhật tồn kho thành Cập nhật tồn kho.

Tại mục Chế độ đa kho, chọn Đơn lấy về gắn vào kho nào trên Nhanh.vn nào và các Kho hàng đồng bộ tồn lên Tiki cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT

Ví dụ:

• Sản phẩm có số Có thể bán là 100
• Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%
• Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm
• Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định

Bước 4: Truy cập module Sản phẩm > chọn Sàn TMĐT > Tiki.vn

Bấm nút Đồng bộ > chọn Đồng bộ tồn kho sang Tiki

Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho miễn phí là giải pháp phù hợp nếu bạn đang vận hành nhiều chi nhánh nhưng chưa có ngân sách lớn cho hệ thống.

3. Cách chuyển kho nhanh và hiệu quả

3.1. Tại sao chuyển kho nhanh là điều cần thiết?

Chuyển kho nhanh và hiệu quả giúp doanh nghiệp, cửa hàng của bạn:

• Tối ưu hóa quy trình vận hành: Chuyển kho nhanh giúp các chi nhánh luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng.
• Đảm bảo sự hài lòng khách hàng: Nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

3.2. Lập kế hoạch chuyển kho dựa trên nhu cầu thị trường

Trước khi tiến hành chuyển kho, lập kế hoạch sẽ giúp:

• Phân tích doanh số: Trước khi tiến hành chuyển kho, bạn cần phải phân tích dữ liệu bán hàng và xu hướng tiêu thụ tại các chi nhánh.
• Dự đoán sản phẩm cần chuyển: Xác định sản phẩm nào cần chuyển tới chi nhánh nào, dựa trên các yếu tố như doanh số và tình trạng tồn kho.

3.3. Sử dụng công nghệ hỗ trợ chuyển kho

Phần mềm quản lý kho như Nhanh.vn giúp bạn theo dõi và quản lý quá trình chuyển kho nhanh chóng và chính xác - theo dõi tình trạng kho tại tất cả các chi nhánh và thực hiện chuyển kho ngay lập tức mà không cần phải thực hiện thủ công. 

 Quản lý kho cho nhiều chi nhánh hiệu quả không chỉ giúp bạn kiểm soát tồn kho chính xác mà còn tiết kiệm chi phí và tăng trưởng doanh thu. Nhanh.POS - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp đa chi nhánh giúp bạn đồng bộ kho tự động, tối ưu hóa quy trình chuyển kho và giảm thiểu sai sót.

4. Lợi ích khi áp dụng công nghệ vào quản lý kho cho nhiều chi nhánh

4.1. Tối ưu hóa quy trình quản lý kho

Công nghệ giúp bạn đồng bộ hóa tình trạng kho giữa các chi nhánh và kênh bán hàng khác nhau. Bạn có thể theo dõi tình trạng kho, số lượng hàng hóa và chuyển kho giữa các chi nhánh một cách tự động, giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công.

4.2. Giảm chi phí và tiết kiệm thời gian

• Tiết kiệm thời gian: Phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc cập nhật tình trạng kho và thực hiện các thao tác quản lý kho.
• Giảm thiểu chi phí: Tự động hóa các quy trình giúp giảm chi phí nhân công và giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kho.

4.3. Tăng cường khả năng dự báo nhu cầu

Công nghệ cung cấp các báo cáo dự báo về tình hình tiêu thụ sản phẩm tại các chi nhánh. Dựa vào đó, bạn có thể lập kế hoạch chuyển kho chính xác hơn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

4.4. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Khi kho hàng được đồng bộ và quản lý một cách chính xác, các chi nhánh có thể cung cấp sản phẩm nhanh chóng và đúng thời gian - cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

4.5. Tăng cường khả năng kiểm soát và báo cáo

Phần mềm quản lý kho cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho, doanh thu và các chỉ số quan trọng khác giúp theo dõi tình trạng kho một cách dễ dàng và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn

Nếu bạn đang quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ, hãy tham khảo quy trình quản lý kho hiệu quả cho mô hình bán lẻ để xây dựng quy trình vận hành tối ưu hơn.

5. Các yếu tố cần lưu ý khi triển khai hệ thống quản lý kho

Phần mềm quản lý kho đóng vai trò then chốt trong việc giúp bạn theo dõi và đồng bộ kho hàng giữa các chi nhánh và kênh bán hàng.

5.1. Lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp

Các tính năng cần có của phần mềm

• Đồng bộ đa kênh bán hàng: Phần mềm cần tích hợp với các kênh bán hàng như Shopee, Lazada, Tiki, Tiktok,...
• Cập nhật theo thời gian thực: Giúp bạn theo dõi kho hàng ở mọi chi nhánh và tránh tình trạng thiếu hụt.
• Báo cáo chi tiết: Phần mềm cần cung cấp các báo cáo chính xác về tồn kho, doanh thu và các chỉ số quan trọng.

5.2. Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm quản lý kho

Để hệ thống quản lý kho hoạt động hiệu quả, nhân viên cần nắm vững cách sử dụng phần mềm và hiểu quy trình làm việc. Đào tạo đúng cách giúp họ làm việc nhanh chóng và chính xác hơn.

5.3. Đảm bảo tính bảo mật và bảo vệ dữ liệu kho

Quản lý kho liên quan đến nhiều dữ liệu quan trọng như tình trạng kho, giá trị hàng hóa và thông tin khách hàng. Đảm bảo tính bảo mật sẽ giúp tránh rủi ro về mất mát dữ liệu hoặc bị tấn công mạng.

5.4. Đảm bảo tính linh hoạt và mở rộng của hệ thống

Doanh nghiệp có thể phát triển và mở rộng theo thời gian. Hệ thống quản lý kho cần phải có khả năng mở rộng để phục vụ nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp, từ việc thêm chi nhánh đến mở rộng kênh bán hàng.

Lựa chọn phần mềm linh hoạt

• Tính năng mở rộng: Hệ thống phải dễ dàng mở rộng tính năng khi doanh nghiệp cần.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Phần mềm nên có khả năng sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau, giúp nhân viên dễ dàng làm việc ở bất kỳ đâu.

5.5. Tính toán chi phí và lợi ích khi triển khai hệ thống

Trước khi triển khai hệ thống, bạn cần tính toán chi phí đầu tư và lợi ích lâu dài từ việc sử dụng phần mềm quản lý kho để đảm bảo rằng luôn đầu tư hợp lý và đạt được kết quả tốt nhất.

Cách tính toán chi phí và lợi ích

• Chi phí đầu tư: Bao gồm chi phí phần mềm, đào tạo nhân viên, bảo trì hệ thống.
• Lợi ích thu được: Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tối ưu hóa quy trình, tăng trưởng doanh thu.

Tôi hiểu rằng việc quản lý kho cho nhiều chi nhánh không hề đơn giản nhưng với sự hỗ trợ của công nghệ và phần mềm quản lý kho hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể tối ưu hóa quy trình này. Hãy bắt đầu áp dụng các giải pháp đồng bộ và chuyển kho nhanh để giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả. Đừng để vấn đề kho hàng trở thành rào cản trong sự phát triển của bạn!