Phương pháp quản lý nhân viên chặt chẽ, hạn chế gian lận hiệu quả

Trong doanh nghiệp con người đóng vai trò rất quan trọng, là chìa khóa dẫn đến thành công của các doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý nhân viên cần được làm chặt chẽ. Đặc biệt là những nhân viên trong các cửa hàng, nếu không quản lý chặt chẽ thì sẽ có rất nhiều những chiêu trò được các nhân viên lợi  dụng gian lận trong quá trinh bán hàng. Vậy có những chiêu trò gian lận nào mà các nhân viên trong cửa hàng thường làm và làm thế nào có thể quản lý chặt chẽ được nhân viên, hạn chế những gian lận đó. Hãy cùng Nhanh.vn đi tìm hiểu nhé

Đây là chiêu trò gian lận rất phổ biến của các nhân viên thu ngân, nhân viên không in hóa đơn cho khách để có thể lấy số tiền của khách mà không lo chênh lệch tiền so với hệ thống trên máy. Nhiều khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn mà cứ thế thanh toán và khoản tiền này sẽ vào túi của nhân viên. Thường thì khi cho phép nhân viên pha chế làm đồ theo yêu cầu bằng miệng từ nhân viên order/thu ngân hoặc có sự thông đồng giữa các bộ phận này thì mánh khóe này mời dễ dàng thực hiện.

Cách giải quyết:

- Có quy định, quy trình rõ ràng về việc ghi nhận hoạt động bán hàng và đền bù hàng mất

- Lắp camera để giám sát cửa hàng và mang tính cảnh báo, răn đe

- Dán thông báo đề nghị khách hàng nhận hóa đơn khi mua hàng để ĐẢM BẢO được hưởng các hậu mãi của cửa hàng (đổi trả hàng, bảo hành, tích điểm … )

- Kiểm soát tiền thu về hàng ngày.

- Thường xuyên kiểm kê hàng hóa tại cửa hàng (định kỳ và bất thường)

Nên đưa ra yêu cầu nghiêm ngặt với việc in hóa đơn cho khách hàng để tránh gian lận

Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên

Với một số khách hàng không nhớ, không để tâm đến giá, hoặc đôi khi khách đi theo nhóm đông người nên nhân viên tận dụng cơ hội tăng giá sản phẩm lên, đồng thời kê khống thêm nhiều món để ăn lời số tiền này.
Việc này sẽ vô cùng tai hại bởi nếu khách hàng phát hiện ra thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến uy tín quán, và dám chắc một điều rằng không một ai có thể đến quán bạn lần thứ 2 nếu gặp phải cảnh này.

Cách giải quyết:

- Ghi nhận hoạt động bán hàng, trả hàng vào phần mềm. Theo dõi tần suất trả hàng để có thể nắm bắt vấn đề nhanh hơn.

- Đề nghị khách kiểm trả lại hàng hóa trước khi rời quầy (không thật khuyến khích, vì đây là vấn đề nội bộ, nên kiểm soát nội bộ để không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng)

Thỉnh thoảng bạn đưa ra những chương trình khuyến mãi, giảm giá hay ưu đãi cho khách hàng  nhưng nhân viên không hề phổ biến chương trình này cho khách hàng. Và dĩ nhiên việc báo giá và thanh toán vẫn diễn ra bình thường nhưng khi báo cáo lại thì lại giảm trừ thêm các khoản ưu đãi đó. Với những hành vi gian lận trên sẽ gây thiệt hại không nhỏ đến doanh thu cũng như văn hóa ứng xử giữa các nhân viên.

Cách giải quyết:

- Treo bảng, thông báo rộng rãi về chương trình khuyến mãi cho khách hàng biết

- Đề nghị khách nhận hóa đơn khi mua hàng để được hưởng các chương trình ưu đãi và dịch vụ khách hàng tốt nhất

- Kiểm soát chặt các đơn hàng đổi trả trong khi chạy chương trình KM

Thông thường, các quán cafe thường triển khai các chương trình tích điểm dành cho các khách hàng thân thiết bằng việc quẹt thẻ thành viên hoặc tích điểm bằng số điện thoại, mã khách hàng,… Lợi dụng trường hợp khách hàng chưa đăng ký thành viên hoặc những lúc khách hàng không để ý, nhân viên sẽ sử dụng thẻ thành viên/số điện thoại của mình hoặc người thân để tích điểm nhằm mục đích hưởng những quyền lợi mà đáng lẽ khách hàng mới là người được nhận.

Cách giải quyết:

- Thông báo cho khách hàng biết về các chương trình tích điểm, ưu đãi của cửa hàng.

- Kiểm tra định kỳ về chương trình tích điểm của khách hàng. Đặt mục tiêu chuyển thêm nhiều khách vãng lai thành khách thân thiết.

- Định kỳ gọi điện chăm sóc khách hàng.

- Áp dụng phần mềm để quản lý các chương trình khuyến mãi.

Đây là việc gian lận thường xuyên diễn ra ở các cửa hàng café, nhà hàng, khi các nhân viên được tự quyền làm đồ. Khi không quản lý được việc định lượng nguyên vật liệu cụ thể, nhân viên hoàn toàn có thể giảm bớt đi những phần nguyên vật liệu trong một cốc thức uống, một khẩu phần ăn để tạo ra nhiều phần hơn. Và những phần thừa bán được nhân viên sẽ không hề kê khai mà bạn cũng không thể biết được. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng thức uống, món ăn của quán và sẽ không làm hài lòng thực khách.

Cách giải quyết:

- Nên có những đợt kiểm tra kho hàng thường xuyên vào mỗi tuần hay mỗi tháng

Cùng nhân viên kiểm tra lại hàng hóa xem có khớp hay không?

Tham khảo: 3 bước để tạo ra quy trình Giám sát nhân viên chuyên nghiệp

Khi những quy định được nâng tầm quan trọng nhân viên của bạn sẽ biết sợ và nghiêm chỉnh hơn khi làm việc. Còn đối với người cố tình hoặc vô ý vi phạm bạn cũng có cơ sở để phạt họ. Những bản quy định, chính sách này nên liệt kê một số trường hợp điển hình, chia mức độ và đưa ra mức phạt cụ thể để tránh phiền phức sau này.

Nhiều trường hợp nhân viên lạm quyền, lợi dụng những lỗ hổng trong công tác quản lý để thực hiện các thao tác không cho phép nhằm gian lận, bỏ túi riêng. Để tránh trường hợp này, bạn nên phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên trên phần mềm quản lý bán hàng, nhân viên nào được quyền thực hiện những thao tác gì đều cần được quy định chặt chẽ.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng có thể sử dụng được cả trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng, giúp chủ cửa hàng có thể kiểm soát được nhân viên từ xa mà không cần có mặt tại ở hàng. Với phần mềm quản lý bán hàng bạn có thể phân quyền các nhân viên làm việc trực tuyến, mỗi nhân viên tại cửa hàng ở các vị trí khác nhau sẽ được cấp một tài khoản duy nhất (bán hàng, thu ngân, kiểm kho), đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành các kết quả mong muốn và nhắm đạt được mục tiêu quản lý đề ra.

Sử dung phần mềm quản lý bán hàng để có thể quản lý được nhân viên dễ dàng hơn

Ngoài ra phần mềm quản lý bán hàng còn có rất nhiều những chức năng khác mà bạn có thể sử dụng rất đơn giản.

Trên đây là những cách quản lý nhân viên chặt chẽ, hiệu quả tránh gian lận mà Nhanh.vn đã tổng hợp lại. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn quản lý được nhân viên của mình một cách tốt nhất.