3 bước để tạo ra quy trình Giám sát nhân viên chuyên nghiệp

11/07/2019

Hiện nay với công tác quản lý bán hàng thì việc giám sát hoạt động làm việc nhân viên của mình là điều vô cùng cần thiết. Phương pháp giám sát, công cụ giám sát để bảo đảm nhân viên của chúng ta làm đúng ý đồ chúng ta muốn, và giúp ta có thể gặt hái được càng nhiều thành quả sau này. Vậy làm sao để có thể xây dựng một phương pháp giám sát cũng như nên sử dụng công cụ gì thì  hãy cùng Nhanh tìm hiểu thêm qua bài dưới đây.

1. Giám sát là gì và tiêu chí giám sát

3_buoc_tao_ra_quy_trinh_giam_sat_nhan_vien_chuyen_nghiep_1

Giám sát và tiêu chí giám sát

Giám sát là hoạt động của người cấp trên để bảo đảm nhân viên cấp dưới  của mình làm đúng mục tiêu, quy trình, chương trình mình đặt ra đó là giảm sát, những công cụ gồm chỉ tiêu, giám sát quá trình làm việc của họ xem họ có làm đúng với chỉ tiêu đặt ra không.

Tiêu chí xây dựng những tiêu chí của cuộc bán hàng, tiêu chí về giao tiếp, tiêu về chăm sóc khách hàng, có tiêu chí đó mình mới dựa vào họ làm đúng hay không đúng mình mới đo được, mình giám sát. Vì giám sát là đảm bảo hoạt động họ làm đúng một trong những tiêu chí đó.

2. Tại sao cần phải giám sát nhân viên

Bất kì một doanh nghiệp, tổ chức hay cửa hàng nhỏ lẻ nào cũng cần có sự giám sát nhân viên. Bởi con người ta không phải ai cũng có tinh thần tự giác, làm hết sức mình nên cần có sự giám sát nhân viên của mình hay nói cách khác là sự giám sát để có được năng suất lao động cao nhất. Nhân viên bán hàng là người sẽ trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và thực hiện các hoạt động mua bán tại cửa hàng. Là người sẽ chịu trách nhiệm trong việc thu chi và quản lý dòng vận động của hàng hóa trong cửa hàng. Có rất nhiều trường hợp bị thất thoát hàng hóa hoặc thiếu hụt thu chi hằng ngày. Nhưng vì không có căn cứ chúng ta không thể giải quyết được. Ngoài ra, thái độ phục vụ, kỹ năng làm việc của nhân viên sẽ là yếu tố quan trọng quyết định đến việc có bán được hàng hay không, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, uy tín của cửa hàng. Nên việc quản lý và giám sát nhân viên bán hàng là cần thiết và quan trọng.

Xem thêm: 10 cách gian lận của nhân viên bán hàng tại cửa hàng

3. Một số công việc của giám sát bán hàng

3.1. Lập kế hoạch kinh doanh và phương án hành động để thúc đẩy kinh doanh

Thu thập và phân tích thông tin về thị trường bao gồm đối thủ, các chương trình khuyến mãi hot, xu hướng và biến động thị trường để kịp thời đưa ra các kế hoạch, phương án hành động nhằm thúc đẩy bán hàng, gia tăng doanh số. Bên cạnh đó cũng cần thực hiện quản lý danh sách khách hàng để có những chương trình tri ân khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Xây dựng tuyến bán hàng cho các nhân viên bán hàng tại khu vực quản lý đồng thời tiến hành quản lý nhân các viên bán hàng về đào tạo, thái độ, cách cư xử. Báo cáo định kỳ về kết quả kinh doanh, thị trường, đối thủ, tình hình hoạt động của khu vực và nhà phân phối.

3.2. Giám sát hoạt động tiến độ kinh doanh

Thực hiện giám sát, đôn đốc nhân viên bán hàng đảm bảo thực hiện theo kế hoạch đã đặt ra. Giám sát nhân viên một cách sát sao nhưng phải tránh tạo áp lực cho nhân viên. Bởi lẽ khi nhân viên bị áp lực stress quá sẽ dễ dẫn đến việc năng suất công việc không cao hay tệ hơn là tình trạng nghỉ việc của nhân viên. Nắm bắt tình hình, cập nhật các kế hoạch thường xuyên giúp chiến dịch bán hàng đạt hiệu quả cao.

3.3. Đảm bảo tồn kho, cung ứng và trưng bày sản phẩm

Theo dõi, quản lý kho, đảm bảo nguồn hàng luôn đầy đủ, kịp thời, không để xảy ra tình trạng cháy hàng. Giám sát các hoạt động bán hàng, đảm bảo các giao dịch được diễn ra trơn tru, đúng hẹn, đúng giá. Hướng dẫn nhân viên bán hàng quản lý các sản phẩm được trưng bày, đảm bảo tính khoa học, thuận tiện cho khách hàng.

giám sát nhân viên bán hàng

Giám sát nhân viên bán hàng

4. Các kỹ năng cần có của giám sát bán hàng

4.1. Kỹ năng phân tích, xử lý

Trước mỗi biến động của thị trường như nhu cầu phát sinh đột ngột, sự tẩy chay hay các trend mới trong cộng đồng, khu vực yêu cầu các giám sát bán hàng phải nhanh chóng nắm bắt để có hướng xử lý kịp thời. Việc phân tích dữ liệu, phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh cũng như phân tích tâm lý người tiêu dùng rất quan trọng trong việc giúp giám sát bán hàng quản lý và thúc đẩy doanh số bán hàng. Bên cạnh đó, một giám sát bán hàng cần phải biết cách xử lý thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh đối với nhà phân phối một cách uyển chuyển, hiệu quả.

4.2. Kỹ năng lãnh đạo

Điều hành và quản lý không chỉ một mà rất nhiều đội ngũ bán hàng là một trong những nghiệp vụ của giám sát bán hàng. Giám sát bán hàng phải chịu trách nhiệm từ việc đào tạo, phân chia công việc ra sao đến việc quan tâm, khen thưởng, tạo động lực và chỉ đạo công việc cho các nhân viên dưới quyền. Vì thế để quản lý, thúc đẩy và tối ưu hóa năng lực của đội ngũ bán hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra trong các chiến lược kinh doanh, giám sát bán hàng phải có kỹ năng và tố chất của nhà lãnh đạo.

4.3. Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục

Do đặc thù của công việc, giám sát bán hàng thường xuyên phải tiếp xúc, làm việc với ban quản lý, nhà cung ứng, nhân viên kinh doanh và các khách hàng nên việc sở hữu kỹ năng giao tiếp là yếu tố không thể thiếu đối với vị trí này. Hiệu quả công việc có đạt được như mong muốn hay không chính là ở việc giám sát bán hàng có giao tiếp và truyền tải thông tin tốt hay không. Không chỉ thế, việc đưa ra các chính sách giới thiệu, quảng bá sản phẩm, các chương trình ưu đãi, khuyến mãi tới nhà cung ứng, khách hàng để giữ chân họ ở lại với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng là một nhiệm vụ lớn của một giám sát bán hàng.

Xem thêm: 3 yếu tố quyết định trong Quản lý nhân sự mà chủ cửa hàng nên biết

5. Các bước trong quá trình giám sát

3_buoc_tao_ra_quy_trinh_giam_sat_nhan_vien_chuyen_nghiep_3

Các bước trong giám sát

Để có thể thực hiện được trong suốt cả một quá trình giám sát một cách hiệu quả nhất, thì ta nên xây dựng bảng tiêu chí để đánh giá được một cách cụ thể hóa nhất nhờ vào 3 bước đơn giản dưới đây.

+ Quy trình: chúng ta phải có quy trình đầu vào và đầu ra, có kế hoạch. Thí dụ ho có quy trình nhập hàng và bán hàng, tồn kho, báo cáo kết quả, trong suốt quá trình đó họ thực hiện thì người ta dựa vào đó chúng ta mới giám sát được là họ có đi đúng được từng bước, từng bước mỗi quy trình đó hay không, 

+ Kế hoạch: Phải có kế hoạch hành động, làm việc gì, ai làm,ở đâu khi nào, được bao nhiêu làm như thế nào. Mình gắn tên của từng nhân viên vào trong kế hoạch hành động của từng nhân viên đó, Khi họ làm mình mới dựa vào để mình giám sát xem họ có đúng quy trình không,có đúng ngày không, họ có làm đúng công việc được giao không, họ đúng thời hạn hay chưa, đúng phương pháp đó hay không.

+ Chính sách: Những cái chế tài để mình giám sát họ, để đảm bảo khi họ làm đúng thì họ được cái gì, họ mất cái gì, họ bi chế tài như nào, họ được khen thưởng, kỷ luật ra làm sao.

Đó là những công cụ để chúng ta áp dụng vào để giám sát, nếu không có công cụ, phương pháp gì chúng ta không thể giám sát họ được. Bởi vì không có cái gì để đo, ko có gì để làm cái thước đo, để họ dựa vào để làm cho đúng, trong nhiệm vụ giám sát thì có phần kiểm tra.

6. Lợi ích của việc sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ giám sát

 Phần mềm quản lý bán hàng với tính năng phân quyền, mỗi nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống với những quyền nhập, chỉnh sửa, thay đổi dữ liệu phù hợp với vị trí của mình. Qua đó, người quản lý còn có thể trực tiếp giao việc cho bạn. Hệ thống sẽ hiển thị công việc, nhiệm vụ cần làm. Không cần mất thời gian, không cần đến công ty, quản lý vẫn có thể giao việc cụ thể cho mỗi người mọi lúc mọi nơi.

 Mỗi ngày, nhân viên có thể cập nhật thời gian làm việc, hiệu quả công việc ngay trên hệ thống phần mềm. Từ đó, người quản lý có thể đánh giá, giám sát thông qua báo cáo trên hệ thống. Như vậy, việc đánh giá này được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

 Phần mềm tích hợp với email, sms. Khi bạn không có Internet để truy cập vào phần mềm quản lý công việc nhưng lại có những lưu ý quan trọng từ các bộ phận khác, từ cấp trên, bạn có thể tránh được tình trạng bỏ lỡ những thông tin quan trọng nhất. Với chức năng thông báo qua các thiết bị khác, phần mềm thuận tiện cho bạn hơn trong những trường hợp khẩn cấp nhất, để bạn có thể nắm bắt được tình hình công việc và tìm cách giải quyết kịp thời.

 Với việc sử dụng phần mềm, bạn có thể cập nhật hiệu quả công việc trên hệ thống. Phần mềm quản lý công việc sẽ tự động đánh giá, hiển thị hiệu quả công việc thông qua biểu đồ. Bạn có thể tiết kiệm thời gian làm báo cáo, nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác cao trong việc báo cáo công việc với cấp trên.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, việc giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Phần mềm dễ dàng sử dụng, tiện lợi, linh hoạt và có thể tùy chỉnh để phù hợp hơn với quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn, giúp cho công việc được thực hiện hiệu quả hơn. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

lợi ích giám sát nhân viên

Lợi ích sử dụng công cụ hỗ trợ giám sát

Với những thông tin trên về giám sát nhân viên, Nhanh.vn hy vọng rằng đã cung cấp được những thông tin cần thiết có thể giúp ích được cho bạn đọc. Chúc bạn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương