Mẫu email trả lời khách hàng chuyên nghiệp nhất 2024

Một trong những phương thức liên lạc giữa các doanh nghiệp với khách hàng đó chính là qua email. Thông qua email các doanh nghiệp có thể giải đáp thắc mắc, trả lời các vấn đề của khách hàng mà còn thê hiện được cái nhìn của khách hàng về doanh nghiệp của mình. Email cũng giống như bộ mặt của công ty để nói chuyện, trao đổi thông tin với khách hàng. Vậy nên, nếu việc khả năng viết của bạn kém, văn lủng củng, không có khả năng thuyết phục khách hàng thì sẽ là một vấn đề lớn vì bạn có thể sẽ đánh mất các cơ hội làm ăn quan trọng. Dưới đây sẽ là một vài những gợi ý về cách viết email trả lời khách hàng thông dụng mà bạn có thể tham khảo.

Khi nhận được một email từ khách hàng thì đừng nên trả lời vội, hãy dành thời gian suy nghĩ thấu đáo về cách trả lời sao cho thật lịch sử, thông tin dễ hiểu để khách hàng nhận được một phản hồi tốt nhất. Đương nhiên với những email có tính khẩn cấp thì bạn cũng nên có những cách trả lời phù hợp sao cho kịp.

Trong một email trả lời cũng tránh dài dòng nhiều ý mà hãy đi thẳng vào những ý chính, ngắn gọn, mạch lạc, dễ hiểu. Bạn cũng nên tránh sử dụng những từ ngữ không cần thiết, vì ngôn ngữ viết có xu hướng tạo ra nhiều nghĩa hơn là ngôn ngữ nói, như vậy sẽ dễ khiến khách hàng hiểu lầm về ý của bạn.

Một chiếc email chuyên nghiệp là email được kiểm tra kỹ càng trước khi gửi đi

Một email chuyên nghiệp thường có bố cục đầy đủ như sau:

- Cần ghi đầy đủ các thông tin liên lạc cần thiết trong email, đầu email nên có thưa gửi thể hiện sự kính trọng như “Dear”, “Gửi Mr/Ms”.

- Bắt đầu email bằng việc đề cập đến vấn đề đang trao đổi trong email trước đó.

- Nếu khách hàng có nhiều câu hỏi thì cần trả lời thành nhiều đoạn riêng biệt, mỗi đoạn đề cập đến một câu hỏi. Như vậy, khách hàng sẽ dễ dàng hiểu được câu trả lời của bạn.

- Nội dung email đừng nên quá dài dòng, nếu có điều gì muốn khách hàng xem thêm thì hãy tạo thêm file đính kèm, đừng viết trực tiếp vào email.

- Một điều vô cùng quan trọng là bạn phải chắc chắn rằng không bỏ sót bất cứ email nào của khách hàng. Mọi email đều cần được phản hồi, có thể chỉ đơn giản là lời xác nhận đã nhận được email, cảm ơn khách hàng hay hẹn thời gian trả lời khách hàng sớm nhất có thể. 

- Kết thúc email nên có những lời như “Cảm ơn”, “Trân trọng”.

Quản lý khách hàng chuyên nghiệp, chăm sóc hiệu quả với Nhanh.vn

“Dear Mrs Huyen,

Cảm ơn bà đã hỏi về phần mềm quản lý bán hàng của doanh nghiệp chúng tôi. Một thành viên trong nhóm sẽ liên lạc với bà vào ngày mai và giải thích chi tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bà.

Một lần nữa, cảm ơn vì yêu cầu của bà.

Trân trọng,

Mark”

Nên có một chiếc email phản hồi xác nhận nhận được email để khách hàng có thể yên tâm

Xem thêm: 7 cách thu hút khách hàng đến cửa hàng hiệu quả nhất

Dùng khi họ vừa mua hàng xong, ngày kỷ niệm của khách hàng với doanh nghiệp của bạn.

Gửi ông Johnny Suh,

Cảm ơn ông rất nhiều khi đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của công ty chúng tôi. Rất vui vì ông đã gắn bó với chngs tôi trong thời gian vừa qua. Cảm ơn ông vì đã là một khách hàng tuyệt vời đến vậy. Mong rằng sau này chúng tôi sẽ tiếp tục được đồng hành với ông. Chúng tôi hứa sẽ mang lại những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.

Một lần nữa chân thành cảm ơn.

Trân trọng,

Mark.

Một chiếc email cảm ơn để giữ mối quan hệ với khách hàng

“Ông Kinkar thân mến,

Về các đính kèm kèm theo khóa học tiếp thị email mà ông yêu cầu, như đã nói trên trang web, tôi sẽ tiếp tục gửi các phiên bản cập nhật của khóa học theo thời gian để đảm bảo rằng ông có thể nghiên cứu kỹ chương trình đầu tiên của khóa học. Nó sẽ cung cấp một cơ sở vững chắc với những thông tin có nguồn tin cậy.

Tôi hy vọng chiến dịch email của ông đã mang lại kết quả tốt. Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể giúp được ông bằng bất cứ cách nào có thể.

Trân trọng,

James Blunt”

Đọc thêm: Mẫu thư cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ

Dear Mr. Anh,

Thực lòng xin lỗi ông vì đã để ông phải dành thời gian với đội Sale của chúng tôi hơn 20 phút. Điều này sẽ không bao giờ xảy ra nữa, và tôi hoàn toàn hiểu được điều đó gây thất vọng cho ông như thế nào.

Chúng tôi đang xử lý những sự cố trong hệ thống và sẽ thông báo cho ông ngay sau khi sự cố được giải quyết. Chúng tôi sẽ cố gắng đảm bảo cho mỗi khách hàng đều hài lòng với doanh nghiệp và chúng tôi xin lỗi về những bất tiện đã gây ra ông. Hãy cho chúng tôi biết nếu ông còn những câu hỏi. ý kiến, băn khoăn hoặc sự quan tâm nào với chúng tôi,

Trân trọng,

Mark.

“Bà Taylor thân mến:

Cảm ơn bà đã hỏi về phần mềm quản lý bán hàng của chúng tôi. Để được tư vấn kỹ hơn chúng tôi muốn nhận được thêm những thông tin về nhu cầu sử dụng của bà:

- Bà sử dụng phần mềm ở những loại doanh nghiệp nào? Bà có tự làm chủ, là quản lý hoặc là chủ một doanh nghiệp không?

- Bà sẽ sử dụng phần mềm trên một thiết bị di động hay máy tính? Và máy tính của bà là máy PC hay máy tính xách tay?

- Mục đích sử dụng chính của bà là thu hút thật nhiều khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho,… .

Một lần nữa, cảm ơn bà đã quan tâm. Tôi hy vọng bà sẽ tìm thấy phần mềm phù hợp nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình.

Trân trọng,"

Trên đây là một số mẫu email để trả lời khi khách hàng trong các tình huống khác nhau. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích với bạn. 

Xem ngay: 9 bí quyết làm nên nghệ thuật chốt sale khiến khách hàng không thể chối từ