Hướng dẫn tạo file Excel quản lý sản phẩm vô cùng đơn giản

Quản lý kho hàng bằng file Excel có dễ không? Dưới đây là bài viết chia sẻ cách tạo file Excel để quản lý sản phẩm vô cùng đơn giản mà Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn cung cấp

Đối với bất kỳ doanh nghiệp lớn nhỏ nào thì việc quản lý hàng hóa vô cùng là rắc rối, khó kiểm soát bởi chúng có quá nhiều thông tin. Và Excel là phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để làm công việc đó bởi chúng tiện lợi, đơn giản và đặc biệt là miễn phí. Nhưng thiết kế một file Excel quản lý sản phẩm như thế nào để dễ hiểu nhất thì dưới bài viết này Nhanh.vn sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo file Excel quản lý sản phẩm vô cùng đơn giản.

Quản lý kho bằng file Excel- phần mềm quản lý kho hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Kho hàng là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn đối với bất cứ một chủ doanh nghiệp nào.

Quản lý kho bằng file Excel là cách thực hiện thao tác quản lý đối với hàng tồn - xuất và nhập kho, báo cáo,... mỗi thao tác đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu là tốt công tác quản lý tồn kho trên Excel.

File Excel quản lý kho sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra bất cứ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file Excel quản lý bán hàng.

Xem thêm: Nếu không dùng phần mềm, thì đây là 5 mẫu file Excel bạn cần phải có để quản lý công việc bán hàng

Các số liệu cần có trong file Excel

Một bảng file Excel quản lý kho cần có:

- Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập

+ Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.

+ Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

+ Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.

+ Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).

- Mẫu phiếu nhập kho - xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/ vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. 

Xem thêm: Mẫu file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel miễn phí mới nhất 2024

Excel là mềm phần mềm có thể cài đặt miễn phí, bạn không phải trả một đồng chi phí nào khi bạn muốn tạo một file quản lý kho trên Excel.

Bạn chỉ cần một chiếc máy tính có kết nối Internet có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho.

Bạn có thể làm được nhiều báo cáo, không bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.

Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file Excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có Google Sheet để sử dụng tính năng này.

Bước nhập liệu thủ sẽ dẫn đến sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí thời gian cho cửa hàng.

Dữ liệu không được bảo mật một cách chặt chẽ vì trong lúc làm việc, máy tính bị hỏng hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ dễ bị nhầm lẫn bởi khi sử dụng file Excel thông tin không được lưu trữ thống nhất trong 1 file đó đó sẽ bị ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.

Không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiếm cho kho mới có được số lượng chính xác để báo cáo với các bộ phận khác. Chính vì thế, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải chút khó khăn vì không nhập nhật thông tin kịp thời.

File Excel không có chức năng báo cáo kinh doanh vi khi xuất nhập tồn khi người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ doanh nghiệp không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây có lẽ là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng hóa.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn chi tiết về phần mềm quản lý bán hàng Excel

Bước 1: Mở một file mới

Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet

Với sheet NHAP

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng.

Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.

Điền đầy đủ thông tin, dữ liệu

Với sheet XUAT

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp

Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.

Nhập dữ liệu xuất hàng

Với sheet DANH MUC

Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.

Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây.

Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ.

Danh mục hàng hóa đã được lưu

Với sheet BAO CAO

Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.

Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu

Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối

Báo cáo nhập xuất tồn số lượng

Ở trong các Phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ:

- Xem được báo cáo bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)

- Lãi lỗ từng mặt hàng

- Tồn kho tới hiện tại

- Tồn kho tối thiểu

- Cảnh báo hết hàng khi xuất kho

Đọc thêm: Phần mềm quản lý sản phẩm - 5 tính năng phần mềm quản lý cần có

Với 1 file Excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:

- Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.

                 Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ.

                 Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang.

Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.

- Sumifs: Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.

               Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng

               Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.

- Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng.Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.

Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A

Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để làm cho file Excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Đối với các mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản mà thôi.

VD: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

       Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán

Trên đây, là một vài bước cơ bản khi tiến hành sử dụng Excel để quản lý kho. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ với số lượng hàng ít. Nếu cửa hàng của bạn có quy mô lớn hơn thì tốt nhất là bạn nên dùng một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp tích hợp cả nghiệp vụ quản lý bán hàng và quản lý kho hàng để đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

Nhanh.vn- Phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả nhất hiện nay

Vì sao bạn nên chọn phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho? vì nó sẽ đem lại những lợi ích như sau:

- Dễ dàng sử dụng, nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tiếp và qua ultraview nếu chưa rõ về các thao tác trên phần mềm.

- Dễ dàng cài đặt, sử dụng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

- Báo cáo số lượng hàng hóa trong kho chính xã theo số lượng size, màu sắc.

- Tra cứu thông tin hàng hóa dễ dàng.

- Báo cáo về các mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn tồn nhiều một cách chính xác, giúp chủ cửa hàng có kế hoạch nhập hàng, xả hàng tồn một cách hiệu quả.

- Tự động tính toán chính xác số lượng sản phẩm tồn tương ứng khi bán hàng cho khách. Không mất thời gian tính toán thủ công.

- Thống kê được lượng tiền tương ứng với từng loại mặt hàng còn tồn, giúp chủ shop luôn nắm được giá trị vốn đọng thực tế của cửa hàng là bao nhiêu.

- Phân quyền cho nhân viên thực hiện các thao tác về nhập kho, xuất kho, điều chuyển kho.

- Bảo mật thông tin, tự động lưu lại mọi thông tin ngay cả khi xảy ra lỗi trên máy tính.

- Có thể xem lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử đều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên.

- Kết nối tương tích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, máy đọc mã vạch,...

Và phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn đã được gần 90.000 doanh nghiệp đặt niềm tin sử dụng bởi chúng đem lại hết các tính năng trong kinh doanh. Giúp doanh nghiệp giải quyết các khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là vô cùng khó khăn, nhưng có Nhanh.vn mọi khó khăn đó đều được giải quyết một cách nhanh chóng.

Tham khảo: TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

Trên đây Nhanh.vn đã chia sẻ cho bạn biết cách quản lý kho hàng bằng file Excel và đưa ra những lời khuyên tốt nhất. Nhanh.vn mong rằng bạn có thể áp dụng trong việc kinh doanh của mình để đạt hiệu quả tốt nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích cho bạn.

Chúc bạn kinh doanh thành công!