Hướng dẫn chi tiết về phần mềm quản lý bán hàng Excel

Nội dung chính [hide]:

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel là một giải pháp với mục đích sử dụng giúp các nhà bán hàng đơn giản hóa việc quản lý cơ bản các hoạt động bán hàng. Bằng cách ứng dụng công cụ Excel, ta có thể thiết kế phần mềm quản lý bán hàng nhằm lưu trữ và theo dõi các công tác bán hàng như tạo đơn hàng, làm báo giá, lưu trữ thông tin khách hàng, xuất nhập kho, báo cáo doanh thu,... 

So với phương thức quản lý thủ công như ghi sổ, việc sử dụng phần mềm bán hàng bằng excel miễn phí giúp các nhà bán hàng tiết kiệm được thời gian, đơn giản hóa việc tính toán tổng hợp và cũng đảm bảo dữ liệu được ghi chép với sự nhanh chóng, độ chính xác cao hơn, đó là lí do tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel, nhất là đối với cửa hàng nhỏ, kinh phí vận hành còn thấp.

Một số ưu điểm cụ thể của phần mềm bán hàng Excel miễn phí có thể kể tới:

• Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí luôn sẵn có, tải xuống dễ dàng.
• Giao diện làm việc trên Excel rất quen thuộc, các thao tác đơn giản bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, các hàm không quá phức tạp hoàn toàn dễ dàng để thiết lập và chỉnh sửa theo ý muốn.
• Đảm bảo đầy đủ những tính năng để lưu trữ thông tin và quản trị một cách cơ bản hoạt động bán hàng.
• Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ, đơn giản, giúp các nhà bán hàng mới bắt đầu kinh doanh tiết kiệm chi phí quản lý.
• Phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí tương thích với nhiều thiết bị, có thể sử dụng trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Phần mềm quản lý bán hàng Excel rất dễ tạo và sử dụng với các thao tác đơn giản

Như vậy, so với ghi chép thủ công, phần mềm Excel miễn phí trọn đời quản lý bán hàng giúp cho những người mới kinh doanh có thể kiểm soát tốt hơn các hoạt động bán hàng mà tiết kiệm được phần lớn thời gian và chi phí hiện có.

Bên cạnh các ưu điểm kể trên, phần mềm bán hàng đơn giản bằng Excel vẫn tồn tại những nhược điểm sau đây:

• Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel free được sử dụng miễn phí trên máy tính, tuy nhiên, không thể đồng bộ dữ liệu mạng mà tất cả dữ liệu đều được lưu vào một file duy nhất trên máy tính. Điều này, khiến cho người dùng có thể gặp rủi ro mất dữ liệu trong trường hợp đang làm việc trên file mà máy tính bị lỗi hoặc tắt nguồn đột ngột. Bên cạnh đó, việc bạn muốn nắm tình hình từ xa cũng khá rắc rối
• Khi dữ liệu lưu trữ trên file quá lớn, tốc độ xử lý của phần mềm Excel bán hàng có thể bị giảm đi rất nhiều, gây khó khăn cho việc cập nhật hay tìm kiếm dữ liệu.
• Người dùng vẫn phải thực hiện nhập liệu thông tin vào phần mềm một cách thủ công khi bán cho người mua hàng hay nhập hàng, vì thế, không tránh khỏi việc có những sai sót nhầm lẫn. Đồng thời, tính bảo mật không cao bởi không thể phân quyền quản lý, bất cứ ai mở được file cũng có thể sửa lại dữ liệu.
• Chỉ có một người có thể làm việc trên file trong một thời điểm nên có thể gây lãng phí thời gian và nhân lực.
• Dù khi tải phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí xuống thì cũng đã có sẵn các hàm được cài để phục vụ nhu cầu quản lý thông tin bán hàng cơ bản, nhưng phần mềm vẫn đòi hỏi người sử dụng phải thành thạo về các hàm, công thức trên Excel để có thể sử dụng đúng cách và hiệu quả nhất.

Có thể thấy, so với cách thức ghi chép thủ công, phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí là giải pháp hữu hiệu giúp tối giản hóa và tăng độ chính xác cho việc theo dõi các hoạt động hay kế toán bán hàng. Mặc dù, vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm, thế nhưng đây vẫn là giải pháp tiết kiệm chi phí tối ưu và phù hợp nhất với các nhà bán hàng mới kinh doanh với mô hình nhỏ và đơn giản. Tiếp theo hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu cách thức xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp nhé!

Xem thêm: Tổng hợp 7 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel chuẩn, trực quan

Với phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel, nhà bán hàng có thể quản lý hiệu quả các nội dung sau đây:

• Quản lý đơn hàng bán hàng ngày

Sử dụng phần mềm bán hàng bằng Excel, các nhà hàng, điểm bán hoàn toàn có thể ghi chép lưu trữ và quản lý đơn hàng bán ra hàng ngày với đầy đủ thông tin cơ bản sau: Ngày tháng đặt hàng, thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, trạng thái vận chuyển đơn hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền,... 

• Quản lý kho

Quản lý sẽ không còn là vấn đề khó khăn với nhà quản lý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel. Thay vì phương pháp sổ sách thủ công, phần mềm Excel quản lý bán hàng hỗ trợ lưu trữ đầy đủ, dễ dàng xác định và theo dõi các thông tin về từng mặt hàng cùng đơn vị tính, mã hàng, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ. Từ đó, các nhà quản lý cũng có thể xuất ra báo cáo xuất nhập tồn, sổ kho, sổ chi tiết hàng hóa theo từng giai đoạn cụ thể.

• Quản lý khách hàng

Bên cạnh quản lý hoạt động bán hàng, việc theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng cũng rất cần thiết để kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả và toàn diện nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng cho những đơn tiếp theo. Phần mềm Excel quản lý bán hàng có thể giúp bạn lưu trữ các thông tin như tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, khu vực sinh sống, ngày tháng năm sinh, email. Thông qua các thông tin được lưu trữ, bạn cũng có thể phân loại được các khách hàng theo nhóm với nhiều tiêu chí, đồng thời đưa ra các chương trình khuyến mãi tri ân phù hợp và các dịp như sinh nhật khách hàng.

• Quản lý công nợ

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel cũng có thể hỗ trợ nhà quản lý theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp chính xác, đầy đủ. Phần mềm cũng giúp lưu trữ các thông tin như danh mục khách hàng, nhà cung cấp, tổng hợp báo cáo công nợ của từng nhà cung cấp, khách hàng, báo cáo tổng hợp công nợ phải trả và công nợ phải thu. 

Bên cạnh các tính năng trên, bạn cũng có thể tự thiết kế phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel để quản lý được các khía cạnh khác trong hoạt động bán hàng sao cho phù hợp với hình thức và ngành hàng kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Tham khảo: Top 15 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, hiệu quả nhất