TIN TỨC
Danh mục
Bài viết mới nhất

Hướng dẫn chi tiết về phần mềm quản lý bán hàng Excel

03/12/2022

Việc quản lý thông tin bán hàng tưởng chừng đơn giản, thế nhưng nếu không biết cách quản lý sao cho khoa học bạn sẽ khó có thể phát triển việc kinh doanh của mình hiệu quả. Một giải pháp hoàn toàn miễn phí có thể giúp các nhà bán hàng mới bắt đầu kinh doanh quản lý hoạt động bán hàng đó chính là phần mềm quản lý bán hàng Excel. 

Bài viết dưới đây Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn sẽ hướng dẫn cho các bạn cách tạo phần mềm bán hàng bằng file Excel để quản lý bán hàng hiệu quả và chuyên nghiệp hơn nhé!

quản lý bán hàng - quản lý kho

1. Phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel là một giải pháp với mục đích sử dụng giúp các nhà bán hàng đơn giản hóa việc quản lý cơ bản các hoạt động bán hàng. Bằng cách ứng dụng công cụ Excel, ta có thể thiết kế phần mềm quản lý bán hàng nhằm lưu trữ và theo dõi các công tác bán hàng như tạo đơn hàng, làm báo giá, lưu trữ thông tin khách hàng, xuất nhập kho, báo cáo doanh thu,... 

So với phương thức quản lý thủ công như ghi sổ, việc sử dụng phần mềm bán hàng bằng excel miễn phí giúp các nhà bán hàng tiết kiệm được thời gian, đơn giản hóa việc tính toán tổng hợp và cũng đảm bảo dữ liệu được ghi chép với sự nhanh chóng, độ chính xác cao hơn, đó là lí do tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel, nhất là đối với cửa hàng nhỏ, kinh phí vận hành còn thấp.

1.1. Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng Excel

Một số ưu điểm cụ thể của phần mềm bán hàng Excel miễn phí có thể kể tới:

  • Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí luôn sẵn có, tải xuống dễ dàng.
  • Giao diện làm việc trên Excel rất quen thuộc, các thao tác đơn giản bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, các hàm không quá phức tạp hoàn toàn dễ dàng để thiết lập và chỉnh sửa theo ý muốn.
  • Đảm bảo đầy đủ những tính năng để lưu trữ thông tin và quản trị một cách cơ bản hoạt động bán hàng.
  • Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ, đơn giản, giúp các nhà bán hàng mới bắt đầu kinh doanh tiết kiệm chi phí quản lý.
  • Phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí tương thích với nhiều thiết bị, có thể sử dụng trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng Excel

Phần mềm quản lý bán hàng Excel rất dễ tạo và sử dụng với các thao tác đơn giản

Như vậy, so với ghi chép thủ công, phần mềm Excel miễn phí trọn đời quản lý bán hàng giúp cho những người mới kinh doanh có thể kiểm soát tốt hơn các hoạt động bán hàng mà tiết kiệm được phần lớn thời gian và chi phí hiện có.

1.2. Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng Excel

Bên cạnh các ưu điểm kể trên, phần mềm bán hàng đơn giản bằng Excel vẫn tồn tại những nhược điểm sau đây:

  • Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel free được sử dụng miễn phí trên máy tính, tuy nhiên, không thể đồng bộ dữ liệu mạng mà tất cả dữ liệu đều được lưu vào một file duy nhất trên máy tính. Điều này, khiến cho người dùng có thể gặp rủi ro mất dữ liệu trong trường hợp đang làm việc trên file mà máy tính bị lỗi hoặc tắt nguồn đột ngột. Bên cạnh đó, việc bạn muốn nắm tình hình từ xa cũng khá rắc rối
  • Khi dữ liệu lưu trữ trên file quá lớn, tốc độ xử lý của phần mềm Excel bán hàng có thể bị giảm đi rất nhiều, gây khó khăn cho việc cập nhật hay tìm kiếm dữ liệu.
  • Người dùng vẫn phải thực hiện nhập liệu thông tin vào phần mềm một cách thủ công khi bán cho người mua hàng hay nhập hàng, vì thế, không tránh khỏi việc có những sai sót nhầm lẫn. Đồng thời, tính bảo mật không cao bởi không thể phân quyền quản lý, bất cứ ai mở được file cũng có thể sửa lại dữ liệu.
  • Chỉ có một người có thể làm việc trên file trong một thời điểm nên có thể gây lãng phí thời gian và nhân lực.
  • Dù khi tải phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí xuống thì cũng đã có sẵn các hàm được cài để phục vụ nhu cầu quản lý thông tin bán hàng cơ bản, nhưng phần mềm vẫn đòi hỏi người sử dụng phải thành thạo về các hàm, công thức trên Excel để có thể sử dụng đúng cách và hiệu quả nhất.

Có thể thấy, so với cách thức ghi chép thủ công, phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí là giải pháp hữu hiệu giúp tối giản hóa và tăng độ chính xác cho việc theo dõi các hoạt động hay kế toán bán hàng. Mặc dù, vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm, thế nhưng đây vẫn là giải pháp tiết kiệm chi phí tối ưu và phù hợp nhất với các nhà bán hàng mới kinh doanh với mô hình nhỏ và đơn giản. Tiếp theo hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu cách thức xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp nhé!

Xem thêm: Tổng hợp 7 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel chuẩn, trực quan

2. Hướng dẫn tạo phần mềm bán hàng bằng Excel

Với phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel, bạn có thể quản lý từ đơn giản tới phức tạp hoạt động bán hàng của mình. Ở mức độ đơn giản, chúng ta chủ yếu quan tâm đến số lượng hàng nhập về, số lượng hàng xuất ra kho hàng tồn kho, hàng hoá bán ra mỗi ngày được bao nhiêu, loại mặt hàng gì, có giá bao nhiêu và khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Với các nhà bán hàng mới bắt đầu quản lý bán hàng bằng Excel thì việc tự học kiến thức và tạo một phần mềm quản lý bán hàng đơn giản như vậy là hoàn toàn có thể dù trong thời gian ngắn. 

Tuy nhiên, nếu bạn chưa thực sự thành thạo Excel mà vẫn muốn hiểu biết quản lý một cách sâu hơn, chi tiết hơn thì bạn có thể download phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel sẵn có trên mạng với các bảng, cột, sổ, được tạo sẵn với đầy đủ các công thức phức tạp. Tuy nhiên, cách thức này tiềm tàng rủi ro là máy tính có nguy cơ bị nhiễm virus, đặc biệt khi không may gặp phải những đường link kém uy tín. 

Tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Hướng dẫn tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel đơn giản

Dưới đây, Nhanh.vn sẽ hướng dẫn bạn cách thức để tạo phần mềm bán hàng bằng Excel đơn giản mới nhất nhằm theo dõi được thông tin đơn hàng mỗi ngày.

Để tạo phần mềm quản lý cơ bản, bạn cần lập mẫu bảng Excel bao gồm các cột thống kê sau đây:

  • Ngày, tháng, năm bán hàng
  • Tên người bán hàng
  • Thông tin khách hàng
  • Thông tin sản phẩm
  • Số lượng hàng hóa
  • Đơn giá
  • Thành tiền
  • Phần đổi trả hàng hóa

Hướng dẫn tạo phần mềm quản lý bán hàng Excel

Báo cáo bán hàng

Ở cột "Thành tiền", bạn cần đặt công thức Thành tiền = Đơn giá * Số lượng tại ô đầu tiên, sau đó copy công thức xuống các hàng bên dưới để chạy tự động. Ngoài ra, bạn cũng nên tạo thêm cột “Ghi chú” để ghi các lưu ý về các chương trình khuyến mãi đang áp dụng đối với sản phẩm cụ thể hay chính sách giảm giá đối với khách hàng thân thiết,... Đồng thời, bạn có thể tạo thêm cột bổ sung “Cộng dồn doanh thu” bằng cách tạo công thức cộng dồn doanh thu phát sinh mỗi ngày, nhằm dễ dàng kiểm soát doanh thu bán hàng theo từng khoảng thời gian.

Như vậy là bạn đã tạo xong một phần mềm quản lý cơ bản đơn hàng bán. Để theo dõi và sử dụng hiệu quả, bạn cũng cần hướng dẫn nhân viên cách thức nhập các dữ liệu cần thiết vào phần mềm quản lý bán hàng Excel.

Đó là cách thức để tạo một phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel với những tính năng cơ bản nhất, bạn có thể điều chỉnh hoặc bổ sung thêm những cột thông tin khác sao cho đầy đủ và phù hợp. Nhìn chung, chỉ cần bạn nắm được cách thức sử dụng cơ bản Excel và hiểu được các hàm trong Excel là hoàn toàn có thể tự tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel theo đúng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp mình.

Quản lý chặt chẽ đơn hàng, tồn kho, khách hàng và dòng tiền

Tìm hiểu thêm

3. Những chức năng hữu ích khi sử dụng phần mềm bán hàng bằng Excel

Với phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel, nhà bán hàng có thể quản lý hiệu quả các nội dung sau đây:

  • Quản lý đơn hàng bán hàng ngày

Sử dụng phần mềm bán hàng bằng Excel, các nhà hàng, điểm bán hoàn toàn có thể ghi chép lưu trữ và quản lý đơn hàng bán ra hàng ngày với đầy đủ thông tin cơ bản sau: Ngày tháng đặt hàng, thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, trạng thái vận chuyển đơn hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền,... 

  • Quản lý kho

Quản lý sẽ không còn là vấn đề khó khăn với nhà quản lý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel. Thay vì phương pháp sổ sách thủ công, phần mềm Excel quản lý bán hàng hỗ trợ lưu trữ đầy đủ, dễ dàng xác định và theo dõi các thông tin về từng mặt hàng cùng đơn vị tính, mã hàng, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ. Từ đó, các nhà quản lý cũng có thể xuất ra báo cáo xuất nhập tồn, sổ kho, sổ chi tiết hàng hóa theo từng giai đoạn cụ thể.

  • Quản lý khách hàng

Bên cạnh quản lý hoạt động bán hàng, việc theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng cũng rất cần thiết để kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả và toàn diện nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng cho những đơn tiếp theo. Phần mềm Excel quản lý bán hàng có thể giúp bạn lưu trữ các thông tin như tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, khu vực sinh sống, ngày tháng năm sinh, email. Thông qua các thông tin được lưu trữ, bạn cũng có thể phân loại được các khách hàng theo nhóm với nhiều tiêu chí, đồng thời đưa ra các chương trình khuyến mãi tri ân phù hợp và các dịp như sinh nhật khách hàng.

  • Quản lý công nợ

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel cũng có thể hỗ trợ nhà quản lý theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp chính xác, đầy đủ. Phần mềm cũng giúp lưu trữ các thông tin như danh mục khách hàng, nhà cung cấp, tổng hợp báo cáo công nợ của từng nhà cung cấp, khách hàng, báo cáo tổng hợp công nợ phải trả và công nợ phải thu. 

Bên cạnh các tính năng trên, bạn cũng có thể tự thiết kế phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel để quản lý được các khía cạnh khác trong hoạt động bán hàng sao cho phù hợp với hình thức và ngành hàng kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

4. Link tải phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel

Trong bài viết này, Nhanh.vn xin gửi tới bạn link tải phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí giúp bạn có thể quản lý hoạt động xuất hàng và nhập hàng đơn giản. Lưu ý rằng, do trong phần mềm này chủ yếu sử dụng hàm SUMIF nên bạn cần phải sử dụng bản Excel 2007 trở lên để đảm bảo phần mềm hoạt động được chính xác. Đồng thời, trước khi sử dụng bạn hãy đọc kĩ hướng dẫn sử dụng của phần mềm và chạy Macro để phần mềm có thể hoạt động.

Tải phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel đây: 

https://taimienphi.vn/download-file-excel-77015/quan-ly-ban-hang-phien-ban 

Dưới đây, Nhanh.vn sẽ giới thiệu tới bạn giao diện của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel:

Giao diện Quản lý nhập hàng: Tại đây bạn có thể, nhập vào các thông tin về ngày xuất, chứng từ, mã hàng, số lượng, đơn giá, thông tin nhà cung cấp. Từ đó, có thể theo dõi hiệu quả số lượng hàng nhập cũng như các giao dịch với nhà cung cấp.

Giao diện quản lý nhập hàng

Giao diện Quản lý nhập hàng của phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí

Giao diện Quản lý xuất hàng: Tại giao diện này, bạn điền vào các thông tin ngày xuất, chứng từ, mã hàng, số lượng, đơn giá và các thông tin liên quan tới khách hàng. Nhờ đó, nhà bán hàng có thể theo dõi được lượng hàng bán ra, theo dõi được nhu cầu của khách hàng và quản lý được thông tin của khách hàng giúp tăng hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng.

Giao diện quản lý xuất hàng

Giao diện Quản lý xuất hàng của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

Giao diện Tổng hợp xuất nhập tồn: Tại giao diện này, bạn có thể xem và cập nhật được danh mục hàng hóa đang kinh doanh. Đồng thời, nhà quản lý cũng có thể trích xuất báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo từng khoảng thời gian với đầy đủ các số liệu về giá vốn, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Giao diện quản lý xuất nhập tồn

Giao diện Tổng hợp xuất nhập tồn của phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí

Sheet cuối cùng có chứa "Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng" cung cấp đầy đủ cách thức nhập liệu cùng với các lưu ý. Bạn nên đọc kỹ các thông tin này trước khi bắt đầu sử dụng phần mềm.

Giao diện hướng dẫn

Sheet hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Excel

Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết về cách tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel cũng như cách thức tải xuống và sử dụng phần mềm sẵn có trên mạng. Thật vậy, phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực, hiệu quả đối với những doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, các hộ kinh doanh gia đình, các cửa hàng bán lẻ. 

Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm Excel quản lý bán hàng vẫn còn nhiều những hạn chế về mặt bảo mật và hiệu suất làm việc. Các nhà bán hàng vẫn nên tìm hiểu và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một phần mềm quản lý bán hàng với những thuật toán thay thế cao cấp, phù hợp nhằm kiểm soát hiệu quả và chặt chẽ hơn hoạt động kinh doanh. 

Cuối cùng, Nhanh.vn xin kính chúc các nhà bán hàng kinh doanh ngày càng hiệu quả và phát đạt hơn!

Tạo File Excel Quản Lý Doanh Thu - Chi Phí - Lợi Nhuận đơn giản

social
5/5 (1 vote)

Nhanh.vn - Phần mềm bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất
Hơn 100.000 cửa hàng đã tin dùng
Dùng thử miễn phí

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17/07/2019. Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 3, Số 70 Lữ Gia, Phường 15, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

Tài khoản ngân hàng:

Ngân hàng thương mại cổ phần Tiên Phong (TPBank)

Số tài khoản: 22823456666

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Điều khoản và chính sách và chính sách sử dụng các dịch vụ phần mềm