Tải miễn phí 9 file Excel quản lý bán hàng đơn giản, dễ dùng

1. Những tiêu chí chọn file Excel bán hàng hiệu quả

Việc chọn đúng mẫu file Excel ngay từ đầu giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Một file tốt không chỉ là bảng tính đơn thuần, mà phải là công cụ hỗ trợ bạn kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách rõ ràng và có hệ thống. Những tiêu chí tôi luôn ưu tiên khi tư vấn cho khách hàng hoặc tự xây dựng file mẫu để sử dụng thực tế:

• File Excel bán hàng cần được thiết kế rõ ràng, dễ đọc, phân tách hợp lý giữa các phần: nhập hàng, bán hàng, tồn kho, công nợ… Giao diện trực quan sẽ giúp người dùng, kể cả không rành Excel, có thể thao tác ngay mà không cần đọc hướng dẫn dài dòng
• Một file bán hàng hiệu quả cần có sẵn công thức để tính tổng số lượng, doanh thu, lợi nhuận, công nợ theo ngày hoặc theo sản phẩm. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế sai sót khi thao tác thủ công
• Dù chỉ sử dụng Excel, bạn vẫn nên chọn mẫu có tích hợp tính năng lọc dữ liệu bằng bộ lọc (filter) hoặc bảng động (pivot table). Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi doanh thu theo ngày, theo nhân viên bán hàng, hoặc lọc riêng những sản phẩm tồn kho dưới mức tối thiểu.
• Không có file Excel nào là “một cho tất cả”. Mỗi mô hình kinh doanh sẽ có đặc thù riêng, vì vậy file mẫu cần cho phép tùy biến linh hoạt. Tốt nhất là nên để trống các cột bổ sung như “ghi chú”, “mã nhân viên”, “kênh bán hàng” để người dùng dễ thêm vào theo nhu cầu.
• Một file bán hàng dù tiện lợi đến đâu cũng cần kiểm tra kỹ các công thức. Nên chọn file có ghi chú hoặc khóa công thức chính để tránh vô tình xoá nhầm. Ngoài ra, cần có sheet riêng để hướng dẫn sử dụng, đặc biệt với người không chuyên.
• Hiện nay, nhiều người bán hàng nhỏ sử dụng điện thoại hoặc làm việc nhóm. File Excel nên tương thích với Google Drive hoặc Office Online để dễ chia sẻ, đồng bộ và làm việc mọi lúc. Những mẫu nặng, nhiều macro hay code VBA phức tạp thường không phù hợp.

Việc lựa chọn file Excel bán hàng phù hợp giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Sau khi nắm rõ những tiêu chí trên, phần tiếp theo sẽ giới thiệu chi tiết 9 mẫu file Excel miễn phí được chọn lọc, thiết kế theo đúng các tiêu chuẩn thực tế để bạn có thể áp dụng ngay lập tức.

Xem thêm: Tổng hợp 9 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel chuẩn, trực quan

2. TOP 9 mẫu Excel cần có để quản lý công việc bán hàng

2.1. File Excel quản lý sản phẩm

2.2. File Excel quản lý bán hàng

2.3. File quản lý xuất nhập kho

2.4. File quản lý khách hàng

Đọc thêm: TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

2.5. File quản lý thu chi, công nợ

2.6 File Excel quản lý đơn hàng

Trong bán hàng, quản lý đơn hàng không chỉ đơn thuần là biết “bán được bao nhiêu đơn mỗi ngày”, mà còn là quá trình kiểm soát đầy đủ các thông tin liên quan đến từng giao dịch: người mua, sản phẩm, trạng thái đơn, hình thức thanh toán, ngày giao, và cả các vấn đề hậu mãi. Với người mới bắt đầu, một file Excel quản lý đơn hàng rõ ràng sẽ giúp tránh được rất nhiều rủi ro sai sót.

File này giúp bạn làm được gì?

• Ghi nhận và theo dõi từng đơn hàng từ lúc khởi tạo đến khi hoàn tất hoặc huỷ.
• Phân loại đơn theo trạng thái: Đã xác nhận – Đang giao – Đã giao – Hoàn – Hủy.
• Lưu thông tin khách hàng để dễ chăm sóc, tiếp thị lại hoặc xử lý khiếu nại.
• Quản lý thời gian giao, người xử lý, tổng tiền và công nợ (nếu có).

Phù hợp với:

• Shop online vừa & nhỏ
• Cửa hàng có đơn hàng đa kênh nhưng chưa dùng phần mềm
• Người mới kinh doanh muốn theo dõi quy trình đơn hàng chi tiết

Khi đã nắm được thông tin đơn hàng, bước tiếp theo bạn cần là quản lý bán hàng theo thời gian. Phần tiếp theo sẽ giới thiệu mẫu file Excel quản lý bán hàng theo ngày/tháng, cực kỳ hữu dụng nếu bạn muốn biết chính xác số lượng bán ra mỗi ngày.

2.7 File Excel quản lý bán hàng theo ngày/tháng

Nếu bạn là người thích nhìn rõ “dòng chảy doanh thu” của mình mỗi ngày, mỗi tuần hay theo từng tháng, thì file quản lý theo ngày/tháng là lựa chọn rất đáng cân nhắc. Dạng file này sẽ giúp bạn dễ dàng biết hôm nay bán được bao nhiêu đơn, sản phẩm nào bán chạy nhất, tổng thu nhập và lợi nhuận là bao nhiêu.

Ưu điểm nổi bật:

• Theo dõi dòng tiền hằng ngày: Tất cả hoạt động nhập – bán – thu tiền đều được ghi lại theo ngày cụ thể.
• Thống kê theo tháng rõ ràng: Có bảng tổng hợp doanh thu cuối mỗi tháng, giúp bạn đánh giá hiệu suất bán hàng và lập kế hoạch nhập hàng tốt hơn.
• Dễ dàng lọc và so sánh: Có thể so sánh doanh thu giữa các ngày, các tuần hoặc giữa các tháng với nhau chỉ bằng vài thao tác lọc.
• Tích hợp biểu đồ: Một số mẫu nâng cao còn có biểu đồ trực quan giúp bạn “nhìn thấy” kết quả thay vì chỉ đọc con số.

Phù hợp với:

• Shop nhỏ, quán ăn, tạp hóa, tiệm trà sữa
• Người mới kinh doanh, cần theo dõi doanh thu hằng ngày
• Chủ shop muốn theo dõi biến động doanh thu theo mùa, theo khuyến mãi

2.8 File Excel quản lý bán hàng theo mã sản phẩm

Khi số lượng sản phẩm trong cửa hàng ngày càng nhiều và có nhiều biến thể như size, màu sắc hay chất liệu, việc quản lý bằng tên sản phẩm trở nên kém hiệu quả. Lúc này, một file Excel quản lý bán hàng theo mã sản phẩm sẽ giúp bạn kiểm soát chính xác hàng hóa, tránh trùng lặp và tiết kiệm đáng kể thời gian khi nhập liệu, kiểm kho hoặc tra cứu đơn hàng.

Vì sao nên dùng mã sản phẩm trong file Excel?

• Giảm sai sót khi nhập liệu: Mỗi sản phẩm có một mã định danh riêng biệt, không bị nhầm giữa các phiên bản giống nhau.
• Tăng tốc độ thao tác: Khi làm việc với file Excel, việc nhập mã sản phẩm nhanh hơn nhiều so với nhập đầy đủ tên hàng hóa.
• Tương thích với các nền tảng bán hàng: Dễ dàng đối chiếu mã sản phẩm giữa các kênh như Shopee, TikTok, Facebook hoặc khi tích hợp lên website.
• Chuẩn hóa hệ thống: Giúp xây dựng quy trình quản lý sản phẩm chuyên nghiệp, dễ mở rộng về sau.

Phù hợp với:

• Shop có nhiều sản phẩm, nhiều phiên bản (size/màu/chất liệu)
• Bán hàng đa nền tảng cần đối chiếu nhanh
• Người muốn xây dựng hệ thống bán hàng bài bản, dễ mở rộng

2.9 File Excel quản lý bán hàng theo nhân viên

Quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng theo từng nhân viên là chìa khóa giúp chủ shop nắm bắt hiệu suất, đo lường năng suất và đưa ra các quyết định khen thưởng – điều chỉnh hợp lý. Với file Excel quản lý bán hàng theo nhân viên, bạn hoàn toàn có thể theo dõi chi tiết từng đơn hàng, doanh số, tỷ lệ chốt đơn,… mà không cần đầu tư phần mềm phức tạp.

Lợi ích khi dùng Excel quản lý bán hàng theo nhân viên

• Nắm rõ hiệu suất từng nhân viên theo ngày – tuần – tháng
• Đánh giá công bằng và minh bạch giữa các nhân viên dựa trên số liệu cụ thể
• Tối ưu chi phí quản lý, không cần phần mềm trả phí ban đầu
• Dễ tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng cửa hàng (thêm cột tính hoa hồng, KPI, mục tiêu...)
• Chia sẻ dễ dàng trong nội bộ qua Google Drive hoặc gửi file nội bộ

Những ai nên dùng file Excel quản lý bán hàng theo nhân viên?

• Shop thời trang, mỹ phẩm, đồ gia dụng có nhiều nhân viên bán hàng
• Chủ doanh nghiệp nhỏ chưa muốn đầu tư phần mềm chuyên sâu
• Người mới khởi nghiệp bán hàng online cần một giải pháp miễn phí, dễ làm quen
• Cửa hàng offline có nhu cầu đánh giá định kỳ năng suất nhân viên

3. Khi nào nên nâng cấp lên phần mềm quản lý bán hàng?

File Excel là công cụ đơn giản, tiện lợi cho giai đoạn khởi đầu. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực chiến của nhiều chủ shop và chuyên gia bán hàng, Excel không phải là giải pháp lâu dài. Có những dấu hiệu rõ ràng cho thấy đã đến lúc cần chuyển sang phần mềm chuyên dụng nếu muốn duy trì hiệu quả quản lý – vận hành – tăng trưởng.

3.1. Khi số lượng đơn hàng vượt quá khả năng nhập tay và kiểm tra thủ công

Trong giai đoạn đầu, một file Excel có thể xử lý 10–20 đơn/ngày một cách trơn tru. Nhưng khi lượng đơn vượt mức 50 đơn/ngày, việc nhập dữ liệu, đối soát, tính doanh thu, cập nhật tồn kho… bắt đầu mất kiểm soát. Nhiều chủ shop phản ánh mất tới 2–3 tiếng/ngày chỉ để tổng hợp đơn, kiểm tra số liệu, rồi vẫn sai sót.

3.2. Khi có nhiều kênh bán hàng: website, Facebook, sàn TMĐT

Việc quản lý đồng thời nhiều kênh như Shopee, Lazada, Facebook Page hay website khiến Excel không còn phù hợp. Các số liệu bị phân mảnh, khó tổng hợp, không đồng bộ tồn kho hoặc đơn hàng. Điều này khiến nhà bán hàng dễ gặp tình trạng “bán trùng sản phẩm” hoặc “hết hàng nhưng chưa cập nhật”.

3.3. Khi cần theo dõi hiệu suất nhân viên và báo cáo chi tiết

Excel có thể hỗ trợ theo dõi từng đơn hàng theo tên nhân viên. Tuy nhiên, việc tổng hợp báo cáo tuần – tháng, so sánh hiệu suất, đánh giá tỷ lệ chốt đơn, hoa hồng... hoàn toàn phải làm thủ công. Điều này tốn thời gian và tiềm ẩn nhiều sai sót.

3.4. Khi cần kiểm soát tồn kho, cảnh báo hàng sắp hết, nhập hàng

File Excel chỉ giúp theo dõi số tồn đơn thuần. Khi phát sinh đơn hàng từ nhiều nguồn, Excel không thể tự động trừ hàng, cảnh báo hàng sắp hết hoặc hỗ trợ đặt lại nhà cung cấp.

3.5. Khi muốn xây dựng hệ sinh thái bán hàng chuyên nghiệp, bền vững

Cuối cùng, phần mềm quản lý bán hàng không chỉ là công cụ mà là nền tảng giúp bạn xây dựng hệ thống bền vững. Với các tính năng đi kèm như: chăm sóc khách hàng tự động, tích điểm – tạo chương trình khuyến mãi, phân tích hành vi mua sắm… doanh nghiệp có thể chuyển từ mô hình bán lẻ đơn thuần sang vận hành như một hệ thống có chiến lược.

Nếu bạn thấy mình đang phải xử lý quá nhiều bước thủ công, kiểm tra dữ liệu liên tục, loay hoay mỗi khi đơn tăng đột biến… thì đó là lúc nên cân nhắc một hệ thống phần mềm phù hợp. Dù vẫn có thể bắt đầu bằng Excel, nhưng một hệ thống quản lý tốt hơn sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và sẵn sàng cho sự mở rộng lâu dài.

Việc chọn đúng thời điểm để nâng cấp sẽ giúp bạn đi nhanh hơn, chắc hơn trong hành trình kinh doanh. Và đó là điều mà bất kỳ nhà bán hàng chuyên nghiệp nào cũng hướng tới.