Phần mềm quản lý sản phẩm - 5 tính năng phần mềm quản lý cần có

Khi lựa chọn một phần mềm quản lý sản phẩm, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến giá thành mà còn phải đánh giá kỹ các tính năng cốt lõi. Đây chính là “xương sống” quyết định phần mềm có thực sự giải quyết được bài toán quản lý hay không. Một phần mềm quản lý sản phẩm cần có những tính năng như sau: 

2.1. Quản lý thời gian lưu kho

Một trong những khó khăn lớn của doanh nghiệp là hàng hóa lưu kho quá lâu, vừa ảnh hưởng chất lượng sản phẩm, vừa làm tăng chi phí bảo quản và chiếm dụng vốn. Phần mềm quản lý sản phẩm cần có tính năng theo dõi thời gian lưu kho của từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện những sản phẩm đã tồn lâu nhưng chưa bán được. Từ đó, chủ cửa hàng có thể chủ động triển khai chương trình khuyến mãi xả hàng hoặc thương lượng trả lại cho nhà cung cấp.

2.2. Theo dõi và quản lý thông tin về sản phẩm 

Một hệ thống quản lý hiệu quả cần phải hỗ trợ theo dõi thông tin chi tiết của từng sản phẩm. Phần mềm cần cho phép lưu trữ và quản lý đầy đủ các dữ liệu như tên sản phẩm, mã SKU, giá bán, kích thước, màu sắc hay các thuộc tính khác. Nhờ vậy, chủ cửa hàng dễ dàng tìm kiếm, phân loại và truy xuất thông tin ngay khi cần. Đặc biệt, với những doanh nghiệp kinh doanh hàng nghìn sản phẩm đa dạng, việc quản lý chi tiết này giúp vận hành khoa học, hạn chế nhầm lẫn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nhanh.vn - Giải pháp quản lý các loại sản phẩm không giới hạn dành cho các chuỗi cửa hàng bán lẻ  đang được hơn 100.000 doanh nghiệp toàn quốc tin dùng. 

2.3. Báo cáo lượng hàng nhập, bán của sản phẩm

Không có báo cáo chi tiết, doanh nghiệp rất khó đưa ra quyết định đúng. Phần mềm cung cấp thống kê về số lượng hàng nhập, số sản phẩm đã bán ra và doanh thu trong khoảng thời gian tùy chọn. Đây là cơ sở để nhận diện sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào mang về doanh thu cao nhất. 

2.4. Tích hợp kho hàng đa kênh, bán trên sàn thương mại

Khi xu hướng bán hàng đa kênh ngày càng phổ biến, quản lý tồn kho trên từng nền tảng riêng lẻ trở thành bài toán phức tạp. Phần mềm quản lý sản phẩm giúp đồng bộ dữ liệu giữa cửa hàng offline, website, mạng xã hội và sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki. Tất cả đơn hàng và số lượng tồn kho được quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất, hạn chế tối đa sai sót khi xử lý đơn. Đây là chìa khóa để các chuỗi bán lẻ mở rộng kênh bán mà vẫn giữ được sự chính xác và hiệu quả.

2.5. Quản lý sản phẩm theo lô - date

Với những ngành hàng như thực phẩm, mỹ phẩm hay dược phẩm, hạn sử dụng quyết định trực tiếp đến chất lượng và uy tín thương hiệu. Phần mềm quản lý sản phẩm cho phép theo dõi chi tiết từng lô hàng, từ ngày nhập, số lượng đến hạn sử dụng. Hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn để kịp thời có giải pháp như xả hàng, khuyến mãi hoặc điều phối sang chi nhánh bán nhanh hơn.

Ngoài ra, cần thêm các yếu tố nữa để một phần mềm quản lý sản phẩm hoạt động hiệu quả: 

• Quản lý tồn kho đa chi nhánh

Khi bạn sở hữu từ hai cửa hàng trở lên, việc kiểm soát số tồn theo từng chi nhánh và tổng tồn toàn hệ thống là một thách thức lớn. Nếu làm thủ công, việc đối chiếu số liệu giữa các kho vừa mất thời gian, vừa dễ sai sót, dẫn đến tình trạng kho này thừa, kho kia thiếu. Phần mềm quản lý sản phẩm giúp hiển thị ngay số tồn của từng sản phẩm tại từng cửa hàng, đồng thời tính được tổng tồn trên toàn hệ thống. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định điều chuyển hàng hóa nhanh chóng, kịp thời. 

• Quản lý nhà cung cấp

Đối với doanh nghiệp bán lẻ, việc quản lý tốt mối quan hệ với nhà cung cấp không chỉ giúp đảm bảo nguồn hàng ổn định mà còn tối ưu chi phí. Phần mềm quản lý sản phẩm cho phép tạo và lưu trữ thông tin chi tiết của từng nhà cung cấp, giúp dễ dàng lọc sản phẩm theo nguồn gốc, theo dõi doanh thu từ từng nhà cung cấp và kiểm soát công nợ, thanh toán.

Có nhiều doanh nghiệp cũng lựa chọn quản lý sản phẩm bằng phần mềm Excel, vậy khi nào sẽ phù hợp sử dụng phần mềm Excel, khi nào sẽ phù hợp để sử dụng phần mềm quản lý sản phẩm. Tìm hiểu những ưu, nhược điểm của hai giải pháp này tại So sánh quản lý sản phẩm bằng Excel và phần mềm chuyên nghiệp.

3. Nhanh.vn - Giải pháp quản lý sản phẩm đa kênh hiệu quả cho cửa hàng

Phần mềm quản lý Nhanh.vn được cho ra đời vào năm 2011. Nhanh.vn được đánh giá là một trong top 3 những phần mềm quản lý tốt và đáng sử dụng nhất hiện nay được nhiều chủ shop ưa chuộng. Phần mềm phù hợp với mọi quy mô từ khi bạn có 1 cửa hàng, cho tới mở nhiều theo chuỗi cửa hàng và bán hàng đa kênh hay nhiều ngành hàng khác nhau như mẹ và bé, tạp hóa, thời trang,… Hiện tại, phần mềm đang được tin dùng bởi những chuỗi cửa hàng đã tin dùng sản phẩm như Cỏ mềm, Yody, Coolmate, Bò sữa,….

Phần mềm Nhanh.vn có đầy đủ những tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý sản phẩm.Những tính năng của phần mềm Nhanh.vn giúp người bán quản lý sản phẩm cụ thể là:

Quản lý sản phẩm ngay trên website

Nhanh.vn cho phép thêm, sửa, xóa sản phẩm chỉ trong vài thao tác. Thông tin như tên, mã sản phẩm, mã vạch, giá nhập - giá bán - giá vốn, tình trạng tồn kho đều được quản lý tập trung. Điều này giúp chủ shop tiết kiệm thời gian nhập liệu và truy xuất dữ liệu nhanh chóng. 

Việc sử dụng mã vạch sản phẩm đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong bán hàng online, giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và hạn chế tối đa sai sót khi quản lý kho. 

Đồng bộ sản phẩm trên sàn TMĐT

Với xu hướng bán hàng đa kênh hiện tại, việc đồng bộ dữ liệu giữa Shopee, Lazada, Tiktok Shop và cửa hàng offline thường gây ra nhiều sự nhầm lẫm. Nhanh.vn giúp tự động đồng bộ sản phẩm và tồn kho, giúp giảm sai sót khi xử lý đơn. Chẳng hạn, khi bán được một sản phẩm trên Shopee, hệ thống sẽ tự động trừ tồn kho trên cả cửa hàng vật lý lẫn website, tránh tình trạng bán vượt số lượng.

Tham khảo cách đồng bộ sản phầm trên sàn TMĐT của phần mềm Nhanh.vn tại đây:

Xem tồn kho và quản lý thời gian lưu kho

Đối với chuỗi cửa hàng, đây là tính năng rất cần thiết khi muốn biết ngay số tồn từng chi nhánh và tổng tồn toàn hệ thống. Ngoài ra, Nhanh.vn còn cho phép lọc theo tiêu chí như “nhập lâu nhưng chưa bán được” hoặc “bán chậm,” từ đó dễ dàng quyết định xả hàng, khuyến mãi hoặc trả lại cho nhà cung cấp. Điều này đặc biệt hữu ích với ngành hàng thực phẩm, mỹ phẩm có hạn sử dụng ngắn.

Quản lý danh mục và thương hiệu

Việc nhóm sản phẩm theo danh mục hoặc thương hiệu giúp quản lý khoa học và đưa ra báo cáo doanh thu rõ ràng hơn. Chẳng hạn, một cửa hàng thời trang có thể phân loại theo “áo sơ mi,” “váy,” “quần tây” và xem ngay danh mục nào mang lại lợi nhuận tốt nhất. Hoặc báo cáo theo “thương hiệu A” và “thương hiệu B” để quyết định nhập hàng đúng trọng tâm.

Quản lý thuộc tính sản phẩm

Không chỉ dừng lại ở tên và mã hàng, Nhanh.vn hỗ trợ quản lý thuộc tính chi tiết như màu sắc, kích thước, chất liệu. Điều này giúp doanh nghiệp nắm rõ tồn kho từng biến thể sản phẩm. Tôi từng gặp một shop giày dép, trước đây hay bị “cháy size” trong khi size khác lại tồn quá nhiều. Từ khi dùng Nhanh.vn, họ quản lý được doanh thu theo từng size, từ đó cân đối nhập hàng chính xác hơn.

Xem thêm: Giới thiệu về giải pháp bán hàng đa kênh đồng bộ và tiện lợi Nhanh.vn 

Trải nghiệm tính năng đồng bộ sản phẩm từ các sàn TMĐT Shopee, Lazada, Tiktok Shop giúp bạn không phải qua lại giữa các nền tảng để quản lý, xem chi tiết được các khoản chi phí sàn TMĐT để có phương án điều chỉnh chi phí phù hợp tại đây:

Khi kinh doanh chuỗi bán lẻ, chỉ khi quản lý sản phẩm bài bản, doanh nghiệp mới kiểm soát tốt tồn kho, tối ưu chi phí và duy trì lợi nhuận. Một phần mềm quản lý sản phẩm toàn diện sẽ giúp bạn tránh rủi ro và mở ra cơ hội tăng trưởng bền vững. Đây chính là nền tảng quan trọng để cạnh tranh hiệu quả trên thị trường. Hãy tìm đến những phần mềm quản lý sản phẩm có đầy đủ các tính năng, được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp và có giá cả hợp lý với ngân sách của doanh nghiệp.