Hướng dẫn cách hạch toán chiết khấu thanh toán CHUẨN theo quy định

Hạch toán chiết khấu thanh toán cần được thực hiện nhất quán theo đúng bản chất kinh tế của giao dịch, không phụ thuộc hình thức thỏa thuận. Việc xác định đúng thời điểm ghi nhận, bên được hưởng và cách phản ánh trên sổ sách giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tài chính, đảm bảo tuân thủ kế toán - thuế và hạn chế rủi ro thanh tra.

1. Tổng quan về chiết khấu thanh toán

Chiết khấu thanh toán là khoản ưu đãi tài chính mà bên bán dành cho bên mua khi thực hiện thanh toán đúng hạn hoặc trước thời hạn cam kết. Việc hiểu đúng bản chất chiết khấu thanh toán giúp doanh nghiệp phân biệt rõ với chiết khấu thương mại, từ đó hạch toán kế toán và xử lý thuế đúng quy định.

1.1. Chiết khấu thanh toán là gì?

Căn cứ Chuẩn mực số 14 - Doanh thu và thu nhập khác (ban hành kèm theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC) quy định chiết khấu thanh toán như sau:

“03. Các thuật ngữ trong chuẩn mực này được hiểu như sau:

…..

Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.”

Như vậy, chiết khấu thanh toán (payment discount) là khoản giảm giá được người bán áp dụng cho người mua khi thanh toán đúng hạn hoặc trước hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Việc áp dụng chiết khấu thanh toán hoàn toàn dựa trên thời gian thanh toán và tỷ lệ phần trăm đã thống nhất, không phụ thuộc vào chất lượng hay số lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp.

Về bản chất kế toán, thuế, hoạch toán chiết khấu thanh toán được xác định là khoản chi phí tài chính của bên bán và là thu nhập tài chính của bên mua, không được ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn bán hàng mà phải hạch toán thông qua chứng từ thu, chi riêng. Theo hệ thống tài khoản kế toán hiện hành, bên bán ghi nhận vào TK 635 (Chi phí tài chính), bên mua ghi nhận vào TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), nhằm đảm bảo phản ánh đúng bản chất giao dịch và tuân thủ quy định pháp luật.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng bán hàng cho doanh nghiệp B với tổng giá trị thanh toán là 220.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT). Theo thỏa thuận trong hợp đồng, nếu doanh nghiệp B thanh toán trước hạn 10 ngày thì được hưởng chiết khấu thanh toán 5% trên tổng giá trị hợp đồng. 

Trường hợp doanh nghiệp B thực hiện thanh toán sớm bằng hình thức chuyển khoản, số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng là 11.000.000 đồng, tương ứng 5% của 220.000.000 đồng. 

Như vậy, số tiền thực tế doanh nghiệp B phải thanh toán cho doanh nghiệp A sau khi trừ chiết khấu thanh toán là 209.000.000 đồng.

1.2. Phân biệt chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại

Căn cứ Chuẩn mực số 14 - Doanh thu và thu nhập khác (ban hành kèm theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC) quy định chiết khấu thương mại như sau:

“03. Các thuật ngữ trong chuẩn mực này được hiểu như sau:

…..

Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.”

Trong thực tiễn giao dịch, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán, từ đó dẫn đến hạch toán sai bản chất nghiệp vụ và tiềm ẩn rủi ro về thuế. Mặc dù đều là khoản giảm trừ, nhưng hai hình thức chiết khấu này khác nhau rõ rệt về mục đích áp dụng, thời điểm ghi nhận và cách xử lý kế toán. Để tránh sai sót, dưới đây là bảng phân biệt chi tiết sự khác nhau giữa chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại theo quy định hiện nay:

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chiết khấu thương mại cho bên bán và bên mua

2. Hồ sơ chứng từ chiết khấu thanh toán 

Hồ sơ chứng từ chiết khấu thanh toán là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp hạch toán chi phí, doanh thu tài chính và chứng minh tính hợp lệ khi quyết toán thuế. Việc chuẩn bị đúng, đủ chứng từ theo thỏa thuận hợp đồng và thời điểm thanh toán giúp hạn chế rủi ro bị loại chi phí hoặc truy thu thuế. 

Hồ sơ hoạch toán chiếu khấu thanh toán bao gồm: Hợp đồng mua bán hoặc phụ lục hợp đồng thể hiện rõ điều kiện, tỷ lệ và thời điểm áp dụng chiết khấu thanh toán, kèm theo bảng kê hoặc biên bản đối chiếu công nợ (nếu có). 

Ngoài ra, doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán hợp lệ; đối với bên bán là phiếu chi, giấy báo nợ, biên bản bù trừ công nợ, còn bên mua là phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng. 

Lưu ý: Khoản chiết khấu thanh toán không phải lập hóa đơn mà được xử lý thông qua chứng từ thu, chi theo đúng bản chất tài chính của giao dịch.

Chiết khấu thanh toán không phải lập hóa đơn, tuy nhiên doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ thì khoản chi này mới được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế. Chỉ cần thiếu hoặc sai chứng từ, rủi ro bị loại toàn bộ chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế là rất lớn.

Dịch vụ tư vấn Thuế Ecomtax hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tư vấn và chỉ ra những sai sót cần tránh trong các chính sách về thuế
• Tư vấn trình tự các bước xử lý hóa đơn, chứng từ có liên quan

3. Hướng dẫn cách hạch toán chiết khấu thanh toán

Hạch toán chiết khấu thanh toán đúng quy định giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác chi phí, doanh thu tài chính và tránh rủi ro về thuế khi quyết toán. Tuy nhiên, do dễ nhầm lẫn với chiết khấu thương mại, nhiều doanh nghiệp vẫn hạch toán sai bản chất nghiệp vụ này. Phần nội dung hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện hạch toán chiết khấu thanh toán chuẩn theo chế độ kế toán hiện hành.

Để xác định chiết khấu thanh toán, doanh nghiệp áp dụng công thức: Chiết khấu thanh toán = Tổng giá thanh toán × Tỷ lệ chiết khấu theo thỏa thuận. 

Trong đó: 

• Tổng giá thanh toán là toàn bộ số tiền phải trả theo hóa đơn, bao gồm cả giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế GTGT. 
• Tỷ lệ chiết khấu là mức phần trăm được các bên thống nhất trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, áp dụng khi người mua thanh toán đúng hạn hoặc trước hạn cam kết.

Việc hạch toán chiết khấu thanh toán được thực hiện căn cứ vào phiếu chi, phiếu thu và chứng từ thanh toán hợp lệ, nhằm phản ánh đúng bản chất là khoản chi phí hoặc doanh thu tài chính. Theo chế độ kế toán hiện hành, chiết khấu thanh toán của bên bán được ghi nhận vào TK 635 (Chi phí tài chính), còn bên mua ghi nhận vào TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính).

• Đối với bên bán, khi phát sinh chiết khấu thanh toán, kế toán căn cứ phiếu chi hoặc chứng từ bù trừ công nợ để hạch toán Nợ TK 635 (Chi phí tài chính, số tiền chiết khấu), đồng thời ghi Có TK 131 nếu trừ trực tiếp vào khoản phải thu của khách hàng, hoặc Có TK 111/112 nếu chiết khấu được thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Cách hạch toán này thể hiện đúng việc doanh nghiệp bỏ ra một khoản chi phí tài chính để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm.
• Đối với bên mua, khoản chiết khấu thanh toán thực nhận được coi là thu nhập tài chính. Căn cứ phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 331 nếu giảm trừ công nợ phải trả cho người bán, hoặc Nợ TK 111/112 nếu nhận tiền mặt hay chuyển khoản, đồng thời ghi Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính).

Ví dụ: Công ty A bán hàng cho Công ty B với giá trị hàng hóa 20.000.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT) và thỏa thuận chiết khấu thanh toán 5% nếu Công ty B thanh toán sớm trong vòng 07 ngày bằng chuyển khoản. Khi Công ty B thanh toán đúng điều kiện và được hưởng chiết khấu 1.000.000 đồng, Công ty A hạch toán khoản này vào chi phí tài chính, còn Công ty B ghi nhận là doanh thu hoạt động tài chính, bảo đảm đúng bản chất nghiệp vụ và phù hợp quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

4. Lưu ý khi chiết khấu thanh toán 

Khi hạch toán chiết khấu thanh toán, doanh nghiệp cần đặc biệt cẩn trọng trong việc xác định đúng bản chất nghiệp vụ để tránh sai sót khi hạch toán và xử lý thuế. 

Việc quy định rõ điều kiện chiết khấu trong hợp đồng và chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán là yếu tố then chốt để khoản chi này được chấp nhận khi quyết toán. 

• Phân biệt rõ chiết khấu thanh toán với chiết khấu thương mại, không hạch toán nhầm bản chất nghiệp vụ.
• Điều kiện, tỷ lệ và thời điểm hưởng chiết khấu thanh toán phải được quy định rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
• Chiết khấu thanh toán không được ghi giảm doanh thu và không thể hiện trên hóa đơn bán hàng.
• Khoản chiết khấu thanh toán phải được hạch toán vào chi phí tài chính đối với bên bán và doanh thu hoạt động tài chính đối với bên mua.
• Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán hợp lệ để làm căn cứ hạch toán và quyết toán thuế.

Hạch toán chiết khấu thanh toán không dừng lại ở việc hiểu đúng khái niệm, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ, hạch toán đúng tài khoản và tuân thủ chặt chẽ quy định kế toán, thuế. Việc phân biệt rõ chiết khấu thanh toán với chiết khấu thương mại và áp dụng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi quyết toán, thanh tra thuế. 

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ quy trình áp dụng chiết khấu thanh toán trong thực tế. Nếu còn vướng mắc, hãy chủ động liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.

Xem thêm: [Mới] Cách hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu theo Thông tư 99

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.