Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

Việc quản lý kho hàng không hề đơn giản đối với các chủ cửa hàng bởi số lượng hàng nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như ngày, hạn sử dụng,…Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ thì công việc quản lý kho của bạn sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Một công cụ phổ biến mà các nhà bán hàng mới thường hay dùng chính là Excel. Chính vì vậy, trong bài viết này, hãy cùng Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh tìm hiểu chi tiết cách quản lý kho bằng công cụ này. 

Kho hàng là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh nào. 

Quản lý kho bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn - xuất và nhập kho, báo cáo,... mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.

Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng.

Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel.

Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho luôn rồi.

Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.

Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này.

Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.

Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.

Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.

Excel là lựa chọn phổ biến khi mới bắt đầu quản lý kho.
Nhưng khi số lượng sản phẩm và đơn hàng tăng lên, bạn sẽ cần một giải pháp mạnh mẽ và chính xác hơn.
Tham khảo phần mềm quản lý kho Nhanh.POS giúp bạn tự động hóa nhập - xuất - tồn và cảnh báo tồn kho chỉ trong vài thao tác.

3. Các bước quản lý kho bằng Excel

Bước 1: Mở một file mới

Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet

Với sheet NHAP

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp

Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.

Với sheet XUAT

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng.

Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.

Dù bạn dùng Excel hay phần mềm, nếu thiếu quy trình kiểm soát rõ ràng thì hiệu quả vận hành sẽ không ổn định. Bạn nên bắt đầu với cách kiểm soát tồn kho chuẩn theo từng mã sản phẩm.

Với sheet DANH MUC

Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.

Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây.

Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ.

Với sheet BAO CAO

Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.

Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu

Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối

Ở trong các phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, chẳng hạn:

• Xem được báo cáo bán hàng từ ngày… tới ngày…(ngày, tuần, tháng, năm)
• Lãi lỗ từng mặt hàng
• Tồn kho tới hiện tại
• Tồn kho tối thiểu
• Cảnh báo hết hàng khi xuất kho

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý kho Nhanh.POS để được trải nghiệm những tính năng này

3.2. Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho

Nhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được phần quản lý kho hàng. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó….

Tuy nhiên lại không phải thế.

Trên thực tế với các hàm excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc.

Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:

• Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.

Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ.

Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang.

Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.

• Sumif(s): Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.

Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng

Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.

• Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng. Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.

Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A

Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để làm cho file excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Đối với các mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản mà thôi.

Chẳng hạn: 

• Số lượng tồn = Số lượng nhập - Số lượng bán
• Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán

Bên cạnh việc xác định số lượng tồn kho và xác định giá trị hàng tồn kho, bạn cũng cần biết thêm cách quản lý hàng tồn kho. Điều này giúp theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho một cách chính xác, phân loại hàng hóa để dễ dàng kiểm soát, kiểm kê định kỳ để đảm bảo số liệu chính xác. Tham khảo bài viết 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả.

• Dễ cài đặt, dễ sử dụng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Báo cáo số lượng hàng hóa trong kho chính xác theo số lượng, size, màu sắc.
• Tra cứu thông tin hàng hóa dễ dàng.
• Sử dụng tốt với cả cửa hàng đơn lẻ và chuỗi cửa hàng với số lượng mặt hàng lớn.
• Tự động tính toán chính xác số lượng sản phẩm tồn tương ứng khi bán hàng cho khách. Không mất thời gian tính toán thủ công.
• Báo cáo về các mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn tồn nhiều một cách chính xác giúp chủ cửa hàng có kế hoạch nhập hàng, xả hàng tồn một cách hiệu quả.
• Phân quyền cho nhân viên thực hiện các thao tác về nhập kho, xuất kho, điều chuyển kho.
• Thống kê được lượng tiền tương ứng với từng loại mặt hàng còn tồn, giúp chủ shop luôn nắm được giá trị vốn đọng thực tế của cửa hàng là bao nhiêu.
• Bảo mật thông tin, tự động lưu lại mọi thông tin ngay cả khi xảy ra lỗi trên máy tính, không lo mất dữ liệu.
• Kết nối tương thích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, máy đọc mã vạch,…
• Có thể xem lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử điều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên.
• Dễ sử dụng, nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tiếp và qua ultraview nếu chưa rõ về các thao tác trên phần mềm.

Nhược điểm duy nhất của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng là sẽ mất phí.

Phần mềm quản lý kho hàng, bán hàng Nhanh.vn đang được hơn 100.000 doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho hàng của Nhanh.vn ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là cực kỳ khó khăn , nhưng đến với Nhanh.vn mọi việc trở nên dễ dàng hơn.

Tính năng của phần mềm quản lý kho hàng :

• Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp
• Điều chuyển hàng giữa các kho hàng / cửa hàng
• Đính kèm ảnh chứng từ lên các phiếu xuất nhập kho
• Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch
• Kiểm kho theo sản phẩm / danh mục / toàn bộ, tự động bù trừ cân bằng sau khi kiểm kho
• Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng
• Kiểm soát hàng lỗi, hỏng, mất mát
• Theo dõi hạn sử dụng sản phẩm
• Theo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập kho
• Phiếu yêu cầu xuất nhập kho
• Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa
• Dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế và tốc độ bán hàng
• Sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho
• Báo cáo diện tích lưu kho còn trống

Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Khi quyết định sử dụng phần mềm bán hàng, bạn nên chọn một phần mềm như thế nào? Hãy hiểu biết những chức năng của phần mềm bán hàng cần phải có. 

Đây là hướng dẫn chi tiết về cách quản lý kho hàng bằng Excel. Quản lý kho hàng Excel giúp cho các nhà bán hàng về cơ bản quản lý được những dự liệu về hàng nhập, tồn kho, việc xuất nhập kho, lưu trữ hàng hóa. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo thêm các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ quản lý kho hàng để tiết kiệm thời gian quản lý nghiệp vụ này của cửa hàng mình.