Cách kiểm soát tồn kho theo từng sản phẩm hiệu quả nhất

Kiểm soát tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là với các cửa hàng bán lẻ và doanh nghiệp trực tuyến. Khi bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn sản phẩm, việc theo dõi từng sản phẩm một cách chính xác và hiệu quả có thể gặp nhiều khó khăn. Quản lý tồn kho theo từng sản phẩm là một giải pháp giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho phù hợp, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng, từ đó cải thiện quy trình vận hành và tăng trưởng doanh thu.

1. Tại sao cần kiểm soát tồn kho theo từng sản phẩm?

Kiểm soát tồn kho giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng “hàng tồn kho quá nhiều” hay “hết hàng đột ngột”, cả hai đều gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Khi tồn kho không được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể gặp phải những vấn đề như:

• Chi phí lưu kho cao: Hàng tồn kho không được bán sẽ chiếm dụng không gian lưu trữ, gây ra chi phí lưu kho và chi phí quản lý tăng lên.
• Mất cơ hội bán hàng: Nếu sản phẩm hết hàng mà không được dự báo trước, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ cơ hội bán hàng và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.
• Thiếu kiểm soát chất lượng sản phẩm: Với nhiều sản phẩm trong kho, việc không kiểm soát tồn kho từng sản phẩm có thể dẫn đến sản phẩm hết hạn hoặc hư hỏng mà không được xử lý kịp thời.

Kiểm soát tồn kho theo từng sản phẩm giúp:

• Dự báo nhu cầu chính xác hơn: Hiểu rõ tần suất tiêu thụ của từng sản phẩm giúp bạn dự đoán được nhu cầu trong tương lai và điều chỉnh tồn kho hợp lý.
• Giảm thiểu rủi ro tài chính: Việc kiểm soát tồn kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí liên quan đến việc lưu kho và xử lý hàng hóa tồn kho.
• Tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh chiến lược cung ứng và bán hàng khi có sự thay đổi về nhu cầu khách hàng.

2. TOP 5 phương pháp kiểm soát tồn kho hiệu quả theo từng sản phẩm

2.1 Phương pháp FIFO (First In, First Out)

FIFO là phương pháp quản lý tồn kho phổ biến, trong đó hàng hóa được lưu kho lâu nhất sẽ được xuất kho đầu tiên. Phương pháp này đặc biệt hữu ích đối với các sản phẩm có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm, hoặc dược phẩm.

• Lợi ích: Giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm thiểu rủi ro sản phẩm hết hạn và giảm thiểu lãng phí.
• Ứng dụng: Dành cho các sản phẩm dễ hư hỏng hoặc có thời gian sử dụng ngắn.

Kiểm soát tồn kho không đơn thuần là kiểm đếm, mà còn là hệ thống quản lý chặt chẽ theo từng sản phẩm, SKU, chu kỳ nhập - xuất. Để có nền tảng vững chắc, bạn nên hiểu rõ trước các nguyên tắc quản lý hàng tồn kho được đúc kết từ các nhà quản trị thành công.

2.2 Phương pháp LIFO (Last In, First Out)

LIFO là phương pháp ngược lại với FIFO, trong đó các sản phẩm mới nhất được nhập vào sẽ được xuất kho đầu tiên. Đây là phương pháp thường được sử dụng cho các sản phẩm không có hạn sử dụng hoặc đối với các sản phẩm có giá trị thay đổi theo thời gian.

• Lợi ích: Phù hợp với các sản phẩm có giá trị thay đổi theo thị trường, giảm thiểu sự trượt giá và đảm bảo lợi nhuận.
• Ứng dụng: Thường áp dụng cho các sản phẩm lâu bền và không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho.

2.3 Phương pháp kiểm soát ABC (ABC Analysis)

Phương pháp này phân loại sản phẩm thành ba nhóm dựa trên mức độ tiêu thụ và giá trị của từng sản phẩm:

• Nhóm A: Các sản phẩm có giá trị cao và tần suất tiêu thụ lớn.
• Nhóm B: Các sản phẩm có giá trị trung bình.
• Nhóm C: Các sản phẩm có giá trị thấp và ít tiêu thụ.

Lợi ích: Giúp tập trung nguồn lực vào các sản phẩm quan trọng, giảm thiểu rủi ro và chi phí tồn kho.

Ứng dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có đa dạng sản phẩm và muốn tối ưu hóa việc kiểm soát tồn kho.

2.4 Phương pháp kiểm soát tồn kho an toàn (Safety Stock)

Đây là phương pháp xác định một lượng tồn kho tối thiểu để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng để bán, ngay cả khi có sự biến động trong nhu cầu hoặc các yếu tố ngoại vi.

• Lợi ích: Đảm bảo không thiếu sản phẩm trong kho, duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
• Ứng dụng: Phù hợp với các sản phẩm có nhu cầu không ổn định hoặc có sự thay đổi theo mùa.

2.5 Phương pháp Just In Time (JIT)

JIT là phương pháp tối ưu hóa tồn kho, chỉ nhập kho sản phẩm khi có đơn hàng hoặc khi gần hết hàng, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng hiệu quả sản xuất.

• Lợi ích: Giảm chi phí tồn kho và giảm thiểu lãng phí.
• Ứng dụng: Dành cho các doanh nghiệp có khả năng dự báo nhu cầu chính xác và có mối quan hệ ổn định với nhà cung cấp.

Bạn đang mất thời gian quản lý từng kênh bán riêng lẻ như Shopee, cửa hàng offline, Facebook hay website?  Nhanh.POS - phần mềm giúp bạn đồng bộ tất cả kênh bán hàng vào một hệ thống duy nhất, từ sản phẩm, tồn kho đến đơn hàng và doanh thu. Dễ dùng - Linh hoạt - Tiết kiệm thời gian vận hành.

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tồn kho

Việc sử dụng phần mềm quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát tồn kho của từng sản phẩm, từ đó tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích chính khi áp dụng phần mềm quản lý tồn kho:

3.1 Quản lý tồn kho tự động

Phần mềm quản lý tồn kho giúp tự động hóa quy trình kiểm tra và theo dõi mức tồn kho, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.

3.2 Báo cáo chi tiết và phân tích tồn kho

Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về mức tồn kho, tốc độ tiêu thụ và dự báo nhu cầu trong tương lai. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá tình hình và đưa ra các quyết định chiến lược.

Để tránh những lỗi phổ biến như thiếu mã định danh, không phân nhóm rõ ràng, bạn có thể tham khảo thêm kỹ thuật quản lý hàng tồn kho - đây là giải pháp giúp bạn vận hành kho bài bản hơn.

3.3 Dự báo nhu cầu và tối ưu hóa nguồn cung

Phần mềm có thể giúp dự báo nhu cầu của khách hàng dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng tiêu thụ sản phẩm, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn cung và giảm thiểu tình trạng thiếu hụt sản phẩm.

3.4 Kiểm soát chi phí tồn kho

Phần mềm giúp theo dõi chi phí liên quan đến việc lưu kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tránh lãng phí.

3.5 Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác

Các phần mềm quản lý tồn kho hiện đại thường tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác như phần mềm kế toán, CRM, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh.

Kiểm soát tồn kho theo từng sản phẩm là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc áp dụng các phương pháp kiểm soát tồn kho hợp lý cùng với phần mềm quản lý tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng cường khả năng dự báo nhu cầu và tối ưu hóa quy trình vận hành. Hãy thử ngay phần mềm quản lý tồn kho như Vpage để trải nghiệm những lợi ích vượt trội và cải thiện hiệu quả kinh doanh.

4. Lựa chọn phần mềm quản lý tồn kho phù hợp cho doanh nghiệp

Khi chọn phần mềm quản lý tồn kho cho doanh nghiệp, việc đưa ra quyết định phù hợp là rất quan trọng. Chọn phần mềm tốt sẽ giúp bạn kiểm soát sản phẩm hiệu quả, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, với rất nhiều lựa chọn trên thị trường hiện nay, bạn cần phải xem xét nhiều yếu tố trước khi quyết định.

4.1 Làm sao để chọn phần mềm quản lý tồn kho phù hợp với doanh nghiệp?

Chọn phần mềm quản lý tồn kho phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là các yếu tố bạn nên xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý tồn kho:

• Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có
  Bạn nên chọn phần mềm có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, hoặc hệ thống quản lý bán hàng. Việc tích hợp giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tiết kiệm thời gian nhập liệu.
• Tính năng theo dõi và báo cáo chi tiết
  Một phần mềm tốt phải có khả năng theo dõi tồn kho và cung cấp báo cáo chi tiết về mức độ tiêu thụ sản phẩm, tốc độ nhập xuất hàng hóa và các vấn đề tồn kho khác. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và kịp thời để đưa ra quyết định chính xác.
• Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng
  Phần mềm quản lý tồn kho cần có giao diện dễ sử dụng, không phức tạp, và hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc. Hãy tìm các phần mềm có hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ từ nhà cung cấp để đảm bảo rằng nhân viên có thể dễ dàng làm quen và sử dụng.
• Khả năng dự báo nhu cầu
  Tính năng dự báo nhu cầu giúp bạn xác định chính xác lượng tồn kho cần thiết dựa trên dữ liệu lịch sử. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hóa, cải thiện sự linh hoạt trong quá trình sản xuất và bán hàng.
• Chi phí hợp lý
  Chi phí là một yếu tố quan trọng khi chọn phần mềm. Hãy xem xét ngân sách của doanh nghiệp và so sánh giá của các phần mềm khác nhau. Đừng quên tính đến chi phí ẩn như chi phí bảo trì, cập nhật phần mềm hoặc các tính năng bổ sung.

Một phần quan trọng không thể thiếu là việc kiểm kê định kỳ. Nếu bạn chưa rõ nên bắt đầu thế nào, hãy xem ngay phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2025 để lựa chọn cách phù hợp với mô hình của mình.

4.2 Một số phần mềm quản lý tồn kho phổ biến

• Nhanh.Ecom: Phần mềm quản lý tồn kho mạnh mẽ, giúp bạn theo dõi tồn kho theo từng sản phẩm và cung cấp các báo cáo chi tiết về việc nhập xuất hàng hóa. Với khả năng tích hợp nhiều kênh bán hàng và quản lý tồn kho trực tuyến, Nhanh.Ecom là một lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Zoho Inventory: Zoho Inventory là phần mềm quản lý tồn kho thông minh giúp bạn quản lý và kiểm soát kho hàng trên nhiều nền tảng. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa, tạo báo cáo tự động và tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau.
• TradeGecko: Phần mềm này giúp bạn kiểm soát tồn kho, theo dõi đơn hàng và quản lý khách hàng từ một nền tảng duy nhất. TradeGecko là giải pháp mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình cung ứng và tăng trưởng bán hàng.
• Odoo Inventory: Odoo là phần mềm ERP giúp quản lý tồn kho hiệu quả. Phần mềm này hỗ trợ kiểm soát tồn kho theo từng sản phẩm, tạo báo cáo tự động và dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.

Nếu bạn đang bán hàng trên nhiều sàn như Shopee, Lazada, TikTok Shop và phải quản lý sản phẩm thủ công từng nơi một, thì Nhanh.Ecom chính là công cụ bạn cần:

• Tự động đồng bộ sản phẩm từ các sàn TMĐT về phần mềm
• Lấy sản phẩm có sẵn trên sàn về hệ thống chỉ với 1 thao tác
• Tạo mới sản phẩm ngay trên phần mềm mà không cần đăng thủ công
• Ghép nối sản phẩm không cần trùng SKU, cực kỳ linh hoạt
• Cập nhật tồn kho tự động theo đơn hàng thực tế trên các kênh

 Giúp bạn quản lý sản phẩm tập trung - không sai lệch - không thiếu tồn

4.3 Kết nối tồn - sản phẩm qua phần mềm quản lý tồn kho

Việc chọn đúng phần mềm quản lý tồn kho không chỉ giúp kiểm soát mức tồn kho của từng sản phẩm mà còn hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành. Các phần mềm như Vpage có thể tự động cập nhật và đồng bộ dữ liệu về tồn kho, giúp bạn luôn theo kịp tình hình sản phẩm trong kho và đưa ra quyết định chính xác về việc nhập hàng hoặc sản xuất.

Ngoài phần mềm chuyên dụng, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể quản lý hiệu quả bằng Excel nếu biết cách thiết lập. Bạn có thể tham khảo cách quản lý kho bằng Excel chi tiết để bắt đầu.

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

5.1 Phần mềm quản lý tồn kho có cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ không?

Mặc dù doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với phương pháp thủ công, nhưng việc sử dụng phần mềm quản lý tồn kho giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Các phần mềm hiện nay có giá cả hợp lý và có thể đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ví dụ như Nhanh.Ecom.

5.2 Phần mềm quản lý tồn kho có hỗ trợ đa kênh không?

Các phần mềm quản lý tồn kho hiện đại như Nhanh.Ecom đều hỗ trợ quản lý tồn kho qua nhiều kênh bán hàng khác nhau, giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng sản phẩm và đưa ra quyết định kịp thời.

5.3 Phần mềm quản lý tồn kho có khả năng dự báo nhu cầu không?

Phần mềm quản lý tồn kho tiên tiến cung cấp các tính năng dự báo nhu cầu, giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch nhập hàng hợp lý và tránh tình trạng thiếu hoặc thừa sản phẩm. Ví dụ, Zoho Inventory và Nhanh.Ecom đều cung cấp các báo cáo và dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu lịch sử.

5.4 Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý tồn kho phù hợp?

Khi chọn phần mềm, bạn cần xem xét các yếu tố như tính năng, giá cả, khả năng tích hợp với các hệ thống khác, và mức độ dễ sử dụng. Một phần mềm như Vpage có thể là lựa chọn tốt nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý tồn kho tích hợp với các công cụ khác trong doanh nghiệp.

5.5 Phần mềm quản lý tồn kho có giúp giảm chi phí không?

Phần mềm giúp giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa mức tồn kho, giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho lâu ngày, và dự báo chính xác nhu cầu sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho và tối ưu hóa nguồn lực.

5.6 Phần mềm có hỗ trợ báo cáo tồn kho không?

Hầu hết các phần mềm quản lý tồn kho hiện nay đều cung cấp báo cáo chi tiết về mức tồn kho, tốc độ tiêu thụ và tình hình nhập xuất hàng hóa. Các báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý kho và đưa ra quyết định chiến lược.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý tồn kho phù hợp giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mức tồn kho của từng sản phẩm, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các phần mềm như Nhanh.Ecom, Zoho Inventory, và TradeGecko cung cấp các tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tồn kho, từ đó tăng trưởng bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý tồn kho, hãy thử ngay Nhanh.Ecom để trải nghiệm sự khác biệt và tối ưu hóa quy trình vận hành.