Chi tiết cách tính bậc lương trong doanh nghiệp chính xác

Trong quản trị nhân sự, cách tính bậc lương trong doanh nghiệp giữ vai trò nền tảng trong việc thiết lập chế độ đãi ngộ và khuyến khích nhân viên phát triển. Bậc lương hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật giúp đảm bảo tính công bằng, minh bạch, đồng thời góp phần duy trì sự ổn định của tổ chức. 

1. Bậc lương là gì? Các yếu tố ảnh hưởng đến bậc lương

Bậc lương là các mức thăng tiến về lương trong mỗi ngạch lương của người lao động. Mỗi bậc tương ứng với một hệ số lương nhất định, hệ số này càng cao thì mức lương càng cao. Bậc lương thể hiện mức lương cơ bản, chưa bao gồm phụ cấp, phúc lợi hay các khoản thưởng khác.

Bậc lương thường được sử dụng trong thang bảng lương. Hệ thống này giúp doanh nghiệp có căn cứ để trả lương, nâng lương và đánh giá năng lực một cách công bằng. 

Chẳng hạn: Một nhân viên kinh doanh mới vào làm có thể ở bậc 1 với hệ số 1.0, sau 1 - 2 năm làm việc tốt có thể được nâng lên bậc 2 với hệ số 1.1, đồng nghĩa thu nhập cơ bản tăng khoảng 10%.

Đây chính là động lực tài chính giúp nhân viên cố gắng, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Phân biệt thang lương, bậc lương và bảng lương

Để tránh nhầm lẫn trong cách tính và áp dụng, cần hiểu rõ ba khái niệm cơ bản sau:

• Thang lương: Là hệ thống xây dựng từ ngạch lương, nhóm lương và bậc lương, được doanh nghiệp xây dựng làm căn cứ để trả lương và xét nâng lương định kỳ. Thang lương thể hiện cấp độ năng lực và phân loại nhóm nhân viên theo vị trí.
• Bảng lương: Là bảng tổng hợp số tiền thực tế doanh nghiệp trả cho từng nhân viên, bao gồm: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản trợ cấp khác trong một kỳ trả lương nhất định.

Nói cách khác, thang lương là khung, bậc lương là nấc, còn bảng lương là con số thực tế mà doanh nghiệp chi trả.

Đọc thêm: Cách lập bảng tính lương trong Excel chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp

Các yếu tố ảnh hưởng đến bậc lương

Việc xác định số lượng và mức chênh lệch giữa các bậc lương phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Sau đây là những yếu tố quan trọng ảnh hướng đến bậc lương

(1) Nhu cầu và chính sách trả lương của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp muốn tăng tính cạnh tranh và tạo động lực làm việc thường sẽ thiết kế ít bậc lương hơn, để nhân viên dễ đạt mức cao hơn.
• Ngược lại, các tổ chức có nhiều bậc lương hơn nếu trả lương theo quan điểm quân bình

(2) Sự chênh lệch giữa mức lương tối thiểu và tối đa cho từng vị trí 

Mỗi chức danh như kế toán, kỹ sư,... sẽ được xếp vào một ngạch nhất định, trong đó mỗi ngạch lại chia thành nhiều bậc, tương ứng với các hệ số lương cụ thể. Tùy thuộc vào ngành nghề thì lại có mức bậc lương khác nhau. 

(3) Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và mức độ phức tạp của công việc

• Với công việc đơn giản, quy trình lặp lại, số bậc lương thường nhiều để phản ánh lộ trình tăng lương theo thâm niên.
• Với công việc phức tạp, yêu cầu cao về chuyên môn, số bậc lương ít hơn để tập trung thưởng vào năng lực vượt trội.

Điều kiện để nâng bậc lương

Thông thường, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào các yếu tố cốt lõi sau để xét nâng bậc cho nhân viên:

• Hoàn thành tốt công việc: Đạt và vượt KPI, hoàn thành mục tiêu được giao
• Không vi phạm kỷ luật: Duy trì thái độ làm việc tích cực, không bị xử lý hành chính
• Đóng góp tích cực: Có thành tích nổi bật hoặc sáng kiến mang lại giá trị cho doanh nghiệp

2. Các quy định của pháp luật liên quan đến bậc lương

Sau khi đã hiểu rõ bậc lương là gì và những yếu tố ảnh hưởng đến bậc lương, bước tiếp theo mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm chắc chính là các quy định của pháp luật.

Bởi lẽ, nếu hệ thống lương không tuân thủ quy định hiện hành, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với rủi ro pháp lý mà còn có thể ảnh hưởng đến uy tín và quyền lợi của người lao động.

2.1. Mức lương ở bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng 

Theo khoản 2 Điều 90 Bộ luật Lao động, mức lương được ghi nhận ở thang bảng lương không được thấp hơn lương tối thiểu.

Hiện nay, mức lương tối thiểu hiện đang được áp dụng với từng vùng được quy định tại Điều 3 Nghị định 38/2022/NĐ-CP như sau: 

Tham khảo: Tổng hợp các công thức tính lương trong Excel dễ hiểu, dễ áp dụng

2.2. Doanh nghiệp được tự quyết định khoảng cách về tiền lương giữa các bậc

Trước đây, theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP (đã hết hiệu lực từ ngày 01/02/2021), doanh nghiệp được yêu cầu phải đảm bảo khoảng cách tối thiểu 5% giữa hai bậc lương liền kề. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 145/2020/NĐ-CP được ban hành thay thế, quy định này không còn được duy trì, cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc xây dựng và sắp xếp hệ thống bậc lương phù hợp với tình hình thực tế và chính sách nhân sự của mình.

2.3. Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại doanh nghiệp

Theo Khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, khi xây dựng thang lương, bảng lương, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương.

Tuy nhiên, nếu không thực hiện việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động khi xây dựng thang, bảng lương, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính từ 5 đến 10 triệu đồng, theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

2.4. Quy định về hệ số lương đối với cán bộ, công chức, viên chức 

Quy định về hệ số lương của cán bộ, công chức, viên chức được quy định tại Nghị định 204/2004/NĐ-CP. Mỗi bậc lương lại tương ứng với một hệ số lương khác nhau. 

Bên cạnh đó, quy định về cách tính tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức cũng được quy định tại điều 3 Thông tư 07/2024/TT-BNV như sau:

Tiền lương = Mức lương cơ sở x Hệ số lương

Trong đó: Mức lương cơ sở là 2,34 triệu đồng (Nghị định 73/2024/NĐ-CP).

Tham khảo: Bảng hệ số lương của cán bộ, công chức, viên chức năm 2025

3. Cách tính bậc lương trong doanh nghiệp chính xác

Để thiết lập cách tính bậc lương trong doanh nghiệp chính xác, doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên tắc, công thức tính và cách triển khai thực tế. 

3.1. Xác định ngạch và bậc lương 

Bước đầu tiên trong quá trình tính bậc lương là xác định ngạch và bậc lương của từng vị trí công việc.

Mỗi vị trí, chẳng hạn như chuyên viên, kỹ sư, nhân viên hành chính hay nhân viên kinh doanh sẽ được xếp vào một ngạch lương riêng, thể hiện trình độ chuyên môn và mức độ đóng góp.

Trong mỗi ngạch sẽ có nhiều bậc lương (thường từ 3 - 12 bậc), tương ứng với mức độ thâm niên, kinh nghiệm hoặc hiệu quả làm việc của người lao động.

Việc xác định đúng ngạch và bậc lương là nền tảng để doanh nghiệp trả lương hợp lý, tạo động lực làm việc và duy trì sự công bằng trong nội bộ.

3.2. Tra cứu hệ số lương tương ứng với từng bậc

Sau khi đã xác định được ngạch, bước tiếp theo là tra cứu hệ số lương tương ứng.

Đối với cơ quan nhà nước, hệ số lương được quy định sẵn trong các bảng lương do Nhà nước ban hành.

Chẳng hạn: 

Ngạch chuyên viên loại A1:

• Bậc 1: 2.34
• Bậc 2: 2.67
• Bậc 3: 3.00

Ngạch kỹ sư loại A2:

• Bậc 1: 4.40
• Bậc 2: 4.74

Đối với doanh nghiệp tư nhân, hệ số lương có thể được xây dựng riêng theo chính sách nội bộ, thường dựa vào năng lực, kết quả làm việc hoặc thị trường lao động.

Chẳng hạn doanh nghiệp quy định bậc 1 có hệ số 1.00, bậc 2 là 1.07, bậc 3 là 1.15, bậc 4 là 1.25,…

3.3. Tính mức lương theo công thức

Khi đã có ngạch, bậc và hệ số, ta có thể dễ dàng tính được mức lương cụ thể bằng công thức:

Mức lương = Lương cơ sở x Hệ số lương

Trong đó:

• Lương cơ sở là mức do Nhà nước quy định (hiện tại là 2.340.000 đồng/tháng theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP)
• Hệ số lương là hệ số tương ứng với từng bậc đã được xác định ở bước trước.

Chẳng hạn:

Một nhân viên kỹ thuật ngạch A1 - bậc 2 có hệ số lương là 2.67.

⇉ Mức lương = 2.340.000 × 2.67 = 6.247.800 đồng/tháng.

Công thức này cũng có thể áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân bằng cách thay lương cơ sở bằng mức lương cơ bản nội bộ.

Tham khảo: Top 10 phần mềm tính lương hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình tính lương với iPOS HRM - Phần mềm hỗ trợ tính lương dành cho các doanh nghiệp bán lẻ, F&B,…

Không còn cảnh nhập liệu thủ công hay sai sót do cộng nhầm bảng Excel, iPOS HRM tự động tổng hợp công, ca làm và phụ cấp để tính lương nhanh chóng, chính xác đến từng chi nhánh.

• Hệ thống tự động tổng hợp lương dự kiến của từng chi nhánh, từng nhân viên, từng ca làm của nhân viên.
• Nhân viên chủ động xem chi tiết bảng lương minh bạch trên App
• Xem tổng hợp số ca làm, số nhân viên, tình trạng vắng - đi muộn - nghỉ phép theo từng chi nhánh
• Nhân viên có thể chủ động đối chiếu công - lương - thưởng - phạt, giảm tối đa khiếu nại và tiết kiệm thời gian cho phòng nhân sự

Khám phá tính năng tính lương tự động của phần mềm iPOS HRM giúp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, đảm bảo sự chính xác trong công việc tính lương. 

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Sau khi đã hiểu rõ khái niệm, quy định và cách tính bậc lương trong doanh nghiệp, phần cuối cùng này sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc phổ biến mà người lao động và bộ phận nhân sự thường gặp trong quá trình áp dụng thực tế.

Câu hỏi 1: Bậc lương là gì? Có khác gì so với thang lương và bảng lương không?

Trả lời:

• Bậc lương là các mức thăng tiến trong một ngạch lương, thể hiện năng lực, kinh nghiệm và đóng góp của người lao động. Mỗi bậc có một hệ số lương riêng, hệ số càng cao thì mức lương cơ bản càng lớn.
• Thang lương là hệ thống xây dựng từ ngạch lương, nhóm lương và bậc lương, được doanh nghiệp xây dựng làm căn cứ để trả lương và xét nâng lương định kỳ.
• Bảng lương là bản tổng hợp chi tiết tiền lương thực tế phải trả (bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khác).

Câu hỏi 2: Điều kiện để nâng bậc lương là gì?

Trả lời:

Điều kiện để nâng bậc lương 

• Hoàn thành tốt công việc: Đạt và vượt KPI, hoàn thành mục tiêu được giao
• Không vi phạm kỷ luật: Duy trì thái độ làm việc tích cực, không bị xử lý hành chính
• Đóng góp tích cực: Có thành tích nổi bật hoặc sáng kiến mang lại giá trị cho doanh nghiệp

Câu hỏi 3: Những yếu tố nào ảnh hưởng đến số lượng và khoảng cách giữa các bậc lương?

Trả lời:

Việc xây dựng bậc lương không thể áp dụng máy móc, mà phải dựa vào đặc thù từng doanh nghiệp và ngành nghề.

Sau đây là ba yếu tố quan trọng nhất:

• Nhu cầu và chính sách trả lương của doanh nghiệp
• Sự chênh lệch giữa mức lương tối thiểu và tối đa cho từng vị trí
• Trình độ, kỹ năng và độ phức tạp của công việc

Câu hỏi 4: Khi tính bậc lương, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp luật nào?

Trả lời:

Các quy định chính liên quan đến bậc lương được ghi nhận trong Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn:

(1) Mức lương ở bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng (Khoản 2, Điều 90 Bộ luật Lao động).

• Theo Điều 3, Nghị định 38/2022/NĐ-CP, mức tối thiểu vùng hiện được chia thành 4 vùng từ 3,25 - 4,68 triệu đồng/tháng.
• Mọi doanh nghiệp phải đảm bảo mức lương bậc 1 ≥ mức lương tối thiểu của vùng tương ứng.

(2) Doanh nghiệp được tự quyết định khoảng cách giữa các bậc lương.

• Trước đây, Nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định khoảng cách tối thiểu 5% giữa hai bậc lương liền kề.
• Tuy nhiên, từ khi Nghị định 145/2020/NĐ-CP có hiệu lực, quy định này đã được bãi bỏ, cho phép doanh nghiệp linh hoạt xây dựng khoảng cách phù hợp với chính sách nội bộ.

(3) Phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động khi xây dựng thang bảng lương (Khoản 3, Điều 93 Bộ luật Lao động 2019) đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương.

Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 5 đến 10 triệu đồng theo Điểm c, Khoản 1, Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Tham khảo: Top 15 phần mềm quản lý nhân sự đáng dùng nhất hiện nay

Câu hỏi 5: Cán bộ, công chức, viên chức được tính bậc lương như thế nào?

Trả lời:

Theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP, mỗi ngạch - bậc của cán bộ, công chức, viên chức đều có hệ số lương cụ thể.

Công thức tính được quy định rõ tại Thông tư 07/2024/TT-BNV:

Tiền lương = Mức lương cơ sở × Hệ số lương

Trong đó, mức lương cơ sở hiện là 2.340.000 đồng/tháng (theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP).

Trong thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp thất bại vì chính sách lương thiếu minh bạch, nhưng cũng có những đơn vị phát triển vượt bậc nhờ biết xây dựng thang, bảng và bậc lương khoa học. Nếu được áp dụng đúng, hệ thống này sẽ trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển lâu dài và tạo niềm tin vững chắc cho nhân viên.