Tiền khách thanh toán trên sàn không khớp hóa đơn: Hiểu đúng để tránh nhầm lẫn

Nhiều người bán trên sàn TMĐT thường gặp tình huống số tiền khách thanh toán không khớp với hóa đơn xuất ra. Thực tế, sự chênh lệch này xuất phát từ nhiều yếu tố như: phí sàn, mã giảm giá, chi phí vận chuyển hay thời điểm ghi nhận doanh thu. 

Trong môi trường có bên trung gian, dòng tiền sẽ được tách riêng từng phần nên khó trùng khớp hoàn toàn. Nếu không nắm rõ sẽ dễ hiểu sai khi đối soát doanh thu và hóa đơn.

1. Vì sao số tiền khách thanh toán trên sàn không khớp với tiền xuất hóa đơn?

Khi bán hàng trên sàn TMĐT, nhiều người gặp tình trạng số tiền khách trả và số tiền trên hóa đơn không trùng nhau. Hóa đơn chỉ phản ánh phần doanh thu thực tế người bán nhận được. Dưới đây là các lý do cụ thể:

1.1. Phí sàn TMĐT làm giảm số tiền thực nhận

Người bán phải chịu các khoản phí như: phí dịch vụ, phí cố định hoặc hỗ trợ freeship cho sàn. Vì vậy, số tiền thực nhận luôn thấp hơn giá trị đơn hàng. 

Hóa đơn GTGT chỉ được lập theo giá trị hàng hóa thực tế sau khi trừ các khoản này, không bao gồm phí sàn.

1.2. Mã giảm giá/Voucher tạo ra chênh lệch

Khách hàng thanh toán theo giá đã giảm nhờ voucher từ sàn hoặc người bán. Tuy nhiên, phần giảm do sàn hỗ trợ không phải doanh thu của shop nên không thể hiện đầy đủ trên hóa đơn nên số tiền khách trả và hóa đơn sẽ có sự khác biệt.

1.3. Chi phí vận chuyển không thuộc doanh thu

Phí ship khách thanh toán thường do sàn hoặc đơn vị vận chuyển thu hộ. Người bán không được hưởng khoản này nên không có nghĩa vụ xuất hóa đơn. Đây là một trong những nguyên nhân chính làm cho tiền khách trả trên sàn không khớp hóa đơn.

1.4. Hàng hoàn, hủy đơn và chênh lệch thời điểm

Đơn hàng bị hủy, hoàn trả hoặc chưa được cập nhật kịp thời khi lập hóa đơn cũng có thể làm số liệu không khớp. Ngoài ra, thời điểm khách thanh toán, nhận hàng và thời điểm xuất hóa đơn điện tử không trùng nhau cũng dễ dẫn đến chênh lệch.

Ví dụ: Giả sử đơn hàng 100k, shop giảm 10k, sàn hỗ trợ thêm 5k, phí ship 20k => khách thực trả 105k. Tuy nhiên, hóa đơn chỉ xuất 90k (100k - 10k) là doanh thu thực tế của shop. Phần 5k là ưu đãi từ sàn, còn 20k phí ship không thuộc về người bán nên không thể xuất hóa đơn.

Như vậy, trong mô hình có bên trung gian như sàn TMĐT, việc số tiền không khớp hoàn toàn là bình thường. Chỉ khi bán trực tiếp, không có phí và ưu đãi từ bên thứ ba, số tiền thanh toán và hóa đơn mới trùng khớp với nhau.

Xem thêm: Rủi ro khi xuất hóa đơn mà không hiểu luật

2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được quy định thế nào?

Theo Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua theo đúng định dạng dữ liệu chuẩn. Nội dung trên hóa đơn phải đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, không phụ thuộc vào giá trị từng lần giao dịch.
• Trường hợp sử dụng máy tính tiền, người bán cần đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định.
• Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.
• Hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế dựa trên thông tin do doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh kê khai. Người lập hóa đơn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của các thông tin thể hiện trên hóa đơn.

Khi cơ quan thuế ngày càng siết chặt việc đối chiếu dữ liệu doanh thu từ sàn TMĐT và hóa đơn điện tử, shop online cần có hệ thống quản lý đồng bộ để tránh sai sót khi kê khai. Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ người bán:

• Đồng bộ đơn hàng từ Shopee, TikTok Shop, Lazada…
• Theo dõi doanh thu thực tế
• Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử tự động
• Hạn chế lệch số liệu khi quyết toán thuế

3. Hàng hóa nào không phải lập hóa đơn theo Nghị định 70?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nội dung được xác định như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

...

Theo quy định trên, khi phát sinh hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người bán đều phải lập hóa đơn giao cho người mua. Bao gồm hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng cho, biếu, tặng, trao đổi; dùng để trả lương, tiêu dùng nội bộ (trừ trường hợp luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất); cũng như các trường hợp xuất hàng để cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, có thể thấy sẽ không phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

Xem thêm: Khách không lấy hóa đơn có bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ không?

4. Nhanh.vn - Phần mềm quản lí bán hàng đa kênh toàn diện

Khi bán hàng trên nhiều nền tảng, việc kiểm soát đơn hàng và xuất hóa đơn thường không đơn giản, nhất là khi dữ liệu bị phân tán giữa các kênh. Nếu vẫn làm thủ công sẽ dễ xảy ra sai lệch khi đối soát doanh thu. Do đó, một giải pháp quản lý tập trung và tự động hóa là điều nhiều chủ shop đang hướng đến.

Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh giúp đồng bộ toàn bộ hoạt động kinh doanh về một hệ thống duy nhất. Từ các kênh như website, Facebook, Shopee, Lazada đến TikTok, dữ liệu đều được kết nối và cập nhật liên tục, giúp người bán dễ dàng theo dõi đơn hàng, tồn kho và dòng tiền. Một số tính năng nổi bật của Nhanh.vn có thể kể đến như:

• Quản lý đơn hàng, kho hàng và giao hàng trên nhiều kênh trong cùng một hệ thống
• Tự động đồng bộ thông tin đơn hàng, khách hàng, tồn kho và trạng thái vận chuyển
• Theo dõi tiến trình đơn hàng, quản lý thu chi và công nợ với đối tác

Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ tự động xuất hóa đơn điện tử theo trạng thái đơn hàng. Khi đơn được xác nhận giao thành công hoặc đang vận chuyển, hóa đơn sẽ được tạo tương ứng, đảm bảo đúng với doanh thu thực tế. Điều này giúp người bán giảm sai sót khi đối soát và tuân thủ đúng quy định về hóa đơn.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tự động các nghiệp vụ như tạo đơn, xuất kho, kết nối vận chuyển, đồng thời cung cấp báo cáo kinh doanh chi tiết theo từng giai đoạn. Người dùng có thể truy cập và quản lý mọi lúc trên điện thoại hoặc máy tính với giao diện đơn giản, dễ sử dụng.

Nhìn chung, việc hiểu đúng bản chất dòng tiền và hóa đơn khi bán hàng trên sàn TMĐT sẽ giúp người bán hạn chế sai sót khi đối soát và kê khai thuế. Thay vì xử lý thủ công dễ nhầm lẫn, ứng dụng các giải pháp tự động như Nhanh.vn - phần mềm quản lý và xuất hóa đơn sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo số liệu chính xác. Chủ động tối ưu ngay từ đầu cũng là cách để hoạt động kinh doanh vận hành ổn định và bền vững hơn.