Cách thiết lập cảnh báo tồn kho thấp trên phần mềm bán hàng

Thiết lập cảnh báo tồn kho thấp trên phần mềm bán hàng là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hiệu quả. Với hệ thống cảnh báo tự động, bạn có thể tránh tình trạng hết hàng, tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

1. Tại sao cần thiết lập cảnh báo tồn kho thấp?

1.1. Cảnh báo tồn kho thấp là gì?

Cảnh báo tồn kho thấp là một tính năng hoặc hệ thống thông báo tự động, cho biết số lượng hàng tồn kho của một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm đã giảm xuống dưới mức tối thiểu đã được thiết lập.

1.2. Tại sao cảnh báo tồn kho thấp lại quan trọng?

Khi quản lý tồn kho, việc không theo dõi mức độ tồn kho có thể dẫn đến việc hết hàng đột ngột, làm gián đoạn quá trình bán hàng. Thiết lập cảnh báo tồn kho thấp giúp doanh nghiệp:

• Tránh mất doanh thu: Bằng cách nhận thông báo khi sản phẩm sắp hết, doanh nghiệp có thể đặt hàng bổ sung kịp thời.
• Giảm chi phí vận hành: Không phải chịu chi phí cao từ việc cấp tốc nhập hàng hoặc lãng phí do tồn kho quá nhiều.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Cảnh báo giúp đảm bảo luôn có sản phẩm sẵn có cho khách hàng.

1.3. Những vấn đề nếu không có cảnh báo tồn kho thấp

Không thiết lập cảnh báo tồn kho thấp sẽ dẫn đến các vấn đề sau:

• Thiếu hàng khi bạn không kiểm tra kho thường xuyên.
• Mất khách hàng khi sản phẩm hết hàng nhưng không được cập nhật kịp thời.
• Lãng phí chi phí quảng cáo khi sản phẩm hết hàng nhưng vẫn tiếp tục chạy quảng cáo.

2. Lợi ích của việc thiết lập cảnh báo tồn kho thấp

2.1. Cảnh báo tồn kho thấp giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro nào?

Cảnh báo tồn kho thấp giúp bạn quản lý kho hiệu quả, đảm bảo hàng hóa luôn có mặt trong kho mà không cần theo dõi thủ công quá nhiều. Những lợi ích nổi bật khi thiết lập cảnh báo tồn kho bao gồm:

• Tăng hiệu quả bán hàng: Không còn lo lắng về việc hết hàng.
• Giảm thiểu chi phí tồn kho: Tối ưu hóa lượng hàng nhập về và tránh tình trạng lưu kho quá lâu.
• Duy trì khách hàng trung thành: Khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm khi biết sản phẩm họ cần luôn có sẵn.
• Quản lý nguồn vốn hiệu quả, tránh việc dư thừa hàng hóa hoặc không có đủ hàng để bán.

2.2. Lợi ích tài chính khi thiết lập cảnh báo tồn kho thấp

Thiết lập cảnh báo tồn kho thấp mang đến những lợi ích tài chính:

• Quản lý dòng tiền hiệu quả: Cảnh báo tồn kho giúp bạn biết khi nào cần nhập hàng và hạn chế việc lưu kho lâu, giúp giảm chi phí vận hành.
• Giảm thiểu rủi ro tài chính: Việc tránh nhập quá nhiều hàng hoặc không kịp nhập hàng giúp tối ưu hóa dòng vốn.

Quản lý tồn kho không chỉ dừng lại ở việc kiểm đếm, mà cần áp dụng các nguyên tắc quản lý bài bản và cảnh báo sớm. Nếu bạn chưa rõ nên bắt đầu từ đâu, nguyên tắc quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn có góc nhìn toàn diện hơn.

Thiết lập cảnh báo tồn kho thấp giúp bạn tránh được những rủi ro lớn như hết hàng giữa chiến dịch. Nhanh.POS giúp bạn cảnh báo tồn kho thấp tự động, tránh thiếu hàng đột ngột và tối ưu hóa quản lý kho.

3. Cách thiết lập cảnh báo tồn kho thấp trên phần mềm bán hàng Nhanh.POS

Để quản lý hạn mức tồn kho sản phẩm, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Hạn mức tồn kho hoặc truy cập trực tiếp tại đây

3.1. Bộ lọc

Tại Danh sách hạn mức tồn kho có bộ lọc giúp doanh nghiệp có thể lọc ra các sản phẩm đang tồn dưới hạn mức tối thiểu hoặc trên hạn mức tối đa, từ đó đưa ra kế hoạch nhập hàng hoặc xả hàng cho phù hợp.

• Doanh nghiệp: Lọc hạn mức tồn kho của sản phẩm theo doanh nghiệp trong trường hợp tài khoản của bạn đang quản lý nhiều doanh nghiệp cùng lúc.
• Cửa hàng: Lọc hạn mức tồn kho sản phẩm tại cửa hàng/kho cần quản lý.
• Ngày tạo từ - đến: Lọc hạn mức tồn kho sản phẩm theo ngày tạo quy định hạn mức.
• Sản phẩm: Lọc hạn mức tồn kho của sản phẩm cụ thể.
• Danh mục: Lọc hạn mức tồn kho của sản phẩm thuộc danh mục nào đó.
• Người tạo: Lọc hạn mức tồn kho theo người tạo quy định.
• Lọc tồn tối thiểu:
  • Tồn hiện tại hoặc tồn có thể bán > tồn tối thiểu
  • Tồn hiện tại hoặc tồn có thể bán >= tồn tối thiểu
  • Tồn hiện tại hoặc tồn có thể bán < tồn tối thiểu
  • Tồn hiện tại hoặc tồn có thể bán <= tồn tối thiểu
• Lọc tồn tối đa:
  • Tồn hiện tại hoặc tồn có thể bán > tồn tối đa
  • Tồn hiện tại hoặc tồn có thể bán >= tồn tối đa
  • Tồn hiện tại hoặc tồn có thể bán < tồn tối đa
  • Tồn hiện tại hoặc tồn có thể bán <= tồn tối đa
• Nhà cung cấp: Lọc hạn mức tồn kho theo nhà cung cấp sản phẩm.
• Thương hiệu Lọc hạn mức tồn kho theo thương hiệu sản phẩm.

3.2. Danh sách hạn mức tồn kho

Danh sách hạn mức tồn kho bao gồm:

• Ô vuông: Tích chọn các hạn mức tồn kho của sản phẩm để tiến hành thao tác.
• Cửa hàng: Hạn mức của sản phẩm tại kho/cửa hàng.
  • Mã sản phẩm, Tên sản phẩm: Thông tin sản phẩm.
• Tồn hiện tại: Số tồn trong kho ở thời điểm hiện tại tại kho đang xem.
• Tồn tối thiểu: Hạn mức tồn kho tối thiểu của sản phẩm.
• Tồn tối đa: Hạn mức tồn kho tối đa của sản phẩm.
• Người tạo: Thông tin người tạo quy định hạn mức tồn kho và ngày giờ tạo.
• Nút cài đặt: Thao tác sửa hoặc xóa hạn mức tồn kho.

Lưu ý: Số tồn tối thiểu và tối đa sẽ có màu xanh nếu tồn hiện tại nằm trong hạn mức, có màu đỏ nếu tồn hiện tại nằm ngoài hạn mức.

3.3. Thao tác với hạn mức tồn kho

Phần mềm hỗ trợ bạn xuất excel toàn bộ danh sách hạn mức tồn kho hoặc bạn có thể 

• Tích chọn nhiều hạn mức tồn kho - bấm Thao tác - chọn Xóa các dòng đã chọn để xóa quy định hạn mức tồn kho sản phẩm.
• Tại mỗi dòng hạn mức tồn kho, bạn bấm để tiến hành sửa hoặc hạn mức tồn kho.

Để nâng cao hiệu quả cảnh báo, bạn có thể kết hợp kỹ thuật quản lý hàng tồn kho giúp dữ liệu chính xác và cảnh báo sát thực tế.

3.4. Quy trình nhập hạn mức tồn kho của sản phẩm

Có 2 cách để nhập hạn mức tồn kho của sản phẩm, là thêm tay từng sản phẩm và import file Excel.

Cách 1: Thêm hạn mức cho từng sản phẩm

Bước 1: Thêm mới hạn mức tồn kho:

Bạn truy cập module Kho hàng - chọn Hạn mức tồn kho - bấm Thêm mới - chọn Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 2: Nhập thông tin liên quan trong mục thêm mới hạn mức tồn kho

Giao diện thêm mới hạn mức tồn kho như sau:

• Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết: kho hàng, sản phẩm, số tồn tối thiểu, số tồn tối đa,...
• Mỗi lần thêm mới hạn mức, bạn chỉ có thể thêm hạn mức tồn kho tại 1 kho.

Bước 3: Lưu hạn mức tồn kho vừa nhập

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút để hạn mức tồn kho của sản phẩm vừa tạo. Giao diện hiển thị sau khi lưu sẽ tương tự như sau:

Cách 2: Import file Excel

Truy cập module Kho hàng - chọn Hạn mức tồn kho - bấm Thêm mới - chọn Nhập từ excel.

• Tải file mẫu import hạn mức tồn kho về
• Nhập tên sản phẩm, số tồn tối thiểu, số tồn tối đa. Sau đó Lưu file.
• Import file Excel lên phần mềm Nhanh.vn.

Với Nhanh.POS, bạn có thể dễ dàng:

• Cảnh báo khi tồn kho thấp và theo dõi số lượng sản phẩm còn lại
• Kiểm soát tồn kho hiệu quả giữa các kênh bán hàng và sản phẩm

4. Những lỗi cần tránh khi thiết lập cảnh báo tồn kho thấp

4.1. Tại sao cần tránh những lỗi khi thiết lập cảnh báo tồn kho thấp?

Lỗi trong quá trình thiết lập cảnh báo tồn kho có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng hóa trong kho, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và trải nghiệm khách hàng.

4.2. Những lỗi phổ biến khi thiết lập cảnh báo tồn kho thấp

Khi thiết lập cảnh báo tồn kho, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải những lỗi :

• Đặt mức tồn kho tối thiểu quá cao hoặc quá thấp: Nếu bạn đặt quá cao, sản phẩm sẽ không bao giờ thiếu, nhưng bạn lại tốn thêm chi phí lưu kho. Nếu quá thấp, bạn có thể dễ dàng gặp phải tình trạng hết hàng khi có đơn hàng.
• Không cập nhật khi có thay đổi trong nhu cầu thị trường: Khi nhu cầu khách hàng thay đổi (ví dụ trong các chiến dịch flash sale hoặc mùa cao điểm), mức cảnh báo tồn kho cần phải được điều chỉnh để đảm bảo đủ hàng trong kho.
• Quên kiểm tra các thông báo cảnh báo: Cảnh báo tồn kho thấp chỉ có giá trị nếu bạn thực hiện hành động kịp thời.

4.3. Cảnh báo sai lệch có thể ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp?

Nếu bạn không thiết lập mức tồn kho tối thiểu hợp lý, việc cảnh báo sai lệch có thể gây ra tình trạng thừa hàng hoặc hết hàng khiến bạn phải đối mặt với các vấn đề như chi phí cao do phải nhập thêm hàng hoặc không đủ hàng để phục vụ khách hàng, dẫn đến mất uy tín và doanh thu.

4.4. Cách khắc phục các lỗi khi thiết lập cảnh báo tồn kho thấp

Để khắc phục các lỗi khi thiết lập bạn cần:

• Theo dõi thường xuyên mức tồn kho: Kiểm tra thường xuyên tình trạng tồn kho và điều chỉnh mức tồn kho tối thiểu để phù hợp với nhu cầu thị trường.
• Tối ưu hóa hệ thống cảnh báo: Đảm bảo hệ thống cảnh báo tồn kho có thể gửi thông báo qua nhiều kênh như email, SMS, hoặc ứng dụng di động để bạn không bỏ sót thông báo quan trọng.
• Sử dụng phần mềm tích hợp đa kênh: Các phần mềm như Nhanh.POS hỗ trợ đồng bộ dữ liệu tồn kho từ nhiều kênh bán hàng giúp bạn dễ dàng quản lý kho mà không lo bị thiếu hàng hoặc dư thừa sản phẩm trên các nền tảng khác nhau.

Nếu bạn đang quản lý kho quy mô nhỏ và cần giải pháp tiết kiệm, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel hoặc sử dụng các mẫu file Excel xuất nhập tồn miễn phí để bắt đầu ngay.

5. Các công cụ phần mềm hỗ trợ cảnh báo tồn kho thấp

5.1. Các công cụ phần mềm cảnh báo tồn kho thấp là gì?

Công cụ phần mềm cảnh báo tồn kho thấp giúp bạn theo dõi và quản lý tình trạng kho, tự động gửi cảnh báo khi số lượng sản phẩm trong kho đạt mức tối thiểu.

5.2. Các phần mềm hỗ trợ cảnh báo tồn kho thấp phổ biến

Phần mềm hỗ trợ kiểm tra tồn kho và cảnh báo tồn kho thấp phổ biến hiện nay là:

• Nhanh.POS: Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn thiết lập cảnh báo tồn kho thấp dễ dàng. Nhanh.POS tự động đồng bộ hóa tồn kho giữa các nền tảng bán hàng như Shopee, Lazada, Facebook và website giúp bạn theo dõi kho hiệu quả.

• SalesBinder: Là phần mềm quản lý kho trên website, dễ dàng tùy chỉnh và sử dụng nhưng phần mềm sẽ hoàn toàn bằng tiếng anh - gây bất lợi với những ai không thành thạo tiếng anh
• BS Silver: Phần mềm miễn phí, dễ dàng phân quyền và thêm các tài khoản trong nội bộ, giao diện phần mềm cũ - khó sử dụng
• Square: Phần mềm quản lý kho miễn phí, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.

6. FAQ (Câu hỏi thường gặp)

6.1. Cảnh báo tồn kho thấp giúp doanh nghiệp như thế nào?

Cảnh báo tồn kho thấp giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong kho hàng, tránh tình trạng hết hàng đột ngột và giảm thiểu lãng phí vốn.

6.2. Cảnh báo tồn kho thấp có ảnh hưởng đến dòng tiền không?

Có, thiết lập cảnh báo tồn kho thấp giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn. Bạn có thể nhập hàng kịp thời mà không phải lo ngại về việc nhập quá nhiều sản phẩm giúp bạn giảm thiểu lãng phí vốn và duy trì mức tồn kho hợp lý.

6.3. Tại sao tôi nên sử dụng phần mềm để thiết lập cảnh báo tồn kho thấp thay vì làm thủ công?

Phần mềm giúp bạn tự động hóa quá trình theo dõi tồn kho và gửi thông báo khi kho gần hết hàng - tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi do con người. 

Phần mềm như Nhanh.POS giúp bạn theo dõi kho hàng mà không cần phải lo lắng về việc nhập hoặc xuất kho thủ công.

6.4. Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp của tôi?

Khi chọn phần mềm, bạn nên chú ý đến các yếu tố như:

• Khả năng đồng bộ với các nền tảng bán hàng
• Tính năng cảnh báo tồn kho thấp
• Dễ sử dụng và phù hợp với quy mô doanh nghiệp
• Chi phí hợp lý và hỗ trợ khách hàng tốt

Phần mềm như Nhanh.POS có thể là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp bạn quản lý kho nhanh chóng và hiệu quả.

Tôi tin rằng việc thiết lập cảnh báo tồn kho thấp là một bước quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn. Hệ thống cảnh báo tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian - đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng, tối ưu hóa dòng tiền và duy trì sự ổn định trong kinh doanh. Hãy bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý kho như Nhanh.POS để trải nghiệm sự khác biệt ngay hôm nay.